Office 2016: mais colaborativo, mas não exatamente lá

É quase desnecessário dizer que o Microsoft Office não é apenas o pacote de produtividade de escritório mais popular, mas também o mais poderoso. Produtos como o LibreOffice e o Corel WordPerfect são concorrentes diretos, mas simplesmente não pertencem à mesma classe. Em vez disso, a concorrência veio de aplicativos móveis e alternativas online, principalmente o Google Drive / Apps, que oferece mais e melhor colaboração, além das vantagens do armazenamento de dados online.

Nos últimos meses, a Microsoft reorientou o Office para lutar nessas frentes, com uma nova versão do pacote para iOS e Android, aplicativos Web aprimorados e, mais recentemente, no Office 2016, uma nova versão do pacote para desktop que parece projetada especificamente para contrarie as vantagens de colaboração de seus rivais. Nesta frente, o Office 2016 é apenas parcialmente bem-sucedido; alguns recursos funcionam bem, mas muitos dos recursos que você deseja não estão disponíveis ainda. Depois de usá-lo nos últimos meses, parece muito com as versões mais antigas do Office - funciona bem e ainda está acima da concorrência, mas ainda não é tão colaborativo quanto você gostaria que fosse.

À primeira vista, o Microsoft Office 2016 não parece ser tão diferente das últimas versões do Office. Sim, a barra de título mudou de cor e as barras e menus da faixa de opções parecem ter sido aprimorados, para que funcionem melhor quando você estiver trabalhando em um tablet (ou em qualquer máquina com tela sensível ao toque). Mas as funções básicas não mudaram muito - os comandos estão onde você espera, os formatos de arquivo permanecem inalterados e itens como macros e complementos também são os mesmos. Como tenho usado nos últimos meses, em geral, achei que funcionou bem, mas não é uma grande mudança - até você começar a colaborar com outras pessoas.

De fato, as principais vantagens do Office 2016 são os recursos aprimorados de colaboração e um pouco mais de controle da TI sobre o gerenciamento do sistema. Destes, os recursos colaborativos - que permitem que duas ou mais pessoas trabalhem juntos em um documento - realmente se destacam.

As versões anteriores do Office tinham alguns recursos colaborativos, mas o Office 2016 leva isso muito mais longe, permitindo que você veja alterações em um documento do Word imediatamente (como outra pessoa está digitando). Embora este seja um grande passo, os recursos colaborativos das versões para desktop do Excel e PowerPoint ainda estão ausentes, embora a Microsoft tenha prometido atualizações nos próximos meses.

A edição colaborativa está longe de ser uma nova idéia. É o recurso que destacou o Google Docs anos atrás e, desde então, a Microsoft adicionou vários recursos de colaboração ao Office, principalmente nas versões baseadas na Web do Office Online. Nessas versões, várias pessoas podem editar o mesmo documento, planilha ou apresentação ao mesmo tempo. Esse é um ótimo recurso, útil para planilhas em que várias pessoas podem inserir informações em linhas diferentes ou trabalhar juntas em um documento editando seções diferentes.

Infelizmente, os aplicativos da Web não são tão poderosos quanto os aplicativos de desktop. As versões online carecem de recursos poderosos para formatação; na verdade, acho que a formatação de documentos complexos pode ficar confusa se você tentar fazer alterações bastante pequenas na aparência do documento (alterar o texto não é um problema) e as versões online não possuem as macros que muitos usuários avançados confie na versão desktop. Isso não significa que as versões da Web sejam ruins, mas certamente não substituem as versões para desktop. O mesmo vale para os aplicativos iOS e Android - eles fazem um bom trabalho em preservar a formatação de seus arquivos e são úteis para se locomover, mas para edição e criação de documentos sérias, você é muito melhor na área de trabalho.

A partir do Word 2013, a Microsoft disponibilizou alguns recursos colaborativos em aplicativos de desktop. No Word 2013, você viu uma indicação de que outras pessoas estavam editando o documento, mas na verdade não era possível ver as alterações até salvar (quando elas estavam destacadas).

Na versão da área de trabalho do Word 2016, você não apenas vê uma indicação de quem está fazendo as alterações, mas também pode vê-las enquanto digitam. Nos testes, achei que isso funciona muito bem, embora, dependendo da sua conexão, as alterações nem sempre sejam instantâneas.

Tudo isso exige que seu documento seja armazenado em um repositório de documentos da Microsoft, como o OneDrive ou o SharePoint. Esta será uma limitação séria para algumas pessoas. Em muitas empresas, os arquivos compartilhados são hospedados em um servidor de arquivos tradicional e muitas pessoas usam outros serviços que não o OneDrive para armazenamento e compartilhamento. A Microsoft oferece algum armazenamento do OneDrive gratuitamente para qualquer pessoa, e as pessoas que compram o produto por meio do plano de assinatura do Office 365 têm acesso total ao OneDrive. Eu gosto do conceito do OneDrive, mas certamente notei problemas com a sincronização de arquivos entre um PC e o OneDrive; uma ferramenta de sincronização de última geração está agora em teste de visualização e espero que isso resolva o problema em breve.

Costumo trabalhar em um documento compartilhado do Word (armazenado em um servidor online do SharePoint) com informações que minha equipe atualiza. Usamos a versão completa da área de trabalho do Word, e não o Web App, porque a formatação funciona da maneira que esperamos. Eu posso ver onde isso funcionará muito melhor quando podemos ver as alterações de digitação no Word 2016.

A grande desvantagem, pelo menos por enquanto, é que, no que diz respeito aos aplicativos de desktop, isso se limita apenas ao Word. O PowerPoint mantém os recursos de coedição que estavam na versão 2013 (e são semelhantes ao Word 2013), enquanto a versão para desktop do Excel não tem muito. A Microsoft afirmou que versões futuras do Excel e do PowerPoint que fazem parte do Office 2016 ganharão recursos de co-edição em tempo real em um futuro próximo e que essas atualizações estarão disponíveis para quem comprar o Office no plano de assinatura anual do Office 365, mas não para quem compra a versão autônoma para computador. Enquanto isso, as versões dos aplicativos na Web continuam oferecendo colaboração, o que não resolve o problema. Tenho aplicativos em que várias pessoas inserem dados em uma versão online de uma planilha do Excel, mas precisam abrir a versão completa do Excel para formatação e macros avançadas.

Word, Excel e PowerPoint

Um novo recurso interessante dos aplicativos principais é chamado "Diga-me o que você deseja fazer", que aparece na barra de menus do Word, Excel e PowerPoint. Por exemplo, você pode simplesmente digitar "adicionar tabela" e isso será feito, ou direcioná-lo para o sistema de ajuda tradicional. Achei isso uma boa adição, mas claramente ainda há espaço para melhorias. Por exemplo, ele ainda não possui pesquisa por voz (nem é integrado ao Cortana no Windows 10) e geralmente apresenta várias opções de menu, em vez de simplesmente fazer as coisas por você.

No Word, outro recurso interessante é a "pesquisa inteligente", que exibe um painel de pesquisa com informações da Wikipedia e de outras fontes da web. Você apenas clica em uma palavra ou seleciona fase e, em seguida, selecione pesquisa inteligente no menu pop-up (que contém itens como recortar, copiar e colar). As versões anteriores do Word permitem procurar palavras em uma janela separada do navegador e possuem um "painel de pesquisa", mas com 2016, isso é mais conveniente e mais independente.

Se você estiver usando uma máquina com uma tela sensível ao toque e uma caneta, agora poderá adicionar uma equação desenhando; isso não é algo que eu faça muito, mas posso ver onde isso poderia ser útil.

Com o Excel, as alterações mais visíveis lidam com gráficos, com novos tipos de gráficos, como Pareto e gráficos em cascata. Ele também adiciona algumas animações e um novo recurso chamado Previsão. Os recursos do PowerPivot agora estão integrados, em vez de um complemento, e você pode publicar dados com mais facilidade no Power BI. Isso é bom para usuários avançados e em situações específicas, mas meu palpite é que a maioria dos usuários seria melhor atendida por alguns dos recursos não apreciados do produto que foram introduzidos em versões anteriores, como selecionar um intervalo e pressionar Control-Q para exibir uma análise rápida ou escolha o menu Inserir para gráficos e tabelas dinâmicas recomendados.

Programas como Google Apps, Corel WordPerfect e LibreOffice oferecem processamento de texto muito poderoso atualmente; eles não correspondem ao Word, mas são suficientes para a maioria das pessoas. Para usuários mais sérios, no entanto, o Excel está em uma classe por si só. A Microsoft fez um grande acordo ao prometer que o Office 2016 não veria alterações nas macros ou formatos de arquivo das versões anteriores - algo que é muito importante, dada a função crítica do Excel em muitas configurações corporativas.

O PowerPoint parece não ter mudado muito, embora os recursos de colaboração sejam prometidos. A Microsoft inclui uma nova ferramenta de apresentação diferente chamada Sway, projetada para criar páginas da Web pelas quais você pode rolar para atuar como apresentações; é interessante, mas ainda não encontrei a necessidade. Da mesma forma, não há muitas alterações no OneNote.

Outlook e outras ferramentas

O Outlook tem mais alterações - novamente com foco na colaboração - embora eu não tenha conseguido testá-las muito, pois a maioria dos meus colaboradores ainda está executando a versão antiga. Para usuários corporativos, ele adiciona um recurso de Grupos que permite enviar rapidamente uma mensagem a uma equipe específica em um conceito que parece muito semelhante ao Slack, e você pode visualizar essas conversas separadamente em um aplicativo móvel. Também permite compartilhar arquivos e calendários para a equipe com mais facilidade. Esse é um conceito importante, e espero realmente ver se isso ajudará a melhorar as comunicações.

Outros novos recursos incluem facilitar o envio de um link para um arquivo do OneDrive, em vez de enviá-lo como um anexo (algo que está no aplicativo Web há algum tempo), além do recurso "Desorganização" para usuários corporativos que coletam mensagens de email que não considera spam, mas acha que pode ser de menor prioridade. É uma ideia interessante.

Embora a coautoria seja o grande novo recurso, há algumas outras adições ao pacote, especialmente para clientes corporativos. Isso inclui uma melhor publicação no PowerBI, a ferramenta de inteligência de negócios que se vincula ao Excel e a versão mais recente do Skype for Business. Existe uma nova ferramenta chamada Delve, projetada para ajudá-lo a encontrar documentos importantes e compartilhá-los, e o roteiro inclui o Office 365 Planner, uma ferramenta para ajudar as equipes a organizar seu trabalho, e parece muito mais simples e fácil de usar do que tentar usar o SharePoint ou Projeto completo, mas ainda não está disponível. Até agora, essas são idéias interessantes, embora não pareçam maduras o suficiente para a maioria das empresas.

No lado corporativo, o Office 2016 inclui melhor prevenção de perda de dados e suporte à autenticação multifatorial, além de uma nova opção de implantação chamada Current Branch para negócios, que permite que os departamentos de TI implementem atualizações significativas apenas três vezes por ano, dando-lhes mais tempo para testes.. Sob esse plano, a primeira versão do Office 2016 será lançada para usuários corporativos em fevereiro próximo, com os recursos do lançamento geral inicial e novas atualizações de segurança.

Você deve atualizar?

Quando você tem um produto tão onipresente quanto o Office, a verdadeira questão para a maioria dos usuários é se a atualização vale a pena ou não. Se você precisar apenas de edição básica, as versões móveis gratuitas ou uma alternativa como o LibreOffice ou o Google Apps atenderão às suas necessidades; eles não são tão poderosos, mas certamente são menos caros. Se você é apenas um usuário individual do Office que raramente compartilha arquivos, não há muito nesta versão; você provavelmente não notará muita diferença em manter seu escritório existente. O modelo de assinatura do Office 365 fornece a versão atualizada e o armazenamento do OneDrive, mas o antigo modelo de compra única pode ser mais barato se você não precisar dos novos recursos.

Para pequenas empresas, os recursos adicionais de colaboração serão bons, mas, novamente, muitos deles ainda não estão totalmente prontos. Para empresas em um contrato corporativo ou plano de assinatura, a nova versão é uma atualização mais óbvia, mas certamente vejo o argumento de aguardar até que algumas das distorções na coedição do Word sejam resolvidas ou até o Excel obter esses recursos.

Meu ponto principal é que o Office continua sendo o programa mais poderoso em sua categoria, e parece apontado na direção certa, mas desejo que alguns dos novos recursos colaborativos sejam um pouco mais maduros do que nesta versão.

Para saber mais, consulte a revisão do PCMag sobre o Office 2016.