Onit gestão de contratos revisão e classificação

O Onit Contract Management começa em US $ 3.000 por mês e é menos uma solução independente do que uma parte de um ecossistema de aplicativos Onit muito maior, que abrange não apenas o gerenciamento de contratos, mas também o gerenciamento de processos de negócios (BPM), vendas, recursos humanos (RH), conformidade, TI e muito mais. Os clientes trabalham nessa estrutura por meio do Onit App Builder, que essencialmente permite que os clientes criem fluxos de trabalho personalizáveis ​​em qualquer processo de negócios que desejarem. Esse é um conceito muito poderoso se os clientes adotarem toda a plataforma. Para apenas o gerenciamento de contratos, no entanto, é um pouco mais complexo que a maioria da concorrência e definitivamente mais caro, que é o que mantém os vencedores do Editors 'Choice nessa categoria, Agiloft e Updraft. No entanto, se você estiver procurando por uma plataforma flexível com relatórios abrangentes que possam gerenciar habilmente contratos e ter espaço mais que suficiente para expandir-se por toda a organização, a Onit estará à altura da tarefa.

Preços e integrações

O preço da solução de gerenciamento de contratos da Onit começa em US $ 3.000 por mês, mas a empresa disse que o preço depende inteiramente da configuração. Os preços da Onit podem variar com base na complexidade do fluxo de trabalho e em outros fatores. Mas a solução é precificada usando um modelo de assinatura sem limites ou licenças de usuário. As taxas de assinatura incluem manutenção, suporte e atualizações de software.

As integrações da Onit também são oferecidas de maneira personalizada, mas a plataforma suporta uma metodologia padrão para desenvolver e fornecer pontos de integração, dependendo das especificações do cliente. As interfaces padrão da Onit consistem em SFTP / FTP e HTTPS, além de integrações de nível de interface de programação de aplicativos (API) SOAP e REST. O Onit se integra às funcionalidades DocuSign, Adobe Sign e Hello Sign para eSignature.

Dependendo dos requisitos do cliente, Onit afirmou que a empresa construiu integrações SOAP para plataformas como IBM Emptoris e OpenText, integrações REST com APIs do Google e integrações baseadas em arquivo com protocolos e serviços que variam de Active Directory (AD) e SharePoint a SAP, Workday e uma integração no nível SQL com o Tableau, entre outros serviços. O Onit também suporta protocolos de segurança, incluindo autenticação de logon único SAML 2.0 (SSO) e OAuth 2.0.

Gerenciando o ciclo de vida do contrato

O Onit usa uma abordagem de aplicativo baseada no cliente, usando o Onit App Builder para personalizar a experiência de uma organização em torno das necessidades corporativas e departamentais. O painel padrão Administração de contratos e Revisão e aprovação de contratos não mudou muito desde nossa revisão inicial, colocando um calendário linear baseado em linha do tempo da atividade de contrato no topo para rastrear o estado dos contratos no sistema.

O layout padrão da interface Onit é cinza e semelhante ao Microsoft Excel, mas o painel principal aparece colorido ao longo da exibição cronológica da linha do tempo. Os widgets de relatório interativo abaixo mostram widgets rápidos de balcão, com números de aprovação e vencimento de contratos, e detalhamentos de tipos de contratos, valor e número de contratos em cada fase do ciclo de vida em gráficos de pizza, barra e linha. Em vez de colocar os dados de relatório e de análise em uma guia separada, como no Agiloft e no Concord, o Onit centraliza os dados de relatório como a primeira coisa que você vê ao fazer login. Isso impede que você precise vasculhar tediosamente os bancos de dados ou as cadeias de email para os dados você precisa. Embora não existam tantas opções de personalização de relatórios quanto as métricas da Agiloft ou de ROI específicas do departamento, como as encontradas no Coupa Contract Lifecycle Management, os relatórios interativos são bem projetados e os campos e widgets e campos do painel de arrastar e soltar são completamente personalizáveis.

O menu de navegação esquerdo também inclui uma página de relatório mais detalhada. É aqui que você pode criar relatórios ad hoc filtrados por grupos, fase, tipo de contrato etc. Eles podem ser salvos como o que o Onit chama de "Visualizações" salvas, disponíveis no menu e enviados como relatórios semanais ou em um período personalizado. ou exportados como arquivos do Microsoft Excel. As visualizações também podem ser configuradas em nível departamental e pessoal; portanto, as métricas e visualizações do painel do consultor jurídico geral diferem das de um executivo, por exemplo.

Para iniciar o processo real de entrada de contratos, basta pressionar o botão grande de mais (+) no lado superior direito da interface, próximo à barra de pesquisa. A partir daqui, você vê uma lista personalizável de opções com base nos tipos de contratos e solicitações tratadas pelo seu departamento. Eu tive a opção de enviar uma nova solicitação de serviços jurídicos, uma nova revisão de contrato, um formulário de administração de contrato, um contrato padrão de não divulgação (NDA) ou um contrato de divulgação confidencial (CDA).

O formulário que você vê é totalmente personalizável, mas pode ser padronizado como um modelo básico para diferentes tipos de contratos. Para inserir um novo formulário de revisão e aprovação de contrato, digitei o nome e a data do contrato, o departamento ao qual foi associado, juntamente com o tipo de contrato, valor, vencimento e anotações. Eu tive a opção de inserir informações para outras partes associadas ao documento e fazer upload do arquivo do contrato real. O Onit não faz a criação de contratos na plataforma; ele é focado a laser no pipeline do ciclo de vida do contrato, começando com uma solicitação de contrato e movendo-se cronologicamente através da aprovação comercial, revisão jurídica e financeira, assinatura e execução.

A parte mais dinâmica desse processo é a colaboração e a negociação, ativadas por toda a funcionalidade interna presente em cada arquivo de contrato. Novos contratos e solicitações são adicionados ao repositório de contratos principal, acessível no menu à esquerda. O menu de relatórios e o repositório do contrato podem ser configurados com visualizações personalizadas ilimitadas. Por exemplo, você pode detalhar os contratos de um fornecedor específico ou de um terceiro, por tipo ou departamento de contrato ou até mesmo por uma visão mais complexa, como "Todas as NDAs em Jurídico".

Quando você clica em um contrato, vê o pipeline de aprovação na parte superior, com ícones mostrando em que estágio do processo cada contrato reside atualmente. À esquerda, você pode consultar os detalhes básicos do contrato, juntamente com as métricas do ciclo de vida, incluindo quanto tempo um contrato aguarda aprovação comercial, revisão legal ou financeira, se um contrato está sem assinatura, etc. módulo de colaboração interno com a capacidade de postar comentários, links e anexos à medida que o contrato é negociado. Outro recurso interessante é um endereço de e-mail exclusivo gerado automaticamente para cada contrato, que pode ser usado para qualquer correspondência e negociação que ocorra em relação ao contrato que está fora do sistema Onit.

Mais importante, há um painel de opções no lado direito de cada página do contrato que permite atualizar o status atual do ciclo de vida de um contrato (refletido automaticamente na visualização superior da linha do tempo) e opções para entrar em negociações de contrato com usuários específicos nativamente dentro do contrato Arquivo. O Onit também oferece a capacidade dinâmica de atribuir tarefas nesse ambiente e associar contratos e tarefas a projetos maiores. O painel também oferece opções para adicionar novos participantes, adicionar notas enquanto um contrato está sendo negociado e exibir o histórico completo da trilha de auditoria das ações do usuário, edições e negociações de contratos, alterações de fase, e-mails enviados e muito mais.

Somente a Concord forneceu esse nível de colaboração, auditabilidade e gerenciamento de tarefas integrados das plataformas que testamos durante esta rodada, e não com o nível de mudança de fase nativa e recursos de negociação encontrados no Onit. Essa interface cria um portal neutro para os representantes discutirem acordos, compartilharem alterações de redline e atualizarem fases até que um contrato executável esteja pronto para assinatura. O ContractWorks fornece uma visão de cima para baixo semelhante do rastreamento do ciclo de vida de um documento de contrato, mas sem o componente adicional de colaboração e negociação que o Onit fornece para resolver todo o fluxo de trabalho em um portal compartilhado.

Por fim, quando um contrato está pronto para assinatura e a fase é atualizada para "Pronto para assinatura", o Onit permite arrastar e soltar campos de assinatura no documento - sincronizados com DocuSign, Adobe Sign ou Hello Sign - e enviar o contrato para fornecedores de assinatura eletrônica. Você pode configurar um fluxo de trabalho de aprovação de contrato automatizado que roteie um contrato de uma parte para outra para assinatura. E, uma vez que o contrato tenha sido assinado por terceiros, a Onit move automaticamente o contrato para a fase "Executado", atribui uma data de execução e coloca o arquivo PDF assinado no campo Contrato Executado. A partir daqui, pude clicar no arquivo PDF e rolar para ver os campos assinados em vários pontos do contrato.

Uma plataforma de execução dinâmica de contratos

O Onit não sai barato em comparação com a maioria dos outros produtos testados neste resumo. Mas possui os melhores recursos nativos de colaboração, negociação e gerenciamento do ciclo de vida do contrato, com controle granular no fluxo de trabalho de ponta a ponta. Escolha dos editores A Agiloft supera a personalização e os relatórios, enquanto o Concord oferece uma experiência mais simples ao usuário, com poderosos recursos de criação de contratos. No entanto, para empresas que buscam uma plataforma pronta para a empresa que possa lidar com negociações com várias partes e aceitar um contrato desde solicitação e aprovação até a assinatura e execução - e tudo dentro de uma experiência centralizada -, o Onit é o sonho de um gerente de ciclo de vida do contrato.