Avaliação e avaliação do escritório de Ooma

Ooma Office começa em US $ 69, 99 por um protocolo de Internet (IP) telefone de mesa e US $ 19, 95 por usuário por mês para acessar o serviço. No geral, esse é um sistema telefônico comercial sólido, embora seja outro provedor que visa o final pequeno do espectro de clientes de pequenas empresas. Um cliente típico da Ooma está procurando por mais funcionalidades que possa obter com uma solução de telefonia de ponta ou serviço de VoIP orientado para casa, mas nem todos os recursos avançados que você pode obter com os players de ponta, como os de nossos editores Vencedores escolhidos: AT&T Collaborate e RingCentral Office.

Mas, mesmo que uma pequena empresa não precise de todos os recursos mais recentes de comunicação e colaboração, ainda poderá encontrar muito valor na abordagem mais simplificada do Ooma Office. Os trabalhadores podem não exigir itens como gravação de chamadas, triagem inteligente de chamadas e videoconferência, todos oferecidos por serviços avançados, como os vencedores dos Editors 'Choice. Se for esse o caso, a organização provavelmente se beneficiará com a entrada mais básica da Ooma nos recursos de telefonia IP, embora sua principal atração provavelmente seja a instalação fácil e o processo de compra sem contrato. Embora a empresa diga que o Ooma Office pode ser escalado para centenas de linhas, nossos testes indicam que é mais adequado para escritórios com um número relativamente pequeno de funcionários que precisam de extensões próprias.

Desde a nossa análise anterior, o Ooma fez alterações significativas em sua interface do usuário (UI) e em alguns dos softwares subjacentes. O Ooma Office agora inclui melhorias como recepcionista virtual, estacionamento de chamadas, identificação de grupo de toques e monitoramento de ramais para recepcionistas ou administradores. Há também um recurso de interfone para que você possa incomodar várias pessoas ao mesmo tempo.

Hardware

A estação base do Ooma é essencialmente uma caixa preta que permite conectar dispositivos de telefonia analógica ao serviço Ooma. Se você optar por adquirir o Ooma com uma estação base, ele precisará estar conectado à sua rede, que na rede de teste era um comutador Gigabit Ethernet no núcleo de fibra da rede. Você pode evitar uma estação base simplesmente escolhendo usar um telefone IP sem uma estação base, pois eles podem se conectar diretamente ao Ooma. Ainda hoje, a maioria dos principais provedores de PBX na nuvem não requer hardware além de telefones de mesa e, na maioria dos casos, até mesmo são opcionais para organizações que preferem que seus funcionários usem softphones ou até seus próprios dispositivos móveis. Isso é certamente mais barato em alguns casos, embora possa trazer suas próprias dores de cabeça de gerenciamento móvel em organizações maiores.

No entanto, dada a pegada simples e pequena da Estação Base Ooma (10 cm por 15 cm por 1 polegada, que é menor que a maioria dos roteadores de quatro portas), e o fato de o serviço funcionar de maneira semelhante a outras ofertas de PBX na nuvem, o a opção de estação base ainda deve ser atraente para muitos. Esse é especialmente o caso se você estiver trocando um sistema telefônico proprietário antigo por um com uma pegada de hardware muito maior. Uma ressalva é que cada estação base Ooma pode suportar no máximo cinco usuários dedicados, embora o Ooma Office suporte até quatro estações base por cliente para um total de 20 usuários analógicos. Você pode continuar adicionando telefones IP além desse número, no entanto.

Estação Base Ooma

Como o serviço Ooma atualmente reconhece apenas quatro estações base por cliente, você precisará avaliar a economia e seu apetite por gerenciar várias unidades. Na minha avaliação, usei apenas uma estação base Ooma. Lembre-se de que isso se refere apenas ao número de funcionários que você utiliza hardware de telefonia que requer uma estação base para ver o serviço em nuvem. Se você estiver usando telefones IP, esse tipo de hardware se conectará diretamente ao serviço; portanto, de acordo com Ooma, não há limite para a contagem de usuários, caso você opte por esse caminho.

Uma característica notável do Ooma Office é o rádio sem fio DECT 6.0 embutido na Estação Base Ooma. A empresa oferece um pacote com dois dispositivos Ooma Linx que possuem portas RJ-11 padrão analógicas ou você pode comprar a estação base sem o Linx se não planeja usá-los. Ao conectar os periféricos Ooma Linx a qualquer tomada, os clientes podem conectar um telefone analógico ou até sistemas de telefone sem fio que suportam vários telefones conectados a essa linha. Embora não tenhamos testado o Linx para esta atualização, a Ooma forneceu um telefone sem fio Ooma DP1 que funciona com a Estação Base. Este é um telefone comercial padrão com um telefone com fio que se conecta sem fio à estação base.

Ooma Linx

Cada estação base Ooma permite emparelhar até quatro dispositivos Ooma Linx. Se você quiser adicionar mais, poderá comprar estações base. É aqui que você precisará fazer as contas para ver se a economia funciona para você. Instalar o Linx é uma operação trivial, portanto, trata-se realmente do seu orçamento e do número de extensões de telefone que você precisa conectar.

A estação base do Ooma Office é vendida por US $ 99, 99 da Ooma, embora possa ser encontrada por menos de revendedores de terceiros, incluindo a Amazon. Os dispositivos Linx são vendidos por US $ 49, 99 (ou menos da Amazon). Esses revendedores podem oferecer uma variedade de pacotes, incluindo os dispositivos Linx ou o telefone DP1.

Configuração

Dependendo de onde você compra seu hardware, é necessário criar sua conta no site da empresa. A primeira coisa que você notará é a opção de efetuar login no portal Administradores ou no portal Usuários. Selecione o botão laranja "Ativar sua conta" (consulte a Figura 1).

Figura 1. Para configurar seu serviço, selecione o botão laranja "Ativar sua conta" na parte inferior do login do administrador.

Se você comprar seu equipamento Ooma diretamente da empresa, sua conta deverá ser configurada como parte do processo de vendas, o que significa que o hardware deve ser pré-configurado para que tudo fique plug and play. Essa foi a opção selecionada quando recebemos nossos equipamentos da Ooma, e havia adesivos verdes em todos os lugares anunciando esse fato. Infelizmente, esse processo não funcionou corretamente durante nossos testes, exigindo alguma intervenção da equipe de suporte ao cliente da Ooma para que as coisas funcionassem. O apoio ao Ooma foi excelente, no entanto, portanto o processo não foi tão doloroso quanto poderia ter sido.

Se tudo estiver funcionando corretamente, basta preencher os campos na tela de ativação com as perguntas básicas, incluindo o ID da estação base, que pode ser encontrado na parte inferior do dispositivo (consulte a Figura 2). Em seguida, conecte a estação base e selecione "Ir para o Ooma Office Manager", que o direciona para o Express Setup Assistant. Quando a luz na parte inferior da estação base ficar azul, você estará conectado. Geralmente, leva menos de 5 minutos, mas se for necessária uma atualização de firmware, pode levar até 30 minutos, de acordo com a empresa.

Figura 2. Ative sua estação base usando o código localizado na parte inferior do dispositivo.

A Estação Base Ooma inclui um cabo Ethernet para conectar ao seu roteador. Quando a luz na parte inferior da estação base ficar azul, você saberá que está conectada à rede. A Instalação expressa no portal Administradores permite atribuir usuários facilmente a extensões. Durante o processo de configuração do usuário, você pode designar um telefone analógico conectado à estação base, o dispositivo Ooma Linx, um aplicativo móvel (Android ou iOS) e um dos telefones IP oferecidos pela Ooma. Você também pode definir permissões para encaminhar as chamadas recebidas para um número externo. O console de gerenciamento também mostra a capacidade de cada usuário de acessar a ponte do Conference Server e o recurso de envio e recebimento de fax virtual fornecido com o serviço (consulte a Figura 3).

Figura 3. Configuração do administrador de cada ramal do usuário, recepcionista virtual, grupos de toques e outros recursos.

No processo de configuração, os administradores podem criar grupos de toques, como vendas ou finanças. Você pode configurá-lo para que todos os ramais em um grupo tocem simultaneamente ou sequencialmente (veja a Figura 4). As opções avançadas permitem determinar se um chamador deve ser enviado para o correio de voz ou transferido a chamada para outro ramal após um número de toques definido pelo administrador. Definir quais extensões incluir em um grupo de toque é intuitivo.

Figura 4. A configuração do grupo de toques é intuitiva.

Enquanto o Ooma Office oferece suporte à Discagem direta interna (DID) para permitir que os funcionários liguem para os números de telefone internos uns dos outros, aqueles que ligam para a linha principal da empresa podem ter suas chamadas direcionadas pela recepcionista virtual (Figura 5). Você pode configurar seu menu de opções, como acessar um grupo de toque (por exemplo, vendas ou finanças), escolher uma extensão ou acessar o diretório de uma empresa. Depois de mapear essas opções, você pode digitar um script que cumprimentará automaticamente os chamadores com suas opções de menu.

A recepcionista virtual no escritório de Ooma tem um som sintético, mas adequado, e oferece a opção de uma voz masculina ou feminina. Lembre-se de incluir vírgulas para pausas em seu script para uma saudação mais natural. Se você preferir que seus chamadores sejam recebidos com uma voz humana, é possível pré-gravar e fazer o upload. Em qualquer um dos casos, a saudação do recepcionista virtual é fácil de configurar e alterar a qualquer momento.

Figura 5. Configuração do recepcionista virtual.

Opções de configuração

Cada ramal do usuário inclui um número de telefone dedicado, um número de fax virtual separado e acesso ao Virtual Conference Server. Os administradores podem determinar se devem conceder aos funcionários acesso ao Virtual Conference Server. O custo de US $ 19, 95 por mês por usuário também inclui os grupos de toques, recepcionista virtual e transferência de número gratuita, que você pode iniciar durante o processo de instalação (Figura 6).

Figura 6. A portagem de números existentes é incluída e facilmente executada através do processo de instalação.

Os usuários podem optar por vários números de telefone locais exclusivos com códigos de área diferentes, a um custo de US $ 9, 95 por mês por mês. Seu serviço inicial é fornecido com um número 800 grátis, com 500 minutos de chamadas recebidas por mês e 3, 4 centavos por minuto além disso. Números gratuitos adicionais estão disponíveis a partir de US $ 9, 95, também com 500 minutos gratuitos e 3, 4 centavos por minutos adicionais. Cada usuário pode fazer ou receber chamadas dos telefones IP da Cisco ou Yealink oferecidos pela Ooma, telefones analógicos (com ou sem fio) conectados ao Linx ou à Estação Base Ooma e a um cliente de telefone móvel. Embora os administradores possam conceder aos usuários acesso a todos esses itens simultaneamente, cada usuário está limitado a usar um de cada tipo de dispositivo por vez. Isso significa que, embora os usuários possam instalar o aplicativo Ooma Office em mais de um dispositivo (incluindo seus celulares e tablets), eles não podem ter todos eles conectados ao mesmo tempo.

No entanto, o serviço oferece encaminhamento de chamadas para qualquer número terrestre ou móvel. Também seria bom se houvesse um aplicativo para Macs e Windows, para que as pessoas possam usar seus desktops ou laptops como telefone. O web client permite que os usuários iniciem chamadas telefônicas inserindo ou colando o número e selecionando o dispositivo a ser usado para a chamada (Figura 7).

Figura 7. Ooma Office não possui um cliente Mac ou PC, mas você pode iniciar chamadas a partir do seu desktop, laptop ou qualquer dispositivo acessível pela Web.

Experiência de usuário

Se você deseja que seus usuários tenham telefones IP em suas mesas, poderá escolher entre o T21P E2 de duas linhas de nível básico da Yealink (US $ 69, 99) ou o T23G mais funcional da Yealink (US $ 99, 99), fornecido pela Ooma para esta revisão. O T21P E2 possui teclas de duas linhas para até quatro chamadas simultâneas e quatro teclas programáveis, enquanto o T23G pode suportar três linhas e até seis chamadas simultâneas.

A Ooma também oferece dois telefones Cisco: o SPA 303 (US $ 109, 99) com três linhas e suporte para seis chamadas simultâneas e o SPA 504G de quatro linhas, que pode atender até oito chamadas simultâneas. A Ooma também oferece o telefone de conferência IP CP920 da Yealink por US $ 399, 99.

A qualidade da unidade de teste Yealink T23G foi adequada. O Ooma DP1 era um telefone de última geração, mas deve ser usado com a estação base Ooma. O outro telefone que usamos nos testes foi um telefone analógico Vtech CD-1103 barato (US $ 7, 98 no Walmart) que você usaria para dizer a um funcionário que ele deveria começar a trabalhar em seu currículo. Estranhamente, foi o Vtech que teve a melhor qualidade de som do grupo.

Uma limitação das opções de telefone é que você deve obter seus telefones da Ooma de um revendedor que configurou os telefones especificamente para o Ooma. Você não pode simplesmente adicionar telefones SIP que você já pode ter disponível ou que pode obter em outro local à rede Ooma.

Como muitos serviços de PBX em nuvem atualmente, os usuários que não precisam de um telefone de mesa podem usar todos os recursos do Ooma Office em seus telefones celulares com o aplicativo móvel Ooma e muitos dos recursos em seus telefones analógicos.

Características principais

Além dos recursos já mencionados, o Ooma Office oferece música em espera, transferência de chamadas, discagem ramal por ramal, relatórios de chamadas e a capacidade de criar regras de roteamento de chamadas com base no horário comercial definido. Apesar da falta dos recursos extras que seus rivais oferecem - geralmente a um preço mais alto -, as opções limitadas parecem estar se traduzindo em menos problemas em potencial para atrapalhar os clientes. Talvez por isso, o Ooma Office tenha liderado recentemente o Business Choice Awards da PCMag.

Ooma não pede desculpas pelo fato de seu PBX em nuvem ter sido projetado para a menor das pequenas empresas. No entanto, a empresa adquiriu a Voxter em 2018, que oferece um UCaaS (Comunicações Unificadas como Serviço), mais focado nos usuários corporativos. Como resultado, a Ooma renomeou seu grupo Ooma Office "Ooma Business", que consistirá nas duas ofertas (a empresa também possui linhas de negócios de comunicações residenciais e segurança residencial).

No geral, o que seu serviço low-end do Ooma Office carece de espantoso, a empresa compensa com um serviço telefônico prático voltado diretamente para empresas menores. Se você está procurando principalmente uma solução simples, o Ooma é uma opção sólida, principalmente porque não exige contrato. Se você está apenas entrando em PBXs na nuvem, o Ooma é um primeiro passo bastante seguro.