Vídeo: Setting up Xero from Scratch P1/10 (Outubro 2024)
Dezenas de empresas tentaram e falharam em criar soluções de contabilidade online, mas o Xero Premium 10 (de US $ 70 por mês, para até 10 assentos) é o verdadeiro. Esse sistema de contabilidade de entrada dupla baseado na nuvem pode ser entendido e usado por não contadores e provém de uma empresa com suporte e base firme e credível. Talvez o sinal mais revelador de sua aceitação no mercado americano esteja no número de aplicativos on-line líderes que optaram por se integrar ao site relativamente jovem.
Nos últimos anos, o Xero tem sido a única solução de contabilidade para pequenas empresas baseada em nuvem que oferece ao líder de mercado QuickBooks Online Plus uma corrida séria pelo seu dinheiro. De fato, o Xero é superior ao QuickBooks Online em alguns aspectos. Ele suporta várias moedas, que o QuickBooks Online ainda não disponibilizou para o mercado americano. O Xero também possui uma proteção interna que o QuickBooks Online não possui: aprovações de transações. Finalmente, o Xero oferece vários gateways de pagamento e possui ajuda e suporte on-line excepcionais. E sua aparência e interface são muito diferentes das do QuickBooks Online, mas igualmente fáceis de usar.
Dito isto, Xero ainda tem déficits em algumas áreas. Seu processamento de folha de pagamento suporta apenas sete estados (mais estão chegando), e você não pode usá-lo para arquivar impostos federais sobre folha de pagamento. As opções de personalização do Xero - um recurso crítico para soluções de contabilidade que desejam atrair uma ampla variedade de tipos de negócios - seguem a solução da Intuit. Formulários e transações não possuem campos personalizados no Xero, e os relatórios oferecem poucas opções para reduzir seus dados.
Um cavalo de trabalho baseado na Web
O Xero consegue fornecer as principais funções que as pequenas empresas precisam. Como se baseia na contabilidade de entrada dupla, ele vem com um plano de contas padrão que pode ser modificado. Essa tarefa seria melhor conduzida pelo seu profissional de contabilidade, que você pode convidar para monitorar sua contabilidade. Você pode atribuir níveis de acesso a diferentes usuários que os limitam a atividades específicas e criar - e alterar o layout de - relatórios financeiros padrão como Razão, Balancete e Demonstração de Resultados.
O Xero lida com a mecânica das vendas de maneira muito eficiente por meio de seus registros e formulários de transação, que incluem faturas únicas e repetidas, além de notas e extratos de crédito. Dependendo da sua função, você pode salvar faturas como rascunhos, salvá-las e enviá-las para aprovação e aprová-las. O Xero se conecta a vários gateways de pagamento, diferentemente do único do QuickBooks Online, e o Xero suporta várias moedas, o que a Intuit não possui (nos EUA). Como seus concorrentes, o Xero suporta impostos sobre vendas.
As faturas podem incluir um link que direciona os clientes diretamente para uma página de pagamento on-line e você pode aceitar pagamentos em dispositivos móveis via Square. Os relatórios de vendas incluem relatório de fatura do cliente, transações de conta e contas a receber envelhecidas. Ao contrário do QuickBooks Online, existem poucas opções de personalização aqui, embora o Xero permita configurar categorias de rastreamento para gerar relatórios mais focados.
Compras (faturas, pedidos de compra, notas de crédito) e despesas são igualmente completas e fáceis de registrar e gerenciar. Todos estão sujeitos à aprovação, assim como os documentos de vendas. Os funcionários remotos podem tirar fotos de recibos com seus smartphones, que estarão disponíveis no Xero baseado em navegador. Os relatórios aqui incluem Relatório de fatura de fornecedor, Contas a pagar antigas e Relatório de despesas por contato.
Todos os formulários de compra e despesa, como documentos de vendas e registros de contato, incluem uma seção Histórico e anotações na parte inferior que exibe todas as alterações feitas em uma transação ou registro, bem como suas próprias anotações. O QuickBooks Online oferece uma convenção semelhante. Além disso, você pode anexar seus próprios arquivos a qualquer um deles.
Reconciliações regulares
Todos os sites de contabilidade que revi foram projetados para interagir com suas contas financeiras on-line, como cheques, cartões de crédito etc. Você pode inserir suas credenciais de login para esses sites no aplicativo de contabilidade, e o Xero importará suas transações regularmente. Você pode inserir transações manualmente, mas a importação automática das transações nas suas contas financeiras é um dos pontos de venda mais fortes dessas soluções baseadas na nuvem. A integração automática de todos os seus dados financeiros em um só local é um argumento poderoso para a nuvem.
O Xero e o QuickBooks Online colocam ênfase especial na reconciliação de contas, incentivando as empresas a acompanhar essa tarefa continuamente, em vez de apenas uma vez por mês. Quando as transações chegarem ao aplicativo do seu banco, o Xero e o QBO as exibirão em uma lista e as emparelharão com as transações correspondentes que já estão lá. Se não houver correspondência, você pode inserir uma manualmente ou transferi-la para a conta apropriada.
Uma interface séria
O Xero usa gráficos e cores de maneira menos saliente que o QuickBooks Online, mas sua interface de usuário é atraente, fácil de entender e limpa. Parece digno, profissional e polido.
A tela de abertura, a convenção do painel usada por todos os concorrentes, exibe seu status financeiro de forma sucinta - de maneira mais compacta que a QBO -, mas minuciosamente. Isso é feito usando uma série de janelas que incluem informações de saldo e atividade - em números e gráficos - para suas contas, "Entrada de dinheiro" e "Saída de dinheiro" e declarações de despesas.
O painel é uma tela interativa e informativa. Existem links para a reconciliação da conta e um registro contínuo de itens em cada conta. Os links "Gerenciar conta" abrem um menu de atividades relacionadas. Os links nas outras janelas levam você para as telas de transações complementares. O QuickBooks Online inclui informações básicas de equilíbrio e atividades semelhantes, além de links para transações em seu painel.
As ferramentas de navegação do Xero não são melhores nem piores que a dos concorrentes - ou seja, são intuitivas e eficazes. O site é dividido em seis seções principais por meio de guias na parte superior da tela: Painel, Contas, Folha de pagamento, Relatórios, Contatos e Configurações. Os submenus exibem os formulários de registro e transação contidos. O Xero usa botões, listas suspensas, gráficos, grades de dados e caixas de diálogo para entrada e recuperação de dados.
Folha de Pagamento e Suporte
O custo das ferramentas de processamento de folha de pagamento da Xero nos níveis Premium (que custam US $ 70, US $ 90 e US $ 120 por mês) está incluído na taxa mensal de assinante, que é um desvio da prática dos concorrentes de tratar a folha de pagamento como um complemento opcional. O serviço Premium é o que revi aqui. Para quem quer um pouco menos, a versão Standard (US $ 30) inclui folha de pagamento para um funcionário sem depósito direto e sem suporte a várias moedas. O preenchimento eletrônico de impostos federais sobre a folha de pagamento ainda não está disponível, e apenas sete estados são suportados neste momento.
Esses negativos à parte, as ferramentas de processamento de folha de pagamento reais do Xero são tão boas quanto as dos seus rivais. Um assistente de configuração passo a passo claro e compreensível torna a preparação da folha de pagamento a mais simples possível.
De fato, o Xero supera todos os seus concorrentes em termos de suporte ao usuário. Links para janelas de ajuda sensíveis ao contexto estão espalhados por toda parte. Você pode obter ajuda expandida para janelas específicas ou pesquisar na volumosa documentação on-line do Xero.
O Xero Premium 10 é o concorrente mais formidável que o QuickBooks Online Plus, nossa atual escolha dos editores para contabilidade on-line, já enfrentou. Posso recomendar o Xero Premium 10 sem reservas para pequenas empresas que não precisam de relatórios ou formulários altamente personalizáveis, controle de tempo, contagem de níveis de itens em registros ou suporte fiscal estadual. Para todos os outros, no entanto, o QuickBooks Online Plus mantém sua liderança - e a Escolha dos editores da PCMag para contabilidade on-line.
