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Vídeo: Gestão de Contratos - Processos de negócios (Outubro 2024)
Sessenta e quatro por cento das empresas dizem que os processos de aprovação de contratos estão causando a paralisação dos negócios, de acordo com um novo relatório da SpringCM. O maior desafio que as organizações enfrentam é gerenciar os fluxos de trabalho dos contratos e obter assinaturas dos principais interessados. A maior barreira enfrentada pelas empresas, segundo a pesquisa, é a falta de processos para gerenciar e movimentar contratos. Sessenta por cento das empresas estão usando o email para gerenciar contratos, enquanto apenas 32% estão usando uma ferramenta de gerenciamento de contratos. Seis por cento das empresas afirmam não ter nenhum processo de gerenciamento de contratos.
"Tentar obter contratos através de processos de aprovação internos e externos é apenas uma experiência miserável", disse Erik Severinghaus, Diretor de Estratégia e Alianças da SpringCM. "Um contrato é fundamentalmente dados não estruturados. Você trabalha em duas organizações diferentes, com dois conjuntos diferentes de ferramentas e processos. No final do dia, se você estiver executando por email e anexos, o que acontece é que ninguém tem visibilidade do processo. e ninguém pode otimizar o processo ".
"Se você observar a pesquisa e os maiores desafios dos entrevistados", disse Will Wiegler, diretor de marketing da SpringCM, "os quatro principais são o fluxo de trabalho, gerando novos contratos, rastreamento e aprovação. Esses são processos de negócios que estão paralisados. Normalmente, as pessoas nem sabem onde estão os contratos. De quem é a caixa de entrada? Quem é a próxima?"
(Imagem Via: SpringCM)
O que o gerenciamento de contratos pode fazer
As ferramentas de gerenciamento de contratos oferecem às empresas a capacidade de armazenar, rastrear, ressurgir e executar relatórios em dados baseados em contrato. Isso normalmente envolve software baseado em nuvem que pode ler e agregar dados automaticamente, além de fornecer alertas às partes interessadas quando é hora de executar um contrato específico. Severinghaus disse que as empresas que tentam gerenciar esses processos sem software estão lutando para encurralar dados de mais de sete ou oito tipos diferentes de documentos ou arquivos e depois traduzir essas informações em um contrato ou fatura padronizada. Nesses cenários, ele explicou: "Existe um erro humano".
De fato, mesmo as empresas que estão aproveitando o software de gerenciamento de contratos ainda estão lutando para evitar erros comuns. Noventa e dois por cento dos erros de gerenciamento de contratos são atribuídos aos seres humanos, de acordo com os entrevistados. Sete por cento das empresas dizem que erros humanos acontecem com muita frequência. "Um vendedor adora conversar com clientes, adora construir relacionamentos, mas geralmente odeia matemática, aritmética, finanças e o trabalho manual de traduzir números em diferentes sistemas", disse Severinghaus. "Se você os encarregar de mover essas coisas manualmente, não ficará surpreso se vir erros no processo."
(Imagem Via: SpringCM)
Um quarto de todas as empresas pesquisadas afirmam que a TI está envolvida no processo de fluxo de trabalho do contrato, uma medida que pode ajudar a compensar parte do erro humano envolvido nos contratos de registro e processamento. Antes de os fornecedores de software de gerenciamento de contratos falarem com clientes em potencial, o departamento de TI normalmente trabalha com analistas de negócios para ajudar a definir um fluxo de trabalho padronizado que leva em conta processos de negócios, tecnologia e quaisquer problemas anteriores que combinem os dois (por exemplo, por que as planilhas não se traduzem em faturas).
Por exemplo: As melhores ferramentas de gerenciamento de contratos analisadas oferecem itens como automatizadores de fluxo de trabalho, funcionalidade de bate-papo no aplicativo e alertas por e-mail que avisam as pessoas na hora de assinar um contrato. Alguns desses recursos podem ser encontrados nas ferramentas Escolha dos editores, como Agiloft e Mitratech, Getting Contracts Done, bem como SpringCM.
Esses recursos também podem ajudar a acelerar o ciclo do contrato e economizar dinheiro das empresas. A duração do ciclo típico de contrato para os entrevistados foi de um a dois meses (33%). Vinte e dois por cento dos entrevistados dizem que seu ciclo de contratos dura mais de quatro meses. Vinte por cento dos entrevistados dizem que o uso de software de gerenciamento de contratos economizou o dinheiro dos negócios.
Gestão de Contratos Futuros
Quando você adiciona tecnologias emergentes, como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML), o gerenciamento de contratos tem o potencial de ser ainda mais benéfico para os usuários. "A IA será incrivelmente importante", disse Severinghaus. "Há casos de uso nascentes em que a IA está permitindo acordos mútuos de não divulgação. A AI pode fazer uma revisão básica do contrato e classificação do contrato".
Infelizmente, a IA não resolverá o difícil desafio de desenvolver um processo de gerenciamento de contratos, que é o primeiro passo para a automação. "Estamos muito longe da IA, resolvendo os desafios dos processos de negócios", disse Severinghaus. "Novas tecnologias surgem e todos pensam que serão a bala mágica. Como essa tecnologia agora existe, eles pensam que não precisaremos fazer o trabalho duro e analisar nossos processos de negócios. A IA, em particular, é neste ponto que as pessoas dizem que venceram. é preciso fazer o trabalho duro porque a IA fará o trabalho mágico para nós. De fato, a IA é o epítome de um sistema que depende de dados estruturados e de um processo estruturado para treinar esses algoritmos ".
Essa falta de padronização é o motivo pelo qual empresas como o SpringCM imploram às empresas que desenvolvam um processo para gerenciar contratos antes mesmo de falar com um fornecedor. "Não ter um processo é uma receita para problemas em todas as etapas", disse Wiegler. "Você não pode escalar uma empresa sem um processo para gerenciar os contratos". Para começar a codificar o processo de gerenciamento de contratos, Wiegler disse que as empresas devem se perguntar: "O que você está fazendo agora? O que pode ser estruturado em termos de um processo que pode ser identificado?" Depois de identificar qual foi seu processo e deve ser, você poderá trabalhar com fornecedores de TI e software para criar um sistema que funcione. Ou, como disse Wiegler, "você não pode automatizar algo se não entender o que é primeiro".
O SpringCM pesquisou 1.409 participantes, 32% dos quais são de empresas com menos de 100 funcionários e 16% dos quais são de empresas com mais de 8.000 funcionários.
