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Vídeo: Não consegue controlar o impulso consumista? Veja estas dicas! (Outubro 2024)
Conteúdo
- O impulso para zero email
- Comunicação sem e-mail
Em 2011, Thierry Breton, CEO e presidente da Atos, com sede na França, fez a afirmação ousada de que planejava erradicar o e-mail da empresa dentro de três anos. A idéia provocou tanta polêmica quanto elogios. Agora, esses três anos terminaram. Então, como foi a empresa?
Entrei em contato com Marc Bovens, gerente de programa global Zero Email da Atos, por telefone para descobrir se a empresa atingiu sua marca. Bovens explicou que o impulso para o e-mail zero era, na verdade, parte de um foco maior no bem-estar dos funcionários. As pessoas na Atos (como praticamente todo mundo que fica sentado em frente ao terminal do computador o dia todo) se sentiam sobrecarregadas com o email, ou mais precisamente, com a sobrecarga de informações que o email causa.
Atos não é uma pequena startup. A empresa emprega mais de 76.000 pessoas em 52 países. A Atos é uma empresa internacional de serviços de TI, trabalhando com uma ampla gama de negócios - desde o setor bancário até a defesa e segurança. Como você consegue afastar todas essas pessoas, com uma enorme variedade de trabalhos, de se comunicar por e-mail?
Jill Duffy: Em 2011, a Atos anunciou a meta de livrar-se de todos os emails internos em três anos. Essa marca de três anos já passou e eu me pergunto: como está indo?
Marc Bovens: O período de três anos terminou no início deste ano em fevereiro. Realmente alcançamos alguns marcos importantes para o programa, o mais importante para a sobrecarga de informações.
Já publicamos e comunicamos que alcançamos uma redução de 60% no e-mail. E, claro, isso é compensado trabalhando de uma maneira diferente e usando um novo conjunto de ferramentas ao lado do Outlook para email.
JD: Você pode me falar sobre algumas dessas ferramentas que você está usando?
Obviamente, esses três estão bem integrados. Na plataforma ZEN-BlueKiwi, por exemplo, integramos o Lync para presença. As pessoas podem clicar em qualquer imagem e iniciar mensagens instantâneas ou iniciar uma chamada pela Internet. Temos uma boa integração entre as comunidades e os sites do SharePoint, para que as pessoas possam se conectar facilmente à comunidade de colaboração BlueKiwi.
Para abordar um pouco a questão de quais foram as fases [do lançamento do plano de e-mail zero], no primeiro ano, passamos muito tempo no que chamamos de "etiqueta de e-mail". Também começamos a treinar nossas equipes de gerenciamento.
JD: Quando você diz "etiqueta de email", quer dizer quando é apropriado ou quando é inapropriado usar o email para comunicação?
MB: correto. De uma maneira positiva, queríamos motivar as pessoas para conversas cara a cara, por exemplo, quando isso fosse mais adequado. Tivemos um aumento acentuado na adoção do Lync. As pessoas realmente começaram a usar as mensagens instantâneas, mas também o compartilhamento de aplicativos e a videoconferência no Lync. Realmente, foi uma mudança de comportamento usando a ferramenta certa para o aplicativo certo.
JD: Como você acha que mudou a cultura da empresa?
MB: Foi mais fácil se tornar muito mais centrado no cliente. A Atos, como você sabe, é uma empresa realmente grande. Ao longo dos anos, crescemos muito com a aquisição. Estamos focados no que chamamos de receita recorrente, portanto, contatos de longo prazo. Essa [mudança para o uso de outras ferramentas de comunicação] realmente trouxe um novo nível ao foco no cliente. Por quê? Porque agora é tão fácil para as pessoas configurar comunidades de clientes e ter um trabalho em equipe em todo o mundo para enfrentar os desafios do cliente na comunidade. No passado, por email, você recebia uma quantidade desnecessária de emails, por exemplo, causados por pessoas que não trabalhavam juntas. Portanto, esse é um dos principais resultados deste programa.
A outra é que tornamos a Atos pequena novamente. O simples fato de você ter uma lista de perfis que as pessoas mantêm na rede social da empresa, combinada, é claro, com a presença do Lync, torna muito mais fácil encontrar seus colegas para iniciar uma discussão ou ingressar em uma comunidade que você acha que é interessante. Por isso, torna a Atos pequena e cria confiança.
Temos muitos especialistas em diferentes domínios, mas eles estão espalhados por todo o mundo. É mais fácil para as pessoas trabalharem juntas quando você tem um pouco de confiança no relacionamento, um pouco de entendimento dos conhecimentos uma da outra e é capaz de trabalhar juntas com muito mais facilidade. Isso trouxe de volta isso - e talvez eu seja melancólico demais -, mas trouxe de volta esse sentimento acolhedor de uma empresa onde as pessoas podem trabalhar juntas. Isso não é algo que você pode fazer apenas com email ou apenas com o SharePoint.
É realmente o resultado da maneira como fizemos, que ainda é bastante singular. Muitas empresas iniciaram iniciativas de colaboração social. Eles fazem um piloto. Em seguida, eles fazem outro piloto e tentam estendê-lo para finalmente acabar com a adoção em toda a empresa. Mas nós fizemos isso de forma diferente. No início, passamos muito tempo explicando às pessoas que precisamos mudar nosso comportamento colaborativo, que precisamos, por exemplo, que os gerentes mudem seu estilo de gerenciamento.
Temos um grande programa de treinamento para que os gerentes entendam os benefícios da colaboração e que eles também trabalhem de maneira mais inteligente nesse contexto de trabalho em conjunto nas comunidades da rede social da empresa.
JD: Quando você decidiu reduzir o email interno - fico feliz em ouvir 60%; esse é um número realmente impressionante - qual foi o ímpeto original para fazer isso?
MB: Era o que chamamos de programa. Uma das ambições da Atos é subir no ranking de ser um ótimo lugar para trabalhar, dedicando tempo e atenção ao que precisa ser aprimorado com base nas informações e no feedback que recebemos de nossos funcionários.
Naquele momento, recebemos fortes sinais de que o email estava se tornando um problema - ou talvez não "email", mas sobrecarga causada por email.
Todos esses usos indevidos de e-mail resultaram no fato de as pessoas ficarem muito desconfortáveis. A quantidade de tempo que as pessoas gastavam com email se aproximava, em algumas de nossas equipes, de 30 ou até 40% do tempo da empresa!
Combinado com o fato de começarmos a fazer todos os tipos de perguntas como: "Você acha que esse é um bom tempo?" porque talvez não seja um problema passarmos 40% do nosso tempo trabalhando com e-mails, classificando e-mails e reagindo a e-mails. Mas, em geral, isso era considerado principalmente improdutivo.
Então, aqui estamos, a gerência de uma grande empresa e seus funcionários explicam que 40% do que eles fazem é questionável em termos de valor para a empresa.
