Índice:
- Etapa 1: Visão geral do painel
- Etapa 2: Personalizar notificações
- Etapa três: leads vs. contatos
- Etapa quatro: criar e gerenciar transações
- Etapa 5: Personalizando seus pipelines de vendas
- Etapa 6: Adicionando campos personalizados
- Etapa sete: agendar compromissos
- Etapa 8: Criando e atribuindo tarefas
- Etapa Nove: Integrando Seu Email
- Etapa 10: configurando ações automatizadas
Vídeo: Visão interna do ranário (Novembro 2024)
O CRM base é a escolha dos editores da PCMag para o software CRM. A série de vídeos apresentada foi projetada para colocar você em funcionamento com o Base CRM de maneira rápida e fácil. Ele o orienta em todas as etapas iniciais de configuração, organização e uso da sua conta. No artigo, detalharemos tarefas como personalizar pipelines de vendas, configurar gerenciamento de leads e configurar ações automatizadas.
- Etapa 1: Visão geral do painel
- Etapa 2: Personalizando suas notificações
- Etapa três: leads vs. contatos
- Etapa quatro: criar e gerenciar transações
- Etapa 5: Personalizando seus pipelines de vendas
- Etapa 6: Adicionando campos personalizados
- Etapa sete: agendar compromissos
- Etapa Oito: Criar e atribuir tarefas
- Etapa Nove Integrando seu Email
- Etapa 10 Configurando ações automatizadas
Etapa 1: Visão geral do painel
Aprenda a usar o painel do CRM Base neste pequeno vídeo, incluindo uma visão geral da atividade da conta, resumo do pipeline e opções de filtragem. Existem três tipos de perfis do CRM Base, cada um com permissões diferentes: Usuário, Gerente e Empresa. O perfil do usuário pode ver apenas sua própria atividade, o gerente pode ver sua atividade e a de seus subordinados diretos, e os usuários corporativos podem ver a atividade de equipes inteiras.
Caso contrário, os painéis terão a mesma aparência em todos os perfis, com o resumo do pipeline e das negociações no lado esquerdo, a atividade da conta no centro e as tarefas e compromissos no lado direito. Uma nova adição à interface do usuário (UI) é o botão Adicionar universal, que pode ser usado para adicionar novos contatos, leads e outros registros de qualquer tela, incluindo o painel.
Você pode ver informações de nível superior sobre suas transações, filtradas por pipeline, bem como a atividade dos últimos 30 dias, incluindo um registro de transações que foram vencidas e perdidas ou marcadas como não qualificadas. A atividade da conta é organizada por anotações, tarefas concluídas e transações. Nesta coluna, você verá toda vez que alguém adicionar um novo acordo, contato, nota, tarefa ou alterar o status ou o estágio de um lead ou negócio. Finalmente, as tarefas e os próximos compromissos estão do lado direito; tarefas vencidas são exibidas em vermelho. Assista ao vídeo para obter dicas sobre como filtrar conteúdo e personalizar seu painel para suas necessidades específicas.
Etapa 2: Personalizar notificações
Este vídeo mostra como gerenciar notificações. Existem três tipos diferentes de notificações no Base CRM: notificações predefinidas, notificações personalizadas e notificações da web.
As notificações predefinidas incluem atividades de software, como quando um lead, negócio ou tarefa é atribuído a você, além de lembretes de compromissos e tarefas. Também existem notificações do sistema, como quando uma importação ou exportação é concluída ou quando um novo lead é criado a partir de um formulário de captura. Para cada um desses itens, você pode optar por um alerta na Web, um alerta por email ou desativar as notificações.
Os usuários podem criar notificações personalizadas relacionadas a leads, contatos e negócios. Para cada um, você primeiro escolhe um filtro, como leads que pertencem a equipes ou usuários específicos ou um acordo que esteja em um determinado estágio. Então você escolhe um gatilho. Por exemplo, você pode receber um alerta quando uma tarefa é adicionada a uma nova transação ou quando o estágio de uma transação no pipeline é alterado. As notificações podem ter mais de um gatilho. Você pode receber alertas da Web, email e dispositivos móveis.
Por fim, os usuários que se inscreveram no Base Voice, ou integrados a algum outro provedor de serviços de voz comercial, podem se inscrever para receber notificações da Web sobre chamadas recebidas e mensagens de texto. O Voice Base inclui um número de telefone exclusivo e registra automaticamente chamadas e mensagens em leads e contatos.
Etapa três: leads vs. contatos
Se você é novo no CRM, pode ter alguma confusão quando se trata de leads e contatos. No Base CRM, um lead é uma pessoa, empresa ou oportunidade de negócio que ainda não faz parte do pipeline de vendas. Isso inclui pessoas e empresas que você descobriu por meio de redes, mas com quem ainda não fez um acordo comercial. Leads são sobre potencial. Quando um lead mostra interesse em um produto ou serviço, ele pode ser convertido em um contato. Um contato também pode ser alguém com quem você fez negócios no passado e provavelmente oferecerá negócios repetidos.
As guias Lead e Contato no Base CRM têm aparência e funcionam da mesma forma, com uma variedade de filtros de pesquisa. Os leads são categorizados de três maneiras: novos, funcionais e não qualificados. Os contatos são divididos entre clientes em potencial e clientes. Os contatos podem ser associados a uma ou mais transações. Para leads e contatos, você pode ver tarefas e compromissos relacionados nas entradas deles, além de documentos associados. Os leads podem ser convertidos em contatos, mas essa ação não pode ser revertida.
Etapa quatro: criar e gerenciar transações
Ofertas são oportunidades de vendas relacionadas a um lead ou contato. Eles passam pelo seu pipeline de vendas, que representa seu processo de vendas. Cada pipeline termina em um dos três estágios fechados: ganho, perdido ou não qualificado. Ganhos e perdas são auto-explicativos; marcar um acordo como não qualificado significa que não foi uma rejeição total. Razões não qualificadas podem ser sobre prazo, orçamento, reorganização da empresa ou qualquer elemento que esteja fora de seu controle. Esses três grupos de transações facilitam o rastreamento de seu sucesso e direcionam melhor sua equipe de vendas.
Na página Ofertas, você pode ver quantas ofertas existem em cada estágio do pipeline. Como leads e contatos, você também pode filtrar ofertas por qualquer um dos campos que estiver usando. Em uma entrada de transação, é possível ver qual contato, lead ou empresa está conectado a ela, atividade recente e porcentagem de valor e probabilidade. Quaisquer tarefas ou compromissos relacionados também são exibidos. Você também pode alterar o estágio da transação aqui.
Etapa 5: Personalizando seus pipelines de vendas
Os pipelines de vendas são compostos de estágios. O CRM base tem seis estágios prontos para uso, mas você pode adicionar mais ou excluir os que não planeja usar. Você também pode renomear e reordenar os estágios com base nos processos da sua empresa. Existem dois tipos de estágios: ativo e fechado. Embora você possa renomear qualquer um dos três estágios fechados, cujo padrão é ganho, perdido e não qualificado, você pode excluí-los ou adicionar mais.
Se você tiver vários pipelines de vendas, poderá personalizar cada um com estágios diferentes. Portanto, se você vender produtos e serviços, poderá ter pipelines que se ajustem a cada processo.
Etapa 6: Adicionando campos personalizados
Leads, contatos e negócios têm vários campos padrão, mas isso nem sempre é suficiente. Os campos personalizados permitem coletar e armazenar informações adicionais sobre seus clientes em potencial exclusivos para seus negócios. O CRM base tem uma variedade de opções de campo personalizadas. Você pode criar campos para uma única linha de texto, um parágrafo, caixa de seleção, menu suspenso, menu de seleção múltipla, data, email, telefone, endereço e URL. Você pode adicionar quantos campos personalizados quiser e, no menu suspenso e de seleção múltipla, até 500 opções.
Etapa sete: agendar compromissos
O CRM base vem com um recurso de calendário e você também pode integrar um ou mais Calendários do Google à sua conta. Você deve escolher um calendário como padrão, que é o único que pode editar. Os compromissos de calendários não padrão são exibidos em cinza. Ao criar um compromisso, você pode associá-lo a um lead, acordo ou contato. Basta começar a digitar o nome e o Base CRM sugerirá quaisquer registros correspondentes.
Esses compromissos aparecerão na entrada do lead, contato ou transação. Salvar um compromisso o adiciona ao seu calendário e envia convites para outros participantes. Você pode fazer o upload do logotipo da empresa para que seja exibido em todos os convites. Você também pode adicionar compromissos nas páginas de lead, contato ou oferta especial. Ao visualizar um compromisso, você pode ver quais participantes aceitaram e recusaram seu convite.
Etapa 8: Criando e atribuindo tarefas
No CRM Base, todas as tarefas estão associadas a transações. Você pode adicionar tarefas a partir da guia Calendário ou Tarefa ou diretamente de um lead, contato ou entrada de transação. As tarefas têm prazos e lembretes opcionais, que podem ser enviados uma semana, um dia, uma hora, 30 minutos, 15 minutos ou cinco minutos antes da data de vencimento ou no horário exato da data de vencimento. Tarefas em atraso são exibidas em vermelho. Dependendo das suas permissões, você pode atribuir tarefas a si mesmo ou a outros usuários.
Etapa Nove: Integrando Seu Email
O Base CRM possui uma ferramenta de email, mas também se integra ao Gmail e a outros provedores de email. Integrar sua conta de email significa que as comunicações com leads e contatos são registradas automaticamente, deixando tempo para um trabalho mais importante. Sua conta de email será sincronizada de duas maneiras: os emails enviados no Base CRM serão exibidos no seu cliente de email e vice-versa. O CRM base enviará um e-mail assim que a sincronização inicial de e-mail for concluída.
Seu email é dividido em quatro pastas: Caixa de entrada, Emails não rastreados, Enviado e Arquivado. Sua Caixa de entrada contém e-mails conectados a leads, contatos e negócios em sua conta. E-mails não rastreados são aqueles que não estão associados à sua conta. Nessa pasta, você pode adicionar um email como lead ou contato. Na pasta Enviados, você pode ver se um email foi visualizado e quantas vezes ele foi visualizado, para identificar mensagens que podem ter caído nas fendas ou foram para um endereço de email incorreto. Você pode excluir mensagens ou arquivá-las quando elas não forem mais importantes.
Etapa 10: configurando ações automatizadas
Se você se encontra fazendo a mesma tarefa repetidamente, por que não automatizá-la? O CRM base tem várias opções para criar tarefas automaticamente com base em determinados eventos. Você deve ser um usuário em nível de gerente e administrador da conta para criar ações automatizadas. Os exemplos incluem a criação de tarefas quando um negócio é movido para um novo estágio ou a atualização de um campo personalizado quando um novo negócio é criado. Primeiro, você seleciona o evento que acionará a ação. As opções incluem: quando um novo lead é criado; quando um novo contato é criado, quando um negócio é criado ou quando um negócio é movido para um estágio diferente. Alguns desses eventos têm opções mais granulares, como filtragem por empresa, pipeline ou estágio de negociação.
Em seguida, você decide qual deve ser a tarefa, atribui-a a um usuário e, opcionalmente, adiciona uma data de vencimento. Você pode criar várias tarefas por ação automatizada.
