Avaliação e classificação de Rubex by efilecabinet

O Rubex by eFileCabinet (que começa em US $ 15 por usuário por mês) é uma solução de gerenciamento de documentos (DM), armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos projetada para ajudar as empresas a ficarem sem papel e organizar eficazmente seus arquivos e documentos. Ideal para pequenas e médias empresas (SMBs) que exigem uma solução baseada em nuvem, o Rubex by eFileCabinet facilita o compartilhamento seguro de documentos dentro de uma organização e externamente, além de configurar a retenção e conformidade de documentos. O Rubex by eFileCabinet também mantém automaticamente um histórico da vida útil de um documento, incluindo quais alterações foram feitas, quem fez e quando. Ele salva proativamente todas as informações necessárias para futuras trilhas de auditoria.

O Rubex by eFileCabinet possui um recurso abrangente de Pesquisa, fluxos de trabalho automatizados, criação de modelos e compartilhamento de arquivos com controle de versão, com o objetivo de aumentar a eficiência que combina perfeitamente com o Microsoft SharePoint Online, nossa solução Escolha do Editor para DM. Você também encontrará uma gama mais ampla de opções de colaboração no Ascensio System OnlyOffice, que é a nossa segunda escolha dos editores no nosso resumo de análises de software de DM.

Gerenciamento de documentos e armazenamento seguro

O Rubex by eFileCabinet é um portal integrado de compartilhamento de arquivos e DM que coloca os recursos dos serviços eFileCabinet Online e SecureDrawer da empresa em uma solução moderna e baseada na Web. Com o objetivo de ajudar as pequenas e médias empresas a ficarem sem papel e aumentar sua eficiência, o Rubex by eFileCabinet apresenta funcionalidade inteligente de organização, armazenamento e compartilhamento de documentos. Ele também adiciona controles granulares para permissões de arquivo e gerenciamento de políticas de retenção de dados.

Projetado em torno da colaboração, o Rubex da eFileCabinet é a evolução mais recente do eFileCabinet Online, que apresenta um conjunto completo de funções de DM para compartilhar arquivos com segurança. Para reforçar a segurança do armazenamento e compartilhamento de documentos, o Rubex by eFileCabinet emprega criptografia de 256 bits e usa Amazon Web Services (AWS).

Rubex por eFileCabinet é muito novo; o site eFileCabinet ainda destaca os serviços mais antigos e reconhecíveis do eFileCabinet e SecureDrawer, que podem ser confusos. O futuro é claramente o Rubex da eFileCabinet, que oferece ostensivamente todos os recursos desses dois aplicativos, mas em uma nova interface de usuário (UI). Os aplicativos eFileCabinet Online para Android e iOS fazem referência semelhante ao eFileCabinet Online, mesmo que eles estejam acessando o Rubex by eFileCabinet.

Preços e Capacidades

A partir de US $ 15 por usuário por mês, o Rubex by eFileCabinet oferece compartilhamento seguro de arquivos com 25 GB de armazenamento, mas nenhum recurso ou funcionalidade de DM. A assinatura progressiva é a camada Advantage, que custa US $ 30 por usuário por mês, com 1 TB de armazenamento incluído. Essa é uma oferta mais robusta que atrairá a maioria das pequenas e médias empresas, mas só pode ser acessada com um mínimo de três usuários. As assinaturas Advantage incluem o sistema eFileCabinet DM, compartilhamento seguro de arquivos, o aplicativo SideKick, retenção (governança), autenticação de dois fatores (2FA), configurações de segurança individualizadas, ferramentas de conformidade e integração de assinatura eletrônica. Ele também inclui integração com o Microsoft Office, acesso à integração da API (Application Programming Interface), trilha de auditoria, suporte e serviço e acesso móvel. O conjunto de recursos desse nível será ideal para a maioria das pequenas e médias empresas atendendo suas necessidades de DM na nuvem. Os preços são médios para um produto desse intervalo, mas o requisito de ter no mínimo três usuários para acessá-lo parece uma estratégia para forçar os usuários a subir a próxima camada.

A próxima camada é a assinatura Business, que custa US $ 55 por usuário por mês e inclui 5 TB de armazenamento. A camada Business possui todos os recursos da camada Advantage e também inclui automação de processos de negócios, captura de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) por zona, automação de fluxo de trabalho, designer de fluxo de trabalho e bibliotecas de automação. Essa camada também inclui ferramentas de integração, aprovações, processo do período de tempo, escalonamento automático do processo prioritário, roteamento de arquivos específicos de dados e nomeação e armazenamento automáticos de arquivos. Também existe uma opção corporativa, mas o preço depende disso de requisitos específicos de personalização e armazenamento. Todos os planos de preços para Rubex da eFileCabinet são cobrados anualmente.

Funcionalidade focada na organização

O Rubex da eFileCabinet está focado na organização e eficiência na digitalização, gerenciamento e compartilhamento de documentos. A principal funcionalidade e controle do site começa no lado esquerdo da tela e se torna mais granular à medida que você se move para o lado direito. A solução online apresenta uma experiência de usuário atraente e intuitiva (UX). A barra superior, colorida em azul escuro, apresenta um menu de hambúrguer com três faixas para acessar os submenus Início, Admin, Pesquisa, Solicitações de arquivo, Check-out e Minhas configurações. Este menu pode ser facilmente oculto para maximizar o espaço na tela.

A seção Admin é onde você pode adicionar usuários, convidados e grupos. A partir daqui, você pode gerenciar licenças para usuários e convidados e ver as sessões do usuário. A seção Admin é onde os modelos podem ser adicionados e onde as políticas de governança e segurança podem ser determinadas. As opções de Política de segurança são abrangentes com vários requisitos complexos de senha, frequência de alteração de senha e seleções de autenticação de dois fatores (2FA) disponíveis para segurança ideal.

A barra azul também possui menus suspensos para Novo, Compartilhar, Editar e um atalho para aplicar modelos. Uma laranja "Precisa de ajuda?" O botão chama Perguntas freqüentes (FAQs) e uma grande caixa de pesquisa ganha destaque no lado direito. Também existem links para um Guia de Início Rápido para novos usuários e um ícone Tarefa revela a seção Centro de Atividades que lista Uploads e Notificações recentes.

Três ícones principais se enquadram no logotipo Rubex. O primeiro é um ícone Casa para Casa, que exibe Minha Conta, que possui um ícone de edifício para designar uma empresa. Os usuários podem criar vários gabinetes para armazenar seus arquivos; é possível criar gavetas aninhadas também dentro dos gabinetes de arquivos. Construir uma estrutura de arquivos intuitiva e lógica é simples.

O segundo ícone principal é Minhas ações. Ele é composto de pontos interconectados e lista todos os documentos compartilhados e seu status, se eles foram acessados ​​ou não, e quanto tempo eles permanecem disponíveis. O terceiro ícone, uma Pasta, é para Meus Portfólios, onde é possível armazenar todos os documentos anexados a um projeto ou cliente específico.

Na seção Minha conta, existem ícones pop-up no lado direito, incluindo detalhes, comentários (onde os usuários podem deixar notas post-it virtuais), perfil e permissões (para alternar as permissões de leitura, gravação e exclusão de Usuários e Grupos). Há uma janela pop-up de governança para proteger os arquivos contra edição (ou exclusão), logs de automação e auditoria. A governança se torna um recurso crítico, à medida que mais funcionários acessam documentos importantes. Uma boa configuração de governança garante que os gerentes possam visualizar quais arquivos foram excluídos e por quem, além de exigir aprovações dos gerentes antes que os arquivos sejam completamente fragmentados no sistema.

A combinação de navegação clara e em camadas e controles baseados em ícones facilita a usuários de qualquer nível de habilidade familiarizarem-se com o Rubex pelo eFileCabinet. Mas haverá uma curva de aprendizado para os usuários provenientes da antiga interface do usuário do eFileCabinet Online, que teve mais ferramentas e opções disponíveis à primeira vista. Comparado à interface do usuário do eFileCabinet Online, o Rubex by eFileCabinet é visualmente minimalista e ainda mais funcionalmente dinâmico. Embora o eFileCabinet Online pareça um aplicativo nativo no estilo Microsoft Office, completo com uma interface de usuário com faixa de opções, o Rubex by eFileCabinet se parece com um aplicativo móvel que requer mais alguns cliques para acessar alguns itens de menu. Alguns usuários podem apreciar a aparência limpa, mas há uma vantagem em ter mais opções de menu presentes o tempo todo.

Os acompanhantes de aplicativos móveis eFileCabinet para iOS e Android adicionam alguma conveniência, permitindo que os usuários enviem fotos e documentos diretamente de seus dispositivos móveis. No entanto, vários usuários relataram problemas ao fazer login ou carregar seus arquivos. Usei o aplicativo Android durante meus testes e também tive problemas para fazer upload de arquivos.

Colocando o poder da pesquisa no DM

O uso de ícones para armários, gavetas e pastas traz convenções de arquivamento e organização de escritórios no mundo real para o espaço digital. Isso familiariza o trabalho no DM e é possível criar uma estrutura organizada e aninhada ordenadamente para arquivos. Um dos maiores recursos do Rubex da eFileCabinet é o mecanismo de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que pode pegar documentos digitalizados e arquivos PDF e tornar seu conteúdo pesquisável. Ao clicar com o botão direito do mouse em um documento no Rubex pelo eFileCabinet, você pode escolher uma configuração "Tornar pesquisável (OCR)" para adicionar o conteúdo desse documento à base de pesquisa. Usando o Zonal OCR, incluído na assinatura comercial de US $ 55 por usuário por mês, ele extrai apenas os campos de dados mais importantes de um documento digitalizado e armazena os valores extraídos em bancos de dados estruturados.

Há também a capacidade de adicionar metadados, tags e nomes de perfis para ajudar melhor o arquivamento e a pesquisa de documentos. A pesquisa economiza muito tempo à medida que o volume de arquivos e documentos aumenta. Os usuários podem definir metadados, tags e nomes de perfis para ajudar a personalizar o que é pesquisado, dependendo do que a empresa precisa. A função de pesquisa funciona com rapidez e precisão e até ajuda a encontrar palavras-chave que estão nos documentos PDF digitalizados.

Não é possível editar documentos e arquivos diretamente do Rubex pelo eFileCabinet, mas há um processo de check-in / check-out que permite que os usuários façam check-out do documento e façam alterações no formato nativo do documento. Depois que os usuários retornam o documento com as alterações feitas, o Rubex da eFileCabinet criará uma nova versão do documento para um controle e auditoria de versão mais precisos. O Rubex by eFileCabinet permite que os usuários anotem, redigam e assinem documentos enquanto estiverem no programa, mas as alterações reais precisam ser feitas fora.

É possível adicionar assinaturas eletrônicas para documentos, mas o site rejeitará os usuários fora do local para verificação no Citrix RightSignature; a integração com o DocuSign também está disponível. A funcionalidade de compartilhamento é integrada ao menu do botão direito. Ao passar o mouse sobre um arquivo em uma gaveta ou armário, clique com o botão direito do mouse para abrir mais opções. Depois de clicar na opção Compartilhar, ela abre uma janela que destaca o arquivo compartilhado e permite inserir um endereço de email e uma mensagem para o destinatário. Os arquivos compartilhados são somente leitura por padrão, mas clicar na guia Avançado revela várias opções, incluindo permissões de Leitura, Gravação e Exclusão; Carregar, baixar e excluir notificações, bem como uma data de validade por meio de uma interface de usuário de calendário fácil de usar.

Uma solução abrangente para pequenas e médias empresas

O Rubex da eFileCabinet combina com sucesso a versatilidade do eFileCabinet Online e a funcionalidade de armazenamento e compartilhamento seguro do SecureDrawer, além de adicionar poderoso OCR e funções abrangentes de pesquisa. Com foco na organização de documentos, auditoria fácil e controle administrativo, o Rubex by eFileCabinet é uma solução DM bastante abrangente que pode ajudar as pequenas e médias empresas a alcançar seu objetivo de modernizar e evoluir para um escritório sem papel eficiente. Mas se você precisar de uma gama mais ampla de opções de colaboração, consulte primeiro o OfficeOffice do Opcional do Ascensio do Choices dos editores e o Microsoft SharePoint Online.