Revisão e classificação de projetos de trabalho em equipe

Introdução aos projetos de trabalho em equipe

O Teamwork Projects facilita a configuração de uma conta e começa a inserir detalhes sobre um projeto imediatamente. Alguns aplicativos de gerenciamento de projetos tornam mais difícil porque usam terminologia não convencional para seus recursos ou ocultam as configurações necessárias em locais que você pode não procurar. Projetos de trabalho em equipe não. É uma das ferramentas mais intuitivas de gerenciamento de projetos que já vimos. Minutos depois de criar uma conta, montamos um projeto, convidamos colaboradores, entramos em uma lista de marcos e começamos a adicionar tarefas.

O aplicativo tem um design novo e inteligente. É alegre enquanto ainda é profissional, com um tema de cores que você pode personalizar e usa espaço adequadamente. Isso tudo cria um aplicativo visualmente convidativo. A navegação não poderia ser mais intuitiva. É sempre aparente onde você precisa ver uma lista de projetos, atribuir uma tarefa a uma pessoa em particular, alterar os níveis de permissão de alguém, adicionar detalhes a uma tarefa, gerar um relatório ou iniciar um cronômetro para rastrear o tempo na tarefa.

Por mais fácil que seja navegar e usar o aplicativo, o Teamwork Projects não é de forma alguma simplista. Seu conjunto de recursos é profundo. Por exemplo, ao criar tarefas, você pode adicionar subtarefas, criar dependências de tarefas, indicar níveis de prioridade, definir uma data de vencimento ou um período de tempo para a tarefa e atribuí-la a mais de uma pessoa. Está faltando a capacidade de atribuir um horário em que a tarefa vence (você só pode definir a data), mas, caso contrário, as opções são abundantes.

Você pode personalizar sua conta do Teamwork Projects para marcá-la com a identidade da sua empresa. Cada conta recebe um URL exclusivo para fazer login e, opcionalmente, você pode adicionar um logotipo também. Além disso, você pode acessar personalizações e configurações de nível inferior, como aquelas relacionadas a webhooks, logon único (SSO) e seus detalhes de assinatura.

Recursos

À medida que você e sua equipe preenchem os Projetos de Trabalho em Equipe com projetos e detalhes associados, você também vê um painel preenchendo as informações. O painel contém vários gráficos e caixas de informações que informam sobre o estado de seus projetos. Por exemplo, ele pode mostrar aos administradores da equipe o número de tarefas em breve em todos os projetos, quantas tarefas ativas são atribuídas a diferentes membros da equipe, quanto tempo a equipe gastou nas tarefas recentemente e quantas dessas horas são faturáveis. Para indivíduos que não têm privilégios administrativos, eles veem informações pertinentes a eles, como tarefas e marcos futuros, tempo registrado e tarefas ativas atribuídas a eles.

Por falar em tempo registrado, o Teamwork Projects vem com recursos de rastreamento de tempo e cobrança, incluindo um timer no aplicativo que você pode iniciar enquanto trabalha. Se você não acompanhar seu tempo enquanto trabalha, sempre poderá adicionar o número de horas ou minutos trabalhados manualmente. O Teamwork Projects permite que você insira detalhes adicionais, como uma descrição do trabalho, tarefas relevantes e até tags. Você também pode marcar as entradas de horário como faturáveis ​​ou não faturáveis.

Projetos de trabalho em equipe também incluem ferramentas de despesas e faturamento. A maioria desses recursos fica no cabeçalho chamado Faturamento. Quando você incorre em despesas que devem ser cobradas de um cliente, pode adicioná-las nessa área e incluir um nome, data e descrição. Nesta seção, você também pode selecionar todo o tempo e despesas faturáveis ​​e gerar automaticamente uma fatura. Você também pode criar uma fatura de taxa fixa aqui. O Teamwork Projects monitora as faturas que você gera e as despesas que fatura, para que você não fature mais ninguém.

O aplicativo também possui gráficos interativos de Gantt, para que você possa ajustar a linha do tempo de um projeto arrastando e soltando as tarefas afetadas. Você também pode editar a maioria dos outros detalhes importantes. Por exemplo, você pode criar dependências entre tarefas, registrar o progresso de uma tarefa anotando sua porcentagem até a conclusão, reatribuí-la a outra pessoa, alterar o nível de prioridade e assim por diante. No entanto, as visualizações em forma de grade dos gráficos de Gantt parecem rígidas e são inconsistentes com o design convidativo do aplicativo.

Se você gosta de gráficos de Gantt e gosta muito de gerenciamento de tempo e rastreamento de tempo, pode achar o LiquidPlanner mais atraente. No LiquidPlanner, você pode ver em um gráfico de Gantt como a ausência inesperada ou licença prolongada de alguém afetará o progresso de um projeto e você pode ajustar instantaneamente o cronograma inteiro do projeto de acordo. O Comindware Project possui muitos recursos semelhantes, mas não coloca o gerenciamento de tempo em evidência tanto quanto o LiquidPlanner.

Os Projetos de trabalho em equipe também incluem quadros Kanban opcionais. Kanban é um método de gerenciar o trabalho. Você tem um quadro com uma série de colunas verticais e tem cartões. Cada cartão é uma tarefa. Você pode rotular as colunas da maneira que desejar, embora muitas vezes as pessoas as usem para rastrear o trabalho através de um fluxo de trabalho, como Tarefas, Tarefas, Concluído. Em seguida, você move um cartão pelas colunas à medida que avança no fluxo de trabalho.

A maneira como o Teamwork Projects implementa o Kanban é um pouco incomum, mas de maneira organizada. Normalmente, quando os aplicativos de gerenciamento de projetos têm quadros kanban (e é raro que eles tenham), as colunas do quadro correspondem a algum campo que já está nos detalhes da tarefa, ou seja, você escolhe os cabeçalhos das colunas de algum campo existente. Em Projetos de trabalho em equipe, no entanto, seu quadro Kanban pode ser completamente desconectado das informações existentes sobre o projeto e as tarefas. Você pode criar um novo quadro Kanban para visualizar as informações que desejar. Por exemplo, em nossa conta demo, criamos um quadro Kanban para rastrear o status da tarefa: A ser atribuído, atribuído, em andamento, aguardando aprovação. Essas opções não aparecem em nenhum lugar nos detalhes da tarefa. Eles são completamente separados. Como você personaliza o quadro Kanban da maneira que desejar, você tem a oportunidade de fazer algo novo no seu projeto, que não é inerentemente suportado no aplicativo.

Na visão da Diretoria, o Teamwork Projects possui outro recurso muito interessante, chamado Triggers. Gatilhos são automações criadas para que, quando alguém mova um cartão de tarefa para uma determinada coluna, alguma ação especificada ocorra automaticamente. Por exemplo, digamos que temos uma coluna chamada Aguardando aprovação. Você pode criar um gatilho para que, sempre que um cartão cair nesta coluna, o gerente do grupo e qualquer pessoa que siga a tarefa receba uma notificação de que o trabalho está pronto para ser aprovado. Observe que os gatilhos não estão disponíveis no plano gratuito.

Integrações e Webhooks

O Teamwork Projects suporta webhooks, um recurso ligeiramente avançado que permite criar automações com serviços on-line externos a Teamwork Projects. Por exemplo, você pode criar um webhook que envie um email para a equipe executiva sempre que alguém marcar um marco completo. Para que um webhook funcione, você também precisa do serviço conectado para oferecer suporte a webhooks.

Outra maneira de usar os webhooks é coletar informações personalizadas sobre como sua equipe usa os Projetos de Trabalho em Equipe. Você pode, por exemplo, desenvolver um webhook que registre a hora, a data e o usuário sempre que alguém baixar um arquivo da conta da sua equipe. Observe que os Webhooks exigem que você mergulhe um pouco na API; portanto, alguns usuários podem optar por outras integrações.

Nessa frente, o Teamwork Projects suporta muitos serviços integrados, incluindo ZenDesk, FreshBooks, Harvest e Zapier. O Zapier abre ainda mais conectividade, pois é um serviço que ajuda as pessoas a fazer automações entre aplicativos que não necessariamente se conectam por conta própria. Por exemplo, você pode usar o Zapier para conectar os Projetos de Trabalho em Equipe ao Salesforce, para que, quando alguém criar uma nova oportunidade de vendas no Salesforce, uma nova tarefa apareça automaticamente nos Projetos de Trabalho em Equipe, que extraiam as informações desejadas da nova oportunidade de vendas.

Colaboração em projetos de trabalho em equipe

Por um breve período, os aplicativos de gerenciamento de projetos e outros aplicativos de gerenciamento de trabalho começaram a adicionar a funcionalidade de bate-papo para que você pudesse enviar mensagens aos colegas sem sair da janela ativa em que está trabalhando. Essa tendência diminuiu à medida que os aplicativos de mensagens em equipe se tornaram mais populares. De fato, o trabalho em equipe oferece um aplicativo de mensagens para equipes chamado Teamwork Chat, mas é um produto vendido separadamente dos Projetos de Trabalho em Equipe. Os dois aplicativos podem se integrar, por isso, se você gosta de Projetos de trabalho em equipe, considere adicionar o Chat de trabalho em equipe.

A empresa também possui outros produtos de colaboração, como CRM, software de suporte técnico e um aplicativo colaborativo de edição de documentos chamado Teamwork Spaces, um pouco semelhante ao Quip do Salesforce. Todos esses aplicativos podem se integrar.

Alguns serviços de gerenciamento de projetos ainda oferecem um aplicativo de bate-papo totalmente incorporado, se você estiver procurando por um. O Zoho Projects e o ProofHub são dois exemplos.

Por mais que os Projetos de trabalho em equipe promovam o trabalho em conjunto, não é ideal para certos tipos de colaboração. Por exemplo, você pode fazer upload de arquivos para o aplicativo, visualizá-los e até adicionar comentários. No entanto, você não pode marcar os arquivos usando setas e círculos ou uma ferramenta de marca-texto, o que é um revés se sua equipe colaborar frequentemente em materiais visuais.

Se você precisar de ferramentas de marcação no aplicativo de colaboração, poderá procurar especificamente um software de revisão ou procurar um aplicativo de gerenciamento de projetos que o contenha, como o ProofHub. O Volerro é outra opção, embora seja mais um aplicativo de placa kanban do que tradicionalmente um software de gerenciamento de projetos. O iglu é mais uma opção, mas é mais um espaço de colaboração no local de trabalho (pense na intranet) do que uma plataforma de gerenciamento de projetos. Possui ferramentas de marcação em PDF, além de uma opção de classificação por estrela para todos os arquivos enviados.

Apesar dessas limitações, o Teamwork Projects permite adicionar descrições aos arquivos, categorizá-los e escolher quem deve ser notificado sobre o upload. Você pode até restringir o acesso a um arquivo se não quiser que todos na conta o vejam.

Se você tem colegas de equipe que estão sempre em movimento, o Teamwork Projects possui um aplicativo para iOS e Android, permitindo que todos se mantenham atualizados sobre projetos e tarefas, não importa onde estejam. A versão móvel do Teamwork Projects fornece informações sobre o status do trabalho e das linhas do tempo, mas não possui todas as funcionalidades fornecidas no aplicativo Web. Portanto, é útil manter contato com sua equipe atualizando seu status ou adicionando horas trabalhadas em uma tarefa, mas não substitui o aplicativo da web.

Gerenciamento de projetos simplificado

O Teamwork Projects fornece excelente suporte ao gerenciamento de projetos, com uma ampla gama de ferramentas, um design fácil de usar e recursos úteis. Sua tarifa fixa cobre cinco usuários e seus preços competitivos o tornam um bom valor, dado o que oferece. O Teamwork Projects continua a ser uma escolha dos editores da PCMag, juntamente com Zoho Projects e LiquidPlanner. A Zoho Projects continua a atrair um orçamento pequeno para as pequenas empresas, enquanto o LiquidPlanner é ideal para organizações maiores que estão dispostas a dedicar tempo para aprender um sistema incrivelmente produtivo.

Se você escolher Projetos de trabalho em equipe, consulte nossos conselhos sobre 7 maneiras de simplificar o gerenciamento de projetos em Projetos de trabalho em equipe para ajudá-lo a começar.