Vídeo: What Is NetSuite OneWorld? (Outubro 2024)
O Oracle NetSuite OneWorld é um dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) mais populares do mercado atualmente. Os sistemas de ERP são geralmente complexos simplesmente porque cobrem muito terreno - desde contabilidade e finanças a vendas, marketing, gerenciamento de estoque e muito mais. O NetSuite trabalhou duro para manter seu software o mais simples possível de usar, mas grande parte de sua popularidade decorre do fato de ser sofisticado e flexível o suficiente para acomodar todos os tipos de negócios - de pequenas a médias empresas (PME) a multinacionais de ponta. empreendimentos. E agora que o NetSuite foi adquirido pela Oracle e provavelmente está sendo integrado ao portfólio de software corporativo da empresa Fortune 100, esses recursos só crescerão.
Essa flexibilidade, no entanto, às vezes é a desvantagem do aplicativo. O NetSuite é tão abrangente que é quase impossível conhecer todos os seus recursos - evidenciado pelo fato de que especialistas em ERP e NetSuite aconselham fortemente os clientes a contratar uma empresa de consultoria NetSuite qualificada para configurar e personalizar o software antes de lançá-lo. para os usuários.
Isso pode dificultar que os usuários aproveitem ao máximo essa valiosa plataforma. É muito possível que o software tenha recursos úteis que eles talvez nem saibam que existem. Para ajudar, selecionamos uma pequena lista de usuários e consultores especializados e compilamos uma coleção de dicas e truques do Oracle NetSuite OneWorld para mostrar como usar alguns dos recursos que você nem conhece o NetSuite. Também mostraremos como usar melhor alguns recursos necessários todos os dias. Expandiremos este compêndio com o passar do tempo e convidamos você a compartilhar suas próprias dicas e técnicas conosco.
As dicas a seguir foram fornecidas por Craig Sullivan, Chris Manchester, Will Goodbourn e NoBlue. Sullivan é vice-presidente sênior de produtos internacionais da Oracle NetSuite, Manchester é consultor sênior da NetSuite na parceira e consultoria da NetSuite, Sikich LLP, Goodbourn é consultor de soluções no Klugo Group na Austrália e a NoBlue é parceira e consultoria da NetSuite no Reino Unido. Agradecemos toda a participação e vontade de compartilhar seus conhecimentos.
Categorias
- CONTABILIDADE E FINANCEIROS
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- VENDAS E MARKETING
Dica 1: aproveite ao máximo seu plano de contas
Seu plano de contas é essencial para o processo contábil da sua organização. O gráfico separa e organiza ativos, despesas, passivos e receita de maneira a facilitar a avaliação rápida da saúde financeira geral da sua empresa. O NetSuite OneWorld inclui um plano de contas abrangente, mas muitos usuários perdem recursos importantes quando se trata de conectar várias entidades, como subsidiárias. Para facilitar, tente o seguinte:
Ao criar uma nova conta, adicione um ID externo (via importação) que seja o número da conta do Razão (GL) para facilitar a importação do lançamento contábil manual. O plano de contas para consolidação do Oracle NetSuite OneWorld (várias empresas) deve ser compartilhado por todas as suas subsidiárias. Por exemplo, você usaria as mesmas contas a pagar e as mesmas contas a receber para todas as subsidiárias, independentemente da moeda. Você pode fazer isso facilmente porque o Oracle NetSuite OneWorld se ajusta automaticamente às reavaliações de moeda.
No entanto, lembre-se de que é melhor usar as contas padrão padrão do Oracle NetSuite OneWorld sempre que possível, em vez de importá-las. Além disso, use Segmentos para relatórios financeiros em vez de criar Contas Contábeis separadas para todos os departamentos, canais ou subsidiárias.
Dica 2: obtenha mais do gerenciamento financeiro
Os painéis são uma ótima maneira de facilitar o acesso às operações usadas. Depois de identificar atalhos, relatórios, indicadores chave de desempenho (KPIs) comumente usados, pesquisas salvas ou outras funções para uma função específica, o Oracle NetSuite OneWorld permite que você os crie em um painel específico para essa tarefa. Você pode configurar e publicar esses painéis para usuários específicos. Isso detalha até usuários individuais que podem ter painéis completamente diferentes. Você pode editar e modificar os painéis de um usuário para uso por outro usuário ou copiar um painel uniforme para vários usuários ou para uma equipe com as mesmas necessidades.
Dica 3: Use montagens fantasmas no planejamento da produção, cadeia de suprimentos e requisitos de material (MRP)
Os conjuntos fantasma são normalmente itens não estocáveis produzidos para uso como componentes em conjuntos de fabricação. Eles também podem ser usados para simplificar o gerenciamento da lista de materiais (BOM) ou para representar uma opção de configuração para um determinado produto fabricado.
O recurso Lista fantasma também permite que os usuários controlem quais montagens serão retiradas do estoque e quais serão concluídas como parte da ordem de serviço da montagem armazenável. Por exemplo, os usuários podem criar um item de montagem (como uma roda de bicicleta, por exemplo) que represente uma opção de configuração do produto e, em seguida, defina-o como "Fantasma".
Para fazer isso, os seguintes recursos precisam ser ativados no menu Configuração: Configuração> Empresa> Tarefas de configuração> Ativar recursos:
Itens de montagem
Ordens de trabalho
Uma vez ativada, as opções de Montagem fantasma aparecem nos registros de montagem e ordem de serviço.
Dica 4: Usando funções na implementação e na configuração do sistema:
Como as funções são criadas e atribuídas no Oracle NetSuite OneWorld é muito importante. Deve ser o assunto de várias reuniões de segurança e processos de negócios antes da implantação do software. As funções são importantes porque representam seu primeiro nível de controle para segurança de dados; quem você é e o que faz define seu acesso a dados e recursos, portanto, isso precisa ser cuidadosamente mapeado.
Para testar se suas funções têm as permissões corretas, copie a URL de uma função e use-a em outra para atuar como teste. Se a segunda função não tiver a permissão correta, o Oracle NetSuite OneWorld explicará exatamente qual permissão é necessária. Além disso, tente definir grupos de funções ou funções pertencentes a grupos de usuários (como departamentos ou equipes) em vez de criar uma função separada para cada usuário. Se uma pessoa precisar de permissões um pouco mais ou menos que as demais, você pode ajustá-las usando Permissões Globais na parte superior da função personalizada definida, semelhante a como você faria em um diretório de rede como o Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD). Além disso, sempre tente usar uma função personalizada em vez de uma função padrão. As funções personalizadas podem ser modificadas ao longo do tempo, enquanto as funções padrão não - o que as torna inerentemente mais seguras e fáceis de gerenciar a longo prazo.
Dica 5: Habilite o NetSuite Mobile
O NetSuite Mobile é um recurso que muitas organizações subutilizam. Duas áreas nas quais o NetSuite Mobile economiza tempo e incentiva a geração de relatórios mais precisos são a entrada no Relatório de Despesas e a Atualização de Dados de Clientes e Vendas. Ao inserir as despesas e os recebimentos associados à medida que eles acontecem, você eliminará os erros de entrada perdidos ao inseri-los em lotes.
Detalhes da despesa são os elementos básicos a partir dos quais você pode gerenciar as despesas e criar relatórios de despesas. Eles compreendem uma imagem do recibo físico e a descrição da despesa que o acompanha. Você pode anexar até quatro imagens a um Detalhe de despesa individual, o que facilita a organização de vários itens em uma única categoria (por exemplo, coisas como multas de estacionamento, tarifas de táxi ou refeições noturnas).
Para criar um detalhe de despesa:
Primeiro, toque em "Nova despesa" no Painel inicial.
Segundo, toque no ícone Imagem da câmera.
Terceiro, escolha uma imagem existente no seu computador ou capture uma nova imagem e aponte para ela.
Em seguida, toque no ícone Imagem da câmera novamente para adicionar várias imagens conforme necessário (lembre-se, o máximo é quatro).
Em seguida, preencha os campos de descrição para que a contabilidade saiba o que está acontecendo.
Por fim, toque em Concluído para salvar os detalhes da despesa e pronto.
Dica 6: Crie campos personalizados para adaptar o OneWorld aos seus negócios
Campos personalizados são campos de entrada de dados e banco de dados que não fazem parte da configuração padrão do Oracle NetSuite OneWorld. Ao mapear cuidadosamente seus processos de negócios, você pode descobrir os dados que sua organização precisa capturar para otimizar o valor do Oracle NetSuite OneWorld para sua empresa. Você pode adicionar esses campos a qualquer módulo no Oracle NetSuite OneWorld. Esse poderia ser um campo no módulo CRM (Customer Relationship Management) que captura algo sobre seus clientes que apenas sua empresa pode precisar ou campos personalizados em seus módulos de inventário ou contabilidade. Não é difícil adicionar um ou mais desses campos personalizados aos seus registros.
Para começar, vá para Personalização> Listas, Registros e, em seguida, Campos. A partir daí, selecione> Novo e, em seguida, indique para onde deve ir e qual é o tipo de campo desejado.
Em seguida, no campo Rótulo, insira um nome ou descrição para o campo. Esse rótulo é exibido pelo campo nas transações selecionadas. Se desejar, insira um ID exclusivo para este campo. Isso pode ser definido como uma sequência alfanumérica de até 30 caracteres. Essa sequência não deve incluir espaços, mas pode incluir sublinhados ("_"). O NetSuite modifica automaticamente o ID inserido nesse campo com um prefixo que corresponde ao tipo de campo que está sendo criado, conforme listado abaixo:
CRM: custevent
Entidades: custódia
Itens: custitem
Coluna da transação: custcol
Organismo de Transação: custbody
Selecione o proprietário deste campo personalizado. Somente o proprietário pode modificar esse registro. Seu nome é selecionado por padrão. Digite uma descrição do campo. No campo Tipo, selecione o tipo de campo personalizado que você deseja criar. O tipo de campo que você seleciona determina as outras opções que você pode definir nesta página. Se você selecionou Lista / Registro ou Seleção múltipla no campo Tipo, selecione a lista ou registro que contém os itens para o campo da lista.
Por padrão, a opção Valor da loja é ativada para que os valores dos campos personalizados sejam armazenados na sua conta do Oracle NetSuite OneWorld. Desmarque esta caixa para indicar que os valores desse campo personalizado são "somente exibição" e não devem ser armazenados. Além disso, alguns tipos de dados de campo personalizados fornecem uma opção "Usar formato criptografado" que você pode habilitar para criptografar os valores de campo armazenados no banco de dados.
Dica 7: Configurar o Oracle NetSuite OneWorld para iPhone
De uso gratuito para todos os clientes do Oracle NetSuite OneWorld, o aplicativo Oracle NetSuite OneWorld para iPhone fornece acesso às principais informações comerciais, para que você possa monitorar facilmente as atividades comerciais, a qualquer hora e em qualquer lugar. O aplicativo foi projetado principalmente para uso no iPhone, mas funcionará em qualquer dispositivo iOS com Apple iOS 7.x ou superior com conexão à Internet. Veja como você pode definir algumas das configurações mais importantes:
Salvando ou removendo seus detalhes de login: o aplicativo pode armazenar seus detalhes de login usando o recurso "Lembrar de mim". Para habilitar isso, vá para Configurações:
Em seguida, toque em "Lembrar de mim", digite suas credenciais de login, toque em "Ativar" e, em seguida, leia e aceite a declaração legal do Oracle NetSuite OneWorld. Para remover seus detalhes de login, basta voltar às mesmas configurações e tocar em "Desativar".
Configurando a barra da Guia de Navegação: Você pode configurar a barra da Guia de Navegação para exibir as quatro opções a seguir: Início, Calendário, Pesquisas Salvas e a lista de tipos de registro suportados. Na barra da guia Navegação, toque em "Mais" e, na barra de menus, toque em "Reordenar". Agora você pode mover os tipos de registro para cima ou para baixo na lista, arrastando o ícone Grab. Quando terminar, toque em "Concluído". Os quatro primeiros itens serão exibidos na barra da guia Navegação (situada na parte inferior da maioria das telas).
Configurando o registro de chamadas telefônicas: O registro de chamadas telefônicas permite rastrear todas as chamadas iniciadas no aplicativo Oracle NetSuite OneWorld para iPhone (esse recurso está desativado por padrão). Também pode lembrá-lo de registrar sua última chamada; assim que uma chamada terminar, um alerta pop-up o lembrará de registrar a chamada. Para ajustar essas configurações, vá para as configurações e toque em "Registro de chamadas telefônicas". Quando terminar, toque em "Concluído".
Dica 8: Aproveite ao máximo os feeds RSS
Muitos usuários não usam o recurso de feeds RSS no painel do Oracle NetSuite OneWorld, o que pode ser um erro, especialmente para equipes ou divisões que desejam atualizar-se com facilidade e regularidade. RSS significa "Resumo do site rico" e é uma maneira de as atualizações de informações serem publicadas em um feed de colaboração no estilo de mídia social, para que pessoas, equipes ou outros grupos possam se inscrever nele. Esses feeds podem se originar dentro da sua organização ou em algum outro lugar da Web aberta. O Oracle NetSuite OneWorld possui alguns feeds RSS integrados aos quais você pode assinar imediatamente, como o Yahoo Business News, mas existem muitas ferramentas disponíveis que ajudarão a criar um feed RSS personalizado para todos os tipos de usos diferentes.
Como exemplo, o Queryfeed permite que você use uma ferramenta de pesquisa simples para raspar o Facebook, Google ou Twitter em busca de uma palavra-chave ou palavras-chave específicas. Assim, você pode monitorar toda vez que alguém mencionar sua empresa no Twitter ou ficar de olho no burburinho de um evento do setor que o afeta. A criação desse feed leva apenas alguns minutos e você pode usar os recursos de RSS do Oracle NetSuite OneWorld para exibir esses dados diretamente nos painéis do Oracle NetSuite OneWorld.
Um serviço de RSS fornecerá um URL de endereço de site com o código para seu feed RSS personalizado. Então, tudo que você precisa fazer é:
Clique no link "Personalizar" no canto superior direito do seu painel do Oracle NetSuite OneWorld. Isso fornece um menu de todos os "portlets" do painel disponíveis. A partir daí, você pode selecionar "RSS Feed" e arrastá-lo para onde quiser.
Clique no link "Configuração" na parte superior do seu novo portlet de feed RSS para alterar a fonte.
No campo "URL do feed", digite o URL do seu novo feed RSS.
O novo feed RSS será adicionado.
Ver todas as categorias VENDAS E MARKETINGDica 9: Torne o CRM ainda mais gerenciável
Os recursos de CRM do Oracle NetSuite OneWorld já são competitivos e abrangentes, mas aqui estão várias maneiras de tornar o CRM ainda mais fácil de usar:
Use a atribuição automática de leads. Configure suas regras de vendas e territórios de vendas para atribuir instantaneamente novos leads a representantes de vendas ou equipes associados assim que esses leads estiverem disponíveis.
Acompanhe e monitore a última atividade de vendas nos registros de contato, lead e oportunidade. Isso garante que os clientes potenciais sejam contatados em tempo hábil.
Use os lembretes do painel com títulos para orientar rápida e facilmente suas tarefas diárias.
Lembre-se de definir Campanhas de Marketing como "EXECUTE" para que sejam processadas no horário designado.
Crie pesquisas de satisfação facilmente personalizáveis usando registros personalizados para enviar por e-mail aos seus clientes; os resultados serão preenchidos automaticamente no Oracle NetSuite OneWorld e podem ser facilmente rastreados.
Dica 10: Como responder a um email de um registro
Nem sempre é fácil descobrir como responder a um email gerado a partir de um registro. Aqui está como:
No registro a partir do qual você deseja enviar a mensagem de email, clique na subguia Comunicação. Em seguida, na subguia Mensagens subsequente, faça o seguinte:
Clique em Exibir ao lado da mensagem de email:
E, em seguida, clique em Responder, Responder a todos ou Encaminhar:
Se você estiver respondendo, os anexos não serão incluídos por padrão, mas poderão ser adicionados na subguia Anexos. As mensagens encaminhadas incluem anexos por padrão.
Dica 11: Como enviar uma nova mensagem de email de um registro
Não é difícil enviar um email que inclua um registro. Essa é uma maneira útil de encaminhar o registro. Se você estiver enviando uma nova mensagem de email, clique em Email. Como alternativa, você pode usar o botão "Criar novo" na parte superior do registro e selecionar e - mail na lista suspensa. Uma caixa de mensagem de email será exibida.
Em seguida, selecione o contato que você deseja enviar por email no campo Destinatário ou insira um endereço de email. Se você deseja incluir outros destinatários, na coluna Copiar Outros, selecione os outros que deseja incluir nesta mensagem. No campo E - mail, digite um endereço de e-mail, se não existir. Marque a caixa Cc para copiar esse contato ou a caixa Cco para fazer uma cópia oculta do contato.
Dica 12: Gerenciando emails devolvidos
No Oracle NetSuite OneWorld, quando uma mensagem de email retorna um endereço inválido ou rejeição forçada, qualquer registro associado a esse endereço de email oferece um aviso de que o endereço de email é inválido. Esse aviso inclui campanhas de marketing por email, além de registros de clientes, contatos, fornecedores, funcionários e outros nomes e mensagens de email. Existem muitas razões possíveis para quedas fortes. Isso inclui usuário desconhecido, domínio incorreto, erro de endereço e o erro Conta encerrada, para citar apenas alguns.
Esses endereços de email também são adicionados à "Lista de endereços de email devolvidos". O Oracle NetSuite OneWorld não enviará mensagens de email para endereços que acionaram um salto rígido até serem removidos desta lista, manualmente ou após um tempo especificado. Esse horário especificado é definido pelo administrador da conta na guia E-mail em Configuração> Empresa> Preferências> Configurar impressão, fax e e-mail.
Você pode visualizar uma lista de endereços de email devolvidos em Listas> Relacionamentos> Endereços de email devolvidos.
Aqui, você pode remover manualmente os endereços de email da lista para incluí-los novamente em campanhas de email. Enquanto houver endereços de email nessa lista, o Oracle NetSuite OneWorld não enviará emails para esses destinatários. No entanto, eles permanecem nessa lista apenas pelo período definido mencionado anteriormente. Os períodos definidos para "remover endereços de email da lista de endereços de email devolvidos depois" são 30 dias, 90 dias, 180 dias ou nunca. Se sua conta estiver definida como "nunca", os e-mails devolvidos permanecerão nessa lista e, portanto, nunca serão enviados, a menos que você os remova manualmente.
Dica 13: Usando o recurso Comissões de Empregados
O módulo da Comissão (também conhecido como "gerenciamento de compensação de incentivos") está disponível como um módulo adicional para os clientes do Oracle NetSuite OneWorld. Permite que os empregadores paguem facilmente seus representantes de vendas e comissão de representantes de parceiros, como parte de seus salários ou por cheque (tratado como uma transação de contas a pagar). O recurso de compensação de vendas do Oracle NetSuite OneWorld está integrado aos recursos de contabilidade, facilitando assim. Quando as transações são inseridas, a comissão de vendas é calculada automaticamente pelo sistema.
Para começar a usar o recurso Comissões de funcionários, verifique se você documentou exatamente como sua organização calcula as comissões. Dê isso a um administrador e ele poderá começar ativando o recurso em Configuração> Empresa> Tarefas de configuração> Ativar recursos (administrador), localizado na subguia Funcionários.
Se sua empresa oferece incentivos aos parceiros para vendas, você também pode usar o recurso Comissões e royalties de parceiros.
Para começar a usar o recurso Comissões de funcionários, há três coisas principais que você precisa fazer:
Defina suas preferências de comissões em Configuração> Vendas> Gerenciamento de vendas> Comissões (administrador). Essas preferências determinam como e quando você paga as comissões dos funcionários e afeta todas as comissões configuradas na sua conta do Oracle NetSuite OneWorld.
Crie agendas de comissões de funcionários em Previsão> Comissões> Agendas de Funcionários> Novo (Administrador de Vendas). As programações da comissão definem as regras que determinam como as comissões são calculadas. As agendas podem se basear no total de vendas, porcentagem de cota atendida, quantidade vendida, lucro total ou lucratividade.
Crie e atribua planos de comissões de funcionários em Previsão> Comissões> Planos de Funcionários> Novo (Administrador de Vendas). As programações de comissão dos funcionários são colocadas nos planos de comissão atribuídos aos seus representantes de vendas. Você pode incluir várias programações de comissão em um único plano e pode atribuir mais de um representante de vendas a um plano. No entanto, não é possível atribuir um representante de vendas a mais de um plano de comissão para o mesmo período.
Dica 14: Como gerenciar entidades de cancelamento de inscrição em massa com endereços de e-mail devolvidos
Ter muitos clientes ou fornecedores com endereços de e-mail que retornam não é apenas inconveniente, mas também pode diminuir a eficácia de uma campanha de marketing por e-mail. Além disso, é demorado corrigir quando você tem várias campanhas de email em massa agendadas.
Para acelerar, você pode cancelar a inscrição de clientes e outras pessoas com endereços de email inválidos de campanhas de email com uma atualização em massa. Essa atualização em massa pode ser baseada no campo "Hard Bounce", que é definido em um registro sempre que o email enviado do Oracle NetSuite OneWorld dispara um hard bounce.
Para começar, vá para Campanhas> Outros> Atualizações em massa. Expanda "Atualizações gerais".
Clique no tipo de registro que você deseja cancelar a inscrição. Quando você estiver na página Atualização em massa, localize a subguia Critérios e selecione "Hard Bounce" na coluna Filter. Escolha "Sim" para selecionar todos os destinatários cujos endereços de e-mail foram devolvidos. Em seguida, clique em "Definir".
Digite qualquer outro critério para os registros que você deseja cancelar a inscrição e clique na subguia "Campos de atualização em massa". Marque a caixa na coluna "Aplicar" ao lado da caixa Status da assinatura global. Em seguida, na coluna "Valor", selecione "Desativação suave". Clique em Visualizar para revisar os registros que serão afetados por esta atualização. Por fim, na página Visualizar, clique em "Executar atualização".
Dica 15: acompanhe as interações com os clientes usando "Mostrar atividade"
Às vezes, as técnicas mais úteis não são as mais complexas. Se você deseja acompanhar rapidamente as interações com um cliente, há um botão "Mostrar atividade" oculto no menu Ações em cada registro do cliente. Este botão permite fazer o trabalho com apenas alguns cliques do mouse. Está localizado na guia "Ações" no registro do cliente.
Clicar nesta opção de menu exibirá uma impressão pop-up de todas as atividades e e-mails enviados de e para esse cliente, em uma lista fácil de rolar. Você pode se familiarizar com o que está acontecendo e é muito mais rápido do que vasculhar todas as interações antigas.
