Revisão e classificação do Updraft

Elaboração e Execução de Contratos

A interface do usuário de elaboração do contrato pode ser acessada como um widget ou portal incorporado no site da empresa por usuários não registrados. Mas para aqueles que acessam o painel do administrador doraftraft, a maneira mais fácil de criar um novo contrato é usando a guia Documento. Como mencionado, a Origin Systems personaliza cada tipo de questionário de contrato para que a plataforma esteja pronta para uso com uma entrevista personalizada assim que você efetuar login. Você pode fazer upload de um documento existente ou iniciar o processo de entrevista para criar o seu próprio. minutos. O processo de upload lembra o processo de Entrevista, apenas sem a parte real da entrevista e da resposta às perguntas. O usuário seleciona um tipo de contrato, insere as informações básicas e depois carrega o documento. Os contratos criados por entrevista e os documentos carregados são funcionalmente semelhantes, exceto que não podem ser alterados ou clonados. O processo de alteração e clonagem implica as informações da Entrevista, que não são inseridas quando o documento é enviado diretamente.

Ao contrário da abordagem da biblioteca de cláusulas para a criação de contratos usada por ferramentas como o Agiloft e o Coupa Contract Lifecycle Management, o Updraft elimina o risco de erros, incluindo o cálculo da data incorreta da rescisão do contrato ou o uso de um termo incorreto, porque o processo gerenciado e guiado é pré- aprovado pelo seu departamento jurídico. Não há risco de um contrato incompleto ou inexequível que possa resultar em possíveis multas ou multas por conformidade, porque os usuários não estão realmente fazendo escolhas legais ao longo do caminho. A vantagem do processo personalizado de entrevista em árvore de decisão é que usuários comerciais e não advogados, especialmente aqueles não familiarizados com contratos legais, não precisam escolher entre dezenas de acordos e cenários diferentes e os diferentes precedentes associados a eles.

O processo de entrevista em si foi simples na geração de uma variedade de tipos diferentes de contratos. O processo é personalizado conforme mencionado. Mas, para fins de teste, tentamos criar vários tipos diferentes de contratos pré-configurados. NDAs, contratos de trabalho, arrendamentos comerciais, litígios, contratos de empréstimos, contratos de vendas e outros são todos precedentes de contratos suportados.

À medida que você responde ao questionário e cria seu contrato, há uma barra de progresso no topo da tela que fornece o tempo restante estimado. Você pode pausar uma entrevista a qualquer momento, fornecendo um motivo e citando seu trabalho em andamento e, em seguida, pressione o botão Reproduzir a qualquer momento para retomar a entrevista. Mesmo que você saia inadvertidamente, o Updraft salvará seu lugar e o levará de volta ao questionário quando você fizer login. Cada questionário de entrevista possui um ID exclusivo que pode ser pesquisado.

O sistema também extrai automaticamente os principais prazos e configura notificações e eventos recorrentes. Você também pode definir seus próprios lembretes com uma descrição, data e número de dias de aviso em um determinado alerta de contrato. As notificações estavam equiparadas a ferramentas como Concord e ContractSafe, fornecendo alertas sólidos e orientados a prazos com uma seleção útil de acionadores de email para fluxos de trabalho de aprovação automatizados.

No final do questionário, a Updraft me deu a opção de visualizar o contrato completo como um arquivo Microsoft Word ou PDF. Depois de cerca de 10 a 20 minutos por contrato, dependendo da complexidade, eu poderia obter um contrato legal por escrito, derivado de minhas respostas à entrevista. Após a criação do contrato, você sempre pode voltar à entrevista para alterá-lo ou fazer upload de uma versão nova ou assinada do documento. Você também pode simplesmente atualizar os campos de informações, se não quiser voltar ao questionário. O contrato também pode ser duplicado (isso é chamado de "clonado" no Updraft), notas e descrições podem ser adicionadas e documentos de suporte podem ser anexados.

O Updraft possui uma plataforma de assinatura eletrônica nativa e não se integra ao Adobe Sign, DocuSign ou outros fornecedores de terceiros. Você pode usar a injeção para imagens de assinatura por meio de arquivos PDF, mas o Updraft se concentra no gerenciamento do fluxo de trabalho de aprovação e na geração de evidências de consentimento legal. Os administradores podem atribuir tarefas aos usuários e definir gatilhos para a equipe jurídica, por exemplo, que uma nova entrevista incorporada foi concluída e está pronta para revisão.

Quando cada parte recebe um e-mail informando que o contrato está pronto para assinatura, a ferramenta de assinatura eletrônica nativa abre uma página de assinatura que captura a data e a hora da assinatura para registrar os dados do relatório. O Updraft possui os melhores recursos de criação de contrato que testamos, e o processo de assinatura e execução é gerenciado de maneira fácil e segura. Embora não ofereça a funcionalidade integrada de colaboração e negociação nativa de contratos, presente em ferramentas como a Agiloft e a Administração de contratos Onit e a Revisão e aprovação de contratos, o processo de desenho com base em entrevistas da Updraft se destaca apenas na criação de contratos e geração de documentos. Esse processo é a principal razão pela qual designamos a ferramenta como uma escolha dos editores.

Interface, Gerenciamento e Relatórios

A interface do usuário do administrador do Updraft é escassa e pode ser um pouco desajeitada para navegar, mas possui vários recursos úteis de gerenciamento. Após o login, a primeira coisa que você vê é a Caixa de entrada, que é uma lista de tarefas com uma fila rápida das tarefas mais urgentes e dos prazos dos contratos. A guia Administração permite que os administradores restrinjam o acesso e as visualizações com base em tipos e departamentos específicos de documentos, agrupados em "grupos de segurança. Portanto, o que você vê na caixa de entrada dependerá da sua função e dos contratos que você está gerenciando.

Há um esquema com código de cores na caixa de entrada para representar urgência. Preto significa que um contrato expirou, verde significa que ele está ativo e uma escala de laranja e vermelho indica que os prazos estão se aproximando. Se você clicar em um contrato, ele abrirá uma janela com o histórico completo de transações do arquivo e informações relacionadas. Na caixa de entrada, você tem várias opções de gerenciamento: Existem ícones para atualizar o contrato ou adicionar notas, documentos de suporte ou eventos. Também existem ícones para alterar o status ou ações do documento, como clonar o documento ou transferir a propriedade para outro usuário.

Outra área útil é a guia Casos, que permite à equipe jurídica armazenar documentos relevantes para um caso específico, juntamente com entrevistas pré-preenchidas para redigir contratos associados ou capturar informações de partes que resultariam em mais documentos e transações associados ao caso. A guia Documentos, mencionada anteriormente, inclui uma rica janela de pesquisa com filtros para classificar por tipo de documento, número de ID, descrições e palavras-chave específicas, proprietário do contrato ou status específico do documento. O Updraft tem tudo a ver com o progresso e a conclusão de tarefas; portanto, pressionar o botão Voltar enquanto você está no meio de uma ação às vezes desconecta você da interface do usuário. Isso torna a navegação para frente e para trás um pouco menos intuitiva do que na interface do usuário semelhante ao Gmail encontrada no Concord ou em experiências mais simples, como ContractSafe e Contract Hound. Mas, finalmente, esse foi um pequeno problema.

As ferramentas administrativas e os relatórios também são sólidos, embora não tão avançados em granularidade quanto os relatórios ou visualizações de dados do Coupa Contract Lifecycle Management ou da Agiloft. Você pode executar relatórios sobre parâmetros, incluindo contratos ativos ou vencidos, prazos de renovação e atividade do usuário. Você pode exportar dados (no formato de arquivo CSV, Microsoft Excel ou XML) ou executá-los com algumas das opções simples de gráfico de linhas e barras que o Updraft oferece. Os relatórios podem ser configurados ainda mais por períodos personalizados e documentos adicionais, descrição, dados ou filtros de usuário.

No painel do administrador, os administradores podem configurar acesso de usuário específico, grupos de segurança e notificação e tipos de documentos personalizados com privilégios específicos anexados. Portanto, um usuário pode ser membro de vários grupos de segurança e ter privilégios para exibir ou editar contratos ou tipos de documentos específicos.

Perguntas e respostas sobre contratos naturais

O Updraft é uma sólida plataforma de gerenciamento de contratos com uma boa seleção de recursos administrativos, pesquisa e categorização, relatórios e gerenciamento de tarefas. Mas não é por isso que ele ganha uma escolha dos editores. O processo de criação de contratos baseado em questionário é inigualável por qualquer outra ferramenta que testamos. Além disso, combinado com fluxos de trabalho de aprovação e assinatura contínuos, torna o Updraft sem dúvida a plataforma mais fácil para qualquer usuário comercial criar e executar contratos. Requer configuração significativa do fornecedor e custos iniciais, mas, para um departamento jurídico que deseja permitir que toda a organização elabore contratos com segurança para vários cenários, a experiência da entrevista da Updraft torna o processo o mais simples e natural possível.