Revisão e classificação

Workful é o mais novo site de folha de pagamento online que testamos. Foi desenvolvido pela mesma empresa que produz o TaxSlayer, um aplicativo on-line de preparação de impostos pessoais que começou como um pequeno negócio tributário de propriedade familiar em 1965. Começou bem nessa nova direção, oferecendo algo que os concorrentes não oferecem para grátis: um relógio de ponto embutido. O site permite execuções ilimitadas da folha de pagamento e registros e portais detalhados dos funcionários, além de permissões de acesso que podem ser definidas até o nível da tela em alguns casos. Uma excelente interface de usuário e ferramentas de navegação facilitam a abordagem de gerentes de folha de pagamento inexperientes. Seria mais fácil, porém, se a ajuda on-line fosse mais robusta e se a Workful assumisse a responsabilidade pelo envio de impostos sobre a folha de pagamento, como fazem o Editor's Choice Gusto e outros.

Preço ímpar

O preço da Workful não se parece com a concorrência. Não há preço base; você apenas cobra US $ 10 por funcionário por mês (se pago mensalmente; US $ 8 por mês, se anualmente), com uma cobrança mínima de US $ 50 por mês. Se você tiver menos de cinco funcionários, ainda estará pagando por cinco. Isso faz do Workful um dos sites mais caros analisados ​​aqui. Somente a folha de pagamento do serviço completo do QuickBooks custa mais, US $ 80 por mês mais US $ 4 por funcionário por mês. A versão básica do Patriot Software é a mais barata de US $ 10 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês; no entanto, o site não envia impostos sobre a folha de pagamento nesse nível.

Configurando Trabalho

Depois de criar um nome de usuário e senha, o Workful solicita o nome da sua empresa, número de funcionários e informações de contato. Em seguida, você deve selecionar os recursos que são importantes para você (acompanhamento de folgas, relatórios, portal de funcionários etc.), mas essa etapa é opcional. Depois de clicar além disso, você entra na home page do Workful, onde é perguntado se deseja ajuda ao vivo com a instalação.

Depois, há uma lista de quatro etapas de integração em uma janela pop-up pela qual você trabalhará, como configurar o relógio de ponto e a programação de pagamento. Você não precisa fazer isso diretamente na tela de configuração. Você pode simplesmente fechar a janela e fazer a configuração usando as configurações do site principal, mas isso lhe dá uma boa idéia do que precisa ser feito antes de executar uma folha de pagamento.

O primeiro passo é acertar o relógio de ponto. O Workful vem com um relógio de ponto interno para o qual você precisará definir parâmetros. Isso é único entre os sites de folha de pagamento que analisamos. Você insere o horário comercial da sua empresa e indica se o horário é automaticamente incluído na folha de pagamento e se os intervalos serão incluídos. Você também precisa informar à Workful como encontrar funcionários para que eles possam entrar e sair. Existem duas opções: você pode fazê-lo apenas quando estiver na rede Wi-Fi da sua empresa ou se estiver a um determinado número de metros de um dos locais do escritório.

Isso pode parecer complicado, mas não é. Você simplesmente digita o nome da sua rede Wi-Fi ou fornece o endereço físico da sua empresa, juntamente com a proximidade máxima permitida (a quantos metros de distância do escritório real eles podem ficar e ainda entram e saem?). Sua programação de pagamento vem a seguir. Qual será a frequência de suas folhas de pagamento? Semanal? Quinzenal? Qual a data que marcará o final do seu primeiro período de pagamento e qual será a primeira data de pagamento?

Excelentes registros de funcionários

Em seguida, você será solicitado a inserir os registros dos funcionários. Gosto da maneira como o Workful exibe as informações dos funcionários em registros individuais. Existem seis guias de divisão, algumas das quais eu não vi nos sites dos concorrentes - Despesas e Relógio de ponto. Clique na guia Perfil para ver informações de contato padrão, data de nascimento e número do Seguro Social. A guia Relógio de ponto exibe entradas e saídas por uma semana de cada vez.

A tela Documentos é um repositório de arquivos pessoais, como manuais de funcionários e avaliações de funcionários. Se o trabalhador tiver enviado despesas, ele aparecerá na guia Despesas, junto com o status de aprovação. A guia Time Off abre a melhor e mais abrangente tela informativa que eu já vi para esse fim. Você pode alternar entre os três tipos suportados: férias, ausência e PTO. Esta página também mostra - tanto em números quanto em gráfico - quantas horas totais foram acumuladas e qual é o saldo atual (isso pode ser ajustado manualmente). Também informa quantas horas foram aprovadas e usadas e quantas estão pendentes. Uma tabela abaixo lista o histórico de folgas do funcionário.

Você encontrará os detalhes básicos para o funcionário na guia Folha de pagamento: informações sobre depósitos diretos, retenção federal e local, tipos de ganhos e saldos iniciais de todas as folhas de pagamento concluídas anteriormente. Vários tipos de ganhos são padrão, e as férias e o período de ausência estão incluídos, mas você não pode adicionar seus próprios tipos, como no OnPay e outros.

Os registros do contratado são tratados separadamente. Você só precisa digitar nomes e endereços de email; A Workful envia aos contratados um email que os leva a uma tela onde eles podem concluir a integração.

Por fim, você insere as informações necessárias para conectar sua conta bancária à Workful para depósitos diretos. É necessário fornecer o nome do banco e o tipo de conta, número de roteamento e número da conta. Você também precisa fornecer informações do diretor principal (nome, data de nascimento e número do seguro social) e imagens de um formulário de autorização da ACH e carteira de motorista do administrador, bem como o número do seguro social do indivíduo.

Barra de ferramentas de navegação abrangente

Depois de fechar a ferramenta de integração do site, independentemente de você ter concluído todas as etapas, você poderá ver a interface do usuário principal. Trabalho é aberto no seu Painel; você sempre pode voltar a isso clicando em seu ícone, que é o primeiro de uma série de links que percorre o painel vertical esquerdo. O Painel da Workful não é tão robusto quanto o do SurePayroll. As notificações de tarefas que precisam de atenção (solicitações de folga, por exemplo) aparecem na parte superior. As informações sobre as folhas de pagamento recentemente concluídas e as projeções das próximas estão abaixo, com links para execuções regulares e fora do ciclo da folha de pagamento. Uma lista de funcionários é exibida no painel vertical direito, juntamente com o status atual do Relógio de ponto (entrada / saída com hora marcada).

O segundo link abaixo abre uma lista completa de funcionários com o status atual do Relógio de ponto para cada trabalhador. Clique em um nome e o registro de funcionário correspondente é aberto. Você pode inserir novos registros a partir daqui e vincular a um organograma que o Workful cria automaticamente, observando qual gerente é atribuído a cada trabalhador - um recurso incomum e bem-vindo. Os registros do contratado são armazenados além dos funcionários no Workful. Cada registro é dividido em duas áreas. O primeiro é um perfil de contato básico e o segundo contém informações financeiras, como configurações bancárias (para depósito direto), taxa de pagamento e histórico de pagamentos.

A guia Document Warehouse abre uma câmara de compensação para documentos pessoais que você carregou, tanto públicos como privados. O próximo link para baixo é Folha de pagamento; mais sobre isso mais tarde. O Time Off abre uma exibição em lista de todos os funcionários e quantas horas eles acumularam e passaram, além dos saldos e ausências atuais pendentes ou aprovados. Você pode adicionar e editar políticas aqui. O Workful também fornece um calendário gráfico que rastreia eventos como aniversários e feriados, dias de pagamento e dias em que funcionários específicos estão fora do escritório. Outra tela mostra uma exibição em lista de despesas e seu status de aprovado / negado.

Os relatórios da Workful são bastante reduzidos. Provavelmente eles amadurecerão, mas, por enquanto, não atendem ao padrão definido por sites como o OnPay. Existem apenas sete deles, e na maioria são apenas visualizações de lista de dados, personalizáveis ​​apenas por período. Uma é uma lista simples de funcionários com datas de contratação, aniversários e números de telefone; outro exibe as despesas dos funcionários. Outros oferecem mais profundidade, como Detalhes do registro da folha de pagamento e Responsabilidade fiscal. Além dessas deficiências, os relatórios não podem ser exportados para qualquer outro formato, apenas visualizados no site.

O último ícone na barra de ferramentas de navegação abre as Configurações da empresa do site. É aqui que você dirige se não tiver concluído a instalação ou sempre que precisar alterar alguma coisa. Além das configurações que eu já discuti, há duas observações aqui: Primeiro, você pode configurar sua integração com o QuickBooks Online (nenhuma outra integração é suportada). E você pode atribuir permissões de usuário que dão aos proprietários, administradores e gerentes a capacidade de acessar ou alterar, exibir e aprovar elementos específicos do site. Essas funções são mais granulares do que as de outros sites que eu revi, mesmo que as de Gusto. Você pode restringir as permissões até o nível da tela em alguns casos.

Bons portais para funcionários

Todos os serviços de folha de pagamento que analisamos em 2019 oferecem portais de funcionários - sites protegidos por senha, onde as informações pessoais de cada trabalhador são armazenadas e podem ser acessadas. Trabalhar é melhor do que os outros que eu já vi. Eles parecem e funcionam como o site principal de administração, com uma barra de ferramentas de navegação vertical muito semelhante. Os funcionários podem ver seus perfis e informações de contato dos colegas de trabalho; seu histórico e documentos de relógio de ponto; e seus calendários, despesas e status de folga. A seção Finanças exibe sua taxa de renda, informações bancárias, recibos de pagamento e retenções. O único relatório fornece uma visão geral das despesas e da quilometragem. Os funcionários podem rastrear despesas pessoais no Workful sem precisar enviá-las.

Os painéis dos portais fornecem aos funcionários uma rápida olhada em algumas informações importantes. Eles exibem o status atual do relógio de ponto e o histórico da semana, além de mensagens do administrador, lembretes de quaisquer tarefas incompletas de integração e um gráfico mostrando os totais da TDF.

O Evento Principal: Executando uma Folha de Pagamento

Como é o caso de todos os serviços de folha de pagamento, orquestrar uma execução de folha de pagamento real é a parte mais fácil depois que você tiver configurado tudo. Para começar a pagar, clique em Executar folha de pagamento no painel ou selecione o ícone Folha de pagamento na barra de ferramentas vertical esquerda. Se houver aprovações de despesas pendentes, o Workful avisa e dá a você a chance de resolvê-las antes de executar a folha de pagamento. Em seguida, a tela Folha de pagamento é aberta com apenas uma remuneração de funcionário, férias e licença médica (o Gusto faz com que você visite uma segunda tela para isso) e detalhes da retenção visíveis. Ao contrário dos concorrentes, que exibem uma exibição em lista de todos os funcionários com apenas suas horas trabalhadas, outras remunerações (bônus, comissões) e deduções de impostos e benefícios, você deve clicar no nome de cada funcionário no painel vertical esquerdo para efetuar o pagamento. informações aparecem.

Essa é uma abordagem incomum, mas funcionaria para um gerente de folha de pagamento que deseja ver todas as minúcias antes de aprovar uma execução da folha de pagamento. A maioria dos sites oferece uma visualização do esboço de pagamento como uma opção antes de autorizar a folha de pagamento, o que eu acho que é a melhor maneira de lidar com isso. Se você tiver muitos funcionários, será necessário um tempo extra para rolar pela lista em Trabalhando.

À direita, na tela Execução da folha de pagamento, há um painel mostrando os totais de salários e impostos para toda a execução. Se tudo parecer correto, clique em Enviar. A tela Detalhes da execução da folha de pagamento é exibida, exibindo mais uma vez os ganhos e as deduções de todos os funcionários. Você pode imprimir cheques ou recibos nesta tela. Mas em nenhum lugar ele diz exatamente quanto dinheiro será deduzido da sua conta corrente para depósitos e impostos diretos e em que data. Há um total de salários pagos e subtotais para os vários impostos sobre a folha de pagamento, mas nenhum total geral.

Embora o Workful calcule seus impostos sobre a folha de pagamento, transfira-os para formulários ou planilhas e lembre-o de quando os registros são devidos, ele ainda não os envia para você, como a maioria dos concorrentes. Você ainda precisa assinar os cheques e enviá-los ou transmitir os pagamentos eletronicamente. Atualmente, a empresa está testando o gerenciamento desse processo para usuários em um estado e espera lançar mais estados nos próximos meses.

O trabalho é fraco no celular

Você não pode executar uma folha de pagamento nos aplicativos móveis da Workful (disponíveis para Android e iOS) como na Folha de pagamento do QuickBooks. Não há aplicativo administrativo, apenas um projetado para os funcionários usarem quando precisam entrar e sair e quando é hora de enviar uma despesa. Dito isto, o aplicativo para funcionários é tão intuitivo quanto atraente. Ele abre para o Relógio de ponto, onde os funcionários precisam apenas clicar em um link para acessar. Eles também podem ver até uma semana de horas de trabalho. Clicar no link de navegação no canto superior esquerdo e selecionar Enviar despesa captura uma foto de recibo e cria um registro com o beneficiário, o valor e a categoria.

Esperançoso sobre o trabalho

O Workful possui alguns recursos excepcionais (portais de funcionários, relógio de ponto, permissões granulares de usuário) e alguns grandes déficits (móveis, relatórios e impostos sobre as folhas de pagamento). Mas é jovem, e estamos ansiosos para vê-lo à medida que amadurece. Enquanto isso, recomendamos nossa Escolha do Editor, Gusto, que se destaca em todas as áreas e oferece uma experiência excepcional ao usuário - juntamente com os recursos mais frequentemente necessários para novos e experientes gerentes de folha de pagamento.