Revisão e classificação do Accountmate

Originalmente um aplicativo cliente / servidor, quando foi criado, em meados da década de 1980, o AccountMate fez parceria com a IBM e seus minicomputadores para alimentar a metade do servidor da equação. Agora você pode comprar o AccountMate no local ou na nuvem (embora comece a US $ 3.125 por usuário para uma instalação no local). Porém, como a maioria dos outros aplicativos de contabilidade geral e gerenciamento de estoque de pequenas e médias empresas (SME) que testamos em nosso resumo de análises, o AccountMate é vendido apenas por meio de seu canal de fornecedores de soluções. Isso significa que você estará lidando com um parceiro e não com a empresa de software. Observe que esse fato certamente afetará seu preço final para você.

O sistema AccountMate é completamente modular. Consiste em um componente obrigatório do System Manager e uma seleção de outros módulos voltados para tipos ou processos de negócios específicos, cada um dos quais pode ser configurado de acordo com os requisitos de um usuário. Com a personalização necessária, isso resulta em uma solução mais ou menos personalizada. No geral, é um sistema sólido que será atraente para muitos usuários. Mas algumas falhas nos relatórios e um design que não é tão intuitivo quanto outros nesta categoria mantêm-no atrás do Acumatica, Intacct e Oracle NetSuite OneWorld, nossos vencedores do Editors 'Choice neste espaço.

Pouso e navegação esparsos

Ao contrário da maioria dos aplicativos voltados para pequenas e médias empresas (PME) que revisei para esse resumo, a tela de lançamento do AccountMate é bastante estéril. A maioria dos sistemas de contabilidade de outros fornecedores é iniciada com uma tela cheia de widgets ou pelo menos um fluxograma de processo para navegação. A tela de abertura do AccountMate é bastante esparsa em comparação, fornecendo principalmente espaço vazio, duas barras de fita na parte superior da tela e um painel vertical na borda.

Isso não significa que o AccountMate não tenha a mesma funcionalidade que outros produtos de contabilidade em sua classe, apenas que eles não são tão intuitivos à primeira vista. Por exemplo, enquanto muitos outros aplicativos colocam os principais indicadores de desempenho (KPIs) na página de inicialização na forma de widgets, o AccountMate fornece um Resumo Executivo, acessível através da Barra de Ferramentas do Sistema, na parte superior da tela, abaixo da barra de fita principal. Essa faixa de opções principal fornece acesso a Transações, Relatórios, Manutenção, Serviço de limpeza e Utilitários. Clicar em uma dessas opções substitui a barra de ferramentas principal por uma apropriada à opção. Não é intuitivo no início, mas faça uma ou duas vezes e você lembrará como usá-lo.

O painel vertical no lado esquerdo da tela contém uma lista de módulos instalados, atalhos para o indivíduo que usa o sistema e aqueles aplicáveis ​​a um grupo de usuários (como equipe de Contas a Pagar) e outros documentos, programas e sites aos quais você deseja acesso fácil. Os atalhos levam você a tarefas específicas, mas precisam ser construídas pelo administrador do sistema ou por qualquer fornecedor de soluções que implantou o software. Não há modelos fornecidos, mas, depois de configurar um atalho, você pode copiá-lo e modificá-lo para outro atalho.

O AccountMate não usa fluxogramas de tarefas ou processos, mas esses são realmente ilustrados em alguns dos extensos vídeos de instruções que compõem o sistema de ajuda. Também está incluído no sistema de Ajuda a documentação completa dos aplicativos, um guia de Introdução e a função de Ajuda sensível ao contexto.

Não vi muitas opções gráficas nos meus testes. A maioria dos gráficos está nas seções Manutenção de diferentes módulos na guia Análise. Mas isso é compensado pela capacidade de transferir facilmente os dados do relatório para uma variedade de formatos de saída, incluindo o Microsoft Excel, que possui excelentes recursos de gráficos e gráficos ou, opcionalmente, o F9 Report Manager, que também oferece ofertas significativas de gráficos e gráficos.

Um recurso que será útil para quase todos os usuários são os recursos de pesquisa detalhada do AccountMate. A partir de um demonstrativo financeiro ou de muitos relatórios, é possível fazer uma busca detalhada do relatório até a transação original. O AccountMate permite que várias telas sejam abertas ao mesmo tempo e essas telas podem ser de diferentes módulos. Para tornar várias telas mais legíveis, você pode agrupá-las.

E para empresas sujeitas a auditorias, há um Relatório de trilha de auditoria que rastreia as transações novamente no banco de dados. Você define quais campos deseja rastrear e os registros do AccountMate acessam e alteram dados. Esse é um recurso que seu auditor realmente apreciará e é um forte fator para controle interno e requisitos de conformidade regulatória, como a Sarbanes-Oxley.

Muitos dos sistemas de contabilidade das PME que revisei oferecem opções com várias moedas. O AccountMate também funciona e, além disso, o plano de contas facilita a configuração de várias empresas. Há um botão de opção quando você configura uma conta que pergunta se a conta é da controladora de uma subsidiária (ou se você não está consolidando empresas, uma terceira opção). A consolidação de várias empresas requer o módulo contábil opcional consolidado.

Relatórios dispersos, mas flexíveis

O AccountMate alega ter várias centenas de relatórios. Isso pode ser verdade se você estiver executando todos os módulos disponíveis, mas há significativamente menos apenas nos módulos System Manager e General Ledger. Dito isto, os relatórios presentes são aqueles que você achará úteis. Também achei a configuração do relatório mais fácil do que muitas ofertas de outros fornecedores, com botões de opção simples para selecionar recursos como relatórios comparativos.

Duas coisas devem ser observadas ao discutir os recursos de relatório do AccountMate. A primeira é que você pode escolher entre os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) e os padrões internacionais de relatório financeiro (IFRS). Vários pacotes de contabilidade para PME que testei oferecem isso também, e esse é um recurso crítico se você administra uma empresa multinacional, pois os formatos de relatório financeiro são diferentes em outros países que não os EUA.

Um relatório que eu perdi foi um Balancete de Trabalho, que é muito útil durante o encerramento do período. Mas o AccountMate possui amplos recursos de exportação (e também de importação), por isso é pouco problemático exportar os dados disponíveis do Balancete para o Microsoft Excel e adicionar algumas colunas para permitir o trabalho de ajustar e fechar entradas. E com as ferramentas de administrador, achei difícil criar um relatório ad hoc simples.

O segundo recurso notável é que o AccountMate fornece o código-fonte para gerar todos os seus relatórios. Outros módulos de código-fonte podem ser adquiridos, mas incluídos na compra inicial estão os arquivos RPT e PRG para esses módulos. O AccountMate inclui utilitários que fornecem alguns ajustes nos relatórios sem precisar mergulhar no código. Porém, se você ou seu provedor de soluções tiver experiência em programação, poderá criar qualquer relatório que precise ou fazer uma personalização abrangente dos relatórios agrupados.

Expandindo para o ERP

Além de um conjunto de recursos de contabilidade geral (Razão), o AccountMate também é uma plataforma completa de ERP (Enterprise Resource Planning). Como em alguns outros sistemas completamente modulares revisados ​​aqui, como o Acumatica, o AccountMate tende a se inclinar um pouco para um tipo específico de entidade corporativa. Nesse caso, a seleção de módulos faz do AccountMate uma forte escolha para empresas de manufatura, devido à disponibilidade de vários módulos, que estendem o estoque, bem como fortes módulos financeiros para o processo de aquisição e distribuição (ou seja, processamento de vendas e pedidos).

Outra área em que o AccountMate é forte é a análise e os relatórios. Em uma escala macro, os Alertas de Negócios do AccountMate, com seus módulos Info-Alert, permitem definir parâmetros para as condições de dados em que você deseja que a equipe seja notificada se um nível designado for excedido. Essas condições podem ser algo como um cliente exceder seu limite de crédito ou talvez alguns pedidos de compra não tenham sido atendidos até uma data de vencimento prometida. Algumas dessas funções serão encontradas nos módulos de pedidos de vendas separados por este e por outros fornecedores, mas os alertas de negócios permitem definir essas condições em um nível macro para toda a empresa. Você também pode especificar ações que serão executadas automaticamente quando uma condição for detectada, como enviar um lembrete de pagamento quando ocorrer uma situação de limite de crédito.

Como mencionado, o AccountMate fornece indicadores-chave de desempenho (KPIs) em sua seção Resumo executivo. Se você precisar de análises e recursos gráficos mais detalhados, poderá adquirir o AccountMate Business Analysis Powered by F9 ou o Business Intelligence Module. O F9 facilita a criação de planilhas analíticas complexas a partir dos dados contidos no banco de dados do AccountMate, com um Assistente de Relatório que o orienta no processo. E o módulo Business Intelligence (BI) expande o número e os tipos de relatórios para vendas, clientes, fornecedores e outras áreas, permitindo criar painéis personalizados que podem estar ausentes nos módulos base.

Gestão de inventário

Os recursos básicos de gerenciamento de inventário do AccountMate podem ser atualizados através de sua arquitetura modular. Isso permite que os clientes adicionem módulos adicionais de aprimoramento de inventário com mais recursos e funcionalidades. Esses módulos adicionais incluem o Gerente de estoque do cliente, que permite gerenciar os itens de estoque usando o item e os números de peça dos clientes. Depois, há a Especificação de inventário, que permite categorizar seu inventário de acordo com características como cor, tamanho, textura e peso, pois rastreia custos e quantidade por essa especificação. Por fim, existe um módulo de kits que expande os recursos da lista de materiais (BoM), para que você agrupe itens e crie um grupo de ordem superior que seja usado como item no BoM. Outros módulos opcionais e relacionados ao inventário incluem um módulo de Manufatura que fornece um BoM de manufatura aprimorado e um módulo de MRP (Material Resource Planning) que é funcional, mas não tão abrangente quanto alguns dos módulos de MRP de outros fornecedores, especialmente Acumatica e Syspro. O sistema de teste fornecido para mim para revisão tinha todos os módulos acima.

Infelizmente, a maneira como o AccountMate organizou seus recursos nesses vários módulos de inventário provavelmente não economizará dinheiro. Se você estiver executando algo diferente de um inventário muito básico, precisará comprar praticamente todos os módulos adicionais relacionados ao inventário acima para atualizar para um sistema mais funcional. Isso é especialmente verdade se você estiver administrando uma empresa de produção leve com preocupações de fabricação. O inventário do AccountMate, mesmo com o módulo de fabricação, carece de recursos abrangentes de chão de fábrica, embora ofereça a capacidade de rastrear ordens de serviço, trabalhos em processo e lead time, bem como lead time do fornecedor.

Um recurso interessante que notei no módulo Manufatura é a capacidade de atribuir um número de etapa a um componente usado na fabricação de um item concluído. Você deseja monitorar o estoque desses itens de perto, pois encontrar um estoque esgotado para um componente importante usado no processo de produção pode interromper a fabricação.

Como na maioria dos outros sistemas de inventário que testei, o Inventário do AccountMate possui métodos de custo abrangentes, incluindo FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair), último a entrar (primeiro a entrar, primeiro a sair) e custo médio. O sistema suporta o Custeio padrão e você pode estendê-lo com itens e números de série específicos, se necessário. Vários armazéns são suportados, assim como os compartimentos, e você pode especificar teses e unidades de medida, código de receita, kit e outras especificações de itens em um registro de inventário. A codificação de barras também é suportada.

A transferência completa de estoque entre armazéns é suportada e é possível incluir frete e outros custos (custos de importação) no cálculo do valor do estoque transferido. Você também pode criar armazéns de entrega direta para oferecer suporte ao transporte diretamente de fornecedores para clientes. Um recurso útil é a capacidade de comprar o mesmo item de estoque de diferentes fornecedores, usando custos diferentes e até diferentes unidades de medida.

No geral, fiquei impressionado com os recursos de inventário do AccountMate. Os inúmeros módulos disponíveis para inventário e outras áreas de ERP significam que você pode criar um sistema bem personalizado escolhendo quais recursos ativar e implantar. Como em outras áreas do aplicativo ERP do AccountMate, seus módulos de inventário possuem um grande número de relatórios úteis que são fáceis de gerar e fáceis de entender. E, como em todo o sistema ERP, o AccountMate fornece código fonte, para que o seu revendedor possa personalizar o sistema a um preço razoável, incluindo a criação de relatórios e painéis personalizados. A única desvantagem que preciso mencionar é que o sistema de inventário de teste que me foi fornecido não possuía recursos avançados de previsão e análise, que são inerentes a alguns dos sistemas de outros fornecedores, incluindo não apenas o Syspro, mas também o SAP Business One Professional. Você pode fazer algumas previsões no módulo Manufatura, mas não na extensão disponível em alguns dos aplicativos de inventário de outros fornecedores.

Não é forte em todas as áreas

Poucos dos sistemas de ERP analisados ​​são igualmente fortes em todos os aspectos, e isso certamente acontece no AccountMate. Há pouco no verdadeiro gerenciamento de projetos (PM), no processamento de requisitos de materiais pesados ​​(MRP) ou no gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM), como o inventário Just-In-Time (JIT). O estoque, no entanto, é forte em algumas áreas, como o Kitting (embora isso exija um módulo separado) e o Rastreamento de Lixeira.

A folha de pagamento é bastante genérica, mas deve ser adequada para muitos usuários no espaço das PME. Embora uma omissão notável seja, ela tem capacidade limitada de atribuir diferentes taxas de pagamento ao mesmo funcionário com base no trabalho que está sendo executado, algo que é necessário em muitas empresas com contratos sindicais. E nessas empresas, também é necessário relatar a diferentes sindicatos, que é outro recurso não incorporado ao AccountMate (embora você possa contornar essa limitação com um planejamento e soluções alternativas cuidadosos).

Mais importante, o AccountMate atualmente não oferece recursos humanos (RH) ou módulos de ponto de venda (POS). Isso está longe de ser o único, já que poucos dos sistemas de PME ERP que analisei oferecem recursos estendidos de RH ou de administração de benefícios. No entanto, como o software de gerenciamento de RH e a tecnologia relacionada continuam a ganhar popularidade, seria bom poder acessar esses recursos a partir de uma única plataforma de ERP para toda a empresa. Se você precisar de recursos fortes nessas áreas, talvez seja melhor procurar outro fornecedor com versões mais verticais do sistema ERP ou investigar alguns dos parceiros e desenvolvedores especializados em complementos e implementações verticais que ampliam os recursos do AccountMate.

Genérico ou Vertical?

Com essas limitações em mente, o AccountMate oferece uma seleção de módulos que permitem criar seu próprio sistema ERP usando apenas os componentes básicos que se aplicam à sua operação. Ele fornece recursos de contabilidade para várias empresas (com o Módulo consolidado de contabilidade) e de várias moedas, e para as empresas que se concentram na fabricação e distribuição, os módulos Kitting, Controle de lote e Fabricação são bem projetados e devem atender à maioria dos requisitos de pequenas empresas. fabricantes e atacadistas.

O CRM (Customer Relationship Management) é outra pedra angular da maioria das implementações de ERP que geralmente são integradas a algum tipo de módulo de vendas. Com o AccountMate, ele é implementado em vários módulos distintos. Existe um módulo Customer Relationship Manager, que fornece relatórios abrangentes sobre todas as transações registradas com um possível cliente, cliente, fornecedor, contato ou filial. Há também um módulo separado do Contact Manager que está totalmente integrado ao Microsoft Office; permite criar campanhas de vendas e extrair dados de registros financeiros para incluir nos materiais de contato do cliente. Um terceiro módulo relacionado ao cliente, o Gerenciamento de Upsell, permite que você mantenha uma lista de itens de acessórios ou upsell que você pode selecionar para lançar em um pedido atual ou direcionar especificamente um cliente onde você acha que há uma chance de que possa interessá-los no upsell. Não revisei esse módulo em particular, mas é uma boa ideia e deve ser valiosa para qualquer empresa que realiza vendas diretas.

O preço pode aumentar rapidamente

O AccountMate é totalmente modular, o que significa que, em muitos casos, você terá que pagar mais pelos recursos que precisa, pois eles farão parte de um módulo opcional. Por outro lado, o oposto também é verdadeiro: se você não precisa realizar consolidações de várias empresas, não precisa adquirir o Módulo do Razão Consolidado. O orçamento é outro módulo opcional, assim como os módulos para entidades que fazem distribuição e fabricação.

Como mencionado anteriormente, você pode selecionar qual versão do AccountMate você precisa: a versão que é executada no Microsoft SQL ou aquela que é executada na Versão Expressa do SQL. O AccountMate para SQL Express é a opção mais barata, mas está limitada a cinco usuários. O "preço de tabela" para a versão completa do Microsoft SQL Server começa com uma taxa única de US $ 3.125 por usuário, com taxas de manutenção obrigatórias no primeiro ano e opcional nos anos seguintes. Esse buy-in fornece o gerente do sistema, contabilidade, contas a pagar e receber, pedidos de vendas, pedidos de compra, reconciliação bancária, controle de estoque, kits, controle de lotes e vários módulos de código-fonte. Obviamente, assim como outros softwares para PME, essas taxas são pagas antes das inevitáveis ​​taxas do provedor de soluções, uma vez que você não pode simplesmente comprar esse software do fabricante e instalá-lo por conta própria. Esse requisito pode aumentar consideravelmente seu custo final, dependendo de quanto o parceiro deve fazer durante a implantação inicial e a manutenção a longo prazo.

Com a versão do SQL Express, um Small Business Pack para um usuário custará US $ 4.000 e inclui o Gerenciador do sistema, Contabilidade, Contas a pagar e receber e Reconciliação bancária.

Do ponto de vista do ERP, os vários módulos disponíveis do AccountMate oferecem uma boa flexibilidade na maneira como você pode configurar os sistemas para suas necessidades específicas, supondo que não falte nenhum recurso especificamente necessário em seus negócios. Mas isso também significa que o preço de compra aumenta com todos os módulos adicionados, portanto, o preço final pode ser substancialmente maior que o preço base. Isso não é uma crítica, pois a maioria dos sistemas ERP nesse conjunto de análises colocará você na mesma posição. Mas isso significa que você precisa examinar cuidadosamente suas necessidades e combiná-las com os recursos que o sistema básico e cada módulo opcional oferecem. Dessa forma, você não acaba pagando pelos recursos e recursos que não precisa e nunca usará.

Simples, mas poderoso

Comparado a alguns dos outros sistemas de contabilidade deste resumo, como o Acumatica ou mesmo o QuickBooks Enterprise Solutions, o AccountMate não é muito chamativo. E não estou muito impressionado com a navegação, especialmente logo que o parceiro muda para configurar os atalhos.

Mas, simplesmente usando o aplicativo, não tive muitos problemas para me locomover. E eu gosto da facilidade de filtrar relatórios e do fato de que você pode fazer drill down de muitos pontos do sistema até a transação original. Um sistema completo com a maioria dos módulos disponíveis custará bastante, mas isso é verdade para quase todos os produtos no mercado de PME. No geral, o AccountMate tem um bom desempenho, oferece recursos úteis, excelente documentação e e-learning e é um bom valor se você puder lidar com a modularidade e o design.