Revisão e classificação do Activeinbox

O ActiveInbox é um plug-in e um aplicativo móvel que transforma sua caixa de entrada do Gmail em uma lista de tarefas. Com o ActiveInbox, você pode transformar emails em tarefas e gravar suas próprias tarefas personalizadas. O serviço também inclui alguns outros recursos que eu já vi em outros serviços de assistente de e-mail, como atrasar o envio de uma mensagem até o momento em que você definir e marcar mensagens para acompanhamento até uma determinada data. O ActiveInbox é um ótimo aplicativo de produtividade, se você estiver inclinado a usar seu email como sua lista de tarefas, e o preço for razoável.

Cuidado, no entanto. Isso pode levar você a olhar mais para sua conta de e-mail, quando reduzir a obsessão por e-mail costuma ser o objetivo real das pessoas. Para isso, a Editors 'Choice Sanebox é um serviço melhor. E se você deseja compartimentar sua lista de tarefas em outros lugares, certamente existem muitos aplicativos para isso.

Preços e Planos

O ActiveInbox possui quatro níveis de serviço, todos com os mesmos recursos e capacidades. A diferença é o número de contas de email que cada uma suporta e, no nível comercial, que tipo de suporte você recebe.

Uma conta de usuário pessoal funciona com apenas uma conta do Gmail e custa US $ 49, 92 por ano. O preço anunciado é de US $ 4, 16 por mês, mas você precisa pagar um ano adiantado. A opção Profissional funciona em até três contas do Gmail e custa US $ 69, 96 por ano.

O nível de serviço de negócios requer um mínimo de três contas e começa em US $ 149, 76 por ano. Isso se baseia na cobrança de US $ 4, 16 por mês por conta, com um mínimo de três contas. Como em todos os outros planos, você deve pagar anualmente. Esse plano adiciona um painel de administração da equipe e suporte individual ao líder da equipe. Finalmente, há uma opção Enterprise, e você terá que entrar em contato com a empresa para obter preços. O serviço Enterprise inclui análise e configuração de segurança personalizadas.

Os preços do ActiveInbox são bastante razoáveis ​​quando comparados aos da SaneBox, embora eu afirme que você obtém mais valor com a SaneBox do que com o ActiveInbox. Não é uma comparação de maçãs para maçãs, mas os dois serviços têm alguns recursos sobrepostos. A SaneBox possui três níveis de serviço e, para todos eles, você pode pagar mensalmente, anualmente ou por dois anos consecutivos, com um desconto maior quanto mais você pagar antecipadamente.

O SaneBox Snack, a primeira opção, custa US $ 7 por mês, US $ 59 por ano ou US $ 99 por dois anos. O almoço da SaneBox custa US $ 12 por mês, US $ 99 por ano ou US $ 169 por dois anos. O jantar da SaneBox custa US $ 36 por mês, US $ 299 por ano ou US $ 499 por dois anos. Com as opções da SaneBox, você obtém mais recursos quanto mais paga.

Se você decidir manter sua lista de tarefas fora do email, o aplicativo que eu recomendo é Todoist. Você pode usar Todoist gratuitamente, com algumas limitações, ou pagar US $ 28, 99 por ano por uma assinatura Premium. Por esse preço, você pode compartilhar algumas de suas listas de tarefas com outras pessoas, como membros de sua família ou colegas de equipe. Seus colaboradores não precisam ter uma assinatura Premium para participar.

Outro aplicativo com recursos de lista de tarefas, ótimo tanto para uso em solo quanto em equipe, é o Asana. Tal como acontece com Todoist, o Asana tem um nível gratuito de serviço com limitações. Uma boa vantagem do Asana é que você pode colaborar com uma equipe de 15 pessoas usando uma conta gratuita. Uma conta paga do Asana Premium custa US $ 9, 99 por pessoa, por mês, cobrada anualmente.

Configuração e Segurança

Para obter o ActiveInbox, você pode começar com uma avaliação gratuita de duas semanas visitando o site da empresa e seguindo o link para instalar a extensão do navegador que o habilita. Em seguida, você acessa o Gmail e autentica o serviço. Ao configurar o ActiveInbox, tive que desativar algumas configurações do Google Labs para que o novo aplicativo funcionasse. Felizmente, o ActiveInbox exibiu solicitações muito claras e úteis para me ajudar a resolver o problema.

A empresa que administra o ActiveInbox não obtém acesso total aos seus dados e mensagens do Gmail. De acordo com a declaração de privacidade da empresa, apenas uma quantidade limitada de informações chega aos servidores da ActiveInbox. Inclui notas, subtarefas, classificações de e-mail (quando você reordena mensagens) com base no ID numérico da mensagem, suas preferências do ActiveInbox e seu próprio endereço de e-mail como identificador. A maioria das outras funções simplesmente usa uma implementação de marcadores do Gmail e, portanto, é armazenada apenas no Gmail. A empresa diz que também coleta alguns dados sobre quais recursos você usa, bem como as interações com seu site para fazer melhorias.

Como ele é executado como uma extensão do navegador, é necessário ativar o ActiveInbox em todos os computadores nos quais você acessa o Gmail. A SaneBox, por outro lado, trabalha diretamente no Gmail. Depois de configurada, ela funciona em qualquer lugar, incluindo aplicativos de email móveis.

O que o ActiveInbox faz?

O ActiveInbox altera a aparência do seu Gmail. Ao executar, ele coloca novos botões na interface e empurra sua caixa de entrada para baixo na página. Onde sua caixa de entrada residia anteriormente é um painel de gerenciamento de tarefas. Todas as suas mensagens ainda estão na caixa de entrada, mas a janela inteira mudou para baixo.

Conceitualmente, o aplicativo permite que você comece a tratar as mensagens como se fossem tarefas. Embora eu me oponha veementemente ao conceito de usar uma caixa de entrada como uma lista de tarefas, quem sou eu para dizer que isso não funciona para você? A nova caixa de entrada não inclui exclusivamente emails, no entanto. Também pode conter tarefas que você escreve para si que são completamente separadas das mensagens, bem como subtarefas que você adicionou a uma mensagem.

Quando você abre uma nova mensagem de e-mail, sua interface do Gmail oferece opções para adicionar subtarefas e notas, marcá-las como vencidas em um determinado dia e adicionar uma classificação prioritária. Digamos que eu esteja em um tópico de e-mail organizando um jantar com os amigos. Posso adicionar uma subtarefa para solicitar uma reserva assim que decidirmos sobre um restaurante. Eu poderia usar os campos de anotações para resumir os horários que todos disseram que funcionavam melhor para eles. Também posso marcar o e-mail para acompanhamento adicional em dois dias, quando desejar confirmar que todos ainda estão disponíveis. Talvez eu precise adicionar outra subtarefa para confirmar com o restaurante o tamanho final da festa no dia anterior à refeição. (Observe que o Doodle seria realmente a ferramenta perfeita para essa tarefa de agendamento específica.)

Outros recursos, como a opção de envio diferido, permitem que você escreva e programe para enviá-los mais tarde, no momento apropriado. Digamos que incomodei uma colega durante todo o dia com alguma coisa e sei que estou me dando nos nervos. Eu tenho mais uma coisa que preciso perguntar a ela, mas são 18h e não é necessário que ela responda até a manhã seguinte. Quero escrever o e-mail agora e agendá-lo para amanhã de manhã. Dessa forma, está fora de minha mente e eu terminei a tarefa, mas a mensagem recebida não a impedirá de terminar seu trabalho hoje e sair do escritório.

Muitos recursos do ActiveInbox são do tipo que você pode encontrar no Outlook, se você usa as Tarefas do Outlook, e alguns deles também são encontrados em outros serviços de email de terceiros, como o Boomerang for Gmail, Nudgemail e SaneBox. Os recursos exclusivos do ActiveInbox são aqueles relacionados à funcionalidade da lista de tarefas.

Detalhes

A interface do ActiveInbox pode usar trabalho. Quando você instala o serviço, ele cria uma janela para suas tarefas que nunca é minimizada. É sempre do mesmo tamanho, mesmo se você tiver apenas um item na sua lista de tarefas. Portanto, mesmo que a lista de tarefas não tenha nada, a janela ainda estará lá, afastando toda a sua caixa de entrada. Eu gostaria que a maldita coisa fosse dobrável.

O serviço também cria novos rótulos do Gmail em seu nome (a SaneBox também) que agora aparecem no canto esquerdo. Eles incluem Aguardando, Enviando Mais Tarde e Todos (Incluindo Concluído). Não há nada errado com esses rótulos, mas eles tiram meus rótulos personalizados da mesma maneira que a janela de tarefas afasta a caixa de entrada.

Um detalhe visual que eu aprecio é um calendário que aparece ao selecionar uma data de vencimento para uma mensagem que se tornará uma tarefa pendente. Sou fã da integração de agendas e e-mail porque elimina a necessidade de abrir um calendário em uma guia separada. Seria melhor se ele olhasse especificamente para o meu Google Agenda e puxasse compromissos na minha agenda. Isso seria ainda mais útil do que um calendário genérico.

O ActiveInbox não é colaborativo; portanto, se você está no mercado de um aplicativo de tarefas que uma equipe inteira pode usar juntos, não é isso. É realmente projetado apenas para tarefas pessoais. Todoist Premium e Asana são opções muito melhores para colaborar. Eles também oferecem alguma integração com o email; portanto, se você está realmente desesperado para mesclar suas tarefas e mensagens de email, pode fazê-lo até certo ponto com esses aplicativos. Mas nenhum deles transformará sua caixa de entrada em uma lista de tarefas da mesma forma que o ActiveInbox.

Uma boa ferramenta para quem trabalha por e-mail

Como eu disse, não defendo o uso de uma caixa de entrada de email como uma lista de tarefas, em parte porque o email cria estresse e emoções negativas, e as pesquisas mostram que isso acontece independentemente do volume de emails. Portanto, prefiro gastar menos tempo no e-mail, encerrar o meu programa de e-mail quando preciso concluir o trabalho e usar uma lista de tarefas mais focada e menos perturbadora, dedicada a esse trabalho. Todoist continua sendo o meu favorito, mas também sou fã de Asana nas configurações de equipe. Ambos são escolhas dos editores do PCMag.

Se você usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas, o ActiveInbox certamente poderá oferecer mais recursos de gerenciamento de tarefas. O preço é justo. Pode demorar um pouco para se acostumar com a nova interface, e espero que a empresa trabalhe para tornar as janelas dobráveis.