Revisão e avaliação do Zoho mail

O Zoho Mail é um serviço de email hospedado que inclui 5 gigabytes (GB) de armazenamento em sua camada introdutória do Mail Lite, que custa apenas US $ 1 por usuário por mês. Está disponível gratuitamente com um limite de anexo de 25 megabytes (MB) para até cinco usuários. No geral, o Zoho Mail é uma solução de e-mail capaz com um cliente intuitivo, mas seu limite de armazenamento inicial relativamente pequeno e seu foco exclusivo na tecnologia de caixa de entrada, em vez de outros recursos de produtividade, estão um pouco atrás do nosso vencedor de e-mail hospedado Editors 'Choice, Microsoft Office 365 Business Premium em valor versus preço. Ainda assim, se você deseja se separar da Microsoft, o Zoho representa uma escolha sólida e surpreendentemente capaz.

O que torna o Zoho tão capaz é o seu amplo e sempre crescente portfólio de aplicativos de negócios, que abrangem tanto os programas de servidor de back-office quanto um host de software cliente front-end. O Zoho Mail se integra perfeitamente a tudo isso e, melhor ainda, você pode acessar quase toda a biblioteca por apenas US $ 1 dólar por usuário por dia, por meio do Zoho One, que é cobrado anualmente. Para ter uma idéia da qualidade desses aplicativos, consulte nossa longa lista de análises, incluindo Zoho CRM, Zoho Cliq e Zoho Expense.

Começando

A inscrição no Zoho Mail é simples; você é guiado pelo processo com boas instruções passo a passo para ajudá-lo no seu caminho. Depois de criar minha conta e adicionar alguns usuários, tive que associar meu domínio ao Zoho Mail. Além de verificar o domínio criando um registro de texto (TXT), existem algumas etapas adicionais para fazer com que outros servidores de email tratem seu domínio de maneira um pouco mais amigável, adicionando um registro DomainKeys Identified Mail (DKIM) e Sender Policy Framework (SPF). Achei que essa é a parte mais difícil do processo, porque é principalmente um jogo de espera. Pode levar até 48 horas para que esses registros sejam acessados ​​adequadamente em seu domínio. Você também precisa ter alguma familiaridade com a configuração do seu domínio, a menos que esteja no menu suspenso das autoridades de domínio suportadas. Jogadores como o GoDaddy Web Hosting e até o Google G Suite Business podem facilitar esse processo. Mas, na maioria das vezes, é o mesmo para todos os provedores.

No campo do email, o Zoho pensou bastante em seu serviço de email e especialmente em seu cliente. Isso valeu a pena porque a empresa conseguiu inovar de algumas maneiras interessantes. Um dos recursos mais interessantes é chamado Streams. Longe vão os dias que exigem uma barreira de e-mail da Cc para todos da equipe. Com Streams e Menções, aqueles que precisam ser incluídos podem ser, sem que sua caixa de entrada seja martelada por distrações desnecessárias. Também parece incentivar sutilmente um esforço colaborativo para lidar com o email.

Calendário, anotações e tarefas também estão incluídas. As notas são remanescentes das notas post-it, embora eu tenha achado que elas têm pouca capacidade quando comparadas ao que está disponível em outros aplicativos. Seria melhor ter esse recurso aprimorado para que os usuários tivessem algo mais parecido com o Evernote Business ou o Microsoft OneNote no futuro.

Ferramentas de colaboração

Uma coisa que falta ao Zoho são as ferramentas de colaboração. Além da suíte de escritório completa disponível no Zoho Docs, a empresa também oferece o Cliq, que é seu aplicativo de bate-papo em equipe. Como o Microsoft Teams, o Cliq pode ajudar a colocar todos na mesma página, permitindo que os usuários criem canais nos quais possam discutir tópicos específicos, compartilhar idéias e colaborar no conteúdo. Além disso, o pacote de escritório Zoho Docs permite que vários usuários trabalhem em tempo real no mesmo documento - algo que mesmo os usuários do Microsoft Office normalmente precisam de um aplicativo extra para fazer. Para aquelas grandes propostas que exigem muitos dedos na mesma torta, esse é um recurso essencial.

No entanto, é importante observar que, embora todos esses aplicativos se integrem principalmente em graus variados, eles ainda são aplicativos separados. O Zoho possui mais de 30 aplicativos de classe empresarial que abrangem não apenas a colaboração, mas também finanças, gerenciamento de projetos, vendas e marketing e até software vertical para soluções personalizadas, gerenciamento de TI e varejo. Você pode comprar qualquer um desses aplicativos separadamente como parte do pacote de licenciamento Zoho One mencionado acima ou em pacotes de licenciamento focados que abrangem vendas com CRM Plus, produtividade geral com Workplace, contabilidade com Finance Plus e tecnologia de back-office com a opção Gerenciamento de TI. Certifique-se de investigar todas essas opções e seus custos cuidadosamente antes de se comprometer com uma compra.

Segurança e privacidade

No lado da segurança, achei os recursos anti-spam do Zoho Mail adequados, provavelmente iguais ao Amazon WorkMail, embora não tão detalhados quanto os encontrados no Google G Suite Business ou no Microsoft Office 365 Business Premium. No entanto, o Zoho Mail tendia a ser instável quando se tratava de alertas de serviços nos quais eu assino. Por exemplo, notei que meus alertas de auditoria de segurança bancária sempre eram spam, então tive que colocar especificamente na lista de permissões esse domínio. Em geral, no entanto, o Zoho Mail categoriza adequadamente os emails em spam, boletins, notificações e conteúdo normal da caixa de entrada.

Em termos de anti-phishing, o Zoho Mail não faz nada de especial além de categorizar o email como spam. Isso foi um pouco decepcionante, considerando os esforços significativos que o Google e a Microsoft fizeram para adicionar proteção adicional nessa categoria. No futuro, seria bom receber um aviso adicional para clicar em links suspeitos.

No lado positivo, achei a política de privacidade do Zoho acima da média, embora bastante padrão para os jogadores revisados ​​aqui até agora. A posição geral deles parece ser que suas informações não podem ser compartilhadas com terceiros, mas elas têm acesso aos seus dados em caso de uma disputa legal ou outra situação em que isso seja necessário. No entanto, semelhante ao marketing de privacidade da Microsoft, o Zoho certifica-se de mencionar que mesmo os funcionários do Zoho não têm acesso a seus dados o tempo todo, e certos protocolos devem ser seguidos para obter esse acesso, caso a empresa julgue necessário.

O Zoho faz o possível para detalhar sua política de segurança em detalhes. A empresa descreve uma variedade de precauções que incluem medidas nas camadas física e de rede, bem como diretrizes específicas de pessoal que devem ser seguidas. Além disso, eles têm conformidade com a Organização Internacional de Padronização (ISO) 27001 e SOC 2, que está alinhada com o que você encontrará dos principais players nesse espaço. Em geral, o Zoho Mail é tão seguro quanto o Google G Suite Business ou o Microsoft Office 365 Business Premium, pelo menos no papel.

Integração

O Zoho Mail é maravilhosamente independente, principalmente porque possui um estábulo enorme de outros aplicativos Zoho dos quais você pode escolher e o Zoho Mail se integra à maioria deles. No entanto, o Zoho Mail também oferece uma seleção de opções de integração externa, além de uma interface de programação de aplicativos (API), uma variedade de aplicativos móveis dedicados e um braço de soluções personalizadas. O Zoho Marketplace possui plug-ins disponíveis para aplicativos populares, como Dropbox, Evernote, Salesforce e muito mais.

Uma das melhores opções de integração é com o Dropbox e aplicativos similares. Além de poder adicionar anexos ao correio diretamente do Dropbox, você também pode salvar os anexos diretamente no serviço. Se você tem um aplicativo favorito, vale a pena dar uma olhada no Zoho Marketplace para ver o que o Zoho ou um parceiro podem ter feito com ele.

No geral, o Zoho Mail está se esforçando para ser a única plataforma de e-mail e escritório que pequenas empresas precisarão. Imaginando-se como 'Mais do que apenas uma caixa de entrada', o Zoho Mail torna os clientes SMB produtivos com poderosos recursos de calendário, tarefas, anotações e favoritos. O recurso Streams traz uma abordagem familiar e agradável ao estilo da mídia social para fazer anúncios, atribuir tarefas, criar eventos e compartilhar anotações com os membros da equipe. E, assim como nos aplicativos populares de mídia social, as funções de curtir, comentar e compartilhar estão disponíveis. As pequenas e médias empresas apreciarão a variedade de serviços complementares disponíveis que podem escolher para personalizar suas necessidades. Usuários vindos do Google ou Microsoft serão confrontados com uma curva de aprendizado. A compatibilidade é boa, mas de forma alguma garantida. Há também a questão da interoperabilidade. A maior parte da força de trabalho usará o Slack e não o Cliq, assim como provavelmente usará o Microsoft Outlook, mas não o Zoho Mail. Por esse motivo, as empresas que padronizarem esses outros fornecedores terão muito mais dificuldade em mudar para o Zoho Mail do que as empresas menores que não têm o mesmo histórico de compatibilidade. Há muito valor aqui, se você pode ajustá-lo ao seu fluxo de trabalho, mas teste-o completamente antes de confirmar.