Revisão e classificação da Acumatica

Muitas opções personalizadas

Como em muitos dos sistemas de contabilidade para pequenas e médias empresas (PME) que revi, o Acumatica possui amplos recursos de personalização. E, como em quase todos os outros, é melhor deixar o parceiro com o qual você está trabalhando fazer o trabalho pesado sobre isso. Você pode filtrar várias telas e relatórios de dados, dos quais existem centenas disponíveis. Eu achei algumas das telas de entrada de dados um pouco ocupadas, e esse pode ser um lugar em que você pede ao seu parceiro para fazer alguns ajustes. Assim como no AccountMate, sua licença permite acessar todo o código-fonte do aplicativo. O aplicativo foi escrito no Microsoft.NET e, se você tiver um departamento de TI, pode ser confortável usar o Visual Studio para otimizar um pouco.

Os recursos de importação e exportação são facilmente acessados ​​e o sistema é compatível com o Open Data Protocol (OData), para que você possa exportar dados para outros aplicativos, como o Microsoft Power BI. Isso é útil caso você precise fazer mais análises, renderizar diferentes visualizações de dados ou satisfazer um programa de auditoria de terceiros.

A estrutura da conta é fácil de entender. As contas consistem em um código de conta de cinco dígitos que localiza em que parte do gráfico a conta se enquadra (Ativos, Ações, Despesas, Receitas e Passivos) e você pode adicionar até 10 subsegmentos adicionais de três caracteres a eles. Como o Acumatica é capaz de operações e consolidações de várias empresas, esses subsegmentos ou subcontas podem ser usadas para definir empresas, departamentos, divisões e muito mais.

Acumatica em fuga

Por ser baseado em navegador, consegui acessar o Acumatica nos três dispositivos móveis usando o navegador Chrome. Enquanto a tela estava consideravelmente cheia em uma tela de 10 polegadas, ela era utilizável arrastando a tela para a área que eu queria acessar. Para uso em smartphones, a interface do usuário do navegador é muito desajeitada. Felizmente, o Acumatica oferece aplicativos para Android e iOS.

Os aplicativos móveis para Android e iOS são idênticos e têm uma interface de usuário diferente da quando você acessa o aplicativo em um navegador. O aplicativo possui ícones para tarefas específicas, como inserir cartões de ponto, declarações de despesas, relatórios de despesas, pedidos de vendas ou pedidos de compra (POs). Acessei o aplicativo iOS em um Apple iPad Mini e o aplicativo Android em um tablet conversível Lenovo Yoga, mas eles são realmente estruturados para o acesso a smartphones.

Preços incomuns

Quase todos os aplicativos que revisei usam algum tipo de licenciamento por assento; Acumática não. Em vez disso, as taxas de licença são baseadas no consumo de recursos. Ao se inscrever no Acumatica, você trabalha no modelo SaaS, o que significa que você está acessando a infraestrutura em execução nos servidores em nuvem do Acumatica. O Acumatica está cobrando você com base na quantidade de recursos consumidos por sua instância específica do aplicativo. A taxa de licença é de aproximadamente US $ 1.000 por mês (cobrada anualmente) para uma pequena empresa típica com um número moderado de transações simultâneas.

Uma assinatura de nuvem privada emprega uma arquitetura no estilo de nuvem, mas é executada em sua infraestrutura (local ou em sua própria configuração de nuvem, como um cluster de servidores virtuais hospedados na AWS ou Microsoft Azure). Uma assinatura da Nuvem Privada custa cerca de US $ 850 por mês, faturada anualmente, novamente sem restrições de usuário. A taxa de licenciamento limita o processamento da CPU, portanto, se você realmente aumentar a capacidade de processamento do servidor de aplicativos, poderá aumentar o nível licenciando mais núcleos (supondo que o servidor tenha mais núcleos disponíveis).

Finalmente, há uma licença perpétua de nuvem privada por uma taxa única de cerca de US $ 30.000 mais uma taxa de manutenção anual de 18%. Novamente, todos esses preços são estimativas que comprei da Acumatica e são oferecidos sem os encargos adicionais que você incorrerá com o parceiro que agrega valor que decidir comprar o software. Os parceiros adicionarão taxas com base nos serviços que prestam, incluindo instalação, consultoria de pré-venda, personalização, configuração de software e treinamento, para citar alguns.

O incomum modelo de preços da Acumatica é um pouco difícil de entender no início, mas realmente atende a uma empresa cuja base de usuários flutua, seja por atrito, crescimento ou expansão sazonal. Se essas necessidades mudarem, é fácil fazer a transição de um modelo de nuvem para uma instalação local ou vice-versa. Junte isso à navegação flexível, aos relatórios robustos e ao acesso fácil com base no navegador, e você terá um sistema financeiro extremamente viável e que oferece um grande valor.

Expandindo para o ERP

Embora certamente seja digno do seu prêmio Editors 'Choice como produto de contabilidade do SME, as coisas mudam um pouco quando examinamos o Acumatica como uma plataforma de ERP. Embora ainda seja uma escolha sólida como provedor de ERP, ele não recebe a nossa escolha dos editores aqui, que é direcionada ao NetSuite OneWorld.

A Acumatica inclina sua implementação de ERP principalmente para as indústrias de manufatura e distribuição. Grande parte do sistema de contabilidade financeira da Acumatica já oferece recursos atraentes para esses tipos de empresas, como um inventário aprimorado que fornece suporte para vários armazéns, além de custos de inventário usando Custo Padrão, Média Móvel, Primeiro a Entrar (FIFO) e Específico Métodos de custo. O Acumatica não suporta Last In First Out (LIFO), embora isso não seja tão ruim, pois esse método caiu em desuso e atualmente não é usado muito fora dos EUA, de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP). Como muitos sistemas ERP serão usados ​​por entidades multinacionais, isso provavelmente não será um fator de ruptura.

O Acumatica também oferece suporte à numeração de lotes e séries, o que é útil no rastreamento da produção e na transferência em duas etapas, para que os itens em trânsito sejam rastreados, excluindo o item do estoque no local inicial, aumentando a conta de mercadorias em trânsito (GiT) e depois, ajuste a conta GiT quando os itens do inventário chegarem e fizerem check-in no armazém de destino. Essa é uma prática comum, mas nem todo sistema de inventário lida bem com isso.

O inventário é aprimorado ainda mais com as funções Lista de materiais (BOM) e Roteamento da Acumatica. Como esperado, esses recursos são mais comumente usados ​​por empresas de manufatura. A lista técnica fornece uma lista de todas as peças que entram na produção de um item - até o último fixador, porca ou parafuso. Como parte da lista técnica, o Acumatica também suporta montagem de kits, que é executada quando a conclusão de um item produzido exige o uso de submontagens que precisam ser pré-montadas antes que o item real possa ser construído. Esses subconjuntos são incorporados à lista técnica.

Gerenciando inventário com o Acumatica

Os sistemas de inventário podem ser genéricos ou projetados para operar em um tipo específico de entidade. A implementação de teste do Acumatica que revi foi forte na área de Distribuição e Armazenamento. O uso de vários armazéns é intuitivo e você pode criar facilmente pedidos de vendas que enviam itens diferentes de diferentes armazéns como parte de um único pedido. O GiT pode ser rastreado para caminhões individuais, se desejado, o que é útil se você tiver longos períodos de trânsito e um relatório GiT também está disponível.

O Acumatica simplifica o rastreamento de itens e componentes até um nível muito granular, se necessário. É fácil implementar números de bits e lotes e a codificação de barras está disponível, usando um scanner de código de barras USB ou até um smartphone. O Acumatica suporta uma lista técnica, mas, se você precisar de mais granularidade que uma lista técnica, também haverá kits, que permitem criar os componentes que entram em uma lista técnica. Se desejado, os itens de inventário podem ter imagens anexadas ao registro, o que é útil se você tiver itens semelhantes que às vezes precisam ser identificados a olho nu.

O módulo Inventário também possui métodos robustos de custo. O Acumatica suporta todos os métodos populares, exceto o LIFO (Last-in First-Out), um método que caiu em desuso nos últimos anos. Os métodos disponíveis incluem Custeio padrão, Média móvel (ou ponderada), Primeiro a entrar, Primeiro a sair (FIFO) e custo de item específico. Itens de inventário diferentes podem ter diferentes métodos de custo. Também há muita variedade na manutenção dos níveis de estoque. Você pode configurar um item usando min / max, que especifica os níveis mínimo e máximo do item desejado, ou usar Quantidade Econômica de Pedidos (EOQ) para prever as necessidades de estoque esperadas. Armazéns diferentes podem ter diferentes abordagens no nível do inventário.

Assim como seus relatórios em outras áreas, os relatórios do módulo de inventário da Acumatica também brilham. Os relatórios de inventário são abundantes, bem definidos e fáceis de entender. Os filtros de relatório simplificam bastante a personalização da saída, embora você provavelmente deseje trabalhar com seu parceiro revendedor para criar layouts de relatório significativamente diferentes dos vários padrões disponíveis.

Para aqueles com necessidades variadas no que diz respeito ao gerenciamento de estoque, você também pode obter um módulo MRP (Planejamento de Requisitos de Materiais), direcionado às entidades de produção e manufatura. Os módulos Acumatica ERP e Inventory também se integram ao software Avalara Sales Tax para rastrear os impostos de vendas quando apropriado, especialmente útil para imóveis e muitas operações de comércio eletrônico. O Avalara é apenas um exemplo do ecossistema de parceiros bastante amplo da Acumatica; portanto, se sua operação de negócios exigir funcionalidade adicional ou personalizada, investigue o Programa de parceiros da Acumatica para verificar se suas necessidades podem ser atendidas por terceiros examinados.

Subindo na cadeia de suprimentos

Os recursos de Pedido de compra e venda no módulo de contabilidade financeira da Acumatica também se encaixam bem na parte de gerenciamento da cadeia de suprimentos. O processo de Gerenciamento da cadeia de suprimentos segue os itens necessários para criar produtos desde a compra até a remessa ou a encomenda em atraso e, finalmente, para inseri-los no sistema de estoque, se necessário.

A Acumatica, como muitos outros fornecedores de ERP, espalha suas funções de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos por vários módulos. Além da entrada de pedidos de compra e venda, esses recursos da cadeia de suprimentos são encontrados em um módulo MRP (Planejamento de necessidades de materiais), bem como em um módulo de produção opcional.

O MRP equilibra vendas e pedidos de compra, ordens de produção e cronogramas de produção para gerar cronogramas e relatórios que preveem quando a empresa precisa fazer pedidos de material e item (para garantir que o estoque seja suficiente para atender à demanda). Em alguns sistemas ERP, o MRP ou o Inventory geralmente contêm a funcionalidade Just-In-Time (JIT) para minimizar o tempo em que os itens são realmente armazenados (mas o Acumatica atualmente não fornece esse recurso).

Também semelhante a muitos outros fornecedores de ERP, a Acumatica trabalha com fabricantes de software parceiros para aprimorar suas ofertas e adaptá-las a verticais específicas. Existem inúmeras ofertas de terceiros listadas no site da Acumatica, mas, curiosamente, a Acumatica rotula com exclusividade o módulo Produção da JAAS Systems. Não tivemos a chance de revisá-lo, mas mencionamos aqui porque provavelmente será um requisito para as empresas que produzem bens.

Outros recursos do ERP

Manufatura e Distribuição não são as únicas áreas nas quais a Acumatica é forte. Existe um bom módulo básico de Gerenciamento de produtos (PM) que permite planejar e acompanhar projetos e tarefas dentro da empresa. Como parte do núcleo da Contabilidade financeira, os vínculos de gerenciamento de tempo e despesas são um recurso fácil de usar. Embora eu não tenha revisado este módulo, o Acumatica também oferece um Service Management Suite opcional que permite equilibrar solicitações de serviço com os recursos disponíveis. O Gerenciamento de Serviços inclui agendamento, expedição, gerenciamento de rotas (que otimiza a rota que o pessoal de serviço segue para um cliente), gerenciamento de registros de manutenção de equipamentos e gerenciamento de contratos de serviço e garantia. Além disso, fornece painéis da equipe que podem ser enviados por email aos funcionários para mostrar eventos como agendamentos e compromissos. Alguns desses recursos, incluindo Gerenciamento de rota e Manutenção de equipamentos, também estão disponíveis em módulos separados.

O CRM (Customer Relationship Management) é outra função central do ERP e está disponível no sistema básico de Gerenciamento Financeiro. Há um painel separado para o gerente de vendas e você pode inserir leads, criar e-mails e reclamações em massa e seguir contatos. Um Customer Management Suite adicional adiciona automação de vendas e marketing, bem como previsão e análise de vendas.

Para resumir, embora não pudéssemos atribuir a Escolha dos Editores à Acumatica como um produto de ERP, atribuímos a ele Editors 'Choice nas categorias Contabilidade Empresarial e Gerenciamento de Inventário. O produto se destaca em ambas as áreas e, se você está no mercado para um sistema ERP com excelentes recursos de Contabilidade Financeira e está inclinado para os setores de manufatura e distribuição, o Acumatica também é uma boa escolha, e ainda ganha seu Excelente classificação.