Ademero content central revisão e classificação

O Ademero Content Central (que começa em US $ 35 por usuário por mês) tem seguidores leais no mercado de gerenciamento de documentos (DM), cheio e complexo. É elogiado por ter uma ampla variedade de opções de personalização e soluções de fluxo de trabalho para atender às necessidades da maioria das empresas. Mas a interface do usuário do Ademero Content Central não é tão refinada quanto o que alguns concorrentes oferecem. De todas as ferramentas de DM que testamos, descobrimos que elas agregam valor pela presença de campos de metadados, portanto procure-as ao escolher um produto nesta classe.

Coletar esses metadados e usá-los para melhorar seus negócios é onde está o valor do Ademero Content Central. Mesmo com esse recurso, no entanto, o Ademero Content Central fica atrás dos vencedores do Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, em termos de preço, bem como opções de compartilhamento e armazenamento.

Arquitetura no local, sensação baseada na nuvem

Mesmo na era atual das soluções de software como serviço (SaaS), não é incomum encontrar sistemas de negócios projetados para servidores corporativos locais, especialmente no caso de sistemas DM, incluindo não apenas o Ademero Content Central, mas também o Computhink Contentverse. Isso ocorre porque muitas empresas têm um ou mais servidores de arquivos herdados em seus armários de dados, geralmente contendo uma grande quantidade de arquivos acumulados ao longo de vários anos. Descobrir, etiquetar e organizar esses armazenamentos de arquivos é onde os sistemas DM se destacam e geralmente compreendem grande parte do potencial de retorno do investimento (ROI).

O Ademero Content Central segue um padrão familiar em termos de arquitetura, usando o IIS (Internet Information Services) da Microsoft e o SQL Server para hospedar o aplicativo Ademero Content Central e o back-end do banco de dados. Essas duas ferramentas de back-office são familiares a muitos profissionais de TI da empresa, mas podem estar solicitando a muitos administradores de meio expediente que muitas pequenas e médias empresas (SMBs) empregam, que podem não as ter usado antes - um ponto potencialmente importante levar em consideração antes de tomar qualquer decisão de compra. Mais alinhada com o que as pequenas e médias empresas de hoje esperam, a empresa também disponibiliza o Ademero Content Central como uma solução hospedada, eliminando a necessidade de muita experiência em TI no lado do cliente.

Embora a arquitetura principal do Ademero Content Central seja antiga, o portal da web do usuário está mais alinhado com os aplicativos baseados em nuvem que os usuários estão se sentindo mais confortáveis ​​em usar. Cores planas; botões grandes e fáceis de tocar; e um painel modular são apenas alguns dos principais recursos da interface do usuário padrão do Content Central. O Ademero Content Central também permite que temas personalizados correspondam à sua cultura corporativa ou marca.

Configurando Catálogos

Para ajudar a promover seu foco nos processos, o Ademero Content Central usa o conceito de catálogos para lidar com a estrutura de nível superior do armazenamento de documentos. Os catálogos também organizam os principais componentes administrativos, como permissões, processos e fluxos de trabalho de aprovação, tipos de documentos e campos personalizados, além de políticas de retenção. Tudo isso significa que o gerenciamento eficaz de catálogos é um elemento crítico para a configuração adequada do Ademero Content Central.

Os catálogos contêm tipos de documentos, cada um dos quais pode ser configurado com seus próprios campos. Os campos globais pertencentes a todos os catálogos e tipos de documentos também podem ser gerenciados no painel de controle do administrador. Ambos os tipos de campo oferecem suporte a várias opções de configuração, incluindo tipo de campo, formato, opções da lista de valores, e até uma lista de opções válidas de uma fonte de dados externa. Os valores dos campos também podem ser aproveitados para criar uma estrutura de pastas e manipular a nomeação de arquivos para vários tipos de documentos.

Pacotes são outro tipo de dados usados ​​pelo Ademero Content Central, que são compostos de vários documentos com um valor de campo de chave compartilhada (pense no número do contrato ou no ID do funcionário). Os modelos de pacotes podem ser configurados para exigir certos tipos de documentos e podem solicitar ao usuário que forneça os documentos necessários para concluir um pacote.

O reconhecimento de zonas é um dos recursos mais interessantes oferecidos pelo Ademero Content Central. Digamos que sua organização tenha um documento padrão para compras ou integração de funcionários, o reconhecimento de zonas pode ser usado para definir áreas (zonas) nesse tipo de documento e preencher valores de campo com base no reconhecimento óptico de caracteres (OCR) ou em um valor de código de barras. As zonas são definidas especificando o posicionamento da área no canto superior esquerdo da página, bem como a altura e largura da área. Múltiplas zonas podem ser facilmente definidas para um tipo de documento específico para capturar vários pontos de dados.

O construtor de fluxo de trabalho do Ademero Content Central não é tão intuitivo quanto alguns dos outros sistemas que revi, especialmente o Microsoft SharePoint ou o Fluix, mas é igualmente poderoso. Os fluxos de trabalho são iniciados usando eventos acionadores, que podem ser qualquer coisa, desde um documento de um determinado tipo sendo capturado até um campo que corresponde a um determinado valor. As ações do fluxo de trabalho definem quais etapas serão executadas nos documentos acionados, incluindo alteração de prioridade ou status, cópia em uma pasta, envio de email ou até execução de um programa externo. Finalmente, as regras do fluxo de trabalho podem ser usadas para combinar acionadores e ações, oferecendo a flexibilidade de executar uma ou mais ações com base em um ou mais acionadores, permitindo ainda determinar se um acionador executa as ações ou se todos os acionadores devem ser atendidos primeiro. Essa abordagem modular do fluxo de trabalho permite que os vários componentes sejam reutilizados conforme necessário, a fim de otimizar seus processos de negócios.

Conhecimento é poder

Como em qualquer banco de dados, um dos aspectos mais complicados da implementação de uma solução DM é adquirir o máximo de dados possível, sem tornar o processo de coleta muito entediante para os usuários. Em muitos casos, os usuários não entendem por que as informações coletadas em formulários longos, por exemplo, são valiosas para os negócios. O resultado de um processo de captura de documentos com sobrecarga pesada de usuários desse tipo geralmente pode ser que os usuários preencham campos com dados de lixo que acabam causando mais danos do que benefícios.

Para ajudar nesse processo, o Ademero Content Central oferece vários métodos de captura que podem otimizar o processo e reduzir etapas da inserção de documentos no Ademero Content Central. Você também obtém as informações necessárias para garantir recursos essenciais aos negócios, como pesquisa, aprovações, fluxos de trabalho e políticas de retenção de arquivos. Você pode adicionar documentos ao Ademero Content Central através de uploads baseados no navegador, pastas monitoradas ou incorporação de QCards por escuta por e-mail.

Os QCards, que são semelhantes às páginas de capa, são gerados a partir do Ademero Content Central e incluem códigos de barras para identificar o tipo de documento que está sendo criado, bem como os principais dados pré-preenchidos pelo usuário. Nos cenários em que os administradores exigem que informações adicionais sejam capturadas, documentos adicionados recentemente são adicionados a uma fila de codificação, o que permite aos usuários identificar rapidamente documentos que precisam de informações adicionais. A Ademero também oferece o software cliente CapturePoint, que fornece alguns recursos sérios para a captura eficiente de documentos em massa. Isso inclui facilitar o uso do OCR para preencher os principais campos, especialmente útil ao digitalizar vários documentos com o mesmo formato.

As ferramentas para otimizar o uso dos principais campos de dados com seus documentos não param quando você carrega seus documentos no Ademero Content Central. A empresa reconhece que pode haver valor no uso dos metadados do documento reunidos no Ademero Content Central para outros fins fora da sua solução DM. Para isso, o Ademero Content Central oferece integração com o Intuit QuickBooks Payments e Workday, permitindo sincronizar os dados residentes no Ademero Content Central com esses outros sistemas de negócios. Você também tem a capacidade de criar modelos de exportação a partir de seus dados, permitindo executar exportações de dados ajustando os mesmos parâmetros periodicamente.

O Ademero Content Central permite manter um histórico de revisões completo, que inclui edições, aprovações e atualizações de propriedades. Você pode acessar versões mais antigas de documentos a qualquer momento. Além disso, a empresa oferece documentação de ajuda contextual e suporte 24 horas por chat ao vivo.

Preços

O Ademero Content Central simplificou recentemente seus preços, sem mais preços ou níveis por módulo. As empresas que usam a versão hospedada do Ademero Content Central podem pagar US $ 35 por mês por usuário, com descontos por volume disponíveis. Aqueles que optam pela solução local estão buscando um custo inicial de US $ 500 por usuário para uma licença perpétua. Os recursos são amplamente comparáveis ​​entre as duas opções, embora sua escolha de arquitetura possa adicionar complexidade em termos de opções de rede e armazenamento.

Um candidato sólido no espaço DM, o Ademero Content Central possui recursos suficientes para torná-lo uma opção viável para a maioria das empresas e alguns recursos poderosos que podem torná-lo um ajuste perfeito para outras. Se recursos como reconhecimento de zona ou as opções de integração com o Intuit QuickBooks Payments e Workday podem ter um impacto positivo nos seus negócios, você deve dar uma olhada no Ademero Content Central.