Revisão e classificação padrão da Adobe document cloud

A Adobe é a marca preferida quando se trata de editoração eletrônica e conteúdo criativo. Ao mesmo tempo, a empresa é líder no espaço de arquivos PDF, além do Acrobat. Ao combinar essas duas áreas de força, a Adobe pode oferecer uma plataforma de gerenciamento de documentos como o Adobe Document Cloud (que começa em US $ 12, 99 por mês).

Você não ficará surpreso ao saber que, dada a marca Acrobat e seus pontos fortes, a empresa concentra a maioria das ferramentas do Adobe Document Cloud no manuseio de arquivos PDF, bem como em áreas normalmente dominadas por marcadores, papel, caneta e correio. Embora isso signifique que você pode encontrá-lo mais limitado do que aqueles gerenciadores de documentos com menos formato específico, como o vencedor do Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice e o Microsoft SharePoint Online, o Adobe Document Cloud ainda é uma escolha sólida para pequenas empresas padronizadas em PDF ou apenas deseja coletar assinaturas, compartilhar e acompanhar documentos importantes.

Pacotes da Adobe Document Cloud

Você pode assinar o Adobe Document Cloud por conta própria ou como parte do Creative Cloud, um pacote de nove ferramentas da Adobe que também inclui o Adobe Illustrator e o Adobe Photoshop. O Adobe Document Cloud é fornecido com o Adobe Acrobat DC, um produto para desktop, embora cada um também possa ser autônomo. Ele também vem com o Adobe Sign para solicitar assinaturas digitais e rastrear os documentos associados. Não existe uma versão gratuita ou uma avaliação gratuita do Adobe Document Cloud, mas ela está incluída no pacote Creative Cloud da Adobe, que possui uma avaliação gratuita de 30 dias.

O Adobe Document Cloud tem dois planos pagos. O plano padrão custa US $ 12, 99 por mês (que analisamos) com uma assinatura de um ano ou você pode pagar mensalmente US $ 22, 99 por mês. Com esse plano, você pode criar, editar e exportar arquivos PDF e enviar documentos para serem assinados eletronicamente. O plano padrão inclui o Acrobat Standard DC, compatível apenas com o Windows 7, 8 e 10.

O plano Pro custa US $ 14, 99 por mês para uma assinatura de um ano ou US $ 24, 99 por mês para um plano mensal. Ele vem com uma licença para o Acrobat Pro DC, que adiciona a capacidade de inserir arquivos de áudio e vídeo em arquivos PDF e editar documentos digitalizados. O Acrobat Pro DC é compatível com Windows e Mac (OS X v10.9 e v10.10). Também inclui acesso de 30 dias ao Adobe Photoshop, Lightroom e outro software da Creative Cloud. Ambos os planos de assinatura incluem atualizações gratuitas. Se você optar por comprar a Creative Cloud, os planos que incluem o Adobe Document Cloud começam em US $ 49, 99 por mês.

Introdução ao Adobe Document Cloud

Para se inscrever no Adobe Document Cloud, você pode fazer login na sua conta existente ou criar uma conta na Adobe. Se você optar por assinar a Creative Cloud ou apenas o Adobe Document Cloud, precisará fornecer suas informações de contato e pagamento e decidir se deseja um plano mensal ou anual.

Você provavelmente já usou um produto da Adobe antes, mesmo que apenas para visualizar arquivos PDF, para que a interface do usuário da Adobe Document Cloud possa parecer familiar. As funções são divididas entre os serviços PDF e os serviços Adobe Sign. No painel, você pode acessar seus arquivos, exportar, editar e criar arquivos PDF. Você também pode combinar arquivos e usar três funções comerciais: Preencher e assinar, Enviar e rastrear e Enviar para assinatura. O Adobe Document Cloud é compatível com as UIs da tela sensível ao toque.

Compartilhamento e colaboração de documentos

O Adobe Document Cloud é menos sobre armazenamento de arquivos e mais sobre fluxos de trabalho colaborativos com PDF, esteja você editando e refinando documentos corporativos ou precisando enviar contratos para várias assinaturas. O Adobe Document Cloud suporta o armazenamento de vários tipos de arquivos, mas esses arquivos devem ser convertidos para o formato PDF para permitir a edição. Essa limitação é viável para certos casos de uso, como colaboração entre escritórios com colegas de trabalho com sua própria licença Acrobat, mas pode ser uma omissão crítica para organizações que coordenam com usuários externos para criação de documentos. Os arquivos podem ser exportados como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint ou outros arquivos após o fato. Por outro lado, o Adobe Acrobat DC (não o Adobe Document Cloud, mas o aplicativo de desktop Acrobat, bem como os aplicativos móveis) pode entrar em contato com provedores de armazenamento em nuvem, como o Microsoft OneDrive for Business e o DropBox Business para gerenciar arquivos PDF que você possa ter um desses locais.

Existem várias ferramentas para lidar com tarefas comuns com arquivos PDF no Adobe Document Cloud, incluindo a criação de PDFs (na verdade, a conversão de documentos em PDF como você não pode criar um a partir do zero), a combinação de vários arquivos em um PDF, a reorganização de páginas em PDF e a exportação arquivos em PDF. Essas ferramentas certamente não são exclusivas da interface do usuário do Adobe Document Cloud, pois os usuários licenciados podem executar as mesmas tarefas no Adobe Acrobat DC ou em aplicativos móveis no Android ou iOS. Mas ter uma opção baseada em nuvem para esses trabalhos certamente oferece alguns benefícios aos usuários que podem executar trabalhos de vários computadores. Os arquivos PDF editados no Adobe Document Cloud podem até aproveitar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para converter arquivos PDF digitalizados em texto editável ou pesquisável. Esse é um recurso particularmente útil para organizações com uma biblioteca de documentos em papel existente.

Onde o Adobe Document Cloud realmente se destaca é a capacidade de lidar com tarefas normalmente necessárias após um documento atingir um estado final ou quase final. Não é por acaso que este é o mesmo ponto ideal que a Adobe habitou com o Acrobat e o formato PDF em geral por mais de uma década. Os recursos que muitos usuários consideram óbvios, como a capacidade de incorporar fontes, compactar imagens e manipular recursos de formulários, tornam o Acrobat uma escolha sólida para tudo, desde a publicação de documentos de vendas a manuais de produtos, documentos legais e tudo mais.

As empresas que gastam muito tempo encaminhando documentos para a revisão ou assinatura podem se beneficiar imensamente do Adobe Document Cloud. O uso de e-mail para enviar documentos a serem impressos, assinados, digitalizados e enviados por e-mail é incrivelmente ineficiente quando comparado à capacidade do Adobe Document Cloud de lidar com o roteamento de um documento para vários signatários. Opções como proteção por senha, lembretes diários ou semanais e recursos de rastreamento são, francamente, os pregos finais no caixão de qualquer argumento sobre o assunto. custo benefício do Adobe Document Cloud. Também é importante notar que os recursos de assinatura obtidos com o Adobe Document Cloud estão facilmente no nível superior dos sistemas de gerenciamento de documentos que analisamos. O Microsoft SharePoint Online traz algumas funcionalidades semelhantes ao jogo e suporta mais formatos de arquivo, mas não suporta arquivos PDF tão bem quanto o Adobe Document Cloud.

Você pode preencher formulários facilmente usando o recurso Preencher e assinar. Convenientemente, você pode salvar os campos mais usados, incluindo seu nome, endereço, email e telefone, para não precisar digitar essas informações repetidamente. Depois de preencher um formulário, você pode salvá-lo como um arquivo PDF ou imprimi-lo. Você pode compartilhar arquivos com qualquer pessoa (desde que tenha o endereço de e-mail) usando Enviar e rastrear e optar por receber notificações quando o destinatário visualizar o arquivo. Esses recursos também estão disponíveis para qualquer arquivo que você possa ter armazenado em uma conta da Creative Cloud.

Depois de escolher um arquivo, você pode adicionar um campo de assinatura, um campo inicial ou um bloco de assinatura, além de nome e data. O documento final pode ser salvo na sua biblioteca de documentos para uso futuro, o que é útil se você enviar o mesmo contrato de forma consistente. Os destinatários podem optar por delegar a assinatura a outra pessoa. Caso contrário, eles poderão preencher todos os campos obrigatórios e criar uma assinatura eletrônica digitando seu nome, desenhando-o ou carregando um arquivo de imagem. A opção de digitação gera algumas opções de assinatura. Depois que o destinatário envia o arquivo assinado, ele pode baixar uma cópia ou se inscrever para uma avaliação gratuita de 14 dias do Adobe Sign (US $ 9, 99 por mês e mais).

Um problema desse recurso é que ele o redireciona para a interface do usuário do Adobe Sign e não está claro como voltar ao Adobe Document Cloud ou ao painel da Creative Cloud. Economizamos um tempo: Clique no logotipo do Adobe Sign no canto superior esquerdo da tela.

O Adobe Document Cloud também suporta modelos de biblioteca, que são objetos reutilizáveis ​​(um documento ou uma sobreposição de formulário) que podem ser aproveitados para executar tarefas repetitivas com mais eficiência. Os modelos de documento incluem o conteúdo e o formulário do documento Campos, e são ideais para enviar documentos completos para assinatura (pense em acordos com clientes, acordos de não divulgação etc.). As sobreposições de formulário são um pouco mais obtusas, mas oferecem a opção de adicionar um formulário pré-configurado a qualquer documento com o mesmo layout. Isso é útil para coisas como um bloco de assinatura de carta comercial, formulários que exigem marcas diferentes ou verborragia dependendo do cliente, além de vários outros casos de uso.

A Adobe possui vários aplicativos móveis para Android e iOS que ampliam os recursos do Adobe Document Cloud. O Acrobat Reader Mobile reflete o que você vê na sua área de trabalho e online. Você pode visualizar e editar arquivos PDF em qualquer lugar. Você também pode acessar os arquivos contidos no Dropbox, OneDrive ou em outros provedores de armazenamento em nuvem se tiver conectado sua conta. O Adobe Sign Mobile permite assinar documentos, solicitar assinaturas eletrônicas de outras pessoas e acompanhar o progresso. Você também pode capturar facilmente sua assinatura usando a tela sensível ao toque do telefone, salvá-la e usá-la na Adobe Document Cloud. Você pode fazer login no aplicativo usando seu Sign ID ou Adobe ID para que ele esteja vinculado à sua conta.

O Fill & Sign Mobile pode ser usado para preencher e assinar formulários em qualquer lugar, embora este aplicativo não esteja conectado com sua conta da Adobe. Na verdade, você não precisa de um Adobe ID. Com ele, você pode até tirar uma foto de um formulário e preenchê-lo no seu dispositivo móvel. Por falar em tirar fotos, o Adobe Scan transforma a câmera do seu dispositivo móvel em um scanner de documentos portátil, permitindo que você faça o upload de um PDF no Adobe Document Cloud, onde o OCR pode converter seu documento de uma imagem simples em texto que você pode editar ou copiar.

A Adobe oferece ampla ajuda, caso você encontre problemas. Você pode pesquisar no site da Adobe. minucioso documentação de suporte on-line, apesar de termos encontrado algumas mensagens de erro ao fazer pesquisas simples. Você também pode visitar os fóruns de usuários. Se você precisar entrar em contato com a Adobe, poderá usar o bate-papo ao vivo, disponível 24/7 ou ligar a equipe de suporte durante a semana, das 5:00 às 19:00 (PST). No entanto, para poder entrar em contato diretamente com a Adobe, primeiro é necessário preencher um formulário interativo para específico seu problema. Isso é um pouco chato (embora tente oferecer soluções possíveis antes de você ligar ou iniciar um bate-papo).

Um sólido serviço de assinatura eletrônica e colaboração

Em outubro, a Adobe introduziu atualizações no Adobe Document Cloud que incluem um hub central de documentos e suporte para aplicativos móveis conectados. A empresa também disse que simplificou as revisões de documentos e adicionou edições habilitadas para toque em tablets. Além disso, um recurso de inteligência artificial (A) chamado Adobe Sensei ajuda a automatizar tarefas repetitivas ao usar o Adobe Scan e o Adobe DC.

O Adobe Document Cloud não deve ser um serviço completo de gerenciamento de documentos, o que significa que não se compara ao Ascensio System OnlyOffice e ao Microsoft SharePoint Online em termos de amplo suporte a tipos de arquivos, sincronização, segurança robusta e personalização. Para ser justo, Contudo , O Adobe Document Cloud se destaca por fornecer as principais funcionalidades nas áreas de foco de seus clientes. Além disso, a Adobe também oferece integração nos principais sistemas corporativos de nuvem, como Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce e vários outros. Essas integrações servem para tornar seus negócios mais eficientes, aproveitando os pontos fortes de vários serviços em nuvem, permitindo executar tarefas de trabalho comuns no contexto da sua área de foco - seja postando um documento em um site do SharePoint para comentar ou enviando documentos de contrato para assinatura para clientes do Salesforce.

Se sua empresa precisar se tornar mais eficiente no compartilhamento e no rastreamento de documentos importantes e na coleta de assinaturas, o Adobe Document Cloud fará o truque. Isso ocorre principalmente quando emparelhado com o Acrobat DC, que possui mais opções de compatibilidade, integração e edição de arquivos. Para obter recursos completos de gerenciamento de documentos, é provável que você queira procurar em outro lugar, embora haja uma forte possibilidade de considerar o Adobe Document Cloud, mesmo que não seja a sua escolha para um sistema de gerenciamento de documentos. Tempo é dinheiro, e apenas os recursos de assinatura digital e formulários podem fazer do Adobe Document Cloud um investimento valioso e uma parte essencial dos seus negócios.