No mundo do software de colaboração, existem facilmente cem serviços que prometem fazer sua equipe trabalhar em conjunto em um aplicativo de comunicação que mantém um registro pesquisável de todo o seu trabalho. Se sua organização já usa o software de rastreamento de problemas Jira by Atlassian, considere adicionar o Confluence como sua sala de reunião virtual. Confluence é um serviço no qual os membros da equipe podem discutir trabalho, registrar decisões, comentar documentos e colaborar como equipe. Quando novos membros da equipe entram em cena, o Confluence fornece contexto e histórico sobre os projetos em questão e a própria equipe. Confluence e Jira são fabricados pela Atlassian, portanto são projetados para funcionar bem juntos.
A empresa também cria o aplicativo de bate-papo em equipe HipChat, uma escolha dos editores, para concluir uma série de ferramentas de colaboração em trabalho em equipe. Se você já estiver usando outros serviços da Atlassian, o Confluence é um ótimo complemento, especialmente para organizações maiores. No entanto, pequenas e médias empresas, especialmente aquelas que não precisam do Jira para o trabalho, podem preferir o Editors 'Choice Podio, um serviço mais flexível e personalizável que se adapta facilmente às empresas à medida que cresce.
Preços e Planos
Os preços do Atlassian Confluence variam muito de acordo com o número de usuários e os recursos que você escolher. O produto principal, que inclui a integração com o Jira, para dez usuários, custa US $ 10 por mês. Para 15 usuários, o preço sobe para US $ 50 por mês e para 25 usuários, dobra para US $ 100 por mês. Sobe de lá. Observe que esses são os preços do serviço, conforme hospedado pela Atlassian; é um preço diferente se você hospedar o Confluence em seus próprios servidores (exceto para equipes de 10 pessoas ou menos; nesse caso, os preços são os mesmos). Por exemplo, uma equipe de 25 pagará US $ 1.200 por uma licença perpétua para se auto-hospedar.
Existem duas opções adicionais chamadas Calendários da equipe do Confluence e Perguntas do Confluence. O Team Calendars adiciona um calendário central para acompanhar quem está de folga e quando, além do planejamento de projetos e eventos. Os usuários do Jira vêem neste calendário datas de lançamentos, sprints e muito mais. O Confluence Team Calendar também possui opções de integração com o Google Calendar, Outlook e iCal. Para Confluence mais Team Calendars, um grupo de 15 pode esperar pagar US $ 75 por mês.
O Confluence Questions, o outro complemento, permite que as equipes façam, votem e respondam perguntas de forma colaborativa. A seção Perguntas deve florescer em uma área de compartilhamento de conhecimento à medida que os usuários adicionam conteúdo. Todo o conteúdo se torna pesquisável, assim como a outra comunicação de equipe que é mantida no Confluence, e há um aspecto do jogo no qual as pessoas ganham pontos por postar e exibir seus conhecimentos. Questões de Confluência e Confluência juntas para 15 usuários também custam US $ 75 por mês e, se você adicionar Calendários de Equipe e obter as três peças no mesmo pacote, estará analisando US $ 100 por mês. Mas lembre-se de que o custo total varia bastante com base no número de usuários.
O Podio, a Escolha dos Editores da PCMag para sistemas de gerenciamento de trabalho, cobra US $ 9, US $ 14 e US $ 24 por usuário por mês por seus três níveis básicos de serviço. Ele também possui um plano corporativo, com preços personalizados.
Uma grande consideração na ferramenta de colaboração que você escolhe é o tamanho da sua organização e o quanto você espera que esse tamanho mude. Considere o seguinte: sempre que você adiciona uma pessoa ao seu quadro de funcionários, acaba pagando um pouco mais por mês com uma assinatura do Podio. Com o Confluence, no entanto, o preço permanece estável até você atingir um limite, mas pode dobrar da noite para o dia.
Para fornecer outra referência em preços, o Workfront é uma plataforma de colaboração de nível empresarial que custa cerca de US $ 30 por usuário por mês. O preço varia, pois cada instalação é única, portanto, US $ 30 por pessoa por mês é a média.
Outra plataforma de colaboração apropriada para empresas é o Igloo. Os preços do iglu estão entre US $ 3 por usuário e US $ 12, dependendo da configuração.
Com uma redução de tamanho, o Clarizen é mais adequado para empresas de médio e grande porte, mas não para pequenas empresas. Em seus três níveis de serviço, o Clarizen custa entre US $ 30 e US $ 60 por usuário por mês.
Estilo de colaboração da Confluence
Criar uma conta no Confluence é bastante simples e rápido, e você pode conectá-la ao Google Apps, o que é uma grande vantagem para muitas organizações. Qualquer pessoa pode experimentar o serviço por duas semanas gratuitamente, sem ter que depositar um cartão de crédito, embora duas semanas não demorem muito para testar as águas. Algumas outras ferramentas de colaboração permitem que você experimente um produto gratuitamente por um período ilimitado, mas com outras limitações, como o número de usuários ou a quantidade de dados que você pode enviar.
Gosto que todos os que se juntam à equipe do Confluence sejam solicitados imediatamente a fazer upload de uma foto de perfil. É um pequeno detalhe, mas ajuda a evitar que as pessoas não carreguem sua foto de perfil simplesmente porque nunca chegaram a isso.
Quando você configura uma conta para experimentar o Confluence, também vê uma opção para adicionar o HipChat, o programa de bate-papo em equipe do Atlassian. Eu gosto muito do HipChat, mas fiquei um pouco confuso por não haver uma opção para integrar uma conta existente do HipChat. Durante uma configuração de avaliação, vi apenas uma opção para criar uma nova conta do HipChat, o que dificultaria a avaliação do Confluence como um usuário existente do HipChat. Convém entrar em contato com a Atlassian se você já estiver usando alguns de seus produtos e quiser experimentar o Confluence.
Com uma conta e alguns membros da equipe a bordo, você pode começar criando Spaces in Confluence diferentes, que podem ser para departamentos específicos ou tipos de trabalho que são realizados, como um Espaço Editorial e um Espaço de Designers.
Os espaços no Confluence são diferentes dos projetos ou até das equipes que você pode ver em outras ferramentas de colaboração, como o Asana (uma escolha dos editores para gerenciamento de colaboração e fluxo de trabalho). Os espaços são mais como páginas de entrada, onde você pode manter todos os tipos de informações, incluindo links para mais páginas. Por exemplo, você pode ter um espaço para sua equipe de design e esse espaço pode ter uma barra de navegação de páginas vinculadas a especificações de design, um guia de estilo e notas de reuniões recentes.
Como mencionado, a compatibilidade com Jira é um dos pontos de venda da Confluence, se não o principal ponto de venda. Ao integrar os dois, é possível exibir os problemas do Jira em uma página do Confluence. Vice-versa, você pode criar problemas no Jira a partir do Confluence. Como na maioria dos softwares de colaboração, ao adicionar conteúdo ou comentar sobre o conteúdo de outras pessoas, você pode usar um sinal @ para mencionar pessoas, para que elas sejam notificadas de que algo requer atenção, como dizer a alguém que elas precisam registrar um problema no Jira. Todas essas discussões são salvas e tornadas pesquisáveis.
Você pode sobre como usar Jira e Confluence juntos no site da Atlassian.
Design e facilidade de uso
Ao adicionar conteúdo e arquivos ao Confluence, achei fácil navegar e usar como membro da equipe e administrador. Mas há algumas áreas em que ele se sente um pouco atrás de outras ferramentas de trabalho e colaboração.
O calendário compartilhado permite que você veja quando as pessoas têm folgas programadas, bem como os prazos dos locais de trabalho, e tudo pode ser codificado por cores. Eu pensei que o calendário compartilhado era praticamente um recurso necessário e acho um pouco estranho considerar um complemento por um custo adicional. O calendário é simples de usar, mas para agendar um novo horário à tarde, eu tive que usar o tempo militar. Sempre que eu digitava 4:00, o Confluence adicionava "am"
Em outras áreas, quando você adiciona comentários, fico surpreso com o fato de o Confluence fornecer uma enorme caixa de parágrafos com muitas opções de formatação. Isso está muito longe dos campos de texto comentados mais simplificados que estou acostumado a ver em outras ferramentas de colaboração. Isso faz com que o Confluence pareça um pouco datado ou talvez não esteja de acordo com as tendências atuais.
Outro exemplo de estar um pouco atrás de outras ferramentas de colaboração é como o Confluence lida com a colaboração de documentos. Se um membro da equipe carregar um arquivo, todos poderão discuti-lo e comentar diretamente, colocando uma nota na área que desejam destacar. Isso é útil e semelhante ao que você vê no serviço de gerenciamento de projetos Volerro, mas não é tão impressionante quanto a maneira como o Igloo lida com a colaboração de documentos. O Igloo adiciona outras ferramentas de marcação em PDF, para que você possa ir à cidade desenhando diretamente no documento para fazer suas observações. O Igloo também possui um sistema de classificação por estrelas, que é genial para aqueles momentos em que alguém apresenta algumas opções para um documento e precisa perguntar a um grupo: "Qual deles você mais gosta?"
O Clarizen, outro excelente aplicativo de gerenciamento de projetos, possui ferramentas de comentários de documentos semelhantes às do Confluence, mas para equipes que fazem muito com PDFs e arquivos de imagem, ele oferece uma integração com um serviço especial chamado Proof HQ, que simplifica o processo de verificação e aprovação.
O upload de documentos no Confluence é simples e testei o recurso adicionando imagens e PDFs. Há uma opção para adicionar efeitos simples a uma imagem, como um sombreamento, embora isso fizesse minha imagem ficar louca e impedisse o carregamento da página.
Todos esses pequenos truques e peculiaridades precisam ser resolvidos, mas eles não são um obstáculo para o show. Algumas equipes talvez nem as encontrem ou as notem, embora outras possam acabar arrancando os cabelos por causa dessas frustrações simples.
Escolhendo o aplicativo de colaboração certo para sua equipe
A escolha de uma ferramenta de colaboração adequada para sua equipe exige muita consideração, desde avaliar o tamanho da equipe e o crescimento futuro até descobrir o que pode funcionar com seu conjunto de ferramentas atual. As equipes que usam o Jira e o HipChat da Atlassian podem achar que o Confluence faz sentido porque foi projetado para trabalhar com essas plataformas. Também suporta o Google Apps.
Outras organizações que procuram algo mais flexível podem considerar a plataforma de trabalho Podio, uma escolha do editor, por seu mercado de aplicativos que você pode aproveitar para criar exatamente o espaço de trabalho necessário.
