Revisão e classificação da nuvem da Docuware

No que diz respeito aos sistemas de gerenciamento de documentos, o DocuWare Cloud é considerado um forte concorrente no espaço, desde os dias do Microsoft Windows 3.0 em que o gerenciamento de documentos se tornou uma coisa. O DocuWare Cloud custa US $ 300 por mês para uma instância dimensionada para uma pequena empresa com até quatro usuários e 20 GB de armazenamento. A plataforma possui um forte conjunto de recursos empresariais, incluindo excelentes recursos de importação de documentos e manipulação de formulários. Embora seja um veterano do setor, não possui a funcionalidade de integração e compartilhamento encontrada nos vencedores do Ascensio System OnlyOffice e no Microsoft SharePoint Online, mas é uma oferta sólida que ainda vale a pena considerar.

O básico

Assim como o Adobe Document Cloud Standard, o DocuWare Cloud se enquadra na categoria corporativa de sistemas de gerenciamento de documentos com sinos e assobios de sobra. No entanto, ele combina a interface com o usuário (UI), oferecendo aos usuários as ferramentas necessárias para executar tarefas comuns, além de oferecer opções mais avançadas para usuários avançados ou administradores. A visualização principal que a maioria dos usuários vê no DocuWare Cloud é dividida em duas visualizações principais. Um painel de navegação no lado esquerdo fornece acesso à sua caixa de entrada, pesquisa de documentos, listas disponíveis e tarefas. No lado direito, há opções adicionais que oferecem um visualizador de documentos junto com as ferramentas de anotação. Quando um documento é selecionado, o painel esquerdo também oferece a opção de editar os campos do índice, manualmente ou clicando no texto do documento, preenchendo o campo do índice automaticamente.

As listas são o contêiner de documento principal visível aos usuários e são definidas pelo administrador. A exibição em lista fornece uma opção útil para os usuários criarem um atalho diretamente para a lista sem precisar desconstruir o URL. As listas não apenas mostram os documentos disponíveis nesse contêiner em particular, mas também permitem que você exiba, exporte e compartilhe os campos de índice desses documentos na forma de um arquivo CSV.

O painel de navegação esquerdo oferece algumas opções interessantes para vincular documentos: grampo e clipe. O grampo e o clipe combinam documentos para uso posterior e são reversíveis. O recurso de grampo se aplica apenas a arquivos PDF e combina vários PDFs em um único PDF ou divide um documento PDF de várias páginas em páginas únicas. O recorte permite que vários tipos de documentos sejam vinculados enquanto mantém documentos distintos.

Importando documentos

Existem várias opções para inserir documentos no DocuWare Cloud, em uma ampla variedade de cenários de casos de uso. Os documentos podem ser importados através do Web client ou o DocuWare Cloud Scan App pode ser instalado para digitalizar documentos diretamente no DocuWare Cloud. Como alternativa, os administradores podem configurar drivers de impressora personalizados para que os usuários possam otimizar algumas tarefas de importação, como indexação e manipulação de formulários. Os administradores também têm a capacidade de configurar uma pasta FTP para que os documentos sejam salvos imediatamente em uma área específica no DocuWare Cloud, possibilitando vários cenários, como uploads em massa, importações programadas ou programadas ou integração com software de terceiros.

Outra área em que o DocuWare Cloud se destaca é o reconhecimento óptico de caracteres (OCR). A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos suporta OCR, mas a capacidade de personalizar o mecanismo é um recurso que não é visto com frequência. O DocuWare Cloud permite que os administradores otimizem o mecanismo de OCR para obter desempenho ou precisão com base nas necessidades atuais dos negócios. O mecanismo de OCR também pode ser ensinado, como um dicionário de verificação ortográfica, fazendo o upload de listas de palavras que podem ser comumente usadas em seus negócios, a fim de otimizar o processo de OCR.

Manipulação de formulários

O DocuWare Cloud faz um ótimo trabalho ao ativar formulários eletrônicos para uso interno ou para cenários voltados para o cliente. O processo começa com um administrador criando um modelo de formulário usando as ferramentas de designer de formulários. Existem dois tipos de formulário no DocuWare Cloud. Os formulários da Web são bastante básicos, pois o produto final tem a aparência do modelo criado pelo administrador. Os formulários mesclados, por outro lado, levam os dados coletados através do modelo de formulário e, em seguida, sobrepõem esses dados em um documento existente com base na preferência do administrador. Os dois tipos de formulário também são usados ​​para preencher os campos de índice e também podem ser aproveitados para outras tarefas e integrações relacionadas a dados.

Usando o designer de formulários do DocuWare Cloud, você pode arrastar vários elementos para o formulário e rapidamente colocá-los onde quiser. Você pode rotular os campos e marcá-los conforme necessário, e também pode colocar rapidamente as instruções onde precisar. A mesclagem de formulários requer o upload do modelo de saída, os campos do modelo de formulário a serem integrados ao modelo de saída e as opções básicas de formatação de texto a serem configuradas para cada campo. Os dois tipos de formulário resultam no novo preenchimento do formulário no armazenamento de documentos de sua escolha, bem como nos campos de índice preenchidos com dados do formulário ou valores estáticos. Por fim, você pode configurar permissões durante esse processo, permitindo que usuários individuais administrem ou usem o formulário. Você também pode tornar públicos os formulários, permitindo que usuários externos preencham e enviem formulários.

Recursos administrativos

Os administradores corporativos serão muito os recursos de segurança do DocuWare Cloud. As permissões podem ser configuradas em vários níveis, mas, semelhante ao Dokmee, são mais prevalentes em gabinetes de arquivos. Eles podem conter várias caixas de diálogo, que são elementos que permitem aos usuários acessar ou armazenar documentos. As caixas de diálogo de lista são coleções de documentos com base em consulta configuradas usando um editor gráfico ou uma instrução SQL. As caixas de diálogo de armazenamento são usadas para identificar os campos de índice usados ​​quando um documento é colocado em armazenamento, enquanto as caixas de diálogo da lista de resultados especificam os campos usados ​​para a exibição da lista de documentos e os formulários de edição do campo de índice. Por fim, caixas de diálogo de pastas são usadas para identificar a estrutura de pastas usada para armazenamento e navegação de documentos. A estrutura da pasta é criada colocando campos de índice ou valores estáticos em diferentes níveis de pasta para criar a hierarquia ao seu gosto.

Para administradores que buscam facilitar a vida de seus usuários, o DocuWare Cloud também oferece ajuda. Dois exemplos são impor opções de campo de índice e automatizar processos de negócios. Os campos para vários tipos de documentos podem ser configurados para usar listas de valores para fins de pesquisa e validação, a partir de uma lista estática, uma gerada a partir de dados no DocuWare Cloud ou mesmo valores de uma fonte de dados externa. Os relacionamentos de documentos podem ser definidos, em um único gabinete ou entre dois gabinetes, comparando os principais campos.

Considere o custo

Uma desvantagem do DocuWare Cloud é o preço um tanto nebuloso. Diferente da maioria de seus concorrentes, você precisará entrar em contato com a empresa para obter preços exatos, porque o DocuWare Cloud tem o preço pelo tamanho da instância e não por usuário. Como mencionado anteriormente, uma instância do DocuWare Cloud dimensionada para uma pequena empresa, com até quatro usuários e 20 GB de armazenamento, custa US $ 300 por mês. Uma instância maior que suporta 40 usuários e 100 GB de armazenamento custa mais de US $ 1.500 por mês. Independentemente das suas necessidades de usuário e armazenamento, entre em contato com a equipe de vendas do DocuWare Cloud para discutir seus requisitos de negócios e como eles afetarão sua taxa mensal.

Como um todo, o DocuWare Cloud oferece recursos suficientes para torná-lo uma opção atraente no espaço de gerenciamento de documentos. Os recursos que envolvem os formulários eletrônicos são particularmente úteis para muitas empresas, e vários dos recursos administrativos também são atraentes. Embora esteja um pouco atrás do nosso sistema de opções Ascensio, o Editors 'Only Office e o Microsoft SharePoint Online em termos de integrações e facilidade de uso, o atraso não é muito grande. Por esse motivo, o DocuWare Cloud continua sendo uma opção de gerenciamento de documentos que vale a pena investigar.