Efilecabinet online avaliação e classificação

O efileCabinet Online (que começa em US $ 15 por usuário por mês) é um sistema completo de gerenciamento de documentos de negócios (DM) que integrou uma nova interface de usuário baseada na Web mais intuitiva, com maior funcionalidade de digitalização e armazenamento de arquivos. O eFileCabinet Online se destaca por oferecer recursos de controle de versão, compartilhamento de arquivos e retenção e conformidade de documentos. Seu conjunto de recursos é adequado às necessidades de pequenas e médias empresas (SMBs). Se esses recursos avançados parecerem opressivos ou se a colaboração for maior na sua lista de desejos, nossa seleção Zoho Docs Standard, nossa Escolha do Editor, oferece melhores recursos de colaboração.

Pacotes Online do eFileCabinet

O eFileCabinet Online oferece aos usuários uma ampla gama de opções para suas necessidades de DM. Mas não há avaliação gratuita disponível e a estrutura de preços mudou desde a última revisão. O eFileCabinet Online começa em US $ 15 por usuário por mês (cobrado anualmente) com 25 gigabytes (GB) de armazenamento, mas apenas para compartilhamento de arquivos e sem nenhuma funcionalidade de DM. A camada Advantage de US $ 30 por usuário por mês é um ponto de partida mais robusto, pois oferece 1 terabyte (TB) de armazenamento, acesso ao sistema eFileCabinet DM, compartilhamento seguro de arquivos e acesso a modelos úteis. A camada Advantage também inclui integração, retenção (governança) do Microsoft Office, ferramentas de conformidade e autenticação de dois fatores (2FA). A única desvantagem dessa camada é o requisito mínimo para três usuários. Esse plano também inclui a integração com o eSignature e o Intuit QuickBooks.

Uma oferta mais completa é sua camada de Negócios, que custa US $ 55 por usuário por mês, sem necessidade mínima de usuário. Ele inclui todos os recursos da camada Advantage, mas adiciona automação de processos de negócios, roteamento de arquivos específicos de dados, nomeação / armazenamento automático de arquivos e captura de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) por zona à mistura. Também está disponível uma camada Enterprise, mas os preços variam de acordo com o licenciamento e os recursos.

Introdução ao eFileCabinet Online

Para se inscrever no eFileCabinet Online, você deve primeiro configurar uma demonstração com a equipe de vendas, preenchendo um formulário on-line ou ligando para um número gratuito. Um representante da empresa oferecerá uma demonstração de 15 minutos, ajudará a determinar qual plano funciona melhor para você e a configurar. Desde nossa última análise, o eFileCabinet Online foi redesenhado e reconstruído na plataforma HTML5, portanto, não requer mais o Microsoft Silverlight. Isso significa que agora pode ser usado em qualquer navegador e também é compatível com Mac.

A nova interface do usuário do eFileCabinet Online é muito mais limpa que a antiga, com menus simplificados e recursos de Ajuda embutidos. Na parte superior do painel, há menus suspensos para Novo, Compartilhamento, Edição, Introdução e "Precisa de ajuda?" botões. Os arquivos são organizados como suas contrapartes em papel, ou seja, em armários, gavetas e pastas. No menu Novo, você pode criar gavetas, pastas e armários. O menu Compartilhar inclui opções para compartilhar via email, SecureDrawer e muito mais. Os Primeiros passos e "Precisa de ajuda?" Os botões abrem uma janela deslizante com duas guias: Ajuda e Aprenda o básico, o último dos quais oferece um tour pelo software e guias para tarefas simples. Um menu de hambúrguer no lado esquerdo do painel fornece acesso às configurações administrativas, opções de assinatura eletrônica, a opção de alternar para a visualização Clássica do software e muito mais.

Novos recursos incluem integração com o Citrix ShareFile. Se você usar o Citrix ShareFile para colaborar em documentos, poderá mapear as pastas do Citrix ShareFile dentro do eFileCabinet Online. Você também pode pesquisar o texto do documento, desde que seja legível; O efileCabinet Online irá OCR automaticamente arquivos PDF e de imagem.

O eFileCabinet oferece seu aplicativo de desktop SideKick gratuito. É representado por um ícone circular flutuante que você pode arrastar e soltar em qualquer lugar da tela. Clique nele para expandir e você pode acessar sua conta, gerenciar documentos, fazer upload de novos documentos, pesquisar e muito mais. O aplicativo de desktop SideKick sincroniza com sua conta em tempo real e é uma maneira conveniente de acessar seus arquivos sem fazer login no navegador.

Compartilhamento e colaboração de documentos

Com o eFileCabinet Online, você pode compartilhar arquivos com usuários internos e externos e acompanhar versões ilimitadas de documentos. Os recursos de check-in e check-out permitem acompanhar arquivos e várias edições no mesmo documento ao mesmo tempo. Um recurso interessante é que, ao compartilhar um arquivo, você pode protegê-lo com senha e até incluir uma data de validade se estiver lidando com conteúdo confidencial. Os usuários podem adicionar metadados a cada arquivo para melhorar a pesquisa e fornecer informações imediatas. Todos os arquivos podem ser visualizados em linha para que você não precise esperar o download de cada um.

Se você possui uma conta na DocuSign ou Citrix RightSignature, cada uma delas pode ser integrada ao painel do eFileCabinet Online para capturar assinaturas eletrônicas. Você pode enviar documentos para qualquer pessoa a ser assinada e apenas o remetente precisa de uma conta, assim como no Adobe Document Cloud Standard. O eFileCabinet Online também oferece total integração com o Salesforce. No Salesforce, você pode acessar e mover arquivos para o eFileCabinet Online.

Também existem ferramentas úteis de organização. Como administrador, você pode criar e aplicar modelos para seus armários. Por exemplo, se você deseja criar um gabinete para vários departamentos, todos com as mesmas pastas dentro, é possível configurá-lo uma vez e aplicar o modelo a cada um. Para criar um modelo, no entanto, você precisa primeiro criar uma biblioteca. Eu gostaria que uma biblioteca de amostra já estivesse preenchida na minha conta.

Para criar uma biblioteca, use o menu suspenso Novo menu, que na página de administração inclui biblioteca, sub-biblioteca e modelo. Há uma explicação nesta página chamada "Como adiciono um modelo", mas quando eu clico nele, aparece uma mensagem informando que não está disponível. Após duas tentativas, uma mensagem apareceu com instruções. Da mesma forma, você pode criar fluxos de trabalho compostos por ações automatizadas acionadas por determinados eventos. No entanto, isso está disponível apenas ao usar a exibição Clássica. Outros recursos avançados incluem agendas de retenção, auditoria e destruição de documentos.

O eFileCabinet Online possui aplicativos para Android e iOS. Usando os aplicativos, você pode visualizar, gerenciar e compartilhar seus arquivos. Você também pode usar sua câmera para capturar e salvar documentos em movimento. A Ajuda on-line pesquisável está disponível diretamente na interface do usuário do software e inclui artigos, vídeos e guias do usuário para download. Também existem dicas de ferramentas disponíveis para determinados recursos. Você também pode entrar em contato com o eFileCabinet Online diretamente via chat ao vivo, email e telefone. A página principal da Ajuda exibe o tempo médio de espera por telefone e bate-papo, o que é um ótimo toque. O suporte ao vivo via chat ou telefone está disponível durante a semana, das 8h às 17h (horário da montanha).

Todos os recursos do DM em um só lugar

O eFileCabinet Online pode não ter o nome mais interessante, mas oferece diversos recursos para ajudar sua empresa a se manter organizada e em conformidade. Se você precisa rastrear documentos ou gerenciar projetos, o eFileCabinet Online pode ajudar. Sua interface redesenhada torna tudo ainda mais fácil, e as novas integrações oferecem mais opções de compartilhamento e assinatura eletrônica. Porém, para um conjunto semelhante de recursos de colaboração, além da capacidade de editar documentos on-line e em dispositivos móveis, a nossa Zoho Docs Standard, nossa escolha do editor, é uma ótima solução.