Revisão e classificação do Fluix

O Fluix (que começa em US $ 20 por usuário por mês para o plano Starter) é uma ferramenta de gerenciamento de documentos (DM) conhecida por otimizar tarefas rotineiras em torno de documentos corporativos, melhorando a eficiência da força de trabalho e permitindo conformidade com processos de negócios e requisitos legais. Embora ele ofereça um aplicativo da Web, isso é limitado em recursos e funcionalidades em comparação com o aplicativo do iPad, que oferece o conjunto completo de recursos. No entanto, não existe uma versão do Android que possa ser um ponto de conflito para organizações não focadas no iPad da Apple. Embora o foco do Fluix esteja nas tarefas de documentos, como preenchimento de formulários, roteamento, aprovações e assinaturas, o Fluix também oferece suporte ao armazenamento de documentos com permissões baseadas em funções, além de conexões com vários provedores de armazenamento em nuvem ou armazenamento local existente por meio de protocolos padrão. No entanto, deficiências nas opções de dispositivos e até mesmo nos recursos básicos de colaboração mantêm isso atrás dos vencedores do Ascensio System OnlyOffice e Microsoft SharePoint Online, em nosso resumo de análises de software de DM.

Introdução ao Fluix

Para aproveitar ao máximo o Fluix, existem algumas tarefas básicas de gerenciamento que você deseja executar no início do processo. Os usuários podem ser adicionados um de cada vez ou importando um arquivo CSV. A integração com o Active Directory (AD) da Microsoft é oferecida apenas com o plano de serviços corporativos, mas os clientes que optam por não seguir a camada corporativa não devem perder muito o recurso. Para aqueles que não exigem conexão com um ambiente AD corporativo, a próxima etapa lógica após a criação de usuários é a criação de grupos. O Fluix usa grupos para lidar com as atribuições de fluxo de trabalho, além de fornecer mais granularidade sobre alguns itens de configuração, incluindo o fluxo de trabalho e o comportamento de aplicativos móveis, além de opções de compartilhamento.

O processo de configuração mais complexo que você encontrará no Fluix, como na maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos, criará seus fluxos de trabalho. Uma grande parte da criação de um fluxo de trabalho em qualquer sistema envolve a compreensão e a definição dos processos de negócios aos quais o fluxo de trabalho oferece suporte. Depois que essa definição estiver em vigor, você poderá começar a criar regras. Dada a ênfase da Fluix no iPad da Apple, se o seu processo não envolver esse dispositivo, é melhor você decidir se pode ou não e se deve ou não. Se a resposta para ambos for sim, você poderá continuar com o Fluix.

Para ajudar nos fluxos de trabalho, o Fluix permite criar regras que recuperam documentos de várias pastas no armazenamento em nuvem Fluix, bem como em qualquer armazenamento remoto usado por sua empresa. Para facilitar, o Fluix estende o suporte direto a uma variedade de plataformas populares de armazenamento em nuvem de terceiros, incluindo Dropbox Business, Google Drive for Work e Microsoft OneDrive for Business, além de outro armazenamento hospedado, desde que seja acessível usando os protocolos FTP (File Transfer Protocol) ou Webdav. A flexibilidade de acessar o armazenamento baseado em nuvem ou os recursos locais é um recurso particularmente útil e oferece alguma flexibilidade necessária ao Fluix, considerando seu foco bastante restrito no dispositivo.

Segurança Fluix

A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos oferece algum nível de segurança, restringindo o acesso a determinadas pastas, limitando recursos ou fornecendo acesso a funções administrativas. O Fluix lida com isso através do uso de funções, que são funcionalmente diferentes dos grupos. As funções podem ser criadas usando modelos projetados para várias funções administrativas ou de usuário ou, a partir de um modelo em branco, você pode personalizar a si mesmo. As funções são atribuídas aos usuários (não grupos) e abrangem diferentes categorias de permissão. As permissões globais envolvem acesso a áreas no Fluix que geralmente são limitadas a usuários administrativos ou de gerenciamento, como cobrança, painéis, armazenamento remoto, relatórios, funções e configurações. As funções também podem ser usadas para gerenciar permissões de usuário quando se trata de executar tarefas administrativas em pastas, grupos e fluxos de trabalho de armazenamento.

Você pode usar várias configurações de segurança para controlar itens como comportamento do aplicativo iOS, autenticação de dois fatores (2FA) para o portal do administrador, complexidade da senha e períodos de retenção de documentos. Outras configurações que envolvem compartilhamento de arquivos, edição e sincronização também têm impactos na segurança e podem ser configuradas globalmente ou no nível do grupo.

Habilitar uma força de trabalho sem papel

Onde a Fluix se destaca é lidar com certos tipos de colaboração de documentos. Dado o foco do iPad, não é surpreendente que seus recursos de colaboração sejam específicos dos comuns na maioria dos cenários móveis, como preenchimento de formulários e assinaturas eletrônicas. Os conjuntos de ferramentas nos aplicativos móveis Fluix são ideais para funcionários móveis que precisam preencher um formulário, coletar assinaturas e enviar o formulário eletronicamente usando um dispositivo móvel. Mais uma vez, você encontrará um bom suporte para tudo isso no aplicativo Fluix iOS. Infelizmente, embora exista um aplicativo de navegador da Web disponível, se você deseja usar a área de trabalho, ele não é tão completo quanto a versão do iOS; portanto, avalie-o com cuidado para garantir que os recursos necessários estejam disponíveis. E para aqueles que desejam usar um dispositivo móvel baseado no Android, é o navegador da Web ou nada. O Fluix não possui uma versão Android do seu aplicativo disponível no momento em que este artigo foi escrito.

Outra desvantagem de sua concentração no iPad é que a maioria das pessoas ainda não cria documentos no iPad, a menos que sejam formulários. Isso é evidente no Fluix, pois o aplicativo não oferece muito em termos de criação de documentos, seja em termos de ferramentas de colaboração ou de edição de documentos. Mesmo tarefas básicas, como alterar estilos ou cores do texto do documento, precisam ser realizadas fora do Fluix, e o compartilhamento é limitado ao envio de um email com o documento anexado. A edição de arquivos PDF no Fluix é limitada a itens como anotações e alteração da ordem das páginas. Essas omissões de recursos não afetam o foco principal que a Fluix coloca na habilitação de processos de negócios sem papel, mas são um caso de uso comum para muitas empresas que buscam uma plataforma de gerenciamento de documentos e simplesmente não são suportadas pelo Fluix. Isso pode dificultar a venda quando comparado a soluções com todos os recursos, o Microsoft SharePoint Online ou mesmo o Adobe Document Cloud Standard.

Preços

A Fluix mudou recentemente seus planos de preços. O plano Starter é o nível mais baixo e custa US $ 20 por usuário por mês (com um mínimo de 10 usuários), com suporte para políticas de senha e compartilhamento de documentos. A camada Core agora custa US $ 30 por mês, mas adiciona uma série de recursos, incluindo fluxo de trabalho, permissões, acesso ao aplicativo Web, conformidade com vários padrões de privacidade e inclusão de suporte por telefone. Por fim, existe um plano avançado, cujo custo sobe para US $ 50 por usuário por mês. Mas esse plano adiciona painéis para relatórios e administração, SLAs (acordos de nível de serviço personalizados), logs de auditoria, integração com o AD e suporte para integração com serviços de terceiros.

A única falha na camada Starter da Fluix é que seu armazenamento máximo é de apenas 5 GB e essa camada também não possui recursos personalizados de retenção de documentos. Essa é uma área essencial para as empresas que desejam ingressar no gerenciamento eletrônico de documentos, pois costuma ser uma medida importante contra sérias implicações legais. Felizmente, os níveis Core e Advanced suportam esse recurso.

Dada a ênfase específica em apenas alguns recursos de gerenciamento de documentos, bem como a forte dependência da plataforma iOS, o Fluix realmente só faz sentido para empresas que estão fortemente envolvidas no processamento de formulários móveis usando o iPad. O desafio é que outras soluções de gerenciamento de documentos também possam otimizar essas tarefas, talvez com menos polimento e um pouco mais de complexidade, mas geralmente com preços mais competitivos e certamente com mais espaço para o crescimento do processo, caso as necessidades da empresa mudem.