Revisão e classificação das vantagens do contrato de software da Great Mind

Não se deixe levar pelo site, se você decidir pesquisar a Great Minds Software Contract Advantage. Sim, é lento e difícil de navegar, mas se você procurar por isso, encontrará informações em uma plataforma de gerenciamento de contratos muito bem caracterizada e altamente personalizável. Infelizmente, o site reflete um pouco o aplicativo, pois o Great Minds colocou uma barreira considerável na curva de aprendizado entre você e o uso total do Contract Advantage. No entanto, a empresa continua aprimorando o produto, conforme evidenciado pelo fato de que, desde nossa análise inicial, o Contract Advantage adicionou melhorias na interface do usuário (UI), novas integrações, automação de fluxo de trabalho e muito mais; e isso significa que atravessar essa barreira de aprendizado pode valer a pena para muitos.

Essa plataforma veterana de gerenciamento de contratos começa em apenas US $ 75 por usuário nomeado por mês e não se concentra em nenhum aspecto do processo de gerenciamento de contratos. Em vez disso, fornece uma variedade de funcionalidades em armazenamento e categorização de contratos, criação e edição de contratos, fluxos de trabalho e assinatura eletrônica, além de relatórios e alertas. Os maiores problemas que tivemos com este produto foram em relação à usabilidade e compatibilidade para que o sistema funcionasse inicialmente. A empresa fornece diversos guias, documentos de Ajuda e recursos exaustivamente abrangentes para ajudá-lo a navegar e personalizar o sistema. Mas a enorme quantidade de personalização pode ser assustadora e, mesmo com as melhorias desde a nossa revisão inicial e os materiais de Ajuda, a interface do usuário é fácil de usar depois que você pega o jeito. A empresa diz que seus recursos de ajuda não substituem o treinamento formal. A empresa oferece demonstrações e sessões de treinamento, incluindo 3-5 dias de treinamento e configuração no local, dependendo do plano escolhido.

A Atualização do Editors 'Choice oferece melhor criação de contrato e a Editors' Choice da Agiloft é mais fácil de usar, com a mesma capacidade de personalização. Também há vários produtos mais intuitivos baseados em nuvem revisados ​​neste resumo, que são muito mais fáceis de usar, mas sem quase a mesma funcionalidade no nível corporativo. No entanto, para médias e grandes empresas e organizações que podem dedicar tempo para configurar o sistema e personalizar a interface do usuário, modelos de contrato e opções de gerenciamento e automação do fluxo de trabalho, o Contract Advantage está entre as ferramentas mais poderosas do mercado.

Edições e Preços

O Contract Advantage está disponível em três versões diferentes: WebEssentials, WebPro e WebElite. Os preços diferem dependendo se você deseja que o produto hospedado esteja disponível por meio de um portal da Web ou da versão instalada do Contract Advantage que residiria em um servidor atrás do seu firewall. O Blueridge Software Contract Assistant é o único outro produto testado neste resumo que oferece uma opção no local.

O plano do WebEssentials começa em US $ 75 por usuário nomeado por mês e US $ 90 por assento simultâneo por mês. Para a versão instalada, o preço é uma taxa de licença única de US $ 500 por usuário nomeado e US $ 875 por usuário simultâneo. O próximo plano é o WebPro, que começa em US $ 83 por usuário nomeado e US $ 99 por usuário simultâneo por mês. A versão instalada custa US $ 550 por usuário nomeado e US $ 963 por usuário simultâneo pela licença de uso único.

Finalmente, há a edição WebElite, que começa em US $ 95 por usuário nomeado e US $ 114 por usuário simultâneo por mês. A versão instalada do WebElite custa US $ 633 por usuário nomeado e US $ 1.108 por usuário simultâneo para a licença de uso único. O Great Minds Software também oferece assentos somente para visualização do Contract Advantage, variando de US $ 15 a US $ 20 por mês para sistemas hospedados e uma taxa de licença de US $ 150 a US $ 175 para sistemas instalados. Como mencionado, a empresa também oferece treinamento no local com cada plano para ajudar na significativa curva de aprendizado. O treinamento incluído é de três dias para o WebEssentials, quatro dias para o WebPro e cinco dias para o WebElite.

Embora todas essas edições tenham "Web" em seus nomes, isso não significa que elas sejam executadas apenas como serviços de nuvem hospedados. Em vez disso, significa que os usuários interagem com eles por meio de um navegador da Web que é direcionado para o software em execução nos servidores hospedados pelo Great Minds Software ou nos servidores executados nos datacenters dos clientes. A escolha é sua. O Contract Advantage possui várias opções de implantação e preços, portanto, compreenda toda a imagem antes de comprar. E lembre-se de que executar o software localmente significa investir no Microsoft SQL Server (edição 2008, 2012, 2014 ou 2016) ou no Windows Server (servidor 2008 R2, 2012 R2 ou 2016 R2).

Essa infraestrutura de back-end adicionada significa custo adicional além do preço base de licenciamento do Contract Advantage: licenças de acesso de servidor e cliente para ambas as plataformas Microsoft, bem como o custo de uma máquina de servidor dedicada, física ou virtual. Isso também significa, potencialmente, alguma complexidade adicional para pequenas operações sem a experiência interna da equipe de TI para gerenciar servidores e bancos de dados. Isso pode se traduzir em mais custos de consultoria de TI de terceiros. Tudo isso pode ser muito complicado para algumas empresas, especialmente operações muito pequenas, como proprietários únicos. Para operações de médio porte com um servidor físico ou virtual de sobra e alguns ciclos de TI abertos para gerenciamento, o Contract Advantage oferece licenciamento flexível, todos os componentes básicos e uma enorme capacidade de personalização.

Os clientes devem investigar os recursos de cada edição cuidadosamente, no entanto, porque há diferenças marcantes. Por exemplo, há vários recursos que não estão disponíveis na edição WebEssentials ou WebPro. As edições WebElite e WebPro oferecem uma biblioteca de cláusulas e recursos de propriedade intelectual (IP), financeira e de rastreamento especializado. Além disso, a edição WebElite oferece relatórios definidos pelo usuário, fluxo de trabalho com notificação automática, modelos de documentos pré-preenchidos e definidos pelo usuário e rastreamento de faturas. O número de relatórios disponíveis também aumenta por edição. Você obtém 60 relatórios com o WebEssentials, 70 com o WebPro e acessa mais de 115 relatórios com o WebElite. Como em muitos sistemas de gerenciamento de contratos, há uma grande variedade de recursos e um alto nível de individualização. Esta revisão se concentra principalmente na funcionalidade pronta para uso - os principais recursos do gerenciamento de contratos - e os outros inúmeros recursos em menor grau.

Começando

Como muitos dos outros sistemas de gerenciamento de contratos altamente personalizáveis ​​que analisamos, incluindo o Agiloft e o Coupa Contract Lifecycle Management, o Contract Advantage é inicialmente difícil de navegar. A ampla funcionalidade incluída no Contract Advantage significa que você se depara com uma interface de usuário lotada de botões, guias, campos de dados e menus para personalizar sua experiência.

Comparado à interface do usuário simplificada do Concord, semelhante ao Gmail, ou aos painéis simples baseados em nuvem encontrados em ferramentas SaaS menos poderosas, como ContractSafe e Contract Hound, o Contract Advantage não é uma ferramenta que você pode simplesmente fazer login e começar a usar. Além de uma demonstração em vez de sessões formais de treinamento, o Great Minds Software forneceu vários guias do usuário necessários para começar. Armado com um guia do usuário de introdução, um guia de fluxo de trabalho, um mini guia Alteração de telas e renomeação de campos e um mini guia Configurações do navegador da Web, o processo de instalação começou com minha conta de teste vinculada a um banco de dados de amostra.

A Great Minds Software diz que o sistema funciona com Google Chrome, Microsoft Edge e Safari, além do Internet Explorer (IE) para os vários portais oferecidos. Mas o sistema principal atualmente roda apenas no IE e requer um grau irritante de ajustes na configuração para fazê-lo funcionar. Para nossos testes de revisão atualizados, usei um PC com Windows 10 com Microsoft Edge e Google Chrome instalado. Mas, para que o portal da web Contract Advantage funcionasse, tive que abrir o IE e seguir o guia do navegador para ativar as configurações de compatibilidade corretas. O Contract Advantage é otimizado para IE 6, 7, 8 e 9, todos desatualizados. Os PCs mais recentes que executam o IE11 precisam configurar várias opções de segurança avançadas e da Internet no navegador para fazê-lo funcionar. Para um produto baseado na Web em 2017, esse nível de trabalho extra de configuração para permitir compatibilidade com versões anteriores é uma batida significativa contra o produto para qualquer organização que ainda não esteja usando o software legado. A empresa disse que espera ter todo o sistema principal habilitado para vários navegadores durante o primeiro trimestre de 2018.

Um ciclo de vida de gerenciamento personalizado

Quase todas as facetas do Contract Advantage são altamente personalizáveis. O Contract Advantage pode ser configurado para abrir no Painel do usuário ou apenas no menu principal (que também está localizado no Painel). O painel é composto de diferentes janelas ou blocos chamados "widgets". Esses widgets podem ser configurados para exibir praticamente qualquer tipo de informação, incluindo ações vencidas, próximas ações, tarefas ativas do usuário e vencimentos do contrato. Todos os widgets do Painel podem ser arrastados e soltos em uma nova posição e mais widgets podem ser adicionados. Até o esquema de cores pode ser alterado para que os usuários possam atribuir, por exemplo, cores diferentes para contratos regulares, subcontratos ou contratos principais, para facilitar a identificação visual. O Painel também pode ser configurado para mostrar anúncios da empresa ou um gráfico mostrando relatórios como comparações de números de contratos ano a ano. Cada usuário pode personalizar seu Painel com esquemas de cores e widgets no menu de configurações, mas o menu principal está sempre acessível no canto inferior esquerdo.

O Contract Advantage também oferece um repositório central de documentos com vários módulos adicionais que você pode adicionar, dependendo das necessidades da sua empresa (por exemplo, um módulo financeiro ou imobiliário). Nesse sentido, o sistema de gerenciamento de contratos é quase semelhante a um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) em sua configurabilidade. Há também um portal de solicitação de contrato para usuários que não precisam de recursos de administrador. Isso fornece aos usuários e supervisores de negócios uma interface do usuário através da qual enviar contratos para aprovação, aprovar ou rejeitar documentos e gerenciar fluxos de trabalho. Todos os formulários e campos são personalizáveis ​​pelo administrador, portanto esse tipo de portal é útil para uma empresa na qual diferentes departamentos precisam enviar e gerenciar diferentes tipos de contratos.

Embora o Contract Advantage não tenha os mesmos recursos gráficos no Dashboard que a Agiloft, os usuários do Contract Advantage têm a capacidade de escolher seus próprios esquemas de cores em algumas das páginas - principalmente nas páginas Dashboard e Contracts. É um tanto surpreendente que esse recurso não esteja mais prontamente disponível em outros sistemas. O Contract Advantage é um dos poucos que vimos com esses recursos. Com um palete completo disponível, os usuários podem vestir o Contract Advantage ao seu gosto.

O cabeçalho principal (na parte superior da página) pode ser personalizado com o logotipo e as cores da empresa. Existem duas maneiras básicas para os usuários navegarem pelo Contract Advantage: através da barra de menus e através do Menu Principal. O Menu Principal é uma lista semelhante a widget dos vários aspectos da funcionalidade principal do Contract Advantage, incluindo Contratos, Partes, Contatos e um Repositório de Documentos. A barra de menus percorre o topo de todas as páginas; fornece acesso rápido a muitas das áreas nas páginas do menu principal, bem como a módulos e relatórios.

Um aspecto interessante da interface do usuário é que muitas das telas de seleção de contratos têm a aparência de uma planilha do Microsoft Excel, mais ainda do que muitos dos outros produtos que revi. Provavelmente, isso proporcionaria um certo nível de conforto aos usuários que estão familiarizados com o Microsoft Excel ou com programas de planilhas. No entanto, isso pode não agradar aos usuários que preferem uma abordagem do tipo gabinete de arquivo virtual ao gerenciamento de contratos, que pode ser encontrada em sistemas como ContractWorks e ContractSafe.

Adicionar um contrato ao sistema é bastante indolor; basta clicar em Novo contrato e inserir as informações relevantes para iniciar o processo de entrada de dados. Depois que as informações básicas sobre o contrato forem inseridas para configurar o perfil, o restante das informações relevantes poderá ser adicionado. Na edição WebElite, você também pode carregar o contrato a partir de um modelo. A página também permite adicionar informações de negociação e parte contratual mais avançadas, incluindo a "pessoa responsável" de cada empresa que participa de um contrato. Você também pode adicionar os nomes de todas as partes que estão em cada lado de um caso, bem como quais usuários são designados como signatários.

Os perfis de contrato têm um índice de navegação de páginas no lado esquerdo para alternar entre Resumo, Ações, Alterações e Cláusulas. Páginas de contrato personalizadas podem ser adicionadas na edição WebElite. A página Resumo possui um cabeçalho que exibe as informações mais básicas (como tipo, prazo, expiração e status). Informações relacionadas a partes, contatos, detalhes e status podem ser inseridas. Além disso, se o usuário tiver permissão, quase tudo na página poderá ser individualizado ou alterado em todo o sistema, se desejado.

As partes e os contatos podem ser adicionados a partir de uma lista de partes interessadas existentes ou adicionados se forem uma nova empresa. Essa funcionalidade permite entrada rápida de dados e relatórios mais eficientes. Quando não há uma lista central de partes, os usuários podem variar as palavras exatas de uma empresa (por exemplo, entre XYZ Incorporated, XYZ Inc. e XYZ), o que pode levar a pesquisas e relatórios com erros. O Contract Advantage possui um recurso útil adicional que eu não havia visto anteriormente na guia "Histórico do FKA". FKA significa "Anteriormente conhecido como" e esse recurso útil permite que os nomes anteriores da empresa sejam documentados diretamente no perfil para ajudar a acompanhar as alterações nos nomes das empresas.

A seguir, estão os detalhes do contrato e as datas principais. É nessas áreas que a maior parte dos dados do contrato será inserida. A seção Detalhes do contrato pode ser configurada por um administrador para apresentar determinados campos de dados com base no tipo de contrato selecionado inicialmente pelo usuário ou em todos os tipos de contrato. Qualquer tipo de campo pode ser criado: caixas de seleção, caixas de texto, listas suspensas, listas de entradas múltiplas, campos de moeda e datas. Além disso, várias datas importantes podem ser configuradas, incluindo Contrato, Vigência, Rescisão, Expiração e Data de renovação.

A partir das datas principais, as ações podem ser criadas rapidamente para lembrar os responsáveis ​​de eventos futuros importantes. É possível configurar alertas antecipados, com e-mails automáticos enviados para as pessoas apropriadas por qualquer número de dias antes do evento. Se as informações financeiras estiverem implicadas pelo evento, essas informações poderão ser adicionadas. As notificações podem ser enviadas continuamente até que o status da ação seja alterado. As notificações podem até ser enviadas para a contraparte.

Se você possui o módulo de assinatura de documento, disponível apenas na edição WebElite, também poderá integrar o processo ao DocuSign para assinaturas eletrônicas. Quando ativado, se você clicar no nome de um contato na página do contrato, ele poderá salvar suas credenciais diretamente no DocuSign. Depois de gerar o documento com todas as datas relevantes, você pode atribuir um signatário opcional. Se você estiver usando um modelo, ele já terá uma linguagem de contrato específica e você poderá simplesmente preencher os campos relevantes. Você pode gerar um arquivo do Microsoft Word ou PDF com blocos de assinatura descartados nas áreas designadas do contrato. Cada contrato possui seu próprio repositório de documentos no qual você pode personalizar a estrutura de pastas. O sistema salvará automaticamente o contrato em um fluxo de trabalho de aprovação. Portanto, se for um contrato de compra, você não verá pastas para finanças ou seguros, etc. Não há assinatura eletrônica nativa; portanto, você pode ativar a integração da DocuSign se tiver uma conta ou precisar imprimir o documentos, assine manualmente e faça o upload da versão assinada de volta ao fluxo de trabalho de aprovação.

Fluxos de trabalho avançados, pesquisa e relatórios

Para usuários mais avançados na edição WebElite, também é possível adicionar informações sobre o fluxo de trabalho sobre o contrato na seção Status do processo de contratação. Uma lista configurável de etapas pode ser criada para os gerentes acompanharem o andamento de um contrato. Os botões de opção Sim / Não podem ser configurados ao lado de diferentes status (por exemplo, Enviado para jurídico, Executado, Enviado para contabilidade, Enviado para parte contratante e Solicitação aceita) com caixas de data para documentar a linha do tempo.

Os recursos de automação do fluxo de trabalho foram aprimorados desde nossa revisão inicial, com mais modelos de fluxo de trabalho e tarefas pós-fluxo de trabalho. Depois de concluir um contrato, você pode atribuir ações de acompanhamento, como enviar um documento assinado por email, gerar um relatório etc. Todas essas ações de acompanhamento são acionadas automaticamente. Os modelos de fluxo de trabalho podem ser modificados para indicar uma tarefa que é responsável por ela, sua duração e notificações para uma nova etapa em um fluxo de trabalho. Os alertas de resumo também podem ser definidos em intervalos de tempo personalizados.

O Contract Advantage também possui recursos avançados de negociação e rastreamento de contratos. Isso permite rastrear emendas a um contrato anexado a uma entrada de alteração no repositório de documentos de um contrato. O sistema também possui um recurso de comparação de versões e inclui controle de reversão e logs completos de auditoria de todas as alterações e atualizações. A edição de contratos iniciará o Microsoft Word diretamente e permitirá que você faça alterações diretamente no documento. Mas o sistema varrerá e processará a versão atualizada com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para registrar alterações.

Como muitos sistemas de gerenciamento de contratos, há um recurso de Nota. No Contract Advantage, esse recurso é chamado de "Diário do Contrato:" e permite que os usuários anexem comentários ao perfil do contrato, criando entradas no Diário com data e hora marcadas. Como muitos sistemas, os perfis de contrato podem ser copiados, mas o Contract Advantage acrescenta a capacidade de controlar quais informações individuais no perfil são copiadas.

O Contract Advantage adota uma abordagem um pouco diferente para o lado do documento ou arquivo da organização. Todo perfil de contrato vem com um Repositório de Documentos, que reconhece que alguns contratos podem ter vários documentos ou subcontratos anexados. Cada repositório possui grupos de documentos que oferecem aos usuários a opção de colocar arquivos em diferentes categorias. Muitos sistemas no mercado permitem que os usuários anexem vários arquivos ou documentos a um único perfil de contrato. No entanto, a maioria não fornece o mesmo nível de organização que o Contract Advantage. Pastas podem ser criadas e a estrutura pode ser editada. Os documentos também podem ser bloqueados para evitar problemas de controle de versão. Além disso, os emails enviados por meio do Contract Advantage são registrados no Repositório.

Para administradores preocupados com segurança, os usuários podem ser designados a grupos para facilitar o controle de acesso e edição. Os usuários podem ser mantidos em áreas inteiras do sistema ou simplesmente impedidos de editar determinados campos, fornecendo uma abordagem diferenciada à segurança.

Como todos os outros aspectos do Contract Advantage, o recurso de Pesquisa é altamente personalizável. Qualquer campo de dados pode ser pesquisado, fornecendo recursos de pesquisa quase ilimitados. Os parâmetros de pesquisa estão organizados em guias. Isso mantém as informações mais básicas em primeiro plano e ao mesmo tempo em que torna qualquer campo pesquisável. As pesquisas também podem ser salvas para uso posterior.

Como mencionado, o Contract Advantage vem com OCR para documentos enviados. Esse recurso permite a pesquisa de texto de documentos e arquivos no sistema. O recurso de pesquisa de texto do Contract Advantage é mais útil do que a maioria, pois mostra o número de ocorrências em cada documento. Os sofisticados recursos de pesquisa se traduzem em relatórios robustos. Qualquer pesquisa ou lista de contratos pode ser exportada para o Microsoft Excel e as colunas de informações podem ser totalmente personalizadas. Além de exportar qualquer pesquisa, o Contract Advantage vem com vários relatórios pré-criados que podem ser personalizados para o usuário individual. Esses relatórios fornecem um produto um pouco mais estético e podem ser exportados para o Microsoft Excel ou visualizados no sistema.

Além dos muitos recursos interessantes que já foram discutidos, vale a pena mencionar mais alguns. Por exemplo, o Contract Advantage é um dos poucos sistemas que permite uma atualização global do sistema. Isso permite que um gerente atualize informações de vários contatos, empresas ou campos de dados de uma só vez. Esse recurso pode economizar uma quantidade enorme de tempo e energia ao implementar novos campos ou atualizar e alterar os antigos.

Para ajudar na organização, os contratos podem ser arquivados. O Contract Advantage possui vários outros recursos, como importação de contatos do Microsoft Outlook, criação de modelos e bibliotecas de cláusulas. Também há integração do Active Directory (AD) e suporte a logon único (SSO) para o plano WebElite.

Uma plataforma de gerenciamento de contratos pesados

O Contract Advantage pode ser personalizado para atender às necessidades de praticamente qualquer cliente. Porém, os requisitos e a configuração do sistema podem ser proibitivos para indivíduos e empresas menores. O Contract Advantage oferece vários recursos úteis, como OCR e atualizações globais, além de uma abordagem exclusiva para o armazenamento de documentos. Para os usuários que preferem começar a operar imediatamente com uma experiência de gerenciamento de contratos mais natural, os vencedores do Editors 'Choice Agiloft e Updraft podem ser mais adequados. E, para uma opção simples baseada em nuvem com colaboração intuitiva, o Concord pode ser mais adequado.

No entanto, quando se trata de uma personalização verdadeiramente interminável e dos avançados recursos de automação e gerenciamento de fluxo de trabalho necessários para o gerenciamento de contratos em nível empresarial, o Contract Advantage está entre as ferramentas mais capazes do mercado. Depois de realizar a instalação e os treinamentos para se familiarizar com este produto complexo, é um sistema tão abrangente e personalizado quanto a sua empresa encontrará.