Revisão e classificação de Meeteor

Muitas vezes, não exploramos completamente o potencial de nossas reuniões de negócios diárias, então fica fácil sentir que eles estão desperdiçando nosso tempo. Quando ninguém tem certeza do objetivo de uma reunião, de suas metas e resultados esperados, ou de quais decisões realmente precisam ser tomadas, a colaboração se torna difícil. As pessoas acabam passando uma hora conversando sobre um grande plano, após o qual nada realmente acontece. O Meeteor, que começa em US $ 9 por usuário por mês, tem como objetivo ajudar com esse problema.

O Meeteor ajuda os membros da equipe a organizar metas e materiais antes de se reunirem, manter anotações e atribuir itens de ação durante o evento e acompanhar as tarefas mesmo depois que todos saem da sala. A idéia é capturar conclusões e idéias que saem de uma discussão específica e, em seguida, incentivar e acompanhar o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

Ótima premissa, execução "duvidosa". Embora o software tenha algumas idéias excelentes, ele tem uma implementação fraca. Se os recursos puderem ser ampliados, o Meeteor poderá se transformar em uma ferramenta verdadeiramente útil, a par de alguns de nossos produtos Editors 'Choice para colaboração on-line, incluindo Podio e Slack.

Faça seu pessoal ligar para o meu pessoal

O processo de inscrição é simples. O Meeteor é gratuito para equipes com até cinco membros, o que facilita o chute dos pneus. Para organizações maiores, o aplicativo da Web cobra US $ 9 por usuário por mês, com o licenciamento empresarial disponível com preços específicos disponíveis apenas nas vendas da Meeteor. Os convidados da reunião (fora da organização) não são contados nos termos de licenciamento, portanto você não precisa pagar uma taxa por um visitante único. O software é integrado ao Microsoft Outlook e ao Atlassian HipChat, com suporte para o Google Calendar em breve, segundo Meeteor.

A configuração inicial estabelece a associação da equipe e a configuração do sistema. Por exemplo, os administradores controlam quem pode ingressar em uma equipe e quantas equipes existem. Os funcionários com um ID de email no domínio da empresa podem ter permissão para ingressar automaticamente ou podem precisar pedir permissão; equipes e espaços de trabalho podem ser privados, a menos que os membros sejam convidados.

Você provavelmente desejará investigar a conexão opcional do Meeteor com o Microsoft Outlook, porque sem ela a configuração da equipe pode ser uma dor, especialmente para organizações maiores. Criar uma organização - particularmente uma organização ad hoc, como um comitê do setor - significa copiar e colar IDs de email nos campos Convite. Tudo bem para alguns participantes, mas isso envelhece rapidamente. Portanto, os administradores de TI com uma árvore do Microsoft Windows Server Active Directory (AD) contendo centenas ou milhares de usuários rapidamente desejam utilizar algum tipo de recurso de exportação em massa. No mínimo, o Meeteor deve solicitar permissão para acessar um aplicativo de contatos ou ativar o upload de arquivo CSV. Idealmente, ele deve se integrar aos aplicativos existentes de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou aos armazenamentos de gerenciamento de identidades, porque a lista de associação do Meeteor armazena apenas o nome e o ID do email. Muitas vezes, isso não basta para ajudá-lo a encontrar as pessoas certas.

Os espaços de trabalho ajudam a organizar reuniões relacionadas com base no projeto, equipe ou qualquer outra estrutura que funcione para você. É essencialmente um diretório compartilhado para que você possa ser tão granular ou geral quanto desejar.

Antes da Reunião: Seja Convidado, Organize-se

Freqüentemente, a organização que antecede a reunião consiste em uma tempestade de neve por email com uma variedade de anexos em que pelo menos um destinatário importante é inevitavelmente deixado de fora da lista de distribuição. É aqui que o Meeteor brilha mais: o Meeteor oferece a todos um lugar para compartilhar informações relacionadas acessíveis enquanto todos estão pensando no tópico da reunião. Se nada mais, ele recomenda que os organizadores da reunião definam metas claras e uma agenda clara.

Você cria uma reunião definindo sua finalidade (por exemplo, "Decida em quais conferências devemos participar este ano" ou "Escolha os destinatários do prêmio") e designe-a a um espaço de trabalho. Você é solicitado a escolher participantes, data e hora da reunião, local e logística. Essa é outra área na qual a integração do Microsoft Outlook é útil se os administradores de TI tiverem adicionado salas de conferência à Lista de Endereços Global. O preenchimento do formulário não o surpreenderá. Se isso acontecer, você não ficará confuso por muito tempo. O texto da Ajuda foi bem projetado.

O Meeteor, em seguida, orienta você no processo de criação de uma agenda estruturada, solicitando que você forneça os resultados desejados, itens específicos da agenda e instruções "pré-trabalho" para ajudar os participantes a se prepararem para a reunião. Você pode enviar documentos para ajudar nesse empreendimento. Você também pode fornecer materiais para reuniões, regras básicas e definir funções como facilitador e anotador. Nenhum desses campos é obrigatório, que é um mais e um menos. Por um lado, facilita a simplicidade de uma reunião ad hoc. Por outro lado, evita a reflexão que a ferramenta visa incentivar.

É fácil convidar participantes da reunião a partir de uma lista de membros da equipe, mas você pode convidar qualquer pessoa para uma reunião por email. Todos recebem a agenda com antecedência, juntamente com um convite para o calendário, bem como o resumo após a conclusão da reunião. Somente usuários do Meeteor podem contribuir para cumprir agendas e notas, gerenciar tarefas ou gerenciar áreas de trabalho. Isso é bom, já que pedir a alguém que se inscreva no Meeteor (ou em qualquer outro serviço) para uma reunião pontual está causando problemas, sem mencionar a bagunça na lista de contatos da organização.

É aí que o problema começa, no entanto, porque o agendamento de uma reunião começa com a digitação do dia, hora e local (virtual ou físico). Se você não usar o sistema de calendário de grupo do Microsoft Outlook, precisará consultar a agenda de seus colegas separadamente. Isso significa que, para organizações menores ou reuniões realizadas com pessoas de organizações diferentes, você precisará ter uma conversa separada (como "Quando você está disponível? Terça-feira é boa?"). Isso me fez desejar algum tipo de funcionalidade "Indique quando funcionaria para você", como a fornecida pelo Doodle ou Calendly. Se eu precisar ter cinco ou dez conversas por e-mail para definir um horário de reunião aceitável, isso será suficiente para começar a me perguntar por que preciso do Meeteor.

Além disso, uma vez que uma reunião é agendada, ela fica em uma lista independente dentro do aplicativo. Lembre-se de adicioná-lo ao meu iCal (ou qualquer outro aplicativo) manualmente quando o convite chegar, novamente, a menos que você o tenha integrado ao Microsoft Outlook. Mesmo no Meeteor, as reuniões não são apresentadas com um calendário visual; isso torna difícil ver que alguém o convidou para uma reunião das 7h30 ou traçar seu dia. Conclusão: o valor da Meeteor é voltado mais para a condução e otimização do potencial de uma reunião, em vez de agendamento e logística.

Mantendo um registro de reunião

Os participantes podem fazer anotações com o Meeteor durante uma reunião, o que é uma mudança de processo poderosa e útil para a maioria das reuniões. O recurso de anotações torna o Meeteor atraente, especialmente para pessoas que participam de muitas reuniões. A maioria de nós rabisca notas para nós mesmos, mas elas não são compartilhadas em um "Agora, o que vamos fazer sobre isso?" especialmente após a reunião.

Essas anotações podem ser em texto simples ou marcadas como tarefas, decisões ou "aprendizados". Você pode acompanhar uma decisão ou aprendizados com um texto que explica sua lógica e impacto, mas, inerentemente, essas são simplesmente notas destacadas. Isso não é uma coisa ruim, pois incentiva os participantes a perguntar: "Então, o que foi decidido aqui?"

Você também pode atribuir tarefas a um participante da reunião ou a outra pessoa na organização. Cada um pode receber uma data de vencimento e ser armazenado por categoria personalizável (como "próximas etapas" ou "segundo plano"). No nível mais simples, é exatamente isso que você está comprando. No entanto, gostaríamos que as tarefas tivessem configurações de prioridade ou campos de tempo, o que não existe na versão atual. Essa falta pode ser problemática para as pessoas que participam de vários projetos ou de várias equipes - exatamente o tipo de clientes de reuniões pesadas que estariam interessados ​​no Meeteor.

Além disso, você não pode atribuir uma tarefa a alguém que não esteja na organização, o que é outra supervisão. Imagine um item de ação: "Verifique se o consultor de web design recebe os novos modelos até terça-feira". O designer não receberá a atribuição da tarefa ou o aviso diretamente, a menos que seja um participante da reunião ou um usuário do Meeteor. Essa não é uma supervisão crítica, pois quem está gerenciando o web designer provavelmente está nessa reunião. Mas certamente seria mais conveniente e eficaz se as tarefas pudessem ser roteadas diretamente para o pessoal externo.

Seguindo

Quando a reunião termina, você pode enviar o resumo aos participantes para que eles possam integrar seus itens de tarefas com seus próprios calendários, o que, novamente, depende dos recursos do seu aplicativo de email. O resumo não mostra quem foi convidado, quem participou e quem não compareceu. Esse é outro recurso que gostaríamos de ver, pois muitas vezes receber esses resumos pode ser útil.

As tarefas atribuídas aos participantes da reunião são exibidas em uma lista de tarefas, mas o gerenciamento de tarefas da Meeteor é mínimo. Você provavelmente ainda está melhor com um aplicativo de gerenciamento de projetos ou gerenciamento de tarefas mais completo, como o Asana. Meeteor permite clicar em um item para dizer que você fez; é sobre isso. Não há funcionalidade mais avançada, como uma maneira de registrar se todas as tarefas atribuídas foram concluídas, quando foram concluídas ou mesmo uma maneira de entregá-las oficialmente a outra pessoa ("Bill fará isso").

As relativamente poucas opções de integração da Meeteor prejudicam o serviço, especialmente quando comparadas a muitos outros aplicativos de software como serviço (SaaS), que geralmente tentam oferecer o maior número possível de opções de integração a software de terceiros e outros serviços. Em particular, a falta de suporte da Meeteor para a API REST, que permitiria que os desenvolvedores internos de um cliente construíssem suas próprias integrações, é uma supervisão que a empresa deve abordar. As reuniões de negócios têm o potencial de afetar qualquer processo de negócios e, por extensão, muitas plataformas de software de negócios diferentes. Ainda mais algumas integrações para candidatos óbvios, como calendários e gerenciadores de contatos, seriam ótimas. Para ser justo, Meeteor diz que mais recursos estão chegando. Acelerar essa melhoria e adicionar suporte ao desenvolvimento de integração independente certamente ajudaria, em vez de a empresa manter tudo internamente (como parece ser a estratégia atual da Meeteor).

Em termos práticos, tenho que marcar uma reunião em Meeteor depois de consultar outras pessoas sobre o dia e a hora que funcionam para elas. Em seguida, tenho que capturar itens de tarefas atribuídos durante a reunião (e adicioná-los manualmente ao meu calendário). Preciso acompanhar esses itens de tarefas manualmente ou com a ajuda de outro aplicativo de gerenciamento de projetos. Com mais maneiras de conectar o Meeteor a outros aplicativos, o software tem o potencial de ser um remédio para uma dor contínua sofrida por muitos nos negócios. Mas, em sua forma atual, força informações suficientes a serem negociadas manualmente ou inseridas duas vezes para que você queira testar o Meeteor com cuidado antes de comprar.