Revisão e classificação de tarefas da Microsoft

Com o aplicativo To-Do, de gerenciamento de tarefas, a Microsoft se apoiou em um canto. Aqui está o que aconteceu. A empresa adquiriu um aplicativo excelente e muito apreciado, chamado Wunderlist, em 2015. A Microsoft anunciou que interromperia o Wunderlist permanentemente, mas não antes de reconstruir todos os melhores recursos do Wunderlist em um novo aplicativo que o substituiria. Esse aplicativo é o Microsoft To-Do. Desde o momento em que a empresa adquiriu o Wunderlist até o lançamento do To-Do, aproximadamente dois anos se passaram, mas o To-Do não estava nem perto de terminar. Mais dois anos depois, o To-Do ainda está fora de sintonia com os melhores aplicativos da lista de tarefas. O To-Do é decente o suficiente para as necessidades básicas de produtividade, mas não é tão rico em recursos quanto o Wunderlist (que a Microsoft atualiza por razões de segurança) e muitos outros aplicativos concorrentes.

Portanto, a Microsoft cortou as pernas de um aplicativo que todos adoravam e criou uma alternativa incompleta. O To-Do pode ser um ótimo aplicativo? Certamente tem potencial. O que as pessoas estão esperando é uma integração total e estreita com outros aplicativos do Microsoft Office. No ritmo em que está indo, no entanto, levará vários anos para chegar ao To-Do onde o Wunderlist estava em 2015 e, enquanto isso, outros aplicativos da lista de tarefas estão ficando cada vez melhores. Não é um caso convincente.

Agora que você ouviu um pouco da história sobre o To-Do, vamos dar uma olhada mais detalhada em termos de recursos, usabilidade e como ele mede os melhores aplicativos de afazeres do mercado, Todoist e Asana.

Como obter as tarefas da Microsoft

O Microsoft To-Do é gratuito e, para obter o aplicativo, você precisa de uma conta da Microsoft de algum tipo, como um email comercial ou escolar executado por credenciais da Microsoft ou do Skype. O aplicativo está disponível para Android, iOS, macOS, Windows 10 e Web. Eu tentei todos os aplicativos, alguns com mais sucesso do que outros.

Depois de entrar na sua conta e optar por configurar o Microsoft To-Do, você poderá criar listas diferentes para organizar suas tarefas.

O que há dentro do Microsoft To-Do?

A interface do To-Do é semelhante a muitos outros aplicativos de gerenciamento de tarefas, com uma barra de navegação à esquerda mostrando as diferentes opções que você tem para visualizar suas tarefas, as próprias tarefas no meio e informações adicionais à direita, quando disponíveis.

Nesse trilho esquerdo, você tem listas de tarefas que você cria, além de filtros. Você pode criar listas chamadas Pessoal, Comercial ou Lista de compras. Acima das suas listas, você tem algumas visualizações que funcionam como filtros. Você não pode criar ou personalizar visualizações; eles vêm pré-carregados.

A primeira visualização é Meu dia, que mostra todas as tarefas que devem ser entregues hoje. A próxima exibição, Importante, mostra todas as tarefas às quais você adicionou uma estrela. Planejado mostra uma guia em execução de tarefas com as próximas datas de vencimento. Por fim, existem as Tarefas, que provavelmente devem ser chamadas de Caixa de entrada ou outra coisa, porque são totalmente confusas. Ele deve ser o local padrão em que você anota e armazena tarefas até ter tempo para classificá-las em uma lista apropriada.

Como em qualquer aplicativo de gerenciamento de tarefas decente, você pode adicionar detalhes às suas tarefas, como data de vencimento, lembrete, anexos (limitados a 25 MB por tarefa), comentários e subtarefas (chamadas "etapas"). Quando você escolhe uma data de vencimento, não pode adicionar um horário, embora possa adicionar um horário a um lembrete. Você pode criar tarefas recorrentes configurando-as em um menu, mas não pode digitá-las usando a linguagem natural ("hoje", "todas as sextas-feiras"), da mesma forma que no Todoist. Você pode adicionar uma estrela a uma tarefa para marcar como importante, mas não há gradações de importância ou prioridade, como baixa, média e alta, como você encontra em muitos outros aplicativos.

O To-Do oferece tags usando o mesmo método do Wunderlist, que dificilmente é sofisticado. Para adicionar uma tag, digite um símbolo # antes da palavra que desejar no campo de nome da tarefa. Você pode clicar em uma tag ou procurá-la na barra de pesquisa e abrir uma lista de todas as tarefas que a utilizam. O que você não recebe é uma lista completa de tags que você criou - acho que deve aparecer no trilho esquerdo. Nem você pode usar tags para pesquisas avançadas, uma oportunidade perdida, com certeza. No Todoist, você pode fazer consultas de pesquisa avançada, como "mostrar todas as tarefas marcadas como Chamadas telefônicas e com classificação de alta prioridade" e salvar a consulta como um filtro para poder obter os resultados a qualquer momento.

Como mencionado, você pode adicionar subtarefas a uma tarefa, que a Tarefa a executar chama etapas. As etapas nada mais são do que uma lista de verificação leve. Você não pode adicionar nenhum detalhe a nenhuma etapa. Eles não podem ter uma data de vencimento, cessionário ou anexo. Se as subtarefas são importantes para você, é bom saber que Todoist e Asana não apenas as incluem, mas também dão o mesmo peso que qualquer outra tarefa que você criou.

Tal como está, o To-Do suporta a colaboração até certo ponto. Você pode convidar pessoas para ingressar em qualquer lista com um e-mail de convite ou apenas fornecer um link para a lista, mas elas devem ter ou criar uma conta de Tarefas Pendentes para vê-la. Atualmente, o To-Do não possui opções para compartilhar uma lista de tarefas no modo somente visualização ou exportar uma lista de tarefas para outras pessoas verem.

O que torna as tarefas diferentes?

O que torna o To-Do diferente de outros aplicativos de afazeres é que ele pertence à Microsoft. A promessa a longo prazo é que o To-Do será um dia unido a outros aplicativos da Microsoft. Ainda não está lá e, em vez de lhe dizer como acho que vai dar certo, deixarei as pessoas decidirem que tipo de expectativas deveriam ter com base no histórico de integração de aplicativos da Microsoft.

Um dos recursos mais recentes do To-Do é uma integração entre ele e o Outlook, que permite sinalizar um email no Outlook e que ele apareça no To-Do como uma tarefa. Só funciona se você atender a vários critérios. É necessário ter uma conta corporativa ou escolar da Microsoft e você deve usar o To-Do somente pela Web ou pelo aplicativo do Windows. Além disso, apenas os dez e-mails sinalizados mais recentes das duas semanas anteriores são exibidos. Portanto, você deve limitar o quanto usa esse recurso para que ele funcione. Não parece atraente.

Por um tempo, o To-Do se integrou às Tarefas do Outlook. Você pode sincronizar as Tarefas do Outlook com o Microsoft To-Do e pode gerenciá-las a partir de qualquer versão do aplicativo do To-Do. Eu acho que é benéfico se o Outlook Tasks já é um aplicativo essencial e você deseja acessar suas informações em um dispositivo móvel, embora eu me sinta mal por você ter vivido tanto tempo sem ter sua lista de tarefas no telefone.

Um recurso faturado como único, mas que realmente não é, é o Suggestions. Está disponível apenas em algumas versões do aplicativo. Por exemplo, está no aplicativo iOS, mas não no macOS. De qualquer forma, você clica em um ícone de lâmpada e o Microsoft To-Do sugere tarefas para adicionar ao seu dia ou reagendar para mais tarde, com base no seu histórico de conclusão de tarefas no prazo. Não me impressionou quando tentei, embora deva melhorar quanto mais você usa o aplicativo. Minhas Sugestões, por exemplo, eram hoje mais tarefas, mesmo que eu já tivesse algumas no meu prato. Todoist tem um recurso semelhante que parece mais útil. Ele sugere como reagendar a tarefa quando você perder os prazos, com base no seu histórico de conclusão da tarefa e no que está por hoje.

Espere e veja

Dado que existem muitos outros ótimos aplicativos de gerenciamento de tarefas no mercado, tenho dificuldade em encontrar um motivo para alguém adotar o Microsoft To-Do agora e esperar que ele melhore. Não é ruim; está tudo bem. O To-Do parece meio cozido, e não acho que a Microsoft esteja escondendo esse fato nem um pouco. A empresa foi transparente ao dizer que está tentando tornar o To-Do tão bom quanto o Wunderlist, com os mesmos recursos e mais alguns, além de uma forte integração com outros aplicativos da Microsoft. Essa é uma tarefa difícil. Se você foi um dos primeiros a adotar as Tarefas Pendentes, posso imaginar como é frustrante ainda estar aguardando recursos básicos, como pastas para organizar listas e detalhes sobre subtarefas.

Se você precisar de um ótimo aplicativo de tarefas, recomendo Todoist Premium e Asana. Gosto de Todoist um pouco mais para gerenciamento de tarefas pessoais e prefiro o Asana para projetos de grupo mais complexos. Ambos são altamente capazes e não o deixam esperando anos pelos principais recursos.