Revisão e classificação online do Microsoft sharepoint

Introdução ao SharePoint Online

É simples se inscrever no Microsoft SharePoint Online. Basta escolher um plano e fornecer seu nome, email, número de telefone, empresa e endereço. Em seguida, crie um ID do usuário, senha e um URL exclusivo (por exemplo, seunome.onmicrosoft.com). Depois disso, verifique se você não é um robô inserindo um código que será enviado a você por meio de uma chamada de texto ou telefone. Por fim, insira suas informações de pagamento e escolha entre pagar mensalmente ou anualmente. As informações de pagamento não são necessárias se você optar pelo teste gratuito.

Se for sua primeira experiência com o Office 365, você poderá encontrar um pouco de sobrecarga de informações ao fazer login pela primeira vez. Se você se inscreveu para uma avaliação gratuita do Microsoft Office 365 Enterprise E3, seu painel incluirá mais de uma dúzia de blocos vinculados a vários programas e recursos da Microsoft incluídos na camada Enterprise E3. Um desses blocos é o Microsoft SharePoint Online. Além disso, você pode acessar os aspectos administrativos do Microsoft SharePoint Online no módulo Admin, usando o menu Centros de administração no lado esquerdo.

O Microsoft SharePoint Online permite que os usuários criem sites individuais como uma organização e entidade de gerenciamento. Cada site do SharePoint pode ter sua própria biblioteca de documentos, notebooks, segurança e design. Além disso, os sites podem ser organizados como sites independentes ou em uma hierarquia através do uso de subsites. Ao criar um site, você é solicitado a escolher entre um site de equipe ou um site de comunicação. Os sites de equipe são os sites tradicionais do SharePoint, destinados à colaboração dentro de uma organização, principalmente onde uma porcentagem significativa dos usuários estará envolvida no gerenciamento de documentos. Sites de comunicação são úteis para cenários em que um indivíduo ou um pequeno grupo está criando conteúdo para ser consumido por um grupo maior de usuários; pense nisso como um cruzamento entre uma biblioteca de documentos e um blog. As duas opções de site podem ser usadas para compartilhar documentos e são altamente personalizáveis.

Os sites de equipe no Microsoft SharePoint Online são flexíveis, desde que alguém esteja disposto a navegar na curva de aprendizado. A biblioteca de documentos de um site, por exemplo, pode ser configurada com vários campos de metadados, que podem ser aproveitados para várias funções diferentes. Uma visualização de documento pode ser personalizada para mostrar campos específicos para você usar na pesquisa e classificação. Uma visualização também pode ser filtrada para exibir apenas documentos com metadados correspondentes, o que permitiria criar várias visualizações, cada uma personalizada para mostrar um conjunto específico de documentos.

As bibliotecas de documentos do Microsoft SharePoint Online podem ser sincronizadas com o seu computador ou dispositivo móvel usando o cliente Microsoft OneDrive. Os usuários de desktop podem simplesmente clicar no botão Sincronizar na biblioteca de documentos para configurar a conexão (ou baixar o software). Novos arquivos podem ser adicionados à biblioteca de documentos através do recurso de arrastar e soltar, copiando arquivos para uma pasta sincronizada na área de trabalho ou usando vários aplicativos do Office em Área de Trabalho ou dispositivos móveis. Uma batida contra o Microsoft SharePoint Online por muitos anos foi devido à imprevisibilidade do cliente de sincronização do OneDrive. Desde então, a Microsoft lançou um novo cliente OneDrive, que parece fazer um trabalho muito melhor em manter seus arquivos sincronizados.

Compartilhamento e colaboração de documentos

Na sua essência, o Microsoft SharePoint Online é uma plataforma de gerenciamento de documentos. Além dos recursos básicos de gerenciamento de documentos, como uploads e downloads de arquivos, edição e compartilhamento, o Microsoft SharePoint Online também gerencia o rastreamento de alterações. Manter um registro de quem fez as edições e permitir que você baixe edições anteriores do seu documento para revisar alterações ou retornar a uma revisão anterior empresta bastante flexibilidade ao Microsoft SharePoint Online. Os usuários também podem configurar alertas em uma biblioteca de documentos para receber uma notificação quando forem feitas alterações. É possível fazer check-out de documentos para evitar problemas com várias pessoas editando o mesmo arquivo, embora a coautoria (vários usuários editando o mesmo arquivo simultaneamente) também seja suportada para documentos modernos do Office, supondo que todos os usuários estejam usando o Office 2010 ou posterior.

A Microsoft oferece alguns recursos de segurança e conformidade bastante robustos no Office 365, muitos dos quais podem ser aproveitados no Microsoft SharePoint Online. A maioria dos outros pacotes de gerenciamento de documentos de nível comercial, como o Ascensio System OnlyOffice, oferece recursos básicos de segurança, como permissões e rastreamento de auditoria. O Microsoft SharePoint Online também suporta esses recursos, mas também inclui uma ordem de magnitude acima da concorrência. Para iniciantes, você pode criar políticas que lidem com itens como etiquetas de documentos, prevenção de perda de dados, retenção de documentos e acesso ao supervisor. Os rótulos dos documentos são usados ​​para identificar documentos que podem ter dados confidenciais, como cartões de crédito, números de previdência social ou dados do cliente.

O SharePoint oferece ferramentas não apenas para criar e gerenciar esses rótulos, mas para aplicá-los a documentos existentes (ou mesmo a e-mails se você estiver usando um pacote completo do Office 365) com base no conteúdo do documento. Ferramentas semelhantes estão disponíveis para impedir a perda de dados, como impedir que documentos que contêm informações confidenciais sejam compartilhados fora da sua organização. Também estão disponíveis ferramentas para gerenciar a retenção de documentos, tanto para impedir que os usuários excluam permanentemente documentos quanto para impor o arquivamento ou a remoção após um período definido. Em muitos desses casos, a Microsoft oferece um conjunto predefinido de filtros projetados para facilitar a conformidade com os regulamentos em vários países, incluindo a HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde) e os regulamentos correspondentes. Você também pode configurar o aplicativo de política usando termos de pesquisa. Essas políticas podem ser aplicadas no Microsoft SharePoint Online ou em sites individuais.

O log de auditoria pode ser usado para rastrear atividades no nível do usuário ou alterações administrativas. Depois que o log estiver ativado, você poderá pesquisar no log de auditoria ações específicas, usuários, janelas de tempo ou termos de pesquisa para focar sua visualização. Um recurso mencionado anteriormente, o eDiscovery, é uma ferramenta abrangente para localizar documentos relacionados a um tópico específico, como uma ação legal. Ao usar o eDiscovery, você pode localizar documentos que estejam dentro do escopo de uma intimação ou outra solicitação de informações, proteger documentos relevantes, mantendo um eles, ou até exportar arquivos relevantes para atender à solicitação.

Se esses recursos de segurança parecerem intimidadores, saiba que eles são completamente opcionais e não atrapalharão se você optar por ignorá-los. Opções de segurança mais padrão, como permissões baseadas em grupo ou usuário, também estão disponíveis. Você também pode configurar como o compartilhamento de arquivos fora da sua organização funciona, como compartilhar apenas usuários autenticados, definir períodos de validade para acesso anônimo ou usando grupos para gerenciar quem pode compartilhar documentos externamente. Você também pode configurar links de compartilhamento para fornecer acesso somente leitura aos seus documentos.

Fluxo de trabalho flexível e extensível

O Microsoft SharePoint oferece suporte à criação de fluxo de trabalho já há algum tempo e o SharePoint Online não é exceção. Embora a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos com um módulo de fluxo de trabalho ofereça suporte a tarefas básicas de gerenciamento de documentos, como solicitações de roteamento ou assinatura de revisão, o Microsoft SharePoint Online se integra fortemente ao Microsoft Flow, uma ferramenta para criar fluxos de trabalho entre plataformas diferentes. Ao usar o Flow, você pode enviar solicitações de aprovação quando documentos são carregados em uma biblioteca, integrar-se ao Microsoft Forms para rotear informações para o contato apropriado ou vincular uma biblioteca de documentos a uma plataforma de armazenamento em nuvem de terceiros, como o DropBox Business ou o Google Drive para Trabalhos. A Microsoft oferece mais de cem modelos de fluxo, ou você pode criar seus próprios.

Outra área que a Microsoft está impulsionando como ponto de integração em sua plataforma holística de gerenciamento de informações é o Microsoft PowerApps. A intenção por trás do PowerApps é que os usuários possam facilmente criar (em termos relativos) um aplicativo que possa capturar e armazenar dados no Microsoft SharePoint (mesmo usando o Flow). Esses PowerApps podem ser listados na Microsoft Store e usados ​​para processos de negócios internos ou como portais voltados para o cliente.

Por falar em aplicativos, o relacionamento de longa data da Microsoft com os desenvolvedores significa que o catálogo de aplicativos do Microsoft SharePoint está repleto de aplicativos que você pode integrar nos sites do Microsoft SharePoint. Esses aplicativos são fornecidos com opções pagas e gratuitas, mas você deve estar ciente de que mesmo os aplicativos gratuitos têm um preço. As permissões de aplicativos do Microsoft SharePoint são muito parecidas com as esperadas no seu dispositivo móvel, e cada aplicativo inclui uma lista de itens que o aplicativo poderá fazer com seus documentos e dados; portanto, eles devem ser tratados com os devidos cuidados. Sob as circunstâncias certas, os aplicativos do Microsoft SharePoint podem adicionar funcionalidades como recursos avançados de notificação, opções adicionais de calendário, integração com outros serviços e várias outras opções.

O SharePoint Online é uma plataforma poderosa

A reputação do Microsoft SharePoint de ser difícil de gerenciar ou até usar é o resultado de seu foco nos recursos sobre a usabilidade. Com o aumento do foco da Microsoft em tornar o Office 365 e seus vários componentes acessíveis a administradores de meio período (principalmente aqueles que são obrigados a desempenhar uma função por necessidade), o Microsoft SharePoint Online é uma revelação em termos de oferecer recursos avançados que atraem os clientes corporativos sem fornecer um solução tão complexa que não pode ser usada por pequenas lojas de TI. Para ser justo, ainda existem alguns meandros do gerenciamento do Microsoft SharePoint, incluindo vários locais para configurações administrativas. Mas a maioria dos recursos é muito mais simples de configurar do que no passado.

O preço do Office 365 da Microsoft é agressivo e o Microsoft SharePoint Online pode ser adquirido por US $ 5 por usuário por mês. Mas isso ainda está muito longe do preço de US $ 1 por usuário por mês que você pode obter do concorrente Ascensio System OnlyOffice, nossa outra escolha dos editores. Ainda assim, com base em seu novo foco na facilidade de uso, nos recursos avançados de colaboração e segurança oferecidos com o Flow, a descoberta eletrônica e a ampla variedade de políticas de gerenciamento configuráveis, o Microsoft SharePoint Online recebe com facilidade um dos prêmios Editors 'Choice no gerenciamento de documentos categoria.