Revisão e classificação de officetime

Alguns anos atrás, quando me deparei com o OfficeTime, esse aplicativo de rastreamento de tempo para trabalhadores que faturavam por hora me impressionou com sua simplicidade, facilidade de uso e baixo custo. O OfficeTime ainda é uma opção maravilhosa para trabalhadores individuais que desejam um rastreador de tempo offline confiável que inclua ferramentas simples de rastreamento de despesas e faturamento. No entanto, não é ideal para colaboração e não se integra a muitos outros aplicativos e serviços. Para uso da equipe e opções de faturamento mais avançadas, o Harvest é um aplicativo melhor e uma escolha dos editores. Outra opção para trabalhadores solitários com orçamento limitado é a versão gratuita do Toggl, que também é uma opção dos editores.

Preço e disponibilidade

O OfficeTime é um aplicativo para download para Windows e Mac, com aplicativos móveis para iOS e Apple Watch também. Os aplicativos de desktop custam US $ 47 cada. A maioria dos outros aplicativos de rastreamento de tempo é vendida como assinatura, mas com o OfficeTime você paga apenas uma taxa de compra única.

Considerando que você não paga uma taxa contínua pelo OfficeTime, o preço é baixo. Outros aplicativos de controle de tempo geralmente custam algo entre US $ 8 e US $ 12 por mês. Muitos desses aplicativos, no entanto, oferecem suporte à colaboração, o que significa que você pode rastrear e criar faturas não apenas do tempo gasto em projetos, mas também do tempo do seu colega. O OfficeTime é apenas para uso individual.

Para proprietários únicos, o OfficeTime oferece grande valor, mas existem versões gratuitas de outros aplicativos que oferecem valor semelhante. O nível de serviço gratuito da Toggl, por exemplo, é adequado para muitos freelancers. O Toggl não inclui faturamento, mas você pode conectá-lo a praticamente qualquer outro serviço de faturamento e cobrança que possa usar.

O Harvest, que custa US $ 12 por pessoa por mês, também oferece uma versão gratuita do aplicativo, embora limite o gerenciamento de apenas um projeto por vez. Outro aplicativo chamado TopTracker é totalmente gratuito, mas apresenta poucos recursos.

Configuração e Introdução

Para obter o OfficeTime, baixe o aplicativo Windows ou Mac, que é fornecido com um período de avaliação gratuito de três semanas antes de você precisar inserir as informações do cartão de crédito. Ao configurar a conta, o OfficeTime pergunta se você deseja começar com alguns dados fictícios para ajudá-lo a se orientar ou se deseja iniciar a configuração de seu próprio trabalho para acompanhar.

Para usar o OfficeTime (e realmente a maioria dos aplicativos de controle de tempo), você deve gastar alguns minutos para ter uma compreensão clara de como seus projetos de negócios são organizados. Muitos profissionais têm esse conhecimento tácito na ponta dos dedos, mas às vezes é preciso um pouco de tentativa e erro para analisar corretamente seu trabalho. O OfficeTime é ágil o suficiente para permitir que você corrija seus erros rapidamente.

O OfficeTime salva todos os dados da sua conta localmente no seu computador ou em qualquer repositório de armazenamento que você indicar durante a instalação. Se você optar por usar o aplicativo de desktop e o iOS, poderá sincronizar sua conta entre esses dispositivos, mas apenas quando eles estiverem conectados à mesma rede (por exemplo, o mesmo Wi-Fi). Não há opção para sincronizar entre um aplicativo de desktop do Windows do OfficeTime e uma versão do Mac do aplicativo. Os controles de sincronização aparecem apenas no aplicativo iOS, não nos aplicativos de desktop.

Recursos

No OfficeTime, você tem projetos, itens de linha e categorias. Os itens de linha são mais ou menos a mesma coisa que as tarefas, embora aqui também possam ser despesas. Cada projeto contém itens de linha e cada item de linha pode ser atribuído a uma categoria, como marketing, design, pesquisa ou qualquer outra coisa que você criar. Você também pode atribuir projetos a categorias.

Quando você estiver pronto para trabalhar, crie um item de linha e pressione um botão de reprodução no lado esquerdo. Seu cronômetro começará a rastrear o tempo a cada minuto, que você poderá ver em tempo real se deixar a janela à vista. Na versão para Mac, ele também exibe o cronômetro ativo no menu de status, para que você possa olhar para cima e ver quanto tempo trabalha em uma tarefa. Nesse mesmo ícone do menu de status, você também pode pausar e retomar o rastreamento de tempo, iniciar rapidamente o rastreamento de tempo em um novo tarefa, e crie um lembrete.

O recurso de lembrete, exclusivo do OfficeTime, tanto quanto eu sei, permite inserir qualquer texto de forma livre que você desejar. O OfficeTime irá lembrá-lo por meio de uma mensagem pop-up no momento que você definir.

Como o OfficeTime é um aplicativo de desktop, tudo funciona offline. Alguns rastreadores de tempo online, como Toggl, possuem recursos offline, embora nem todos tenham. Ao testar o Toggl, desliguei a Internet repentinamente para ver o que aconteceria com o cronômetro, e ele continuava correndo. Esse não foi o caso do Everhour, que imediatamente parou o cronômetro no momento em que meu computador detectou que estava offline.

Se você começar a gravar uma nova tarefa no OfficeTime quando já tiver um timer em execução, o aplicativo interromperá automaticamente o item de linha ativo, impossibilitando a cobrança acidental de dois clientes ou o tempo de gravação de duas tarefas simultaneamente. Existe uma maneira de substituir essa configuração, se necessário.

Os itens de linha também podem ser gastos, como fotografia que você comprou para o trabalho ou transporte de um cliente para chegar a uma reunião. Você registra as despesas como se fossem qualquer outro item de linha, o que significa que você as vê listadas ao lado de todo o tempo rastreado para um determinado projeto.

Embora o OfficeTime inclua ferramentas de cobrança e cobrança, ele não cobre todas as situações e condições que às vezes surgem para freelancers. Por exemplo, as ferramentas de faturamento e projeto do OfficeTime não lidam com projetos de taxa fixa. Digamos que cobro uma taxa fixa de US $ 200 para uma sessão de consultoria presencial ou US $ 5.000 para a criação de um site, independentemente da quantidade de tempo gasto no projeto. Outros aplicativos, como Harvest e Paydirt, fornecem maneiras de rastrear adequadamente o trabalho do projeto e cobrar por ele, enquanto o OfficeTime funciona apenas por horas faturáveis. O motivo pelo qual você ainda pode acompanhar o tempo em um projeto com uma taxa fixa é garantir que você não gaste muito tempo com ele e, portanto, torne-o menos lucrativo.

Outro recurso ausente no OfficeTime que aparece em vários aplicativos de rastreamento de tempo online é a capacidade de estimar quanto tempo uma tarefa ou projeto levará. Esse tipo de informação ajuda as pessoas a melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo, o que pode levar a uma apropriação ou rejeição de novos trabalhos.

Relatórios e Faturas

As ferramentas de relatório e faturamento no OfficeTime funcionam bem e são claras. Estou sempre satisfeito com as ferramentas de relatório, não exigem que eu tenha um diploma avançado em jargão comercial para entender o que elas mostrarão.

Como mencionado, o OfficeTime não é ideal para uso em equipe, embora seja possível gerar relatórios para várias pessoas carregando os dados de outra pessoa na sua conta do OfficeTime. Esse é um processo desnecessariamente desajeitado, propenso a erros, especialmente quando comparado a serviços que simplesmente oferecem suporte a várias pessoas em uma conta. Colheita, Toggl, Paydirt, Everhour, Horas , e outros aplicativos oferecem verdadeiros serviços de rastreamento de tempo da equipe.

De qualquer forma, é fácil gerar relatórios, pois são faturas . No menu, você pode selecionar um relatório, como Mês passado, e ver um resumo do trabalho e do tempo rastreados aparecerem ao lado de um gráfico de pizza. Você pode ajustar o que é mostrado no relatório e, quando estiver pronto, pressionar um botão na parte inferior para criar uma fatura ou exportar os dados.

Ao gerar faturas, o OfficeTime pode preencher automaticamente detalhes, como informações de contato da sua empresa e do cliente, além de outros detalhes padrão. No entanto, ele não possui um sistema avançado para rastrear quando os pagamentos são recebidos, o que o Paydirt oferece quando você se inscreve para permitir que seus clientes paguem através do PayPal ou Stripe.

Integrações

O OfficeTime não suporta muitas integrações com outros aplicativos e serviços. Você pode conectar o aplicativo ao iCal, mas é isso. Outros aplicativos de controle de tempo, principalmente Toggl e Harvest, permitem conectá-los a outros serviços comerciais comumente usados, como QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet e outros.

Para rastrear horas faturáveis ​​off-line

O OfficeTime continua sendo um aplicativo de rastreamento de tempo forte, se você precisar de uma ferramenta confiável que funcione offline para manter registros de horas e despesas faturáveis. Não é ideal se você estiver trabalhando com uma equipe ou se, às vezes, cobra dos clientes uma taxa de projeto em vez de uma taxa horária. Se o OfficeTime não atender às suas necessidades, considere Harvest ou Toggl, as opções dos editores nesta categoria.