Revisão e classificação do Onpay

O serviço de folha de pagamento baseado em nuvem OnPay mudou significativamente antes de nossa última revisão e agora adicionou ainda mais funcionalidade e flexibilidade. O site é uma solução completa de folha de pagamento, permitindo que os gerentes criem registros abrangentes de funcionários e executem folhas de pagamento ilimitadas por mês. Ele fornece vários relatórios personalizáveis ​​e gerencia o cálculo e o pagamento de todos os impostos na folha de pagamento. Novos recursos incluem um painel para rastrear conversas sobre a TDF, um cofre de documentos, documentos eletrônicos de entrada e portais de funcionários renovados. A falta de um aplicativo móvel dedicado, no entanto, dificulta a execução remota de tarefas da folha de pagamento, e sua experiência do usuário não é tão boa quanto a do Editor's Choice Gusto.

Preços e configuração

A OnPay manteve seu preço anterior de US $ 36 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês, o que o coloca no meio dos sites que analisamos. A folha de pagamento de serviço completo da Patriot Software tem um preço base de US $ 25 por mês (US $ 10 se você estiver disposto a registrar e depositar seus próprios impostos), mais US $ 4 por funcionário por mês. A folha de pagamento quadrada, por outro lado, custa US $ 29 por mês, mais US $ 5 por funcionário por mês. Gusto começa US $ 39 por mês, mais US $ 6 por funcionário por mês. A folha de pagamento de serviço completo do QuickBooks é a mais cara, com US $ 80 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês.

A instalação é a parte mais difícil e trabalhosa do uso de um aplicativo de folha de pagamento para pequenas empresas. Não apenas existem centenas de detalhes para inserir, mas a precisão também é absolutamente crítica. O trabalho que você faz aqui tem um tremendo impacto nos meios de subsistência de seus funcionários, obviamente, bem como em seu acesso aos benefícios da empresa. Além disso, as agências financeiras não se preocupam com pagamentos atrasados, incorretos ou ausentes.

Se isso o deixa nervoso ou apenas parece muito trabalho, você pode obter ajuda entrando em contato com o OnPay e deixando que um especialista em folha de pagamento faça a entrada inicial de dados - sem nenhum custo. De fato, o OnPay entrará com dados salariais anteriores (uma tarefa que pode consumir muito tempo) e a empresa oferece uma garantia de precisão total. Se algum desses dados históricos for inserido incorretamente, o OnPay assumirá total responsabilidade.

Se você optar por fazer a instalação você mesmo, poderá aproveitar o assistente de instalação de cinco etapas do OnPay, lançado no ano passado. Primeiro, você precisará inserir informações básicas sobre sua empresa, incluindo detalhes de contato, informações de executivos e encaminhamento bancário e número da conta. Se isso não for concluído com precisão e precisão, você não poderá prosseguir com a configuração.

O processo de instalação leva você a cinco etapas sequencialmente. Primeiro, você adiciona programações de pagamento (semanal, quinzenal, mensal e assim por diante). Você pode criar várias agendas, se quiser, e também pode pagar aos funcionários com agendas diferentes. Isso é mais flexível do que o que Gusto oferece. Em seguida, você adiciona os sites da empresa. Depois disso, você passa a criar perfis de funcionários, que é uma das tarefas mais trabalhosas no processo de configuração.

Você tem duas opções aqui: Você pode criar o registro inteiro sozinho ou convidar os funcionários a inserir os seus - excluindo os detalhes da remuneração, é claro. Patriot Software e outros oferecem opções semelhantes. A tela Novo funcionário exibe sete guias; clicar em cada um leva você para uma tela de entrada de dados diferente para fornecer informações sobre políticas de compensação, impostos, deduções e folgas. Os documentos dos funcionários agora também são armazenados aqui, incluindo quaisquer documentos, como os formulários W-2, que os funcionários enviaram eletronicamente.

A etapa do funcionário é a mais envolvida: abrange muito terreno. Você define políticas de competência aqui, como quantas horas os funcionários precisam trabalhar para obter a PTO, tempo de doença e assim por diante, além de quais itens de pagamento você usa (incluindo horas regulares, salário, horas extras e bônus). O OnPay suporta campos personalizados aqui e em outros lugares do site - muitos deles. De fato, oferece mais do que os concorrentes (aqueles que oferecem algum).

Você também gastará muito tempo configurando suas deduções - principalmente os planos de saúde e planos de aposentadoria que você oferece. Você também pode definir outros tipos de deduções, incluindo adornos. O OnPay atua como um corretor de seguros para ajudá-lo a selecionar e configurar os benefícios de seguro dos funcionários - saúde, odontológico, vida e invalidez. A equipe do OnPay fará pesquisas para você e gerará cotações.

As configurações do imposto sobre a folha de pagamento são as próximas. Você deve fornecer alguns detalhes aqui, incluindo seu Número de identificação do empregador (EIN) e informações da folha de pagamento do estado, mas o OnPay lida com todos os cálculos e pagamentos exigidos por suas jurisdições fiscais. Isso está se tornando padrão para aplicativos de folha de pagamento para pequenas empresas. Todos os sites que analisamos oferecem este serviço, com três exceções. O Intuit Enhanced Payroll preenche os formulários necessários, mas deixa para você realmente enviá-los. O Patriot Software oferece uma versão básica de US $ 10 por mês que não possui essa etapa e o Workful ainda não é abrangente nessa área.

Depois de concluir o assistente de configuração, você estará pronto para executar uma folha de pagamento, a menos que deseje integrar os dados da folha de pagamento ao QuickBooks Online, QuickBooks para desktop, Xero (o OnPay é um parceiro de aplicativo certificado do Xero) ou qualquer outro de aplicativos de produtividade. O site oferece um poderoso mapeamento de contas, o que ajuda a configurar sua folha de pagamento de maneira consistente com a estrutura da conta do seu aplicativo de contabilidade. Todos os sites que analisamos oferecem conexões internas para aplicativos relacionados, mas o SurePayroll possui links para a maioria das soluções de contabilidade.

Usando o painel

Você não pode retornar a este assistente de configuração depois de concluí-lo, mas sempre pode editar suas configurações clicando no ícone Configurações no canto inferior esquerdo do painel de navegação vertical. Isso abre uma longa lista de preferências e outras telas de dados em áreas como Configurações da conta, Itens de pagamento da folha de pagamento e Deduções da folha de pagamento.

Você clica no botão superior no painel para acessar o painel. O painel horizontal superior nesta tela exibe os totais de todos os elementos da folha de pagamento mais recente (salários, impostos sobre empregadores, deduções etc.) - ou em qualquer outro período - em um gráfico de linhas colorido e interativo. Um link aqui leva você a um detalhamento linha por linha da folha de pagamento, que você pode abrir no Excel ou salvar como PDF. Os botões que representam execuções de pagamento recentes e os próximos dias de pagamento também aparecem no Painel.

Também nesta página há uma lista de links para telas usadas com freqüência. Clique no link + Adicionar programação de pagamento para inserir um nome e selecionar uma frequência de pagamento para cada tipo de execução da folha de pagamento que você planeja implementar. Você tem a opção de criar várias frequências da folha de pagamento, se necessário (quinzenalmente, mensalmente e mais). Abaixo, há links para telas frequentemente acessadas, como registros de funcionários, nova execução da folha de pagamento e declarações de impostos. O painel do Gusto cobre menos terreno, mas inclui uma ferramenta que o OnPay poderia usar: uma lista de tarefas.

Excelente experiência do usuário

A folha de pagamento pode ser um processo exasperante e pesado em detalhes, sem a carga adicional de um site confuso e pouco atraente que o suporta. O OnPay fornece uma excelente experiência do usuário que não atrapalha ou prejudica as operações. Sua interface de usuário e ferramentas de navegação passaram por algumas mudanças importantes no ano passado, e o site agora é ainda mais rápido do que antes. Ainda tende a se espalhar e, ocasionalmente, exige rolagem excessiva, mas é um site muito coeso, utilizável e limpo.

A navegação é conduzida por seis ícones na barra de ferramentas vertical esquerda. Clicar no ícone do Painel sempre o levará de volta à tela inicial. O segundo link de navegação abre links para informações de funcionários, com links adicionais para ajustes no final do ano, novos funcionários e uma planilha de horas. Novidades deste ano: o OnPay agora divide as telas de trabalho dos contratados para que você possa lidar com eles separadamente dos funcionários. Uma nova linha do tempo mostrando a atividade recente alerta você sobre quaisquer alterações feitas no registro.

Você clica no terceiro ícone para executar uma folha de pagamento. O OnPay divide esse processo em quatro etapas seqüenciais. Você clica em cada uma das guias coloridas na parte superior da tela para passar para a próxima. O quarto link abre sua lista de relatórios. Estes são divididos de maneira bastante uniforme entre a folha de pagamento e os benefícios. Você pode personalizar cada um por vários filtros, exibi-los diretamente na tela e abri-los no Excel ou como arquivos PDF.

O quinto link leva você às ferramentas de RH. Isso inclui armazenamento de documentos (funcionários e prestadores de serviços podem agora completar seus documentos de contratação on-line) e ferramentas de folga. A tela Tempo de folga do funcionário exibe informações sobre quem está ausente do escritório agora e quem estará em breve. Abaixo, há uma tabela com uma entrada para cada funcionário que mostra a folga solicitada (que você pode aprovar ou negar) e as solicitações em andamento, além de um histórico. O OnPay agora oferece a capacidade de conversar online entre funcionários e administrador para cuidar desse elemento pessoal. E a sexta guia da barra de ferramentas leva você a todas as configurações do site.

Execução da folha de pagamento

O OnPay lida com a execução da folha de pagamento da mesma forma que seus concorrentes. Você seleciona os funcionários que deseja pagar na lista que aparece na primeira tela deste assistente de quatro etapas. Em seguida, insira as horas trabalhadas para cada tipo de pagamento (se houver alguma alteração desde a última execução de pagamento), incluindo a PTO. Gusto requer uma tela extra para o último. A tela Inserir horas é bastante flexível. Você pode editar as informações do funcionário; adicionar, reordenar ou remover itens de pagamento; e adicione ou substitua números existentes. Você também pode configurar novos tipos de pagamento personalizados.

Após um cálculo rápido e automático, o OnPay passa para a página de revisão da folha de pagamento, que exibe o salário bruto de cada funcionário, impostos retidos na fonte, impostos do empregador e deduções. A página final aqui informa quanto será deduzido da conta corrente da empresa e quando. Clique em Aprovar folha de pagamento e pronto, exceto para baixar e imprimir os cheques, se necessário. O OnPay se encarrega de calcular e enviar todos os impostos necessários sobre a folha de pagamento, algo que a maioria dos concorrentes também faz.

Acesso móvel, portais de funcionários

O OnPay não oferece um aplicativo móvel separado, mas permite o acesso através de um navegador móvel usando o design responsivo do site. A navegação é fácil: a barra de ferramentas está sempre disponível clicando em um link na parte superior da tela. As versões de smartphones Android e iOS replicam a experiência da área de trabalho em parte, embora algumas telas precisem exibir dados verticalmente e não horizontalmente, e algumas opções e dados estejam ausentes. Isso funciona bem para alguns elementos do site, como o painel e algumas páginas nos registros dos funcionários e na execução da folha de pagamento. Mas, em algumas telas, o texto e os números eram pequenos e claros demais para serem lidos. Apenas três relatórios estão disponíveis e poucas configurações. Achei difícil executar uma folha de pagamento em um smartphone por causa disso.

Como a concorrência, o OnPay suporta portais de funcionários. Os trabalhadores podem entrar em um site separado para ver seus dados atuais e históricos da folha de pagamento; acessar documentos de funcionários; modificar informações pessoais; e se comunicar com o administrador da folha de pagamento sobre solicitações de folga. Essas são contas vitalícias - os funcionários podem acessá-las mesmo depois de saírem da empresa.

O OnPay possui outros recursos notáveis. Ele agora oferece seis níveis de permissão de usuário, tendo adicionado recentemente uma visão global para contadores. Os relatórios podem ser personalizados usando vários filtros e salvos para uso posterior, embora não sejam volumosos ou tão flexíveis quanto os encontrados no Sage Payroll Essentials Plus. O OnPay oferece ajuda gratuita por telefone, bate-papo e e-mail de segunda a sexta-feira e adicionou suporte urgente por e-mail no fim de semana. O KnowledgeBase on-line melhorou bastante desde a nossa última revisão, com a adição de 100 novos artigos. Além de oferecer muito mais orientações, inclui informações fiscais para todos os 50 estados.

Poucas reclamações

Acesso móvel à parte, há pouco ponto negativo a dizer sobre o OnPay. É rápido, e sua experiência aprimorada do usuário e novos recursos tornam o processo ainda mais agradável e compreensível do que era antes. Ele faz tudo o que um site de folha de pagamento deve fazer, e o faz - na maior parte - de maneira simples e bem. O preço é transparente, sem taxas extras, exceto pela adição de funcionários. É bastante acessível para pequenas empresas, no entanto, sua capacidade de trabalho e conexões e processamento contábil de back-end são melhores que a maioria. Sua capacidade de executar folhas de pagamento ilimitadas - e suportar facilmente até 100 funcionários - deve atrair uma gama mais avançada de pequenas empresas do que seus concorrentes.

No entanto, Gusto vence o OnPay para ganhar nosso distintivo Editors 'Choice novamente este ano. Sua experiência do usuário é a melhor daquelas que testamos. Parece um sistema coeso e bem estruturado. Ele usa linguagem simples, como nos títulos dos relatórios e na visualização da folha de pagamento, mais fácil de entender do que o OnPay. O Gusto também oferece um caminho de atualização para empresas em crescimento ou para aqueles que simplesmente precisam de mais flexibilidade e suporte.

Para obter mais análises de serviços financeiros para você e sua pequena empresa, consulte nossos resumos dos melhores serviços de contabilidade on-line e software tributário.