Revisão e classificação transversal dos sistemas abertos

A Open Systems e sua plataforma financeira da Traverse podem não ser um "nome familiar" entre as operadoras de pequenas e médias empresas (SMB), mas na verdade existem há muito tempo. Fundada em 1976, a Open Systems originalmente ofereceu um sistema contábil de contabilidade geral, baseado em minicomputadores, escrito em Business Basic. Ao longo dos anos, a empresa alienou sua divisão de hardware e ofereceu uma versão atualizada do Open Systems Accounting Software (OSAS), que ainda oferece para sistemas operacionais (SOs) diferentes do Windows, incluindo Linux, Mac OS X e Unix.

O Open Systems Traverse que estamos analisando aqui (que começa em US $ 175 por usuário por mês) é um sistema modular de contabilidade e planejamento de recursos corporativos (ERP), baseado em Windows, contabilidade geral e gerenciamento de inventário, disponível no local ou como pacote de software como serviço (SaaS). Ao contrário de muitos outros sistemas de contabilidade para pequenas e médias empresas (PME), o Open Systems Traverse está disponível não apenas através da rede de revendedores da Open Systems, mas também diretamente do fornecedor. Ainda assim, embora sua flexibilidade de compra e implantação seja excepcional, a complexidade do Open Systems Traverse no nível de manipulação de dados o mantém um pouco atrás do Intacct, vencedor do Editors 'Choice, neste resumo.

Movendo-se em torno de

Em vez de um fluxograma ou gráfico de processos, como o que você pode criar com Intacct ou Oracle NetSuite OneWorld, o Open Systems Traverse usa uma interface do tipo Windows File Explorer, com categorias funcionais expansíveis mostradas em um painel que ocupa o lado esquerdo da tela. Um painel personalizável ocupa a maior parte do espaço restante da tela. Esse painel do lado esquerdo, do tipo Explorer, é dividido, com a parte inferior exibindo ícones de pasta de arquivos rotulados com os módulos de aplicativos disponíveis no sistema instalado. Clique em um deles e o aplicativo se expande para a metade superior do painel, mostrando as funções e os relatórios disponíveis nesse sub-livro. As mesmas partes do sistema geral são acessíveis através de menus suspensos em uma barra de fita que se estende horizontalmente na parte superior da tela.

Para uma pesquisa mais detalhada, clique em um ponto de dados em um gráfico do painel (passar o cursor do mouse mostra os detalhes desse ponto de dados). Outras pesquisas estão disponíveis, mas apenas na maioria dos relatórios.

Um pouco confuso

Para obter o máximo valor de qualquer sistema contábil ou de ERP, o treinamento é essencial. Embora um revendedor possa instalar e fazer a configuração inicial, a maioria dos sistemas de contabilidade ou ERP de PMEs ainda é complexa o suficiente para exigir uma pessoa (ou departamento) de suporte interno treinado para ajudar nas tarefas diárias, como configurar entradas personalizadas de dados e telas de relatório. Isso é particularmente verdade com o Open Systems Traverse. Com a entrada de dados, as transações são armazenadas em uma tabela de Transações apropriada até o lote ser lançado. Existem tabelas de transações diferentes para diferentes tipos de transações (C / R, C / P, C / L), e o entendimento dos relacionamentos entre as tabelas de armazenamento de dados é crucial para a configuração correta de telas e relatórios. Isso ocorre porque, como configuração padrão, o Open Systems Traverse realiza lote e não postagem e processamento em tempo real.

Felizmente, o Open Systems Traverse inclui o Design Studio, uma ferramenta visual de utilitário de administrador usada para configurar e personalizar formulários e telas. É algo com o qual o administrador de sistemas da Traverse provavelmente deve se tornar proficiente rapidamente. Usando o Design Studio, um administrador pode criar telas personalizadas para inserir dados específicos de processos de negócios e, em seguida, criar relatórios individualizados.

Muito de uma coisa boa?

Como mencionado anteriormente, o Open Systems Traverse é um dos poucos sistemas de contabilidade e ERP para PMEs que você pode adquirir diretamente do fornecedor. Mas, a menos que você tenha um departamento de TI muito forte que possa trabalhar em estreita colaboração com sua equipe de contabilidade, certamente será melhor lidar com um parceiro de sistemas abertos que pode ajudá-lo a adaptar e instalar o sistema de maneira rápida e eficiente. Sem esse tipo de ajuda, a implantação, configuração e personalização inicial e até muitas operações diárias não são apenas desafiadoras, mas desnecessariamente demoradas e caras.

Onde você também pode precisar de algum conselho é reunir os módulos certos para compor seu sistema. Os módulos disponíveis do Open Systems Traverse incluem CRM, ativos fixos, gerenciamento de armazém e estoque de produção, entre muitos outros. Você precisará de ajuda especializada para mapear os processos de negócios da sua empresa e adequá-los aos recursos disponíveis em todos esses módulos, não apenas para garantir o que precisa, mas também para evitar redundância, sobreposição e despesas desnecessárias.

Você também deve prestar atenção ao que seus usuários veem, especialmente usando a versão baseada em nuvem que testei, pois é a versão mais facilmente acessível por uma variedade de dispositivos móveis. Testei o acesso móvel usando o navegador Chrome (o mesmo navegador que usei no PC para o restante dos testes) usando um tablet Lenovo Android, um iPad Apple Air 2 e um tablet Microsoft Surface 3 com Windows 10. Todos os três me permitem acessar e movimentar-se no aplicativo, mas ficou visivelmente mais fácil nos dois tablets (iPad e Surface 3), que tinham teclados opcionais e touchpads. Eu recomendaria definitivamente que os usuários móveis tenham um teclado opcional ou talvez um mouse Bluetooth se precisarem acessar o sistema Open Systems Traverse em qualquer lugar.

Alguns relatórios inteligentes

Outro local em que o Open Systems Traverse mostra sua maturidade é o relatório; A Open Systems lista mais de 800 relatórios disponíveis. Felizmente, isso não é tudo para usuários de contabilidade, mas para um sistema ERP totalmente equipado. Ainda assim, o módulo de contabilidade geral que analisei incluía todos os relatórios padrão que você poderia desejar, com a única omissão perceptível sendo uma Declaração de lucros acumulados separada. No entanto, com os filtros de relatório do Open Systems Traverse e o Design Studio, criar este relatório é uma tarefa simples; poucas circunstâncias realmente exigem uma quarta demonstração financeira separada de qualquer maneira.

Um relatório que notei é um balancete experimental (às vezes chamado de balancete ajustado), algo bastante raro hoje em dia (mas está incluído na edição do contador do QuickBooks Desktop Enterprise. Esse relatório é usado durante o encerramento do período ou do final do ano, e consiste em uma listagem de saldos de contas não ajustados, ajustes de fechamento e saldos de contas ajustados.Um balancete de trabalho é muito fácil de construir no Microsoft Excel, mas foi bom vê-lo incluído nos relatórios disponíveis.

Construindo o sistema

Se você decidir evoluir o Open Systems Traverse da contabilidade intermediária para o ERP completo, ficará feliz em saber que é um processo simples de concluir. Mas verifique se o conjunto de recursos do ERP está alinhado às suas necessidades comerciais. Como ocorre com muitos dos sistemas de ERP analisados ​​aqui, o Open Systems Traverse é mais forte em algumas áreas do que em outras. Embora os suplementos possam fornecer agendamento de negócios no ponto de venda (POS), varejo e serviços, bem como funcionalidade de expedição e roteamento, os maiores pontos fortes do Open Systems Traverse estão na distribuição e fabricação.

No entanto, vários subsistemas são aplicáveis ​​a uma ampla variedade de tipos de negócios, incluindo gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gerenciamento de ativos fixos. O CRM é uma função ERP comum, quase fundamental, e o Open Systems Traverse faz isso bem. Além das informações de contato padrão do cliente, desenvolvidas nos módulos de vendas e contas a receber, o CRM da Open Systems Traverse permite que você interaja com o Microsoft Outlook e o Microsoft Office para desenvolver e rastrear campanhas de vendas e materiais e e-mails da campanha.

A maioria dos módulos do Open Systems Traverse permite definir seus próprios campos, e o CRM também suporta esse recurso, para que você possa adicionar suas próprias atividades e outras informações que julgar úteis, se associadas a um registro de cliente. Você também pode estabelecer relacionamentos entre contatos na mesma organização, como mostrar um organograma de cima para baixo, por exemplo. Isso é útil quando você lida com diferentes pessoas na mesma empresa para diferentes produtos ou serviços, ou para anotar o contato adequado para problemas ou atividades específicas.

Acompanhamento da depreciação

O gerenciamento de ativos fixos da Open Systems Traverse não é tão universalmente aplicável quanto o CRM, mas é próximo. Nem toda empresa precisa rastrear ativos fixos, mas muitos têm ativos que o IRS exige que sejam depreciados ao longo de vários anos, em vez de simplesmente serem reportados como despesas quando forem comprados. O módulo "Ativo fixo" do Open Systems Traverse facilita isso porque calcula automaticamente a depreciação de um ativo específico usando qualquer método de depreciação prescrito. Ele também fornece até quatro conjuntos de livros para situações em que os relatórios precisam ser calculados de maneira diferente. Por exemplo, o IRS pode exigir um método de depreciação diferente da maneira como você deseja que o ativo seja refletido em seus livros e demonstrações financeiras. Nesse caso, você pode manter dois ou possivelmente três conjuntos de registros de depreciação.

O módulo de ativos fixos possui vários outros recursos úteis. Seu recurso de análise "Lease vs. Buy" é um exemplo útil, assim como as funções "Depreciação experimental" que permitem testar vários cenários antes de fazer uma aquisição. Além disso, o relatório de resumo de impostos de final de ano espelha o formulário 4562 do IRS, o que é conveniente. E, embora muitos sistemas de ativos fixos ignorem a amortização, uma vez que realmente não se aplica a ativos depreciáveis, o Open Systems Traverse possui uma calculadora de amortização de empréstimos, que é útil para criar cronogramas de amortização para itens como empréstimos e despesas pré-pagas.

Gestão de inventário

É impossível revisar o ERP sem observar que a contabilidade financeira é um grande pedaço da torta. Por exemplo, ao falar sobre recursos de distribuição, não estamos apenas olhando para um único aplicativo, mas para um sistema inter-relacionado de funções discretas. A distribuição e a fabricação estão intimamente ligadas ao estoque, entrada de pedidos de vendas e compras, por exemplo - sem mencionar a integração importante com módulos não contábeis, como gerenciamento de armazém e planejamento de requisitos de fabricação (MRP).

Intimamente ligado a isso está o gerenciamento de inventário completo, em que a Open Systems faz um trabalho sólido. Isso ficou evidente para mim, pois o sistema de teste que eu estava usando para esta revisão foi configurado com o que a Open Systems chama de Distribution Suite. Isso inclui inventário, lista de materiais (BoM) com kits, gerenciamento de armazém e planejamento de requisitos, além dos aplicativos de vendas e pedidos de compra. Tudo isso está totalmente integrado, mas está disponível como módulos de aplicativos separados ou em diferentes combinações também. Todos os módulos suportam a operação de várias moedas.

O módulo Traverse Inventory suporta vários armazéns, e itens podem existir em vários armazéns, se necessário. Os itens também são facilmente transferidos entre os armazéns para atender a súbitas mudanças na demanda. As transferências do armazém podem incluir o custo da transferência no cálculo do custo do item. Você também pode rastrear movimentos de itens em um armazém.

O Traverse fornece suporte para todos os métodos comuns de cálculo de custos e inclui custos bin ou serializados, bem como custos específicos de itens. Ao usar o módulo Inventário para atender um pedido, é possível especificar itens alternativos a serem enviados quando os níveis de estoque estiverem baixos, supondo que os itens sejam equivalentes. O Open Systems suporta dispositivos móveis e varredura de código de barras, mas a maioria dos recursos nesta área está localizada no aplicativo Sales Order, onde os itens podem ser digitalizados ou inseridos em um pedido de vendas a partir de um dispositivo. A importação de contagens físicas também é suportada, para que você possa realizar contagens de inventário usando as planilhas geradas pelo sistema ou importando-as de uma planilha se as contagens de inventário físico forem registradas usando esta abordagem. As telas de relatório de inventário têm excelentes capacidades de pesquisa detalhada e, embora não haja uma superabundância de relatórios de inventário, os que são fornecidos são relevantes e úteis.

A lista de materiais (BoM) é bastante padrão e inclui montagem de kits para fornecer uma abordagem mais granular quando o seu BoM possui submontagens. Você pode usar o BoM para criar itens não serializados que contêm subconjuntos e kits serializados e acompanhar separadamente o custo dos componentes, mas atribuir o preço total ao kit. Você também pode criar lotes para processamento de inventário com base na classificação ABC (onde os itens "A" fornecem a melhor receita e os itens "C" são os menos rentáveis). O inventário transversal também permite especificar cores de alerta diferentes para os níveis de estoque, para que as condições de baixa ou falta de estoque sejam mais visíveis.

O planejamento de requisitos é feito em um único módulo, em vez de exigir uma operação integrada de Planejamento de Requisitos de Material (MRP) e Planejamento de Requisitos de Distribuição (DRP), como é mais comum. Os relatórios de previsão são flexíveis e você pode mostrar os requisitos previstos em formatos com ou sem bucket e em uma variedade de exibições, como gráficos ou tabelas. As previsões são realizadas usando dados históricos e não parecem ser tão sofisticados quanto os vários métodos disponíveis no SAP Business One Professional. Eles devem ser suficientes para muitos usuários, no entanto.

Em muitos aspectos, o Traverse Inventory é um módulo de aplicativo bastante genérico, mesmo na configuração do Distribution Suite que testei. Ele possui os requisitos básicos e deve ser capaz de lidar com as operações diárias da maioria das empresas. Há um Design Studio que permite criar relatórios personalizados, e o inventário suporta campos definidos pelo usuário para aqueles que precisam de um pouco de personalização. Embora existam módulos de inventário mais abrangentes e sofisticados de outros fornecedores de ERP, como as Opções dos editores Syspro e Acumatica, a ampla seleção de módulos de aplicativos disponíveis da Open Systems faz com que seja uma boa escolha para uma empresa que deseja construir um sistema mais adaptado às suas necessidades.

É tudo sobre o produto

Embora alguns dos sistemas de ERP que revisei, como Epicor ERP e NetSuite OneWorld, incluam recursos de gerenciamento de projetos (incluindo gráficos de Gantt e determinação de caminhos críticos) como parte de seus recursos de ERP prontos para uso, o Open Systems Traverse se concentra em gerenciamento de produção. Isso parece semelhante, mas, na prática, é mais do que o MRP. Essa função une dados de pedidos de vendas, inventário e folhas de pagamento para permitir que você determine o que precisa ser feito em toda a organização para atender aos pedidos de vendas. O gerenciamento de produção assume que você está realmente produzindo os itens que está vendendo (ou seja, fabricando) em vez de comprá-los para distribuição. O produto final é uma ordem de produção, que detalha itens e materiais que você precisará do inventário para criar os produtos indicados no pedido de venda. Se isso se encaixa no seu processo de negócios, é um módulo bem capaz. É bem capaz, porque permite detalhar bem abaixo do inventário simples de manufatura ao detalhar o que é necessário para atender aos pedidos de vendas (incluindo análise dos custos de mão-de-obra, ferramentas e muito mais).

No geral, eu gosto do Open Systems Traverse da perspectiva do ERP. Com sua orientação modular, ele pode ser configurado rapidamente para se adequar a muitas empresas menores que precisam de funcionalidade de classe empresarial. Ele pode acomodar essas empresas com vários locais e subsidiárias e até suporta necessidades de várias moedas. O Open Systems Traverse é acessível e não é difícil de usar quando você pega o jeito. No entanto, muitos usuários ainda desejam trabalhar com um consultor ou revendedor - pelo menos através da instalação e configuração inicial - apenas para ajudar a ajustar o sistema. O software obteve uma classificação Excelente em nossa análise sobre os recursos do General Ledger e mantém a mesma classificação na perspectiva do ERP.

Preço para competir

A maioria dos fornecedores recusou-se a fornecer preços específicos, mas a Open Systems era muito aberta quanto à deles. O Open Systems Traverse inclui uma licença perpétua no local, com preços baseados no número de usuários simultâneos e em quais aplicativos são adquiridos. Por exemplo, uma compra de seis usuários e cinco aplicativos custaria US $ 11.000 mais manutenção, suporte, treinamento, implementação e custos similares de valor agregado. O preço da nuvem custa US $ 175 por usuário por mês, o que inclui a assinatura Open Systems Traverse e o ambiente virtual do Microsoft Azure executando os servidores em nuvem do sistema.

O Traverse possui todos os sinos e assobios que você poderia desejar em um sistema de contabilidade para PMEs e pode evoluir para um ERP completo, se necessário. Assim como acontece com outros sistemas de contabilidade e ERP nesse segmento de mercado, o fornecimento de extrema flexibilidade também resulta em uma certa complexidade, especialmente quando se trata de manipulação e personalização de dados. Porém, com a experiência e o Design Studio, o Open Systems Traverse pode ser personalizado de acordo com suas necessidades operacionais e, uma vez totalmente personalizado, oferece uma solução poderosa que se destaca de qualquer concorrente.