Revisão e avaliação do Papertracer

Criado para cobrir as necessidades de gerenciamento de documentos (DM) das empresas, o PaperTracer (que começa em US $ 15 por usuário por mês) é uma solução sensível e profundamente personalizável, criada em torno da preparação, captura e gerenciamento de documentos. O controle granular e a flexibilidade no manuseio de metadados de documentos o tornam uma solução capaz de gerenciamento de documentos. O PaperTracer vai além da retenção de documentos e fornece aos usuários ferramentas para coletar e rastrear dados. Os recursos de colaboração e compartilhamento ficam aquém e os preços podem aumentar rapidamente se os recursos de armazenamento aumentarem. O PaperTracer fica logo atrás dos vencedores do Ascensio System OnlyOffice, do Microsoft Editors 'Choice, e do Microsoft SharePoint Online em nosso resumo de revisão de software DM por sua falta nessas áreas.

Usuários, funções e segurança

Da perspectiva de um administrador de TI, avaliar qualquer sistema de DM significa prestar muita atenção à segurança, pois a segurança fraca pode resultar não apenas na perda de dados, mas também pode expor a organização a violações no que diz respeito a regulamentos, padrões do setor ou políticas corporativas. A maioria dos sistemas de DM focados na empresa que analisamos neste resumo, incluindo não apenas os vencedores do Editors 'Choice, mas também o Adobe Document Cloud Standard, presta muita atenção à segurança por esses motivos.

O PaperTracer atenderá aos requisitos de segurança da maioria das empresas devido a uma ampla gama de controles de segurança. Os mais desejáveis ​​entre eles são o gerenciamento de usuários e grupos, o tempo limite da sessão e a imposição de comprimento de senha (mas a complexidade da senha não é configurável). O sistema PaperTracer é compatível com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA), com um registro permanente de todo o acesso a dados. O sistema possui um ambiente de criptografia de 2048 bits, emprega autenticação segura do usuário e tem a capacidade de produzir uma trilha de auditoria completa de todos os acessos, atualizações e roteamento de dados.

As permissões no PaperTracer são igualmente robustas. Os administradores têm a capacidade de controlar o acesso de usuários ou grupos a um departamento ou por campos de dados individuais. Os usuários acessam e podem visualizar ou adicionar / editar direitos em nível granular. Também é possível gerenciar permissões para registros específicos, que substituem efetivamente as permissões atribuídas a esse registro anteriormente usando outros métodos.

Além dos recursos abrangentes de permissão, o PaperTracer oferece relatórios voltados para garantir uma postura de segurança apropriada. O relatório de acesso identifica as permissões atribuídas a vários recursos, bem como o acesso disponível a usuários e grupos individuais. A função de log de auditoria pode ser usada para rastrear várias ações executadas dentro de um determinado período de tempo e / ou por um usuário específico. Os registros referentes à exibição ou roteamento de documentos podem ser ocultados para reduzir a quantidade de dados a serem analisados. Idealmente, esses dados de auditoria podem ser exportados para um arquivo PDF ou Microsoft Excel, mas esse recurso não está disponível.

É tudo sobre os dados

Outro recurso importante do PaperTracer é a capacidade de personalizar os campos de metadados em um nível excepcionalmente alto. Onde outros sistemas de gerenciamento de documentos permitem personalizar esses campos, o PaperTracer lida com esses campos como um sistema de banco de dados tradicional, permitindo definir o tipo de campo, valores automáticos (com base em parâmetros, registros de data e hora ou o usuário executando uma ação), valores potenciais no formulário de uma lista de valores e até mesmo a configuração de campos conforme necessário ou somente leitura. Os campos também podem ser agrupados para apresentar ao usuário uma visualização de entrada de dados com guias e podem ser configurados como uma hierarquia para eles, para que, se um determinado valor for selecionado, campos adicionais sejam disponibilizados.

O PaperTracer também possui recursos de gerenciamento de dados que vão além da configuração de campos personalizados. Por um lado, os recursos de relatórios estão alinhados com o que você esperaria de um utilitário de gerenciamento de dados, oferecendo bastante personalização em termos de quais campos são usados ​​para exibição, filtragem, classificação e agrupamento. Além disso, os gerentes podem executar importação em massa usando o Microsoft Excel ou alterações em massa usando a ferramenta de edição em massa, que permite encontrar registros contendo um campo com um determinado valor e atualizar esses campos individualmente ou todos de uma vez. Adicione esses recursos da plataforma de dados e muitas empresas poderão usar o PaperTracer, não apenas para gerenciar documentos, mas também para gerenciar todas as operações de coleta de dados.

Foco no Gerenciamento de Contratos

O gerenciamento de contratos tem implicações legais intrinsecamente sérias e geralmente é um processo de negócios acompanhado de perto em termos de segurança, além de integridade e integração do fluxo de trabalho. O PaperTracer inclui um recurso de criação de contrato para otimizar o relacionamento entre contratação e gerenciamento de documentos.

O recurso de autoria de contrato do PaperTracer pode ser ativado por um administrador e usa modelos definidos por administrador usando seções e cláusulas de contrato, cada uma das quais pode ser preenchida previamente com o idioma comum fornecido pela equipe jurídica corporativa. Depois que essas seções e cláusulas são criadas, elas são associadas a um ou mais tipos de contrato. Esses modelos de contrato podem ser criados usando campos de entrada do usuário, que permitem que o usuário preencha rapidamente o contrato com as informações relevantes, seja nos campos do PaperTracer ou através da entrada manual.

Usuários com as permissões apropriadas podem iniciar um contrato, preenchendo campos de dados que alimentam o idioma do contrato, incorporando as seções e cláusulas aplicáveis, bem como verborragia específica à intenção do contrato. Após a criação do contrato no PaperTracer, ele pode ser roteado para aprovações e assinaturas como qualquer outro documento. Pode ser um processo manual, acionado pelo usuário ou um fluxo de trabalho pode ser incorporado, coordenando-se com os usuários internos da organização ou externamente.

Preços e Capacidades

O PaperTracer vem em duas edições: Express e Enterprise. A edição Express é direcionada para pequenas e médias empresas (SMBs) e tem preços baseados na seleção de modelos de fluxo de trabalho, usuários e armazenamento. Cada modelo de fluxo de trabalho tem um custo de US $ 30 por mês e inclui opções do setor, como gerenciamento de ativos, gerenciamento de clínicas, integração de funcionários, gerenciamento de contratos e gerenciamento de escritórios de advocacia. Os usuários têm um adicional de US $ 15 por mês por usuário e o armazenamento é de US $ 25 por gigabyte (GB) por mês.

A edição Enterprise envolve uma abordagem mais prática da implementação, com o PaperTracer auxiliando sua empresa na personalização do fluxo de trabalho, na importação de dados e na preparação do sistema para execução. Os preços para esta edição dependem dos requisitos de seus negócios, mas uma amostra de cotação fornecida inclui custos de instalação de US $ 2.000 para configuração e licenciamento iniciais, US $ 1.000 para treinamento de administradores e 30 dias de suporte conforme necessário, além de outros US $ 300 mensais por 3 GB de armazenamento hospedado, cinco usuários internos e usuários externos ilimitados.

Certamente existe um mercado para o PaperTracer, particularmente entre empresas que procuram um sistema para capturar dados, não apenas documentos. No entanto, o custo do PaperTracer é certamente algo a considerar, principalmente se os requisitos de armazenamento forem um fator significativo. Conclusão: certifique-se de mapear de perto suas necessidades com os recursos do PaperTracer antes de comprar. Se eles se alinharem, essa é uma solução sólida. Mas se suas necessidades são mais comuns, convém continuar procurando.