Revisão e classificação de folha de pagamento Patriot software full service

Qualquer empresa de pequeno porte que utiliza um serviço de folha de pagamento on-line para gerenciar os pagamentos dos funcionários por conta própria tende a precisar de muito apoio, especialmente durante o processo de configuração. A folha de pagamento de serviço completo da Patriot Software é excelente em fornecer ajuda aos seus clientes do início ao fim. Ele lida com as tarefas básicas necessárias para criar registros de funcionários, além de definir deduções e contribuições, processar execuções da folha de pagamento e enviar automaticamente os impostos da folha de pagamento. Ainda assim, a interface do usuário da Patriot Software não é de última geração e sua mistura de contabilidade e folha de pagamento pode ser confusa. Além disso, se você levar em consideração todos os recursos que a Patriot Software cobra mais por isso que os concorrentes oferecem gratuitamente, o aplicativo pode ficar caro.

Preços e Contabilidade

A folha de pagamento de serviço completo da Patriot Software subiu de preço desde a última revisão, de um preço base de US $ 25 por mês (incluindo um funcionário) para US $ 30 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês. Existe uma versão básica mais barata que custa US $ 10 por mês mais US $ 4 por funcionário por mês, mas você precisa registrar seus próprios impostos sobre a folha de pagamento se seguir esse caminho. O trabalho também exige que você envie seus próprios impostos sobre a folha de pagamento e ele tem um custo base mínimo de US $ 50 por mês. O preço da Workful, no entanto, inclui a funcionalidade de relógio interno, enquanto o complemento de hora e presença da Patriot Software começa em US $ 5 por mês para um funcionário.

O site também cobra pelo armazenamento de documentos (a partir de US $ 4 por mês, mais US $ 1 por funcionário), que a Workful e outros oferecem gratuitamente. Acrescente a isso os US $ 10 por mês que a Patriot Software cobra para rastrear contratados e fornecedores e imprimir 1099 e 1096 (gratuitos em outros sites), e o site acaba sendo o segundo site mais caro que analisamos, após a oferta mais alta da folha de pagamento do QuickBooks.

Se você deseja adicionar a funcionalidade básica da contabilidade, pode se inscrever em uma das soluções de contabilidade integradas da Patriot Software. Básico (US $ 15 por mês) inclui pagamentos de contratados e fornecedores e criação, impressão e relatórios 1099/1096 (o arquivamento eletrônico é opcional). Você pode acompanhar receitas e despesas, aceitar pagamentos com cartão de crédito e criar e acompanhar faturas ilimitadas. O Premium (US $ 22, 50 por mês) adiciona vários recursos, como estimativas, faturas recorrentes e lembretes de pagamento de faturas. O Accounting Basic é realmente um bom negócio se você usar todas as suas funções; O Premium não adiciona muita funcionalidade significativa. Nenhum outro produto da categoria, além do QuickBooks Payroll, oferece esse tipo de conexão contábil.

Boas opções de suporte

O suporte excepcional do Patriot Software rapidamente se torna evidente. Como alguns de seus concorrentes, a Patriot Software disponibiliza seus especialistas em folha de pagamento para concluir esta tarefa onerosa para você. É possível fazer isso por conta própria, mas eu recomendo que você deixe a empresa ajudá-lo se você nunca fez uma folha de pagamento. É o elemento mais complexo da contabilidade de pequenas empresas e requer precisão e pontualidade absolutas. Você não apenas precisa obter a remuneração exata dos funcionários, mas também precisa fazer pagamentos a provedores de benefícios e agências fiscais. Se seus funcionários tiverem várias deduções, isso exige muita coordenação. Você pode contar com o suporte gratuito por telefone, e-mail e bate-papo da Patriot Software, mas em algum momento uma ajuda mais abrangente - ao vivo - pode estar em ordem, e a equipe da empresa está pronta e capacitada.

Assistência à instalação

A Patriot Software adicionou um assistente de configuração dedicado no ano passado, algo que faltava anteriormente. Em vez de percorrer o menu Configurações, o site o guia por uma série de telas que descrevem o que é necessário para começar a executar folhas de pagamento. Em todo este assistente, você vê links para recursos úteis, como obter um número de desemprego do estado (SUTA). Ao contrário de outros tipos de aplicativos financeiros, na folha de pagamento, todos os elementos da configuração devem ser concluídos antes que você possa começar a emitir contracheques.

A instalação envolve definir todas as maneiras pelas quais os funcionários podem ser remunerados e todas as deduções que devem ser feitas. Isso inclui tipos de ganhos, por exemplo. O Patriot Software é muito flexível nesse aspecto, tanto pelo horário em que os funcionários podem trabalhar (férias, regular, tempo duplo, etc.) quanto pelos tipos de pagamento que podem receber (incluindo bônus, comissão e reembolso de despesas). O site se refere a eles como códigos de horas e códigos monetários. Eles aparecem como opções quando você começa a processar contracheques no serviço do Patriot.

Se você oferecer benefícios a seus funcionários, como planos de saúde ou planos de aposentadoria, poderá configurá-los para que possam ser atribuídos aos funcionários quando você criar seus registros. Existem dois lugares onde você pode defini-los: em um registro real de funcionário ou clicando em um link no menu Configurações. Gosto dessa flexibilidade e nem todos os produtos a oferecem. A folha de pagamento quadrada e a folha de pagamento do QuickBooks apenas disponibilizam isso nos registros dos funcionários.

As informações sobre deduções no nível da empresa e contribuições pagas pela empresa são inseridas da mesma maneira, embora seus campos de dados sejam ligeiramente diferentes. Para criar uma dedução para o seu 401 (k), por exemplo, clique em Adicionar novo e selecione o tipo em uma lista suspensa. Você pode inserir uma descrição que será exibida nos relatórios e contracheques e fornecer o valor padrão em dólar que será subtraído dos contracheques como porcentagem ou valor fixo em dólar. Você também pode inserir os limites necessários e especificar a caixa W-2 correta, se necessário.

Mais configurações

Você também deve inserir as configurações de impostos da sua empresa e as taxas de desemprego do estado. A Patriot Software montou uma excelente página com links para informações específicas do estado que você pode consultar se não tiver esses números. Ele também informa como solicitar um Número Federal de Identificação do Empregador (EIN) e atender a quaisquer requisitos de registro do estado. Ele fornece links para formulários que os novos funcionários devem preencher e que você deve arquivar. Você precisa fornecer informações da conta bancária para retiradas da folha de pagamento, preencher um formulário de autorização e inserir as configurações de impressão de pagamento ou depósito direto.

Se você deseja que seus funcionários possam fazer logon em portais protegidos por senha, onde podem exibir recibos de pagamento e outras informações pessoais da folha de pagamento, crie nomes de usuário e senhas temporários para cada membro da equipe e envie convites. Os portais de funcionários do site são excelentes, alguns dos melhores que já vimos. Quando você entra pela primeira vez, verá links para as tarefas mais comuns (Exibir contracheques, Imprimir recibos de pagamento etc.). O painel vertical esquerdo contém links de navegação para outros dados e ferramentas encontrados aqui, como Imposto Federal (Retenção), Documentos do Empregador, Histórico da Folha de Pagamento e Relatório de Resumo de Tempo. Os funcionários podem entrar e sair (manualmente ou de acordo com a hora real) em seus portais, se você quiser usar esse recurso; os cartões de ponto podem ser enviados para a folha de pagamento.

É por isso que a Patriot Software e concorrentes como a SurePayroll se oferecem para ajudar novos usuários no processo de configuração e na entrada de dados necessários para fornecer o histórico da folha de pagamento. É muito complicado. Você sempre pode retornar às páginas Configurações depois de concluir o assistente para fazer alterações quando necessário.

Informação pessoal

Depois que as configurações da folha de pagamento da empresa estiverem concluídas, você poderá criar um registro para cada funcionário. Este é um processo simples, mas demorado. Você preenche os campos em branco para obter informações que ainda não foram introduzidas (nome, endereço, SSN, data de contratação etc.) e seleciona nas listas das opções que você acabou de criar (como tipo de pagamento e frequência). Quando você fornecer todos os dados solicitados, poderá acessar registros individuais em uma tela clicando nas guias que abrem seções diferentes do registro, como Informações sobre pagamento, Histórico de salários, Deduções e contribuições e Informações de tempo.

Essa é uma maneira eficaz de disponibilizar todos esses detalhes. Nenhum outro produto é muito melhor, na verdade, embora alguns sites façam uso mais econômico do espaço da tela e enfatizem a aparência da tela e seu conteúdo.

Ferramentas de Navegação

A experiência do usuário da Patriot Software pode ser confusa se você estiver usando apenas os elementos da folha de pagamento, porque os recursos de contabilidade e folha de pagamento são combinados em um site. Quando você faz login pela primeira vez, verá duas barras de ferramentas separadas, uma no painel vertical esquerdo e outra na parte superior. O último é a principal ferramenta de navegação; possui guias denominadas Painel, Contabilidade, Folha de pagamento, Relatórios e Configurações. Há um botão de ajuda à direita. Passe o mouse sobre um dos três primeiros botões com o mouse e um menu de links relacionados será exibido. Clique em uma e a barra de ferramentas vertical esquerda muda para exibir links semelhantes aos da lista suspensa mencionada acima.

O painel global do site é diferente do da concorrência. Ele contém apenas mensagens do Patriot Software e ícones que representam links que levam você a sete das atividades mais comuns nos aplicativos de folha de pagamento (Executar Folha de Pagamento, por exemplo) e de contabilidade (Criar Fatura). Não há itens a fazer, como o Gusto inclui, nem informações sobre a atividade atual e passada da folha de pagamento, como as ofertas do OnPay.

Se você não estiver usando o módulo de contabilidade, basta clicar na guia Folha de pagamento para abrir a página inicial da Folha de pagamento. Você pode executar a maior parte do seu trabalho de pós-instalação nessa tela. Ele exibe links para tarefas comuns da folha de pagamento na parte superior. Abaixo deles, há uma tabela com três guias, na qual é possível alternar entre os totais da folha de pagamento, cobranças e depósitos de impostos mais recentes. Os links para artigos de ajuda populares são exibidos no painel vertical direito. Você pode acessar Relatórios e configurações por meio de links no painel vertical esquerdo ou das guias na parte superior da tela.

Depois de clicar em um link, no entanto, as próprias telas de trabalho são intuitivas. Eles usam convenções padrão de entrada de dados online. Você preenche espaços em branco ou clica em links ou seleciona nas listas suspensas. Às vezes, existem setas direcionais marcadas Próximo passo para guiá-lo, como na tela Executar folha de pagamento. Todos os serviços que analisamos oferecem guias de navegação para orientá-lo nos processos de várias etapas. Mas outros, como o Gusto, vencedor do prêmio Editors 'Choice, são graficamente mais interessantes e esteticamente agradáveis.

Hora do dia de pagamento

Selecione a entrada Executar Folha de Pagamento na Página Inicial para se preparar para o dia do pagamento. Para definir as datas de início e término do período de pagamento e a data de pagamento, clique nos calendários ao lado dos campos de dados em branco na parte superior da tela exibida. As opções avançadas aqui permitem ignorar deduções e contribuições, se você preferir. Uma lista de seus funcionários é exibida abaixo dessas caixas. Cada linha contém caixas para tipos de pagamento padrão (regular, horas extras), bem como a taxa horária do indivíduo. Basta digitar o número de horas nas caixas corretas e alternar a opção ao lado de Mostrar todas as horas e códigos monetários no canto superior direito, se você precisar inserir horas para itens como férias e bônus. O mesmo vale para sua equipe assalariada.

Ao clicar na seta Próxima etapa, você verá uma lista de funcionários com o salário bruto e o salário líquido em resumo. Clique em Exibir detalhes e o recibo de pagamento de cada funcionário é exibido. Seu débito fiscal total aparece claramente na parte superior da página. Os totais fornecidos em vários locais pela Patriot Software são todos muito importantes. No entanto, o que os gerentes desejam - e o que outros sites como o SurePayroll fornecem - é um total claramente visível, o valor que sai da conta bancária na data especificada, antes da aprovação dos pagamentos. Suas únicas opções aqui são aprovar ou cancelar a execução ou retornar à primeira etapa.

Depois de aprovar uma execução, a tela exibida não possui números, apenas os links para o Registro de folhas de pagamento e a Nota fiscal de folha de pagamento. Em nenhum lugar ele diz exatamente quanto sairá da sua conta corrente e em que data.

Relatórios móveis

A folha de pagamento de serviço completo da Patriot Software inclui muitos relatórios pré-formatados, não tanto quanto o OnPay e não tão personalizáveis, mas o que está disponível é satisfatório para os recursos que o site oferece.

Quanto ao acesso móvel, não há aplicativos dedicados, como o Intuit, mas você pode exibir sites otimizados para dispositivos móveis que funcionam bem em dispositivos Android e iOS. Eles se parecem e funcionam de maneira semelhante aos seus equivalentes baseados em desktop, com apenas algumas diferenças na interface do usuário.

Por exemplo, você abre o painel vertical esquerdo clicando em um link no canto superior esquerdo da tela e seguindo as instruções para detalhar a tela desejada. Algum conteúdo deve ser exibido verticalmente devido à sua largura. Mas você pode fazer tudo no seu dispositivo móvel na área de trabalho, incluindo a execução de uma folha de pagamento.

Uma escolha robusta

O Patriot Software oferece suporte e orientação sólidos para novos usuários. O software cobre as bases em que a folha de pagamento e os impostos associados estão relacionados e se destaca em áreas como acesso móvel e portais de funcionários. Se você deseja os recursos da folha de pagamento que a maioria das pequenas empresas precisa e uma excelente interface, recomendamos o Gusto, nossa Escolha dos editores.

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