Revisão e classificação do Quickbooks desktop enterprise

Qualquer pessoa que esteja remotamente envolvida na contabilidade de pequenas empresas conhece o nome Intuit e sua venerável plataforma QuickBooks. Embora tenha começado a focar seu marketing em uma versão orientada para a nuvem, chamada Intuit QuickBooks Online, onde enfrenta uma concorrência acirrada, a Intuit continua sendo uma marca incrivelmente forte e até ostenta a contraparte intermediária que estamos analisando aqui, chamada QuickBooks Desktop Enterprise edition. Esta versão do software abrange contabilidade de médio porte, incluindo contabilidade geral e gerenciamento de inventário, e é licenciada por assento, com preços a partir de US $ 1.100 por ano para uma assinatura anual de assento único. Com diferentes assinaturas disponíveis para acessar diferentes níveis de funcionalidade, incluindo Advanced Reporting, Advanced Payroll e diferentes graus de suporte, os clientes do QuickBooks Desktop Enterprise podem projetar soluções que são bastante bem direcionadas para necessidades específicas. No entanto, um banco de dados proprietário, um limite máximo de usuários bastante baixo e uma dependência de sua comunidade de usuários para obter documentação de ajuda mantêm esse sistema um pouco atrás do Acumatica e Intacct, os atuais vencedores do Editors 'Choice nessa categoria.

Você também pode pagar pela assinatura mensalmente, começando em US $ 75, 60 por mês por uma licença de assento único. A maioria dos aplicativos para pequenas e médias empresas (SMB) analisados ​​neste resumo são executados em bancos de dados pesados, como Microsoft SQL Server, Oracle ou SAP HANA. O QuickBooks Desktop Enterprise usa um banco de dados proprietário da Intuit e a escalabilidade é limitada a apenas 30 usuários simultâneos. Essa é uma limitação séria quando os aplicativos de outros fornecedores revisados ​​podem ser ampliados para centenas ou mesmo milhares de usuários. Por outro lado, muitos desses concorrentes, incluindo Intacct e NetSuite OneWorld, pretendem, eventualmente, fazer com que o cliente expanda a plataforma para um verdadeiro ambiente de planejamento de recursos empresariais (ERP). O QuickBooks Desktop Enterprise não possui objetivos, pois foi desenvolvido estritamente para contabilidade.

Além disso, o QuickBooks Desktop Enterprise e o Microsoft Dynamics GP foram os únicos dois produtos que eu realmente tive que instalar no local, embora ambos estejam disponíveis como plataformas hospedadas na nuvem (por meio de vários serviços de hospedagem que atuam como parceiros de valor agregado para seus respectivos fabricantes). A Intuit também oferece uma versão hospedada na nuvem do QuickBooks Desktop Enterprise, por um pequeno prêmio em relação à versão local.

A instalação foi rápida, sem problemas. Tipos de entidade padrão, como construção, organização sem fins lucrativos, serviços profissionais, consultoria e outros estão disponíveis durante o processo de instalação e precisam ser selecionados para configurar corretamente o sistema. A seleção de um tipo de negócio afeta o plano de contas padrão e esse processo é exatamente o mesmo que em outras versões do QuickBooks, portanto, isso será familiar para os clientes anteriores. Ao contrário da maioria dos outros softwares deste resumo, você pode comprar o QuickBooks Desktop Enterprise diretamente da Intuit ou através da extensa rede de revendedores do fornecedor. Embora seja inteiramente possível configurar e personalizar o QuickBooks Desktop Enterprise, você pode considerar o uso de um Certified ProAdvisor se achar que precisará de uma personalização abrangente ou se sua configuração pode exigir uma configuração não padrão. Também é muito possível que o seu contador seja um Certified ProAdvisor ou trabalhe com um, dado o uso generalizado do aplicativo, portanto, desenvolver um relacionamento nesse sentido pode ser benéfico se você achar que estará usando a plataforma por um longo tempo.

Se você não prestar atenção, parece que o QuickBooks Desktop Enterprise usa um plano de contas estritamente denominado, desprovido dos números familiares que outros sistemas de contabilidade empregam. Na realidade, os números da conta estão lá, apenas não são exibidos por padrão. No menu Editar preferências, há uma caixa de seleção para "Usar números". O QuickBooks Desktop Enterprise usa o mesmo sistema de numeração de quatro dígitos (séries 1000 para ativos, 2000 para passivos, 3000 para contas patrimoniais, 4000 para receitas e 5000 para despesas) que outras versões do QuickBooks usam. E, como em outras versões do QuickBooks, você pode ter várias camadas de subcontas para fornecer um rastreamento mais granular das contas principais ou para definir divisões ou locais. No lado negativo, o QuickBooks Desktop Enterprise não fornece recursos verdadeiros para várias empresas, embora você provavelmente possa manipular o plano de contas para entender isso. No entanto, ele tem a capacidade de lidar com várias moedas.

Todas as tarefas no convés

O lançamento do QuickBooks Desktop Enterprise leva você à Página inicial, que é um conjunto de fluxogramas de processo. O QuickBooks foi um dos primeiros fornecedores a incorporar essa interface do usuário (UI) e tornou-se um padrão porque ajuda muito a ajudar os usuários em uma série de tarefas específicas do processo. O que é exibido no fluxograma da página inicial é determinado pela forma como você responde a uma série de perguntas durante a configuração. A empresa de teste que usei para essas análises incluiu três camadas horizontais: Fornecedores no topo, Tarefas dos funcionários na parte inferior e Tarefas do cliente na camada intermediária. Tarefas específicas são incluídas ou excluídas, dependendo de você usar o recurso. Por exemplo, se você não usar um extrato do cliente, um ícone para executar esta tarefa específica não será exibido (embora você possa adicioná-lo posteriormente). Dois painéis verticais adicionais no lado direito continham tarefas da empresa e do setor bancário. Navegação adicional é fornecida por uma barra superior da faixa de opções e uma barra de menus vertical na extremidade esquerda da tela, que pode ser ocultada se você desejar.

Todos os aplicativos de contabilidade que revi ofereciam algum tipo de painel. O QuickBooks Desktop Enterprise também funciona, e é chamado de Insights. O painel é alternado por uma guia no canto superior esquerdo da tela inicial. Como em muitos painéis, passar o cursor sobre um ponto de dados traz o valor numérico do ponto, e você pode fazer uma busca detalhada de várias camadas em transações individuais diretamente na tela Insights. Também está disponível algo que a Intuit chama de Snapshots, acessível no menu à esquerda. Isso apresenta o que a maioria dos outros fornecedores chama de indicadores chave de desempenho (KPIs).

Um ajuste aqui, um ajuste lá

Alguns dos programas que revi, incluindo o SAP Business One Professional e o NetSuite, permitem personalizar quase todos os aspectos do aplicativo. A vantagem da flexibilidade é que você pode ajustar o software para ajustar com precisão os fluxos de trabalho da sua empresa. A desvantagem é que descobrir como fazer isso é uma besta, e é por isso que os clientes geralmente confiam em parceiros de valor agregado para esses projetos.

O QuickBooks Desktop Enterprise não oferece esse grau de personalização. No entanto, você pode adicionar e excluir colunas e campos de dados em formulários e relatórios. Fazer esses tipos de ajustes é fácil e, em grande parte, intuitivo. Os filtros de relatório também oferecem uma quantidade razoável de controle sobre o que acontece em um relatório. Os filtros do QuickBooks Desktop Enterprise são simples de usar, mas é provável que você não precise deles. Para muitas empresas que consideram o QuickBooks Desktop Enterprise um bom ajuste, o extenso número de relatórios padrão funcionará perfeitamente. Existem até relatórios para vincular contas a linhas específicas em uma declaração de imposto e um balancete ajustado (ou seja, em funcionamento). Ambos são ótimos no fechamento do final do ano.

Muitos clientes não precisam personalizar relatórios ou modelos de entrada de dados. A extensa comunidade de usuários do QuickBooks não serve apenas como uma excelente fonte de suporte de ajuda, mas oferece um grande número de relatórios e modelos personalizados criados por outros usuários e colocados online para download gratuito. Eles estão lá para a tomada. E, como o QuickBooks existe há tanto tempo, também existem complementos de terceiros disponíveis para ampliar os recursos do QuickBooks Desktop Enterprise, mas verifique primeiro os brindes.

Por outro lado, o QuickBooks Desktop Enterprise não fornece uma verdadeira função de exportação. Você pode exportar algumas das listas, como Clientes e Fornecedores, para o formato CSV. Mas, para obter acesso ao banco de dados subjacente, você precisará de um utilitário de terceiros. O que o QuickBooks Desktop Enterprise possui é a capacidade de exportar uma cópia de seus dados para o seu contador, que pode fazer lançamentos e ajustes no diário remotamente na "Cópia do Contador" e mesclar essas alterações nos dados existentes. No entanto, você pode importar arquivos do Microsoft Excel para o sistema e baixar extratos bancários e de cartão de crédito de um grande número de bancos e empresas de cartão de crédito que oferecem suporte à plataforma QuickBooks.

Fazer um balanço da administração de estoques

A edição do Quickbook Enterprise que a Intuit me forneceu para teste incluiu os elementos acima mencionados Relatórios avançados, Folha de pagamento aprimorada, Suporte de campo e Proteção de dados, mas também incluiu Inventário avançado. Este módulo é genérico no sentido em que o Intuit o pretende para quase todos os tipos de entidades, mas o detalha nas seguintes opções, das quais você precisará selecionar um ao configurar o módulo: Construção, Sem fins lucrativos, Varejo e Manufacturing and Wholesale, que é o tipo de entidade que eu selecionei.

A ativação do módulo Inventário avançado fornece recursos uma variedade decente de recursos de gerenciamento de inventário, incluindo o custo FIFO (First-In First-Out), além do custo médio ponderado fornecido na edição base, código de barras, rastreamento de bin e número de série e suporte para armazenamento múltiplo. Ao contrário de sistemas como o Acumatica, o Advanced Inventory do QuickBook não é um aplicativo de tipo de produção real, porque não fornece recursos como trabalho em andamento e rastreamento de inventário no andar de produção. Por outro lado, é consideravelmente mais barato que a maioria dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que fornecem esses recursos.

Entrar no módulo Inventário é simples. Há uma guia Inventário na barra de opções superior, bem como um ícone Atividades de inventário na tela Inicial / Inicial, na seção Empresa. Ambos o levam ao Centro de inventário, que lista os itens de inventário disponíveis e seus status. O Centro de inventário é personalizável e você pode adicionar facilmente relatórios e outros indicadores-chave de desempenho (KPIs).

O inventário também está intimamente integrado com Vendas e Compras, como deveria, com o Inventário atualizado quando as vendas são feitas ou quando um novo inventário é comprado. O QuickBooks Inventory não permite inventário negativo, mas fornece pedidos pendentes e sinalizadores quando você não possui peças suficientes para concluir as compilações para remessa de produtos. Seria bom ter algum tipo de previsão de estoque, como Quantidade Econômica de Pedidos (EOQ), mas esse é um recurso geralmente encontrado em sistemas de inventário ERP mais avançados. O que você obtém no QuickBooks Inventory é um recurso de Lista de materiais (BOM), no qual é possível criar uma montagem de itens de componentes. Falta, no entanto, a funcionalidade de kits mais granular, que até os aplicativos de gerenciamento de estoque de ponta, como o Cougar Mountain Denali Summit, oferecem suporte.

O QuickBooks também é um pouco limitado quando se trata de métodos de custeio. A falta de custos de último a entrar, primeiro a sair (LIFO) não será significativa para a maioria dos usuários, pois raramente é usada atualmente. Mas, mais preocupante é a falta de custos padrão e específicos. O QuickBooks se baseia principalmente no Custo Médio como método básico para o cálculo de custos do inventário, embora o Inventário Avançado que eu testei tenha adicionado FIFO, que é amplamente popular.

Relatar é um saco misto. Existem apenas alguns relatórios de inventário padrão, embora os disponíveis sejam úteis. No lado positivo, é fácil personalizar esses relatórios, e os Relatórios avançados permitem gerar relatórios ad hoc conforme necessário. Uma boa dica aqui é que, quando jogadores de baixo nível, como Cougar Mountain ou Zoho Inventory, contam com um mecanismo separado, como o SAP Crystal Reports ou o Zoho Reports, para gerar relatórios personalizados ou ad hoc, o QuickBooks inclui essa capacidade no pacote base. Esses relatórios podem ser salvos para uso futuro.

Considerando o mercado que a Intuit está alvejando com o QuickBooks Enterprise, os recursos que ele contém, incluindo relatórios avançados, recursos de formatação de relatórios personalizados e um grande número de relatórios contribuídos por usuários, devem atender aos requisitos de muitos usuários a um preço acessível. Isso realmente traz um recurso desejável que a Intuit oferece que não está contido no software, a saber, a enorme base de usuários do QuickBooks e consultores profissionais. Se você tiver um problema ou necessidade de personalização, é provável que essa ampla rede tenha uma solução para você em algum lugar e provavelmente uma solução que não irá prejudicar o banco.

Existem alguns possíveis rompimentos de acordos, no entanto. Se você precisar de custos além do que é oferecido, como preços padrão ou itens específicos, estará sem sorte. O software também não oferece rastreamento de chão de fábrica, o que é praticamente padrão nos verdadeiros inventários de produção / manufatura. Também falta alguma capacidade de Quantidade Econômica de Pedidos, sempre um recurso interessante para se ter em um sistema de inventário. Se você precisar (ou quiser) desses recursos, é provável que tenha que subir de nível para um verdadeiro sistema ERP para encontrá-los. Porém, para muitos dos usuários de QuickBooks disponíveis no mercado, a atualização para o Inventário avançado e os Relatórios avançados se encaixam perfeitamente.

Melhor que o ERP básico, mas não o bastante

O QuickBooks Enterprise é certamente uma opção viável para os usuários existentes do QuickBooks que sentem que estão superando a versão que atualmente usam. É uma transição indolor, com menus familiares e um caminho de atualização fácil. No entanto, comparado aos outros aplicativos que revi, é mais um sistema de contabilidade para pequenas empresas, em vez de um aplicativo de contabilidade verdadeiro para uma empresa menor, com a necessidade de uma ampla funcionalidade de várias empresas ou multinacionais. Para ser justo, o Intuit realmente não tem como alvo as soluções corporativas para esses usuários.

Também fiquei desapontado com a documentação do Intuit, que é principalmente arquivos de Ajuda. Até certo ponto, isso é compensado por uma comunidade enorme e vocal de usuários, e é provável que qualquer pergunta que não possa ser respondida usando a tecla Ajuda já tenha sido respondida com uma postagem on-line em algum lugar. Se você pretende investir no QuickBooks Desktop Enterprise (ou em qualquer outra edição do QuickBooks), gaste um pouco de dinheiro extra e pegue uma cópia do QuickBooks 2016, o Missing Manual de Bonnie Biafore. É praticamente um recurso necessário para um administrador do QuickBooks e custa menos de US $ 30.

Por fim, se você quiser acessar o QuickBooks Desktop Enterprise a partir de um dispositivo móvel, precisará acessar a versão hospedada. A versão interna que analisei não suportava acesso remoto a partir de um smartphone ou tablet; ele fornece apenas um serviço complementar.

Tudo o que foi dito, se você é um cliente atual do QuickBooks e precisa apenas adicionar mais usuários, verá que o QuickBooks Desktop Enterprise é uma atualização indolor com requisitos mínimos de reciclagem. Mas certifique-se de que você gere contabilidade e gerenciamento de inventário genérico. Se você acha que um dia o ERP pode estar no futuro da sua empresa, convém criar uma plataforma que possa crescer nesse sistema sem exigir a migração de empilhadeiras, e a Intuit não criou o QuickBooks Desktop Enterprise com esse caminho de crescimento em mente.