Revisão e classificação profissional do Sap business one

O SAP SE é um venerável fabricante de software alemão, atendendo principalmente às empresas Global 1000 e especializado em bancos de dados de ponta, planejamento de recursos empresariais (ERP) e software financeiro, incluindo contabilidade geral. O SAP ERP (antigo SAP R3) é um dos aplicativos de ERP mais amplamente implementados no mercado global e segue um caminho de implementação tradicional que normalmente requer personalização extensiva, caminhos de implementação plurianuais e centenas de milhares de dólares em taxas de consultoria.

Dito isto, para esta revisão, analisamos o SAP Business One (que começa em US $ 82 por usuário por mês para a edição Professional hospedada); representa a oferta de pequenas e médias empresas (PME) da empresa. Nós o testamos da perspectiva da contabilidade financeira geral e do ERP. A versão que testei foi o SAP Business One para o banco de dados e o mecanismo analítico HANA da SAP; no entanto, o Business One também está disponível em uma versão do Microsoft SQL Server (caso você esteja mais confortável com isso). No entanto, apenas o Business One for HANA oferece recursos de várias moedas, enquanto a versão do Microsoft SQL Server foi projetada para uso exclusivo nos EUA.

A maioria dos sistemas de contabilidade e ERP para PMEs ainda adota uma abordagem modular, permitindo reunir contabilidade financeira, gerenciamento de relacionamento com clientes, gerenciamento de recursos humanos (RH) e gerenciamento complexo de estoques. O SAP Business One Professional (que também está disponível por US $ 3.145 para uma licença de usuário profissional local) possui um sólido núcleo contábil, mas integra a funcionalidade em todas essas outras áreas de maneira uniforme em vários módulos (o que significa que você pode comprar muito mais do que você realmente pretende usar), como o módulo de administração de benefícios (BA), detalhado posteriormente na revisão.

Somente essa característica eleva o medidor de complexidade do Business One, mas o foco do software no suporte a requisitos de negócios e operações complexos e altamente personalizáveis ​​o torna ainda mais complicado. Se sua empresa pode se beneficiar desse nível de personalização e você não se importa com uma curva inicial de aprendizado e implementação pesada, o SAP Business One vale muito a pena. As empresas que procuram algo um pouco mais simples e projetado para a nuvem ficarão melhor com os vencedores do Editors 'Choice Intacct (no lado da contabilidade financeira) e NetSuite OneWorld (para sistemas ERP gerais).

Não pense nisso como um painel

Testei o Business One usando uma conexão de área de trabalho remota (RDP) com um servidor SAP executando a versão HANA. Embora essa conta de teste tenha sido mantida nos próprios servidores da SAP, é importante observar que eu estava trabalhando com a versão local do software, instalada em servidores virtuais e hospedada na nuvem. A versão do SAP Business One Cloud é um animal diferente, projetado especificamente para acesso baseado em navegador e somente na nuvem, executando uma camada de serviço gerenciada inteiramente pela SAP.

Essa é provavelmente uma das razões pelas quais tive problemas para acessar minha instância de teste usando o navegador. A SAP sustenta que também é acessível usando o navegador Firefox, que atualmente (e surpreendentemente) é o único navegador suportado. Isso nunca funcionou para mim, mas a SAP garante que eles estão trabalhando nisso. Independentemente de como você acessa o sistema, a primeira tela que você verá é o painel "Cockpit" da SAP. O Cockpit é altamente personalizável, exibe dados pertinentes no nível do usuário e serve como um portal útil para navegar no sistema como um todo.

Esse sistema de navegação consiste em três partes - uma barra de fita na parte superior do cockpit, uma barra lateral vertical do menu no lado esquerdo da tela e os widgets exibidos no painel. A barra de fita superior é uma maneira fácil de analisar os registros. Por exemplo, se você estiver no arquivo Pedidos de Compra, existem setas na barra de ferramentas para avançar e retroceder.

O menu da barra lateral esquerda pode levá-lo a qualquer transação, tela de entrada de dados ou relatório no sistema. Ele é dividido em áreas funcionais, como administração, financeiro, vendas, compras, oportunidades (essencialmente CRM) e outras, incluindo uma seção chamada Relatórios. Inventário e Folha de pagamento também estão no menu principal. Clicar em um título abre subníveis. Você pode inserir ou visualizar transações ou gerar relatórios, incluindo demonstrações financeiras básicas. O SAP Business One fornece três das quatro demonstrações financeiras básicas. Uma declaração separada de alterações nos lucros acumulados não é um dos relatórios, mas é fácil gerar no Microsoft Excel, se você realmente precisar.

O Cockpit também fornece outra maneira de inserir, acessar e relatar dados. Os widgets na tela são móveis, o que significa que você pode adicioná-los e excluí-los, dependendo das necessidades individuais do usuário, e há uma quantidade considerável de widgets pré-criados disponíveis. Você também pode editar os widgets existentes ou criar suas próprias informações que você precisa para sua posição específica. Passar o mouse sobre um ponto de dados em um widget exibe uma tela pequena com mais detalhes sobre esse ponto de dados. Isso é definido no widget e, como a maioria dos aspectos do sistema, é editável e personalizável. No geral, esse estilo de widget de representação de dados é típico em aplicativos maiores de contabilidade e ERP, e você o encontrará em grande parte da concorrência, incluindo aplicativos centrados na nuvem, como Intacct ou NetSuite OneWorld. Você pode criar novos widgets usando a opção Pervasive Analytics no menu da barra lateral.

Dois dos widgets são particularmente notáveis. O widget Common Function é uma tabela de atalhos para as operações que você executa com mais frequência. Eu achei uma maneira conveniente de configurar um conjunto personalizado de atalhos para uma pessoa específica, embora também fosse aplicável no nível departamental. Outro widget valioso é o Workbench. O Workbench é composto por todos os documentos e relatórios pertencentes a um fluxo de trabalho específico. Na empresa de teste que criei para teste, esse widget foi configurado para o Processo de Vendas e era essencialmente um fluxograma durante todo o processo, desde a geração de uma estimativa através do sistema Accounts Receivable. Há um pequeno balão de seta para baixo ao lado do ícone para um subprocesso e clicar nele traz os relatórios referentes a essa parte do fluxo de trabalho. São fornecidas quatro bancadas de trabalho - vendas, compras, estoque e finanças.

Existem outros dois auxiliares de navegação que usei com frequência durante os testes. Quando uma janela do gráfico é aberta, clicar com o botão direito do mouse ou clicar duas vezes no número da linha traz todos os detalhes da transação da linha. Geralmente, há consideravelmente mais detalhes dos dados do que os mostrados na janela aberta. Algumas entradas da linha também terão uma seta laranja apontando para um ou mais dos itens mostrados na linha. Isso indica que você pode detalhar esses dados. Por exemplo, em um relatório que mostra um item de inventário, clicar na seta laranja exibia a descrição, a localização e o custo do item, bem como o número em estoque ou se o item está em espera.

Independentemente da sua estrutura organizacional, o sistema de numeração de contas é flexível o suficiente para lidar com isso. O SAP Business One fornece quatro segmentos de conta padrão (a conta geral, divisão, região e departamento) e você pode definir até 10 segmentos para fornecer mais granularidade de conta.

Para os meus testes de contabilidade, observei principalmente a seção Contabilidade do sistema geral, mas o SAP Business One Professional possui contas a pagar e receber, igualmente poderosas, folha de pagamento, ativos fixos e estoque igualmente poderosos. O inventário, em particular, é onde os sistemas contábeis de nível básico geralmente ficam aquém. O sistema de inventário do Business One oferece a capacidade de usar diferentes métodos de custo em diferentes tipos de itens de estoque, além de fornecer processamento de kiting e BOM (lista de materiais).

Os recursos de várias moedas na versão HANA do aplicativo são robustos e você pode manter divisões de moeda em outras áreas geográficas, convertendo em moeda dos EUA no encerramento do período. O Business One realiza essa conversão em tempo real apenas no fechamento de um período, mas pode simular uma aproximação da conversão para relatórios de meio período. Dependendo das suas necessidades, a incapacidade de verdadeira conversão de moeda em tempo real a qualquer dia ou hora pode apresentar um problema, embora para a maioria dos usuários a conversão de final de período usando a avaliação do dia de fechamento seja suficiente.

Bom para ir?

Há boas e más notícias para usuários móveis. As más notícias: no momento da redação deste artigo, a versão baseada na Web do SAP Business One Professional suporta apenas um único navegador - o Mozilla Firefox. A boa notícia é que o Firefox está disponível para sistemas operacionais iOS, Android, Windows e Mac. No entanto, a SAP ainda está aprimorando esse recurso de acesso. Nos meus testes, não consegui acessar o sistema SAP Business One usando o Firefox, mesmo do meu PC.

A SAP está ciente desses problemas, possui os recursos necessários e conhece o valor do acesso móvel e do BYOD (traga seu próprio dispositivo), por isso tenho poucas dúvidas de que o acesso móvel estará em funcionamento em pouco tempo. No entanto, aconselho que, se esse recurso for importante para os seus negócios, verifique se o revendedor com o qual está trabalhando pode demonstrar o acesso ao Firefox em seus dispositivos.

Administração de Benefícios

Em uma análise mais aprofundada dos outros módulos e recursos opcionais do SAP Business One, começamos com a contabilidade e depois mudamos o alfabeto para a administração de benefícios. Como em todos os outros módulos complementares que sua empresa pode incorporar à plataforma SAP, o módulo Benefits Management é altamente configurável para planos e pacotes de benefícios complexos e granulares nas empresas. Subcomponente do módulo mySAP HR, o módulo BA é integrado ao módulo Payroll da SAP e conta com uma estrutura flexível e fluxos de trabalho automatizados para otimizar a administração de RH.

O módulo é dividido em alguns componentes principais. Para administradores de benefícios, a SAP oferece um conjunto de ferramentas que inclui um assistente de inscrição para configurar planos e benefícios personalizados na cobertura médica, odontológica e de visão. Ele também inclui uma ferramenta de verificação de elegibilidade e se integra aos principais fornecedores de planos para obter detalhes da cobertura. Assim como os softwares da BA, como BambooHR e Namely, o módulo também inclui recursos de relatório de benefícios para agregar e resumir dados de benefícios entre funcionários e planos, além da capacidade de criar relatórios de benefícios personalizados.

No lado do funcionário, o módulo BA possui um portal de autoatendimento para funcionários, onde os usuários podem visualizar seu plano e cobertura de benefícios e fazer alterações nas seleções de benefícios. O módulo não se aprofunda em benefícios e benefícios premium, mas abrange planos básicos de saúde, planos de seguro, contas de gastos flexíveis (FSAs) e planos de economia como 401k.

A experiência do usuário (UX) é consistente com os princípios de design da SAP, o que significa que ele possui um design antigo, semelhante ao do Fairsail HRMS. Oferece personalização granular profunda usando esquemas de exibição e parâmetros de infotipo proprietários da SAP. O módulo, em geral, é uma adição valiosa aos recursos de ERP tudo-em-um de uma organização, embora seu valor e execução independentes de BA estejam muito longe dos recursos, funcionalidade e UX intuitivo do Zenefits do Editors 'Choice.

Um bom relacionamento é importante

O CRM é um componente essencial de qualquer organização empresarial de vendas moderna - tanto que a SAP decidiu não rotular suas funções de CRM de "CRM", mas as rotulou como "Oportunidades de Vendas". Clientes (e clientes em potencial) são configurados na seção Pedido de vendas do sistema, importados do Microsoft Outlook ou inseridos na tela Oportunidade de vendas. A tela Oportunidade de vendas permite importar um cliente ou lead existente clicando no campo "Código dos parceiros de negócios", que exibe uma lista de parceiros de negócios. Outros campos desse registro permitem inserir a oportunidade (ou seja, quais itens ou serviços você deseja apresentar), a data prevista de fechamento e o estágio desse processo de vendas.

As etapas de vendas são obtidas de uma tabela que você cria, que monitora o processo de vendas desde o lead até as reuniões e cotações ou outros marcos e (esperamos) finalmente terminar com um pedido. Você também insere uma porcentagem estimada de fechamento em cada estágio. Você não precisa passar por cada estágio com todos os leads, mas a porcentagem de fechamento é usada para prever a probabilidade de realmente obter um pedido. A utilidade disso depende em grande parte de suas próprias métricas de estimativa, mas a abordagem do Business One é certamente interessante.

A documentação do SAP Business One "To Go", que é um guia básico do usuário, detalha esse processo (e outros) e é um documento de leitura obrigatória para qualquer empresa que considere o sistema de software. Como em qualquer aplicativo de CRM, o SAP Business One tem a capacidade de criar e gerenciar campanhas, principalmente por meio do assistente de Gerenciamento de campanhas, que achei fácil de usar. Também incluída como parte do processo de vendas está a capacidade de criar e manter contratos de serviço, cartões de equipamento do cliente e criar chamadas de serviço.

Forte Gerenciamento de Estoque

O SAP Business One Professional é obviamente bom no gerenciamento de uma grande variedade de organizações de vendas, mas também no gerenciamento de entidades de produção e armazenagem leves - embora suas habilidades sejam um pouco inferiores às que se especializam nessa vertical, como a Epicor.

O inventário do SAP Business One Professional é particularmente adequado para o mercado de pequenas e médias empresas (PME). No entanto, embora tenha alguns recursos necessários em uma cadeia de estoque de produção, não fornece o suficiente para suportar uma verdadeira operação de chão de fábrica. Ainda assim, mesmo dentro do módulo Inventário, o sistema SAP Business One Professional possui ampla análise e recursos preditivos.

O módulo MRP (Material Resource Planning), que está ausente em vários sistemas básicos, como o Cougar Mountain Denali Summit, permite realizar uma quantidade razoável de análises e previsões, e esses recursos são fortalecidos ainda mais na função Previsão Inteligente. Essa função usa "Suavização exponencial tripla" ou "Regressão linear com tendência amortecida e ajuste sazonal" para produzir previsões precisas de suas futuras vendas e necessidades de estoque, com o aplicativo escolhendo o método mais adequado, dada a quantidade e o tipo de dados inseridos. Esse resultado da previsão pode ser usado como entrada no Assistente MRP que o orienta no processo de inserção dos parâmetros necessários para gerar uma previsão nos pedidos e no inventário necessário para atendê-los (ou seja, pedidos). Ou, se você o estiver usando com os módulos de Produção, faça pedidos de produção necessários para produzir o estoque que atenda aos requisitos de vendas. Você pode definir níveis mínimos e máximos de estoque e executar a análise da Quantidade Econômica de Pedidos (EOQ) para manter o nível ideal de estoque para atender às vendas previstas, minimizando os custos gerais e a probabilidade de uma condição de falta de estoque.

Para calcular o custo do seu inventário, o SAP Business One Professional fornece funcionalidade para todos os quatro principais métodos de cálculo de custos, incluindo FIFO (Primeiro a entrar, primeiro a sair), Média móvel, Custo de suporte e Custo de série / lote. O método de custo Serial / Lote permite atribuir um custo a itens individuais no estoque, que é essencialmente o Custo Específico de Item. O que você não encontrará é o suporte ao método LIFO (Last-In First-Out), mas esse modo de fazer as coisas caiu em desuso, por isso é improvável que operações menores e mais recentes precisem dele.

Os recursos de inventário no SAP Business One Professional são orientados ao redor do armazém. Você pode especificar um armazém como um depósito de entrega direta, como um depósito de depósito ou simplesmente como um "depósito". Uma vez especificado como um depósito de lixeira, no entanto, todos os itens devem ser atribuídos a uma lixeira, embora você possa ter uma lixeira "geral" que pode conter vários itens diferentes. Depois que um armazém é configurado com caixas, todas as transações (recebimento, entrega, transferências, ordem de produção ou compra) devem ter um número de caixa relacionado a ela. Os números da bandeja podem ser codificados em barras e o sistema pode manter listas de materiais (BoMs), kits e listas de seleção usando essas atribuições. Os BoMs são criados e mantidos no módulo Produção, embora Inventário, Vendas, Compras, MRP e Produção estejam totalmente integrados e esses recursos fluam entre os módulos, dependendo do item e transação específicos que um usuário está acessando.

O SAP Business One Professional não fornece um grande número de relatórios em lata, embora contenha os relatórios que você provavelmente usará com freqüência. E você pode especificar quais os principais indicadores de desempenho (KPIs) relacionados ao inventário que deseja exibir na página inicial do Inventário, o que também é útil. Se você precisar de relatórios personalizados, lembre-se de que o mecanismo de relatórios para a maioria dos produtos SAP, incluindo o Business One Professional, é o Crystal Reports, que na verdade é um produto SAP. Embora essa seja uma ótima ferramenta de geração de relatórios, não é especialmente fácil de usar. Portanto, ter alguém em casa ou um consultor versado neste aplicativo de relatórios é provavelmente uma boa ideia.

No geral, como nos outros componentes do SAP Business One Professional, às vezes considerava o módulo Inventário um pouco difícil de usar. Algumas telas de dados podem ser obtusas e pouco intuitivas, e nem sempre é claro o que inserir em um campo ou onde encontrar os dados necessários. Ainda assim, compensar isso é um sistema de Ajuda muito abrangente e uma documentação excelente para aqueles dispostos a se esforçar.

Acima e além

O SAP Business One fornece um sistema financeiro abrangente e sofisticado que também se estende facilmente para adicionar as funções de um verdadeiro sistema ERP, incluindo módulos de produção, RH, CRM e MRP. Existe até a capacidade de rastrear projetos e executar análises preditivas de negócios usando recursos avançados do banco de dados SAP HANA.

A desvantagem de toda essa capacidade é que o sistema geral é bastante complexo. Chegar a uma função específica é fácil. Geralmente, existem várias maneiras de chegar a uma transação ou relatório específico e várias camadas de detalhamento, o que significa que você pode ficar tão granular quanto a maioria dos usuários deseja ou precisa. O gráfico de comparação mostra cerca de 150 relatórios padrão disponíveis, embora esse número seja um pouco enganador. Assim como todas as opções de relatório disponíveis, você pode obter praticamente qualquer tipo de relatório que desejar ou precisar.

No entanto, em muitos casos, ter todas as opções de relatório disponíveis em vários níveis pode tornar a geração de um relatório fora do padrão uma tarefa considerável. Felizmente, é muito fácil exportar um relatório para o Microsoft Excel e manipulá-lo lá. O Crystal Reports também está disponível e, se você tem alguém em sua empresa com experiência neste aplicativo, pode ser mais fácil gerar alguns de seus relatórios com isso. O banco de dados subjacente do Microsoft SQL Server e do HANA pode ser acessado pelo Studio Manager do sistema, que permite formar consultas complexas, além de gerar telas de formulários e criar widgets.

A linha inferior

Uma superabundância de riquezas não é incomum em sistemas de PME, e o SAP Business One sofre com essa "doença", assim como muitos dos outros sistemas de PME ERP incluídos neste resumo. E com todos eles, a solução é entrar na implementação com uma ideia clara de quais papéis sua equipe e o revendedor / parceiro desempenharão na instalação e configuração do sistema.

Por fim, um dos fatores mais importantes na mudança para um sistema como o SAP Business One é perceber que iniciar e executar sem problemas não será rápido. Com aplicativos de contabilidade menores, como o QuickBooks, e muitos dos novos sistemas de contabilidade de médio porte, baseados na nuvem, você pode instalar o sistema você mesmo ou com a ajuda do seu contador em alguns dias e treinar alguém para usá-lo em apenas um ou dois dias. Não espere que esse seja o caso do SAP Business One ou de qualquer outro aplicativo de médio porte testado neste resumo, especialmente se eles forem criados em torno de estruturas mais tradicionais do estilo ERP, como o Open Systems Traverse.

Realisticamente, você deve planejar a implementação, configuração e teste para levar várias semanas. Você também deve obter uma cotação clara do seu parceiro SAP ou VAR sobre quanto esses serviços adicionarão ao custo geral do sistema. Para ter uma idéia do que está envolvido no uso e na modificação do aplicativo, acesse o YouTube. Existem dezenas de demos e tutoriais, que devem lhe dar uma idéia decente do que você pode esperar.

O SAP Business One é um sistema robusto e, com o revendedor / parceiro certo, será uma excelente opção para muitas PME. Entretanto, lembre-se de que sua empresa precisará de conhecimentos em contabilidade e TI para realmente fazer uso produtivo do sistema.