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Compartilhamento e colaboração de documentos
Compartilhar arquivos também é semelhante ao Google Drive, onde você pode inserir endereços de e-mail e definir permissões selecionando um arquivo e clicando no botão Compartilhar. Os documentos também têm links permanentes para compartilhamento fora do software. Os usuários também podem compartilhar pastas inteiras e criar grupos para facilitar o compartilhamento com vários colegas. Um recurso interessante é que você pode compartilhar um documento, mas protegê-lo com senha para segurança extra; você pode até definir uma data de validade; nesse momento, todos com quem você compartilhou o documento perderão o acesso. É possível fazer check-in e check-out de arquivos (em outras palavras, bloqueados) para evitar sobreposições de edição.
Você pode adicionar tarefas aos documentos se precisar enviá-las a um colega para revisão ou revisão. Quando você atribui uma tarefa a um colega, o destinatário receberá um alerta e um link para o documento associado; por sua vez, você receberá um alerta quando a tarefa estiver concluída.
Se você já usa o G Suite do Google (anteriormente chamado de Google Apps for Work), pode integrar sua conta aos produtos Zoho. O Zoho Docs Standard pode ser integrado ao Google Drive e ao gerenciamento de usuários do Google. Tentei vincular minhas contas Zoho Docs Standard e Google G Suite. Depois de permitir algumas permissões e fazer login no Google, fui solicitado a continuar a instalação - e fiquei fantasma. A tela foi redirecionada para minha conta do Zoho Docs sem nenhum sinal de que o Google havia sido integrado. Após consultar um artigo da Ajuda, descobri uma solução alternativa: pressionei o botão Carregar, selecione o Google Drive no menu suspenso e fui solicitado a autenticar. Depois de conectar suas contas com êxito, você pode fazer upload de arquivos e pastas do Google Drive. Você também pode sincronizar uma pasta do Dropbox com uma pasta do Zoho Docs continuamente ou apenas uma vez. Ambas as integrações são uma ótima maneira de tirar proveito dos recursos do Zoho, continuando a usar o software de armazenamento em nuvem familiar. Você também pode conectar-se ao Adobe Sign para ativar assinaturas digitais.
No Zoho Docs Standard, os usuários podem criar e editar documentos usando o Zoho Writer, que inclui um recurso de alterações de faixa, assinaturas digitais e várias ferramentas avançadas de edição. Você pode criar macros, gráficos coloridos e tabelas dinâmicas, por exemplo. Documentos, planilhas e apresentações podem ser exportados como PDF, Windows e outros arquivos. Você também pode editar arquivos offline; as alterações serão sincronizadas assim que você voltar a ficar on-line.
Um recurso interessante é a capacidade de editar um documento simultaneamente com seus colegas. Os comentários de você e de seus colegas aparecerão na tela de todos, marcados pelo nome do editor. Os usuários podem comentar e conversar durante todo o processo. Cada arquivo tem um histórico de versão e você pode optar por reverter para uma versão anterior a qualquer momento.
Um aplicativo Zoho Docs Standard está disponível para Android e iOS, onde você pode acessar, criar e editar arquivos em qualquer lugar. Fiz o download do aplicativo Android, que possui uma interface de usuário (UI) correspondente e abre uma pasta Documentos recentes. Você pode visualizar todas as suas pastas, classificá-las por nome ou data e pesquisar arquivos.
