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O Wrike está entre as melhores opções para uma empresa que precisa criar rapidamente uma plataforma de gerenciamento de projetos. Os administradores e líderes de equipe que gerenciam equipes, tarefas e projetos são multitarefas por natureza, e Wrike se destaca por ajudá-los a manipular todas essas informações, mantendo as tarefas organizadas e os fluxos de trabalho do projeto em movimento. A seguir, são apresentados 10 recursos, ferramentas e truques ocultos do Wrike para tornar o gerenciamento de vários projetos o mais transparente e livre de estresse possível.
1. Fluxos de trabalho personalizados
Uma das maiores adições de recursos do Wrike em 2015 foram os fluxos de trabalho personalizados, permitindo que os administradores de contas modifiquem os fluxos de trabalho padrão para renomear ou renomear status e criar fluxos de trabalho adicionais para equipes específicas. Esses fluxos de trabalho personalizados fazem mais sentido contextual para pastas, projetos e equipes específicos, principalmente quando inseridos em um painel dividido em diferentes estágios. Especialmente para um administrador de projeto ou líder de equipe, a visualização de fluxos de trabalho divididos em colunas como Aprovado, Em andamento, Em revisão, etc. facilita a visão geral e o processo de gerenciamento ao se tabular entre várias pastas e tarefas.
Os próprios fluxos de trabalho personalizados são coordenados por cores em etapas, como ocorre com os fluxos de trabalho normais, dividindo tarefas ativas, canceladas, concluídas ou em espera em um fluxo de trabalho. Ao mesmo tempo, você pode adicionar fluxos de trabalho personalizados paralelos ao painel que mostram os estágios associados específicos nas equipes de design, desenvolvimento ou marketing, por exemplo, com porcentagens de conclusão em outro fluxo de trabalho próximo a ele. Se sua empresa surgiu para uma conta do Wrike Enterprise, aproveite os fluxos de trabalho personalizados gerenciados no seu painel central.
2. Pastas, pastas e mais pastas
Pastas são sem dúvida as ferramentas organizacionais mais onipresentes de Wrike. A plataforma possui diferentes tipos de pastas para tudo, cada uma com um conjunto diferente de permissões e designs personalizáveis para criar um arquivo de gerenciamento de projeto intuitivo. Primeiro, é importante agrupar a seção Informações em cada pasta com o máximo de detalhes possível sobre as metas do projeto, membros da equipe, informações de contato da equipe e progresso em tarefas diferentes. O Wrike cria pastas para serem facilmente transferíveis de equipe para equipe, e quanto mais informações você colocar na capa, menos escavações o próximo usuário terá que fazer.
Quando se trata das próprias pastas, é possível dividi-las em tipos diferentes para casos de uso específicos. Para economizar tempo no gerenciamento de tarefas, uma organização pode criar uma pasta de sprint onde as equipes eliminam várias tarefas para manter todos atualizados sobre o andamento do projeto. Para emails de formulário, uma equipe de suporte pode criar uma pasta Modelos a partir da qual obter respostas consistentes durante as interações com os clientes. Também existem pastas particulares para problemas confidenciais de recursos humanos (RH) ou simplesmente uma pasta definida como permissões "Somente para você" para usar como uma ferramenta organizacional granular. Por fim, as equipes podem usar as Subpastas para compartilhar informações do projeto fora do Wrike em períodos específicos, exportados como gráfico de Gantt ou arquivo do Microsoft Excel.
3. Relatórios em tempo real
Outro recurso mais recente é o Wrike Reports, que gera automaticamente um relatório de visibilidade em tempo real dos status e progresso do projeto, com a funcionalidade de um clique no painel do Wrike. Na guia Relatórios, um administrador de projeto ou líder de equipe pode selecionar projetos ou tarefas específicas, decidir de quais equipes extrair dados, adicionar filtros (como proprietário do projeto, status ou data de início / término / criação) e gerar uma barra ou gráfico de tabela. Esses tipos de relatórios são úteis para atualizações de progresso diárias ou semanais, mas também podem ser personalizados para mostrar métricas como atividade e desempenho da equipe. As visualizações de dados não são sofisticadas, mas podem ser criadas rapidamente usando os dados mais relevantes.
4. Marque tudo
Usuários Wrike podem criar tags ilimitadas para pastas e tarefas; eles funcionam de maneira semelhante à marcação rápida encontrada em ferramentas de colaboração como o Evernote Business, na medida em que as tags funcionam não apenas como ferramentas organizacionais, mas para associar diferentes elementos e documentos do projeto. Você pode marcar uma tarefa com várias pastas relevantes simplesmente arrastando e soltando-a nas pastas, marcando a tarefa como associada a cada pasta sem duplicá-la. O Wrike mantém o controle de todas as tags alteradas associadas a uma tarefa, o que também ajuda a mapear o status da tarefa ao longo do tempo, entre os diferentes projetos e equipes aos quais está associada.
5. Classificar no backlog da tarefa
A classificação de tarefas é uma parte natural do gerenciamento de fluxos de trabalho do projeto, mas, ao priorizar, é fácil deixar muitas tarefas deslizarem para uma seção Backlog, ocupando cada vez mais sua linha do tempo do Wrike. Portanto, em uma pasta, as tarefas são listadas cronologicamente ou por qualquer ordem personalizada que você as classifique. O Wrike permite classificar tarefas por prioridade, data, status e título. Para forçar sua equipe a lidar com uma tarefa em atraso, defina uma pasta com prioridade e arraste e solte as tarefas em atraso na ordem em que deseja desmarcá-las. A classificação por prioridade substitui as datas, status ou título, mantendo essas tarefas em espera pendentes na frente e no centro até que você as remova da pilha.
6. Integrar e automatizar
A Wrike está continuamente adicionando novas integrações em diferentes aplicativos de software como serviço (SaaS), incluindo suítes de escritório do Google e da Microsoft, diferentes serviços de armazenamento em nuvem, plataformas de marketing e suporte técnico, ferramentas de pesquisa on-line (como SurveyMonkey) e aplicativos de colaboração (como Slack e Atlassian HipChat).
Todas essas são maneiras úteis de mesclar mais processos de negócios sobrepostos em um único local, mas essas integrações podem ser particularmente úteis para automatizar alguns dos aspectos manuais do gerenciamento de projetos e tarefas. O Wrike se integra ao serviço de automação de formulários Wufoo e à ferramenta de ação automatizada Zapier, permitindo que os usuários automatizem entradas recorrentes do projeto com solicitações de projeto canalizadas para os formulários preenchidos automaticamente do Wufoo (executados pela Zapier em novos projetos sem encaminhar manualmente solicitações de projeto ou preencher novas entradas de projeto e tarefa)
7. Empilhe os modelos e widgets
A integração Wufoo / Zapier é excelente para automatizar fluxos de trabalho recorrentes, mas também os modelos personalizados do Wrike. Para criar um modelo personalizado a partir de um projeto ou tarefa existente, clique com o botão direito do mouse nessa tarefa em uma pasta e duplique-o com um novo título. Ele também permite copiar as descrições e notas que você incluiu junto com a tarefa ou projeto e até copiar os mesmos usuários, se for uma equipe específica que reutilizará o modelo. Você nunca deve recriar manualmente um projeto ou tarefa. Você também pode criar um modelo com base em várias tarefas, definindo essas tarefas específicas para um status "adiado" e repetindo o processo de duplicação. Os modelos são uma das áreas em que o Wrike realmente brilha, oferecendo uma vantagem de tarefas e produtividade em relação a soluções de gerenciamento de projetos semelhantes, como o Basecamp.
Os widgets são outra maneira de o Wrike ajudar você a economizar tempo. Existem widgets pré-criados, como Atribuídos a mim e com vencimento hoje / semana, mas o recurso é mais valioso ao criar widgets personalizados para monitorar projetos, tarefas ou membros da equipe específicos. Em uma pasta de projeto ou tarefa, clique com o botão direito do mouse no item e escolha Adicionar ao painel para criar um widget simples para arrastar e soltar no painel como desejar.
8. Vá além da pesquisa simples
A pesquisa básica de palavras-chave do Wrike é rápida e útil para encontrar uma tarefa ou projeto contendo determinadas palavras, mas o recurso de pesquisa avançada da plataforma oferece um mecanismo muito mais poderoso para pesquisar em campos específicos e encontrar palavras-chave em um comentário, descrição ou título. A pesquisa avançada também pode ajudá-lo a encontrar anexos, permitindo pesquisar nomes de arquivos. Não há botão ou opção especial para pesquisa avançada; você simplesmente começa a digitar na barra de pesquisa principal (ou na barra de pesquisa em uma pasta específica) e usa aspas para especificar um campo, palavras ou projetos a serem omitidos. Você também pode especificar parâmetros adicionais, como adicionar uma tag "@me" para encontrar resultados de pesquisa nos quais você foi mencionado por nome.
9. Torne o email útil novamente
As integrações de email do Wrike facilitam a criação e edição de tarefas do Gmail ou Microsoft Outlook no desktop e no celular, permitindo transformar emails em itens de ação e atribuí-los diretamente aos membros da equipe. Por meio dessas integrações, você também pode ver as notificações do Wrike @mention na sua caixa de entrada, adicionar emails diretamente às pastas do Wrike e responder aos comentários diretamente do email.
No celular, os aplicativos Wrike para Android e iOS também oferecem um novo recurso de caixa de entrada inteligente para verificar, classificar e arquivar mensagens com furtos rápidos, além da capacidade de ocultar temporariamente mensagens individuais ou de grupo em diferentes pacotes, consolidando o que costumava ser a atividade do Wrike Centro de transmissão e notificação. Assim como no novo aplicativo Inbox do Google, é uma maneira de reduzir a confusão e transformar o e-mail em uma plataforma na qual os usuários podem realmente fazer as coisas (em vez de procurar e limpar constantemente).
10. Transforme seu smartphone em um centro de comando do projeto
Juntamente com a nova caixa de entrada inteligente, os aplicativos móveis do Wrike para Android e iOS podem fazer quase tudo o que o aplicativo da web pode. Os aplicativos Wrike incluem uma visualização de tarefa única com funcionalidade de data e atribuição, criação rápida de tarefas e ações de furto e (no aplicativo Android) uma visualização dupla para tablets. Os gerentes e equipes de projeto não devem se sentir constrangidos por uma mentalidade apenas da Web em 2016. Na maioria das vezes, é mais fácil abrir o aplicativo móvel em tempo real, desmarcar uma tarefa e seguir em frente com o seu dia.
