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Configurar um serviço comercial de voz sobre IP (VoIP) com unidades de hardware tradicionais pode ser uma bagunça de fios cruzados de monofones, roteadores e adaptadores, resultando em muitos puxões de cabelo. A tecnologia VoIP de PBX (Private Branch Exchange) hospedada na nuvem está mudando tudo isso.
Existem muitas soluções de VoIP excelentes por aí, mas na frente do PBX hospedado na nuvem, uma das ofertas mais abrangentes é o Broadvoice Cloud PBX. O Broadvoice inclui mais controle manual durante a instalação do que serviços similares de PBX, como o RingCentral Office (for Business), que depende muito de assistentes de procedimento; portanto, o Broadvoice Cloud PBX é uma solução ideal para pequenas e médias empresas (SMBs) instalando um VoIP hospedado na nuvem para o primeira vez. Aqui estão cinco recursos úteis e dicas de suporte que você deve ter em mente ao configurar o Broadvoice Cloud PBX.
1. Aproveite o suporte ao cliente
Para um serviço baseado na Web amplamente automatizado (quando você o coloca em funcionamento), o Broadvoice Cloud PBX ainda trata a instalação como um processo prático. Para suas ofertas de consumidor, você ainda faz a configuração básica solicitando o adaptador Broadvoice, conectando-o ao roteador e conectando-o a vários telefones do escritório ou dispositivos móveis de seus funcionários por meio dos aplicativos Android e iOS do Broadvoice. Embora você possa configurar o Broadvoice dessa maneira sem qualquer assistência, as empresas estariam deixando uma grande quantidade de ajuda de configuração mais profunda sobre a mesa, o que poderia acelerar sua instalação com melhores resultados.
Recomendamos que você configure uma chamada introdutória com a Broadvoice para encontrar seu representante de conta dedicado e conversar sobre os diferentes planos de serviço (padrão ou global, além de recursos a la carte, como atendedores automáticos, gravação de chamadas e acesso ao conjunto de comunicações unificadas do Broadvoice Communicator) Você também pode solicitar uma demonstração do administrador da Web e interfaces de usuário (UIs) da Broadvoice antes de preencher um formulário da DocuSign, que é onde você insere os detalhes da sua empresa como deseja que apareçam no ID de chamada efetuada. A fatura envia confirmações após o recebimento, a conclusão e o faturamento do formulário DocuSign.
2. Não se preocupe com a instalação do Softphone
O serviço Broadvoice Cloud PBX elimina a necessidade de linhas telefônicas rígidas, mas isso não significa que você não precisa instalar nada. O Softphone baseado na nuvem baixado do pbx.broadvoice.com precisa ser baixado e configurado, mas o processo é bastante direto se você usar as instruções detalhadas de instalação do Broadvoice para OS X ou Windows, com o representante da sua conta de plantão como backup.
Você precisará de privilégios administrativos no dispositivo corporativo para instalar o pacote e, após baixar e seguir o assistente de instalação do softphoneinstaller.exe (Windows) ou softphoneinstaller.dmg (Mac), carregue e faça login no Softphone e deverá ver um emulador semelhante a um discador que já está associado ao seu ramal.
Você pode alterar várias outras configurações do Softphone, incluindo a porta SIP (Session Initiation Protocol), clicando com o botão direito do mouse em qualquer lugar ou digitando Ctrl + P para abrir as Preferências. Clique em Opções avançadas para exibir um menu de navegação, abrangendo opções de protocolo (onde você encontrará SIP), opções de fax, opções de bate-papo, opções "Contact Server", diagnósticos e muito mais. Também é aqui que você encontrará opções de áudio para alterar a entrada e a saída do som para diferentes dispositivos aos quais sua conta da Broadvoice está conectada.
3. Encaminhamento de chamada Plug-and-Play
Você pode ler sobre alguns dos recursos úteis da Broadvoice nesta frente em nossa análise, incluindo a discagem por código curto e o clique para ligar, mas o serviço também permite fazer muito com o encaminhamento automático de chamadas. Na guia principal Encaminhamento de chamadas no aplicativo Broadvoice, acesse "Regras de encaminhamento" para escolher um destino de encaminhamento (correio de voz, número residencial, número de celular etc.) e quantas vezes ou quantos segundos a chamada toca antes do encaminhamento. Você também pode configurar diferentes regras de encaminhamento, dependendo de ninguém atender ou se a linha estiver simplesmente ocupada. Para configurar isso, clique no botão "Adicionar nova regra de encaminhamento de chamada".
Há também uma opção chamada Encaminhamento seletivo, que você pode acessar através da guia Encaminhamento seletivo na seção Encaminhamento de chamada. É um recurso que você deve habilitar primeiro. Na lista Encaminhamento seletivo, clique em "Ativar", defina um número de telefone de destino e clique em Salvar. Esse recurso permite selecionar números de telefone específicos para encaminhar para outro número, para que você possa designar um colega, cliente ou o número de um superior de particular importância para encaminhar diretamente para, digamos, seu telefone celular, se for uma chamada que você gostaria para ir imediatamente (ou direto para o correio de voz, se não tiver).
4. Personalize seu correio de voz visual
O recurso de correio de voz visual do Broadvoice inclui vários recursos interessantes para usuários corporativos, incluindo transcrição de correio de voz em texto enviada diretamente para o seu endereço de email como um anexo. Ao configurar a caixa de correio de voz, também existem várias outras configurações que vale a pena explorar para obter o melhor valor.
Depois de fazer login na sua conta da Broadvoice no aplicativo Web ou em um dos aplicativos móveis, você verá sua lista de mensagens de voz no lado esquerdo da página inicial da sua conta. Na lista de correio de voz, você verá um botão chamado "Atualizar configurações de correio de voz", onde poderá especificar uma variedade de outras opções de correio de voz. Primeiro, decida se deseja encaminhar os emails do correio de voz com base em HTML ou se deseja notificações por email sem o arquivo de voz ou correio de voz em texto anexado e, em seguida, insira o endereço de email para o qual deseja enviar.
Depois disso, convém definir as configurações do Purger do correio de voz. O Purger do correio de voz permite que você defina limites para quanto tempo sua caixa armazenará os correios de voz antigos antes de excluí-los automaticamente. Na seção Dias do purgador do correio de voz, digite o número de dias pelos quais você deseja que os correios de voz sejam mantidos. Em seguida, na seção Configurações do purgador de correio de voz abaixo, você pode adicionar recursos de limpeza mais avançados, como limpar a caixa de correio de voz quando atingir uma certa porcentagem cheia, com opções para excluir automaticamente as mensagens de voz quando a caixa estiver cheia ou para enviar a si mesmo um email de aviso quando sua caixa atingir essa porcentagem.
5. Configure um número à prova de falhas
Os serviços de VoIP baseados em nuvem não deixam de ter problemas ocasionais em serviço ou conectividade, portanto, é necessário configurar um número à prova de falhas para encaminhar todas as suas chamadas no caso de uma interrupção do PBX. Na página Encaminhamento de chamada, clique na última guia à direita, intitulada "À prova de falhas" e digite o número de telefone para o qual todas as suas chamadas serão roteadas (no caso de um problema no serviço em nuvem ou na Internet ou queda de energia). Por mais que o VoIP hospedado na nuvem elimine a necessidade de hardware de porcas e parafusos, convém manter um bom e fixo telefone fixo antigo apenas para esta ocasião.
