5 grandes coisas que as impressoras conectadas podem fazer pelo seu negócio

Apresentado pela Epson - As empresas modernas usam aplicativos baseados na nuvem para todos os tipos de comunicação e tarefas diárias, desde a colaboração on-line ao ERP (Enterprise Resource Planning). Não apenas isso, mas os administradores e funcionários de hoje interagem com esses serviços por meio de smartphones e outros dispositivos conectados, às vezes com mais frequência do que na área de trabalho. Portanto, quando se trata de um processo comercial cotidiano tão fundamental quanto a impressão, por que sua organização deve permanecer atolada em uma era analógica de trabalhos de impressão locais e fios emaranhados?

Qualquer impressora com uma conexão de rede pode se conectar à web. Neste artigo, concentramo-nos em impressoras sem fio habilitadas para impressão baseada em nuvem, que podem sincronizar um computador, dispositivo móvel ou mesmo seu navegador para uma impressora conectada à nuvem por meio de uma conexão à Internet. Para saber como fazer isso, existem várias maneiras diferentes de conectar e enviar arquivos seguros do seu dispositivo para uma impressora conectada à nuvem. As melhores impressoras sem fio do mercado tendem a usar uma combinação de Wi-Fi, NFC (Near-Field Communication) e conexões de rede virtual seguras, incluindo serviços como o Google Cloud Print para enviar e imprimir arquivos pela Web de qualquer lugar.

Uma experiência de impressão conectada contínua oferece uma série de benefícios para as empresas e seus funcionários. A seguir, destacamos cinco das maneiras mais significativas pelas quais sua organização pode se beneficiar ao abandonar o clunker de escritório antigo em favor de uma impressora moderna conectada à nuvem.

1. Conveniência

A primeira coisa que você notará ao configurar uma impressora conectada ao Google Cloud Print ou a outro serviço de nuvem oferecido pelos principais fornecedores de impressoras é que não há drivers para instalar e configurar. As impressoras vêm prontas para a nuvem e muitos serviços também vêm com aplicativos Android e iOS para imprimir diretamente de seu smartphone ou tablet. As impressoras conectadas à Web também eliminam a necessidade de atualizações manuais, atualizando automaticamente drivers e firmware sem intervenção humana.

Todos os arquivos que você imprime são enviados pela Web através do serviço de impressão baseado em nuvem, para que seu computador nem precise se comunicar diretamente com a impressora. Basta fazer login em uma máquina ou dispositivo móvel com conexão à Internet, fazer login na sua conta em um determinado serviço de impressão baseado em nuvem e começar a imprimir.

Isso também facilita o conteúdo de impressão e o compartilhamento de documentos mais convenientes. A maioria dos serviços de impressão baseados na nuvem permite "compartilhar" o acesso à sua impressora conectada à nuvem com outra parte confiável tão facilmente quanto compartilhar um documento online com eles, incluindo a capacidade de gerenciar direitos de compartilhamento. Portanto, se um funcionário ou cliente de fora da cidade estiver trabalhando fora do seu escritório e precisar imprimir rapidamente o cartão de embarque para o voo para casa, você poderá compartilhar o acesso à impressora na nuvem com eles e eles poderão imprimir diretamente do smartphone ou laptop.

2. Acessibilidade Remota

Além das impressoras prontas para a nuvem, os serviços de impressão baseados na nuvem também podem ser sincronizados com a impressora conectada à rede existente em sua casa ou escritório. Depois que seu dispositivo é sincronizado com o servidor em nuvem, não importa de onde você está imprimindo ou mesmo se a impressora estiver a centenas ou mais quilômetros de distância.

Este é um grande benefício para os trabalhadores de escritório doméstico e para os telecomutadores. Se você estiver fazendo uma apresentação virtual durante uma reunião usando um serviço de videoconferência e quiser que todos os que estão sentados ao redor da mesa da conferência tenham o seu relatório em mãos, poderá imprimir cópias do relatório do seu escritório em casa diretamente nessa impressora no canto da sala de conferências. Um funcionário cuja mesa fica ao lado da impressora não difere de um usuário imprimindo para essa máquina de outro país.

3. Custo e eficiência energética

A impressão conectada também é uma maneira fácil de centralizar e otimizar as operações de impressão da sua empresa, principalmente para startups e pequenas e médias empresas (SMBs). Em vez de instalar e manter várias impressoras conectadas à rede em todo o layout do escritório, o uso de um serviço conectado de impressora e nuvem pode reduzir significativamente os custos de manutenção, tinta e toner, se todas as máquinas do escritório estiverem imprimindo em uma ou duas conexões conectadas na nuvem impressoras (em vez de ter uma impressora para cada computador ou cluster de estações de trabalho no escritório).

Dependendo do tamanho e da planta da sua organização, talvez você ainda precise de várias impressoras. Mas as impressoras prontas para a nuvem sem fio, em particular, oferecem muito mais flexibilidade. Quanto mais nova for a impressora conectada em que você investe, melhores serão os recursos de economia de energia. A grande maioria das impressoras sem fio agora vem com um ou mais modos de economia de energia ou economia que reduzem o custo geral de impressão e o uso de energia quando a impressora não está em uso ativo.

4. Segurança

A primeira objeção que seu administrador de TI levantará ao considerar a mudança para a impressão na nuvem é a segurança. As pessoas ficam naturalmente mais confortáveis ​​com conexões com fio do que com o compartilhamento e a sincronização de arquivos sem fio quando se trata da percepção de segurança, principalmente ao enviar e imprimir informações comerciais confidenciais pela Internet.

A impressão em nuvem cobre isso de ponta a ponta com conexões da Web HTTPS, protegendo documentos e arquivos com criptografia SSL desde o momento em que são enviados até o momento em que são impressos. Os arquivos também não ficam no servidor posteriormente. Depois que um trabalho é processado e concluído, os documentos associados são excluídos do servidor do serviço de impressão baseado em nuvem.

5. Escalabilidade

As impressoras conectadas permitem que as operações de impressão da sua empresa sejam dimensionadas tão rapidamente quanto o crescimento dos seus negócios, desde uma startup ou SMB até grandes organizações empresariais. O Google ainda usa seu serviço de impressão baseado em nuvem internamente. À medida que suas operações aumentam e você contrata mais funcionários ou abre novos escritórios, investir em uma infraestrutura de impressão conectada baseada em nuvem pode economizar muito dinheiro a longo prazo.

Também tira um pouco da dor de expandir sua força de trabalho. As impressoras conectadas dão aos administradores de TI menos uma dor de cabeça para se preocupar ao configurar o desktop ou laptop da empresa de um novo funcionário, provisionar seu dispositivo móvel com software de gerenciamento de dispositivo móvel (MDM) ou uma lista completa de outras tarefas, garantindo que os terminais de um usuário sejam seguros e compatível com a política da empresa. Quando é hora de configurar o acesso à impressora desse funcionário, ele simplesmente funciona.