5 razões pelas quais os SMBs se beneficiam de um escritório flexível

Se você mora em uma grande área metropolitana, pode ter se deparado com um espaço de trabalho conjunto. Esses espaços comuns são projetados para oferecer aos usuários escritórios corporativos temporários que não apenas permitem operações totalmente funcionais, mas proporcionam aos seus ocupantes um layout elegante e moderno. Embora esses espaços sejam tipicamente aluguéis e arrendamentos de curto prazo, as empresas estão adotando princípios de cooperação em seus escritórios corporativos permanentes para ajudar a melhorar a produtividade, a colaboração e a felicidade dos funcionários.

Esses espaços de trabalho - também conhecidos como "escritórios flexíveis" - fornecem aos funcionários linhas telefônicas, mesas, cadeiras e qualquer outra coisa que uma empresa possa precisar para manter as operações. No entanto, em vez de atribuir assentos, construir paredes altas, atribuir escritórios a executivos e canalizar funcionários para as zonas de equipe designadas, os escritórios flexíveis oferecem aos trabalhadores e equipes a capacidade de escolher onde trabalharão no dia-a-dia ou até na hora hora a hora., detalharemos os cinco motivos mais importantes pelos quais uma empresa de pequeno e médio porte (SMB) deve considerar oferecer a seus funcionários um escritório flexível.

1 Ocupação imediata e flexível

Embora seu SMB já possa ocupar um espaço comercial, a maioria das empresas que optam por ambientes flexíveis seleciona espaços de trabalho conjunto. Isso ocorre porque esses escritórios são tipicamente estruturados para que os locatários possam escolher entre contratos mês a mês, trimestre a trimestre e ano a ano, em vez do mega-arrendamento tradicional que os trava em um espaço de escritório por uma década ou mais. Mais.

Esses espaços podem ser definidos para atender às necessidades específicas de sua equipe (por exemplo, salas pequenas para equipes ou salas grandes para empresas inteiras) e podem ser organizados da maneira que você achar melhor (por exemplo, escritório aberto, cubículo ou assentos aleatórios). Mais importante, como você não fica trancado no espaço por um longo período de tempo, pode trabalhar com o proprietário para expandir ou contratar seu espaço de escritório, dependendo de quantos funcionários vão e vêm durante o curso de sua estadia.

Por fim, você terceirizará aspectos cruciais do seu negócio sem precisar pagar um salário adicional. Você não precisará de uma recepcionista para receber visitantes. Você não precisará de uma pessoa de TI para resolver problemas básicos com sua entrada de escritório digital e Wi-Fi. Você não precisará comprar equipamentos de segurança caros para proteger fisicamente os dados de seus clientes (apenas verifique se seus funcionários trancam as portas todas as noites).



2 interações aleatórias

Se você escolhe ou não um espaço de trabalho conjunto, um dos benefícios do escritório flexível é a possibilidade de ter uma reunião aleatória que pode potencialmente se transformar em colaboração comercial. Com arranjos típicos de assentos para escritórios, os funcionários tendem a se tornar tribais. Você faz amizade com aqueles que se sentam perto de você e se comunica com eles com mais frequência. Se, por algum motivo, você não gostar das pessoas que estão sentadas perto, saberá encontrar seus amigos junto ao bebedouro para poder fofocar sobre os trabalhadores que estão sentados perto.

Com espaços de escritório flexíveis, os assentos não são atribuídos; as pessoas podem trabalhar em uma área por uma hora e depois sair para trabalhar em outro lugar. Isso permite que os funcionários encontrem novos colegas de trabalho ou conversem com colegas de trabalho com quem não conversaram recentemente. Isso significa que as idéias estão sendo transferidas em diferentes padrões e em uma velocidade diferente da que seria na estrutura tradicional do cubículo.

Sabe-se que Steve Jobs projetou a sede da Pixar para esta forma exata de colaboração espontânea. Ele projetou um átrio que deveria servir como centro do campus. Aqui, ele imaginou trabalhadores introvertidos sendo retirados de suas conchas proverbiais para sair, brincar e colaborar com seus colegas de trabalho.



3 Melhor colaboração e criatividade

Os espaços flexíveis de escritório também foram projetados para promover colaboração improvisada e agendada. O espaço de escritório com muitas salas de reunião e a capacidade de tirar proveito da tecnologia colaborativa permitem que seus funcionários se encontrem em grandes grupos de maneira mais eficiente.

As salas de conferência tradicionais são versões mais sofisticadas das salas de reuniões, nas quais os grupos sentam-se em torno de uma mesa grande e conversam entre si. Diferentemente dessas, as salas de conferência flexíveis permitem que os grupos se reúnam em pequenas equipes para tirar proveito de vários quadros digitais e ter alguns funcionários trabalhando em seus laptops, enquanto outros se movimentam pelo espaço usando seus tablets e smartphones.

Como uma SMB, você pode não ter os fundos ou o pessoal para investir na criação de uma moderna sala de conferências. No entanto, quando você começa a explorar novos espaços e a mobiliar suas salas de conferência atuais, pense em como gostaria que os funcionários interagissem e por que uma configuração padrão pode realmente inibir a criatividade e a colaboração.



4 Conforto do trabalhador

Encontrar e reter bons trabalhadores já é bastante difícil; não dificulte a criação de espaços de trabalho maçantes e limitados. Para os funcionários, o principal benefício de um escritório flexível é a liberdade de decidir quando e como eles vão trabalhar. Cada um de nós sentou-se ao lado de um orador alto cujas conversas dificultam a concentração no trabalho. Com um espaço de escritório flexível, você poderia, teoricamente, pegar seu laptop, ir até o canto mais distante do escritório e começar a trabalhar lá, sem que ninguém visse.

Além disso, as equipes podem se reunir e começar a trabalhar em uma mesa sem se preocupar em distrair os colegas de trabalho. Os trabalhadores que preferem deitar-se para trabalhar podem relaxar em uma poltrona reclinável, enquanto os trabalhadores em pé na mesa podem pegar uma estação perto da janela com vista para um rio. Esses tipos de opções parecem menores, mas estudos mostram que a escolha dos funcionários, mesmo nos menores assuntos, proporciona aos funcionários um maior senso de satisfação no trabalho.



5 usos múltiplos

Se você é uma das pequenas e médias empresas sortudas que constrói seu próprio espaço a partir do zero, pense nas diversas maneiras pelas quais você poderá usar seu escritório em vez de apenas impor o dia de trabalho típico. Isso evitará o estabelecimento de estruturas pesadas que não podem ser movidas ou a colocação de bancos de servidores em locais que poderiam ocupar imóveis úteis. Pense em como seus soquetes e portas são acessíveis e se você deve ou não adicionar mais se o escritório tiver pontos cegos tecnológicos.

Eis o porquê: Hoje, seu escritório pode ser um local onde as pessoas se sentam nas mesas e digitam em um laptop. Amanhã, pode ser necessário que ele seja o local de uma festa de investidores. No dia seguinte, você pode hospedar um retiro na empresa. Na próxima semana, você pode precisar hospedar um hackathon. No próximo mês, sua operação de marketing de conteúdo poderá se tornar tão valiosa que você decide construir um estúdio de podcast no canto mais distante do seu espaço. Com o tempo, sua empresa poderá adquirir 100% mais trabalhadores. Nesse caso, você precisará espremer todo mundo até que seu contrato de seis meses termine. Ao criar um espaço com vários casos de uso em mente, você será ágil o suficiente para acompanhar as circunstâncias, independentemente da evolução da sua empresa.