5 coisas a considerar ao escolher o software de rastreamento de tempo

Se sua empresa está procurando uma solução de rastreamento de tempo que possa ajudá-lo a monitorar melhor quanto tempo os funcionários gastam em tarefas específicas, ficará feliz em saber que existem dezenas de soluções que podem ajudar. Infelizmente, como existem muitos serviços, encontrar a ferramenta certa pode ser assustador. Fatores como funcionalidade de gerenciamento de projetos (MP), supervisão de funcionários, customização e, é claro, preço são considerações que requerem uma investigação igual e intensa.

, detalharemos as coisas mais importantes a considerar ao escolher o software de rastreamento de tempo. Explicaremos cada fator em detalhes e informaremos o que você deve procurar para tomar a decisão certa. Caçada feliz!

1 1. PM vs. Pure Play

O software de rastreamento de tempo vem em dois sabores distintos. Você pode comprar ferramentas que são pequenas partes dos pacotes PM mais abrangentes ou pode comprar software que faz pouco mais do que registrar, rastrear e ajudar a pagar pelo tempo trabalhado. As ferramentas de gerenciamento de projetos são ideais para empresas de serviços profissionais que desejam fazer coisas como compartilhamento de arquivos baseado em nuvem, delegação de gerenciamento de tarefas, análise de projetos, relatórios de despesas, previsão de orçamento, faturamento, pagamentos, rastreamento de horas faturáveis ​​e projeções para futuras necessidades de pessoal. Empresas de médio e grande porte tendem a usar essas ferramentas mais do que as pequenas empresas e contratados independentes. Nesta categoria, você encontrará ferramentas como os projetos Mavenlink, Wrike e Zoho - cada um dos quais representa o melhor do mercado de MP, com rastreamento de tempo de qualidade incorporado.

Para freelancers e empresas mais determinadas a acompanhar quem trabalhou e quando, existe outra categoria de software de rastreamento de tempo que provavelmente faz mais sentido. Nesta aula, você encontrará softwares como o Hubstaff e a TSheets da ferramenta Editors 'Choice. Essas ferramentas fazem pouco mais do que permitir adicionar e acompanhar o tempo, editar o tempo já registrado, relatar o tempo trabalhado e supervisionar uma equipe de trabalhadores. Ambas as ferramentas executam essas tarefas excepcionalmente bem. Infelizmente, as ferramentas de rastreamento de tempo de reprodução puro não oferecem a funcionalidade de gerenciamento de recursos que você encontrará na última categoria. Isso significa que empresas maiores que precisam de ferramentas de gerenciamento de projetos terão que usar uma ferramenta de terceiros se escolherem um tempo para rastrear o jogo puro.



2 2. Preço e Planos

As soluções de rastreamento de tempo de reprodução pura são mais baratas que as soluções de rastreamento de tempo vinculadas aos pacotes PM. O TSheets começa com um plano gratuito voltado para um usuário. Esse plano é ideal para freelancers que precisam acompanhar o tempo enquanto trabalham em projetos. O TSheets também tem um plano para até 99 usuários que custa US $ 4 por usuário por mês, com uma taxa básica de US $ 16 por mês. O Hubstaff começa com um plano básico de US $ 5 por mês, que fornece acesso a ferramentas simples de controle de tempo, um gerente de agendamento de pagamentos para funcionários, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e configurações de usuário que podem ser gerenciadas empregado por funcionário. O Hubstaff também oferece um plano Premium de US $ 9 por mês por usuário, que inclui tudo o que você encontrará no plano Básico, mas também terá acesso à API (interface de programação de aplicativos) do Hubstaff e a uma ferramenta básica de agendamento.

Como você está obtendo muito mais funcionalidade das ferramentas focadas no PM, não é de surpreender que você pague mais. O plano mais barato da Mavenlink, que inclui rastreamento de tempo, custa US $ 39 por usuário por mês. O plano de rastreamento de tempo mais barato da Zoho custa US $ 25 por mês para um número ilimitado de usuários, mas apenas 20 projetos. O plano de rastreamento de tempo mais barato da Wrike custa US $ 24, 80 por usuário por mês.



3 3. Monitoramento de funcionários

Algumas soluções vão além e garantem que os funcionários estejam trabalhando onde e quando dizem que estão. Algumas ferramentas, como Hubstaff, registram capturas de tela enquanto os funcionários estão no relógio e, em seguida, enviam essas capturas de tela aos gerentes antes que os funcionários possam ser creditados por terem concluído um turno. Essas ferramentas também podem registrar um registro dos volumes de atividade do teclado e do mouse durante os turnos. A maioria das ferramentas testadas permite monitorar os movimentos dos funcionários por meio de rastreamento por GPS quando eles estão usando os aplicativos móveis da ferramenta, e alguns permitem que os usuários tirem uma selfie quando chegam ou saem de locais.

Se você precisar desse nível de supervisão (assustador), seu campo será restrito. Nem sempre a ferramenta de rastreamento oferece isso como um recurso interno e as ferramentas baseadas em PM tendem a não oferecer essa função. Não deixe de perguntar a cada fornecedor se eles oferecem isso antes de começar a experimentar os produtos.



4 4. Campos personalizados

A maioria das ferramentas é baseada inteiramente no tempo de rastreamento. No entanto, algumas ferramentas permitem incluir conjuntos de dados adicionais para empresas e indivíduos que podem estar mais focados na produção do que na duração. Isso é especialmente útil para serviços de construção, transporte e fabricação que são tão inclinados a medir pelas estruturas criadas, distâncias percorridas e itens produzidos quanto horas trabalhadas. Por exemplo, o TSheets permite criar seis campos totalmente personalizáveis ​​que podem ser adicionados como um prompt para cada tempo limite. Se você administra uma empresa de construção, pode solicitar imediatamente: "Houve um incidente? Sim ou não". Se os trabalhadores não responderem, não serão capazes de marcar o tempo. Ou você pode perguntar aos caminhoneiros quantas milhas eles dirigiram. Esses campos serão puxados para os relatórios para oferecer uma visão mais dimensional de como o trabalho está sendo realizado, como são as equipes produtivas e quaisquer outros dados relevantes do local de trabalho que você possa precisar para criar uma imagem completa de uma jornada de trabalho ou turno.

Embora o Wrike não ofereça o mesmo rastreamento avançado que o TSheets, você ainda poderá coletar dados importantes dos funcionários no início e no final dos turnos. O Wrike permite adicionar campos personalizados ao painel de tarefas para que, quando você revisar seus relatórios, consiga ver itens como "faturamento", incidentes de trabalho, quilometragem etc. Infelizmente, esses elementos aparecerão no seu visão de tarefa abrangente no console do PM, mas os dados não aparecerão nos seus relatórios de entrada de tempo.

Se sua empresa está mais inclinada a medir a produção do que o número de horas de trabalho, uma solução com campos personalizados pode ser melhor para você. Não deixe de perguntar ao fornecedor qual personalização ele oferece e como essas personalizações são consideradas nos relatórios.



5 5. Integrações e extensões

O maior benefício do Zoho Projects é obter acesso ao ecossistema de software do Zoho, que inclui gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), email marketing e software de recursos humanos (RH) e ferramentas de gerenciamento. Você pode facilmente transformar esses produtos em uma solução abrangente que alimenta dados de um para o outro sem nenhuma intervenção manual. Isso é ótimo para processamento de pagamentos, equipe de projeto, faturamento e quase qualquer outra coisa que combine o tempo trabalhado com os dados que aparecem em outro software.

Não deixe de perguntar aos seus fornecedores se eles se integram a ferramentas de terceiros. Se você gosta de dois fornecedores igualmente, mas um oferece mais dessas integrações orgânicas do que o outro, deve optar pelo primeiro. Lembre-se: a maioria das soluções de rastreamento de tempo oferece uma API (interface de programação de aplicativos) aberta, o que significa que sua equipe interna de desenvolvimento pode criar integrações com outras ferramentas de API abertas. No entanto, se você administra uma empresa pequena ou simplesmente não possui a capacidade técnica interna, provavelmente precisará que essas integrações sejam entregues organicamente através do seu fornecedor.