6 dicas de livros secretos para smbs

Antes, as pequenas empresas e as novas operações podiam ter problemas para encontrar uma plataforma de software adequada para pequenas empresas que não quebrasse o banco. Não mais. O cenário atual de software oferece uma série de ótimas soluções entregues através da nuvem e direcionadas a todos, desde empresas menores até plataformas de contabilidade corporativa. Mesmo nesse cenário de grandes fornecedores, algumas plataformas se destacam e, para pequenas empresas, uma delas é o Freshbooks.

Há muito o que gostar sobre o FreshBooks, desde os recursos de alto nível de despesa e controle de tempo até seus profundos relatórios financeiros e longa lista de complementos e integrações. Mas a plataforma também possui muitos recursos e opções ocultos para melhorar a experiência do negócio e do cliente. A seguir, estão seis dicas e truques mais úteis para simplificar o faturamento, melhorar o atendimento ao cliente, processar pagamentos e rastrear despesas, para que você possa aproveitar ao máximo o investimento em FreshBooks da sua empresa.

1. Pagamentos indolores

Para proprietários únicos e proprietários de pequenas e médias empresas (SMBs), particularmente no setor de serviços, configurar pagamentos on-line e integrá-lo ao software de cobrança pode ser uma tarefa difícil. Uma coisa que muitas pequenas e médias empresas não sabem é que o FreshBooks oferece uma experiência de pagamentos reprojetada, projetada especificamente para pequenas e médias empresas.

O FreshBooks aceita pagamentos via cartão de crédito, bem como gateways de pagamento on-line, como PayPal e software de ponto de venda (POS), incluindo Stripe. A experiência de pagamentos do FreshBooks permite que as empresas aceitem pagamentos com cartão de crédito e clientes paguem faturas imediatamente, importam automaticamente as taxas de transação de pagamento como despesas para economizar tempo e incluem a funcionalidade gratuita de cobrança automática. Na página Nova fatura, marque a caixa FreshBooks na seção Pagamento on-line que, quando selecionada, permite que os usuários comerciais visualizem o status de um pagamento diretamente no painel da conta; também oferece aos clientes a opção Pagar agora em e-mails de faturas que levam a uma página Pagamento seguro. Se sua empresa se basear em transações simples sem uma estrutura de faturamento complicada, marque a caixa de pagamento FreshBooks e pule todos os formulários de configuração.

2. Lubrificação do CPV

Para empresas baseadas em serviços e varejistas on-line ou sites de comércio eletrônico que registram muitas vendas de produtos, não há, sem dúvida, nenhuma despesa contábil mais crítica a ser rastreada do que o Custo dos Produtos Vendidos (COGS) ou o valor contábil dos produtos vendidos durante um período financeiro específico. Se você precisar marcar uma categoria de despesa ou lucro e perda nos FreshBooks como COGS, isso pode significar qualquer coisa, desde taxas de conta de comerciante e marca personalizada comprada para clientes a suprimentos ou serviços para um produto físico e o custo de envio de um pedido.

Para organizar e registrar todos esses CPVs em movimento nos FreshBooks, vá para a seção Lucros e perdas de suas despesas e edite as categorias de despesas para escolher que tipo de despesa de CPV é uma determinada cobrança. As opções incluem publicidade, contratados, benefícios dos funcionários, despesas e postagem de escritório, serviços profissionais, viagens e várias outras categorias. Abaixo dessas categorias principais, você também pode criar e verificar subcategorias de despesas do CPV. Adicionar uma categoria de despesa também é simples; basta clicar em Editar na lista de despesas, abrir o menu suspenso Categoria e nomear uma nova categoria ou subcategoria no idioma isento de impostos.

3. Desbloqueie o suporte técnico e o gerenciamento de projetos

Uma plataforma de contabilidade em nuvem nunca mais é apenas uma plataforma de contabilidade em nuvem. Para tudo o que o FreshBooks pode fazer com faturamento, rastreamento de despesas, relatórios financeiros, impostos e muito mais, ele também inclui funcionalidades sutis para criar e cumprir itens, projetos e tarefas, além de um sistema de suporte ao cliente embutido. Um truque útil para manter as coisas organizadas e facilitar as estimativas e o faturamento é designar itens de preço nos FreshBooks. Esse tipo de funcionalidade de gerenciamento de projetos simplifica os fluxos de trabalho de cobrança, criando itens e tarefas para inserir diretamente em uma fatura ou relatório com um valor fixo.

Para começar a tirar proveito do suporte técnico integrado do FreshBooks, basta acessar Configurações e permissões e ativar as configurações de Gerenciamento de clientes e Administração de tickets. Isso permite que os usuários de negócios gerenciem tickets diretamente no FreshBooks e lidem com solicitações e problemas de clientes à medida que surgem no aplicativo - sem ter que interagir com uma plataforma de suporte técnico separada.

4. Como manter tudo sincronizado

Erros de sincronização são a desgraça da existência de muitos usuários do FreshBooks. Especialmente se você estiver conectando o FreshBooks a outros aplicativos, os problemas de sincronização geralmente resultam na duplicação de dados ou na perda de arquivos e contatos, especialmente quando você envolve a contabilidade. O FreshBooks possui recursos avançados de rastreamento de tempo e faturamento, mas, se você envolver outro aplicativo para contabilidade ou para fazer interface diretamente com sites de comércio eletrônico, como Amazon ou eBay, as alterações em um aplicativo nem sempre chegam a outro.

Embora não haja nada que você possa fazer no FreshBooks para evitar um problema de sincronização em outro aplicativo, a maneira mais fácil e abrangente de cobrir suas bases é criar relatórios de receita e contas a receber em cada aplicativo. A referência cruzada desses totais, juntamente com a criação de uma lista de verificação mensal de áreas para você e seus clientes revisarem, fornecerá uma maneira fácil de garantir que os totais correspondam e aumentem alguma redundância no caso de um erro de sincronização, seja uma falta ou fatura mal ajustada ou um item de pagamento que não corresponde.

5. Personalizar, Personalizar, Personalizar

O FreshBooks inclui várias opções integradas de personalização, formatação e modelagem, das quais muitas empresas não aproveitam ao máximo. Aproveite o tempo para melhorar e adaptar a experiência do seu cliente. Em Opções de instalação, clique na página Cores e logotipos para alterar a cor do menu para o esquema de cores da sua empresa e fazer upload do logotipo da empresa. O cliente deve sentir que está acessando o site de contabilidade on-line da sua empresa, e não o FreshBooks.

Em Modelos, você pode escolher a aparência das suas faturas e personalizar o título da fatura, as estimativas e os títulos de crédito com a opção de mostrar um esboço de pagamentos para os clientes que imprimem suas faturas. Você também pode personalizar os emails que um cliente recebe quando uma fatura é enviada; portanto, dedique um tempo para criar um assunto personalizado e um corpo de email para o cliente.

Por fim, na página Configurações diversas, você pode ativar os links diretos da fatura por e-mail, decidir quantas linhas você gostaria que apareçam na fatura, desmarcar a opção Branding FreshBooks para se livrar de seus logotipos e esquema de cores em favor dos seus, adicione outros sinos e assobios, como texto abaixo do seu logotipo e pop-up de boas-vindas para quando os clientes visualizarem sua página. O FreshBooks oferece uma experiência do cliente mais visualmente atraente do que a maioria das outras plataformas de contabilidade on-line; portanto, não desperdice sua taxa de assinatura mensal apenas arranhando a superfície do que ele pode fazer.

6. Os FreshBooks chegam aos deadbeats

Toda empresa tem sua parcela de clientes que nunca pagam suas faturas em dia - ou talvez até mesmo de todo. Isso é um problema para qualquer organização, mas especialmente para pequenas empresas e startups que não apenas precisam de seu dinheiro no prazo, elas também podem não ter fundos extras para contratar agências de crédito para perseguir esses impasses. Felizmente, se você estiver nessa situação, o FreshBook o cobrirá. Basta clicar na seção de modelo de e-mail e você encontrará vários modelos úteis que podem ser personalizados, incluindo um e-mail de pagamento atrasado que pode ser iniciado automaticamente se o cliente estiver atrasado ou em outra programação que você possa configurar.