Vídeo: Ускоренный курс LiquidPlanner (Outubro 2024)
As empresas querem tudo em um só lugar. Todos os aplicativos que os funcionários usam para se comunicar entre si e com seus clientes, e todo software ou serviço de nuvem em que se baseiam os processos de negócios e a infraestrutura organizacional da empresa; eles querem uma ferramenta para governar todos eles, ou pelo menos uma plataforma única a partir da qual os monitorar e gerenciar. Há uma mudança concertada entre as ferramentas de colaboração online, em particular no sentido de criar uma experiência de comunicações unificadas (UC) para os usuários. Um excelente exemplo desse tipo de flexibilidade multiuso é o LiquidPlanner.
LiquidPlanner é uma plataforma de produtividade de negócios versátil por design. Dependendo da ferramenta que você precisa a qualquer momento, o LiquidPlanner pode ser usado para gerenciamento de projetos, colaboração em tempo real, gerenciamento de documentos, visualização de dados, business intelligence (BI) ou como um espaço de trabalho virtual para debater e discutir idéias de workshops. Ajustar e rejeitar a experiência do aplicativo para atender às suas necessidades do momento é como abrir cada ferramenta em um canivete suíço para encontrar a que você precisa. A seguir, estão seis dicas para ajudá-lo a transformar o LiquidPlanner em faca, tesoura, chave de fenda, saca-rolhas ou qualquer outra ferramenta que sua empresa precise para marcar a próxima tarefa e concluir um projeto.
Para encontrar uma parte específica dos dados em um projeto (também chamado de "plano") na plataforma, use um Filtro Rápido. Localizado na guia Projetos, Horários, Calendário e Lixeira, insira um Filtro rápido ou vários termos de filtro no campo de pesquisa acima da guia. Isso restringirá os resultados a uma lista dobrável de arquivos e pastas que correspondem ao seu filtro na barra de navegação esquerda. Os filtros podem pesquisar por nome, hashtag ou status, significando um item marcado como ativo, em espera, sinalizado, concluído etc.
Há também um filtro de zoom, que permite aos usuários selecionar qualquer pasta, pacote, projeto ou tarefa e clicar no ícone de zoom no lado direito para acessar o detalhamento do projeto ou item e quaisquer outros arquivos relevantes. Você pode selecionar vários itens e, uma vez destacado, clicar no ícone Zoom em qualquer item para exibir os resultados filtrados ou manter pressionada a tecla Shift ao clicar no ícone Zoom para aplicar o que é chamado de filtro restrito para exibir apenas a estrutura do projeto. sem nenhum resultado associado. A filtragem do LiquidPlanner também inclui uma variedade de visualizações, criação de filtro personalizado e vários outros recursos detalhados no blog da empresa.
2. Painéis Fluidos
O painel do LiquidPlanner é uma caixa de proteção de widgets e visualizações personalizáveis. A filtragem é uma boa maneira de detalhar apenas as informações necessárias. Mas a melhor maneira de preparar a experiência do usuário (UX) para as tarefas que você estará executando de maneira consistente é configurar widgets. No lado superior direito do painel, clique no botão + Adicionar widget para escolher entre essas sete opções:
- Exibição de projetos: um gráfico de barras horizontais em tempo real que atua como um gráfico de Gantt para mostrar um plano de projeto e programar barras para cada item (para acompanhar o progresso em termos de fases e marcos).
- Gráficos: tabela, filhós ou tendência: esses widgets de análise oferecem uma visão geral do projeto em colunas em um período específico, dividido por hora em um gráfico de pizza ou em um gráfico de linhas ao longo do tempo. Você pode configurar exatamente quais métricas cada widget de gráfico extrai para um determinado projeto.
- Comentários: um feed filtrado de comentários para um determinado projeto ou equipe; isso é particularmente útil se você estiver configurando um painel específico do projeto.
- Documentos: torna os documentos relevantes acessíveis diretamente no painel, com curadoria configurando um filtro para exibir os arquivos necessários - para exibir uma visualização de imagem ou iniciar um download automático quando clicado.
- Nota: Um espaço livre com recursos de edição de texto para anotar qualquer informação imediata de uso para lembretes instantâneos de projetos, itens de tarefas pendentes ou anotações de reunião.
- Imagem: um widget para facilitar o acesso a um repositório de imagens, arquivos PDF, capturas de tela do projeto ou qualquer outro arquivo multimídia que você precise acessar rapidamente em um projeto.
- Formulário de recebimento : fornece aos membros da equipe em um projeto um widget para envio imediato de trabalhos e solicitações relacionados ao projeto, diretamente do painel.
Os painéis também são compartilháveis, portanto, se você personalizou um painel em torno de um projeto ou de um caso de uso específico da sua empresa, esse painel pode funcionar como um modelo ou um relatório ativo para enviar a outras pessoas dentro ou fora da empresa. Para compartilhar com usuários em um espaço de trabalho do LiquidPlanner, clique no link Compartilhar, selecione Usuários e Adicionar Visualizador ou Adicionar Editor, dependendo das permissões que você deseja conceder. Para destinatários externos, depois de clicar no link Compartilhar, marque a opção Compartilhado com Membros e Convidados e clique em Adicionar Convidados para inserir os endereços de email das pessoas que você deseja convidar para exibir o painel.
3. O tempo é um ativo
Uma das ferramentas mais úteis do LiquidPlanner para uma variedade de situações são os recursos de controle de tempo e gerenciamento de tempo. Os usuários podem ativar um timer enquanto trabalham para registrar o tempo de trabalho necessário para concluir tarefas ou projetos. Todos esses dados são inseridos no quadro de horários pessoal, que atua como uma combinação entre uma ferramenta de organização pessoal e um mecanismo de recursos humanos (RH) que você pode enviar aos gerentes para revisão.
O rastreamento de tempo é sobre obter falhas de produtividade segmentadas e, no quadro de horários do LiquidPlanner, você pode ver quanto tempo levou para concluir a mesma tarefa todos os dias ou durante uma semana. Você pode decidir se deseja fixar essa tarefa nos quadros de horários subsequentes clicando no círculo Fixar no lado direito da entrada, marcar onde ocorreu um marco do evento ou projeto ou agrupar tarefas, abrindo o menu suspenso Agrupar na parte superior lado esquerdo do quadro de horários. As tarefas podem ser agrupadas por tipo (por exemplo, próximas, concluídas recentemente etc.), por cliente, projeto, nível de risco ou agrupamento personalizado. Os recursos de rastreamento de tempo do aplicativo são a ferramenta de produtividade universal do LiquidPlanner para continuar funcionando em segundo plano à medida que você avança nos negócios.
4. Menos emails, mais comentários
O LiquidPlanner não possui um aplicativo de bate-papo embutido, como outras ferramentas de gerenciamento e colaboração de projetos, como o Zoho Projects, mas se junta à cruzada para expulsar emails internos do processo de fluxo de trabalho, aderindo a funcionalidade de comentários bastante dinâmica a um projeto, a atividade do espaço de trabalho de uma equipe stream ou seu quadro de horários para se comunicar com seu gerente após o envio.
Endereçar comentários para usuários específicos funciona da mesma maneira que no Atlassian HipChat e Slack, onde você pode @ mencionar um membro da equipe. O LiquidPlanner enviará a eles uma notificação na plataforma, bem como por e-mail para os usuários que ainda não se acostumaram a conversar no aplicativo. A seção Comentários pode ser acessada através do ícone de bate-papo em qualquer projeto ou no topo do fluxo de atividades da área de trabalho. Você pode postar um comentário em texto sem formatação ou abrir o editor de rich text para formatar seu comentário e adicionar links e multimídia.
5. Pilha de relatórios
A maioria das ferramentas de colaboração não é muito pesada nos recursos de relatórios e análises, mas o LiquidPlanner inclui um arsenal deles vinculado a seus dados de gerenciamento de projetos para uma visão de BI. Ao acessar o menu Novo relatório na guia Analytics no painel do LiquidPlanner, você pode obter várias opções de relatório. A seguir, descrições de alguns dos mais úteis:
- Relatórios de roll-up do Analytics: mostram um saldo de horas registradas versus horas estimadas restantes, permitindo criar roll-ups personalizados em um determinado recurso, cliente, projeto, tarefa ou atividade; eles são divididos em colunas em um período específico com os filtros que você deseja adicionar. O relatório representa graficamente o progresso em um gráfico de barras interativo e pode ser baixado como um arquivo CSV ou PDF.
- Relatório de carga de trabalho: detalha para os gerentes como as horas restantes em um projeto selecionado são distribuídas pelos membros da equipe e como o trabalho de cada membro da equipe é distribuído por dias específicos.
- Relatório de linha de base do Google Analytics: este relatório elimina a ambiguidade de um fluxo de trabalho, rotulando todas as tarefas e transformando-a em uma métrica com uma porcentagem anexada. O relatório da linha de base divide uma tarefa em quanto "esforço" ainda falta para concluir, as datas planejadas de início e conclusão e quando uma tarefa está programada para atingir 10%, 50% e 90% de conclusão.
6. Planejando um orçamento
O LiquidPlanner não oferece apenas às organizações uma plataforma de colaboração para concluir projetos; também vincula todo esse tempo e esforço mensuráveis aos resultados. De todas as ferramentas do canivete suíço do aplicativo, talvez nenhuma seja mais importante para os executivos do que o orçamento interno para ajudá-los a descobrir quanto tempo equivale a quanto dinheiro.
Após planejar um projeto com o máximo de detalhes possível, usando tarefas e subtarefas, você pode adicionar um campo chamado Valor do contrato para definir um valor monetário fixo associado a um projeto ou cliente. Você pode acessar o campo clicando no painel Editar de um projeto ou cliente e rolando para baixo até Valor do contrato. Somente usuários com acesso no nível de gerente ou superior têm acesso ao campo.
Após definir o valor, o gerente pode definir os custos de mão-de-obra usando as tabelas de preços do LiquidPlanner para regras de cobrança e pagamento, acessadas por meio de configurações no menu do usuário. Uma vez no menu Configurações, clique em Personalização de dados e, em seguida, Regras de cobrança ou Regras de pagamento para definir taxas de pagamento ou taxas de cobrança para funcionários ou clientes, respectivamente, para um projeto ou atividade específica. Em seguida, você pode exportar o gráfico Regras de cobrança ou pagamento como uma planilha de horas ou uma tabela de taxas clicando na guia Painel de planilhas de horas ou, se tiver acesso no nível de gerente, extraia esses dados do orçamento diretamente em um relatório de análise.
