A tecnologia moderna de impressão de 6 maneiras pode ajudar sua empresa

Apresentado pela Epson- Se você rebaixou a impressora para o status de queimador, pode querer voltar para uma nova aparência. Graças à impressão gerenciada e à impressão verde, sua os negócios poderão alterar completamente a maneira como seus funcionários abordam a impressão, bem como a forma como você paga por ela. Aqui estão seis exemplos específicos para você começar.

Impressão gerenciada

Lembra-se da última vez que você precisou colocar esse cartucho de toner na impressora a laser do escritório? E a última vez que você viu mais uma fatura do mesmo toner e se perguntou para onde tudo estava indo? Esse é apenas um exemplo do que um serviço de impressão gerenciado pode fazer por você. Se você nunca ouviu o termo, pense nele como mais uma evolução do SaaS (Software como Serviço), exceto que é PaaS (Impressão como Serviço). Os recursos variam, mas você se inscreve nesse serviço e poderá escolher a impressora certa para o seu ambiente, pagar uma taxa de assinatura e começar a imprimir. Tudo que você precisa fornecer é o papel. O serviço de assinatura cuidará dos suprimentos de toner, dos problemas da impressora e de todas as outras dores de cabeça. Além disso, a maioria dos serviços também fornecerá esses três benefícios adicionais:

• Avaliação de impressão: a maioria das organizações não tem idéia do que realmente é seu processo de impressão - quem está imprimindo, o que está imprimindo e quanto está imprimindo. Isso ocorre porque a maioria dos escritórios é composta não apenas por duas ou três impressoras de escritório padrão por andar, por exemplo, mas também por inúmeras "impressoras sombra" na forma de dispositivos de impressão pessoal que os usuários instalaram em suas mesas (sejam eles próprios ou para apoiar alguns processo de negócios pouco conhecido). Isso pode aumentar seriamente não apenas os custos de toner, mas também as cobranças de papel, hardware e horas de TI. Ao selecionar um serviço de impressão gerenciado, procure um que enviará um especialista no local para auditar o número de impressoras instaladas e estudar como elas são usadas. Em seguida, transforme esse conhecimento em uma recomendação do número e tipo adequados de impressoras de que sua organização realmente precisa.
• Gerenciamento granular: os serviços de impressão gerenciados devem ser pesados ​​no gerenciamento. Procure serviços que não apenas gerenciam a conectividade e a integridade da impressora, mas também acompanham o custo e o uso. Alguns podem fornecer detalhes até o nível do usuário individual. Isso não apenas fornece informações detalhadas sobre quem está imprimindo mais, por que e quanto custa, mas permite que você use essas informações (junto com o que aprendeu durante sua avaliação de impressão) para ajustar e otimizar constantemente seu processo de impressão, sem nunca pagar mais do que sua assinatura.
• Controle de custos com impressão simplificada: o benefício mais óbvio de empregar um serviço de impressão gerenciado é o de ter uma vida simplificada. Todas essas pequenas dores de cabeça que enviaram você correndo para o armário de suprimentos ou ligando para a TI agora são tratadas pelo provedor de serviços. O provedor utiliza tipicamente software de gerenciamento avançado e proprietário que lhes oferece esse tipo de controle enquanto mantém uma presença externa, aproveitando a nuvem. Mas essa mesma tecnologia geralmente traz benefícios adicionais, sendo o mais notável, nesse caso, que os usuários provavelmente poderão imprimir em qualquer impressora da sua assinatura, não importando onde estejam pela Internet. Mesmo para uma equipe de médio porte de vendedores de rua de vendas, isso não apenas economiza dinheiro com o envio de fax, mas fornece flexibilidade adicional para obter documentos exatamente para a pessoa que eles precisam alcançar, de forma mais rápida e confiável.
• Segurança reforçada: implementar a impressão gerenciada também significa aumentar a segurança, o que é fundamental quando se trata de impressão conectada. A impressão gerenciada pode ajudar no gerenciamento de autenticação e identidade, além de mais recursos de segurança, como códigos PIN ou filtragem de IP.

Impressão Sustentável

A impressão sustentável soa como um chavão de marketing que trará pouco benefício tangível para os seus negócios. Mas, na prática, não só ajuda o meio ambiente, mas também pode economizar dinheiro considerável. Uma solução de impressão "verde" que ajudaria a maioria das empresas, mas não vem imediatamente à mente quando você pensa em instalações ecológicas, é uma impressora multifuncional ou multifuncional. Ao migrar para esse dispositivo, você economiza não apenas eletricidade (um dispositivo versus pelo menos dois e, geralmente, três), mas também economiza espaço e uso de consumíveis. Além disso, se você mudar para um dispositivo desse tipo por meio de um serviço de impressão gerenciado (como os descritos acima), obterá não apenas a mais recente tecnologia de impressão, mas também a mais recente tecnologia verde. No que diz respeito às impressoras, isso se divide em duas categorias gerais de benefícios em potencial:

Redução de toner e cartucho: a maioria dos grandes fabricantes de impressoras desenvolveu nos últimos anos novos mecanismos de impressão que visam reduzir o uso de toner e tinta, além de reduzir ou mesmo eliminar o número de cartuchos de impressão usados ​​que acabam em aterros sanitários. A Canon e a Epson possuem linhas de impressora sem cartucho e ecologicamente corretas, enquanto a Brother, HP e Xerox possuem programas de reciclagem de cartuchos que podem ajudá-lo a descartar facilmente os cartuchos usados, com menos impacto no meio ambiente.

Aproveite o software mais inteligente: esse é realmente um benefício colateral de uma estratégia de impressão otimizada para nuvem. A maioria dos provedores de impressão gerenciada fornece esses tipos de soluções, mas você também pode configurá-las se tiver algumas dicas de TI. É simplesmente uma questão de mapear os processos de negócios que envolvem as impressoras para o máximo de software possível, e não para o papel. Por exemplo, você realmente precisa imprimir esse pedido para contabilidade? Ou seria igualmente eficaz, se não mais eficaz, confiável e seguro, fazer com que a impressora simplesmente gerasse um arquivo que aparece em uma pasta de armazenamento em nuvem à qual a contabilidade tem acesso? Eles podem simplesmente abri-lo em qualquer software que usarem e continuar o processo de negócios a partir daí. Esse tipo de mudança pode incluir não apenas o armazenamento em nuvem, mas também outros aplicativos, incluindo gerenciamento de documentos, CRM (Customer Relationship Management), planejamento de recursos empresariais (ERP) e até mesmo software de colaboração on-line ou e-mail, para citar apenas alguns. Ele pode eliminar completamente as tecnologias antigas, especialmente as de fax e cópia, e permite adicionar uma camada de organização e segurança de dados imediatas que o papel simplesmente não pode fornecer. Também pode incluir dispositivos móveis e trabalhadores remotos com facilidade e segurança, o que geralmente é muito difícil de ser feito com dispositivos mais antigos.

A impressão pode não ser a tecnologia de TI que mais ouvimos, mas isso não significa que a categoria parou de inovar. Se você ainda estiver usando impressoras de escritório gigantescas que evaporam o toner e mastigam florestas de árvores, é hora de olhar mais de perto o que está disponível hoje. Sente-se com as pessoas da sua organização que mais usam suas impressoras e mapeie com cuidado o porquê e como esses dispositivos são usados. Em seguida, combine isso com o que os fabricantes de impressoras estão oferecendo hoje em conjunto com serviços em nuvem e aplicativos de negócios baseados em SaaS. Você pode ficar chocado com a eficiência da sua empresa, ao mesmo tempo em que economiza um dinheiro considerável.