Vídeo: Criador de fluxos de trabalho: automatize tarefas de rotina no Slack (Outubro 2024)
Quando se trata de ferramentas de fluxo de trabalho e produtividade, o Asana expulsa outras plataformas de colaboração da água. Os fluxos de trabalho são para o que o Asana foi criado, e seu domínio deles deu um aceno à Editors 'Choice, além de fazer com que o PCMag o usasse internamente como nossa ferramenta de fluxo de trabalho de escolha. Cada recurso e elemento de design alimenta o objetivo final de integrar e organizar todos os aspectos de um projeto ou todas as tarefas na placa do usuário em uma experiência completamente transparente.
Sentei-me com o nosso mestre interno de Asana, cuja tutela revelou os truques e técnicas ocultas para manejar a ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho com potência quase ilimitada. Com grande relutância, ele concordou com a retirada de sua intrincada rede de tarefas indexadas cruzadas, subtarefas e calendário de projetos de longo alcance para compartilhar algumas pepitas da sabedoria do fluxo de trabalho. O mestre Asana optou por manter sua identidade envolta em sombras, pedindo para os fins deste artigo que PCMag se referisse a ele simplesmente como Sheev.
1. Adote o poder da indexação cruzada
A indexação cruzada é a diferença entre usar o Asana e dominar o Asana. Sheev a descreveu como o recurso mais valioso da plataforma: a capacidade de indexar tarefas únicas em vários projetos enquanto usa essa tarefa para exibir informações de maneira diferente para cada usuário ou equipe, dependendo de onde está indexada. A indexação cruzada também não duplica uma tarefa, portanto, usá-la significa uma única tarefa indexada cruzada 10 vezes em projetos diferentes, em vez de 10 tarefas idênticas em locais diferentes. Para indexar uma tarefa cruzadamente, passe o mouse logo acima do nome da tarefa e um botão de adição será exibido. Clique nele e digite o nome do projeto.
No nível do gerente, os administradores podem visualizar um projeto de alto nível que contém uma lista de tarefas e subtarefas entrelaçadas que ocorrem de acordo com o design do fluxo de trabalho. Depois que uma tarefa prossegue como previsto em um projeto concluído, eles podem ver como essa mesma tarefa pode estar sendo executada em diferentes equipes para obter uma sensação de produtividade (e decidir se essa tarefa pode ou não ser concluída mais rapidamente, se transferida para outro membro da equipe ou projeto compartilhado).
Você também pode indexar subtarefas: abra a subtarefa, clique no botão de estouro no lado superior esquerdo e selecione Adicionar ao projeto. A subtarefa aparecerá no (s) projeto (s) especificado (s), mas ainda manterá seu lugar dentro da tarefa pai. O Asana permite criar números e níveis infinitos de tarefas e subtarefas enquanto permanece conectado ao design geral do fluxo de trabalho. Como Sheev explicou, pensar na indexação cruzada em termos de tarefas pai se ramificando para fora cria um design no qual a indexação cruzada de uma tarefa para diferentes projetos e equipes dá ao fluxo de trabalho uma vida própria em seus negócios.
2. Equipes e Notificações
O próximo boato de sabedoria de Asana de Sheev diz respeito à organização da equipe. Ele explicou como os usuários podem aproveitar as conversas da equipe e configurar as notificações para criar uma cultura organizacional em torno dos fluxos de trabalho. Na guia Conversas em equipe no painel do Asana, Sheev diz que, embora o bate-papo básico com base em menção @ funcione da mesma forma que o Slack (também uma opção do editor para colaboração), o Asana permite enviar anúncios para toda a equipe que atuam como encadeamentos. notificações baseadas. As conversas não são anexadas às tarefas, mas você pode @ mencionar usuários ou fazer referência a elas, que são exibidas como hiperlinks. As mensagens do Asana são limitadas pela equipe e, portanto, não são tão adequadas para o brainstorming específico do projeto quanto a funcionalidade da equipe que você encontrará em uma plataforma como o Basecamp. Porém, as permissões baseadas em equipe garantem que as notificações com informações sobre tarefas específicas sejam apenas para usuários relevantes.
As notificações da equipe são baseadas em quem está seguindo um determinado encadeamento, regulando a quantidade de informações recebidas. Para os administradores, eles também controlam a visibilidade que você dá a outros membros da equipe em tarefas diferentes. As mensagens do Asana pertencem apenas a conversas, enquanto as notificações dizem respeito a tarefas e projetos, mas agora ambas aparecem na nova caixa de entrada do Asana. As permissões de tarefas e projetos podem ser definidas como privadas para você, privadas para uma equipe ou grupo de usuários específicos de uma equipe ou públicas para uma equipe ou espaço de trabalho organizacional maior.
3. Trate a pesquisa avançada como favoritos
Como no Slack, todos os dados arquivados do Asana são pesquisáveis. A barra de pesquisa do Asana apresenta sugestões padrão úteis, incluindo pesquisas de tarefas que você atribuiu e tarefas ou conversas que você criou ou está seguindo. Mas o verdadeiro poder pode ser encontrado em seus campos de pesquisa avançada. Um usuário do Asana pode restringir uma pesquisa por palavras-chave específicas, o membro da equipe ao qual uma tarefa ou conversa foi atribuída, a quais projetos ou seções da organização a que a tarefa pertence ou até quem pode estar seguindo. Você também pode pesquisar por data de vencimento ou se a tarefa está completa ou incompleta ou restringir a pesquisa a anexos se estiver procurando por um arquivo específico. Há uma lista suspensa ainda mais longa de parâmetros de pesquisa, incluindo subtarefas, tags específicas ou uma pesquisa em vários projetos.
Sheev explica os recursos de pesquisa do Asana como uma espécie de pesquisa enlatada para gerentes. Qualquer pesquisa pode ser salva rapidamente e aparecerá na navegação esquerda do gerente em pesquisas (como um marcador facilmente acessível para acessar informações de tarefas, equipes, projetos ou arquivos que eles sabem que precisam repetidamente). Os resultados da sua pesquisa aparecerão na janela central. Clique na estrela à esquerda do título da página e ela será salva na barra de pesquisa esquerda. Em vez de procurar seus sentimentos para lembrar os mesmos parâmetros exatos na próxima vez em que precisarem dos dados exatos do projeto, as informações estão no painel.
4. Projetos não atribuídos = Ferramentas de organização mental
As tarefas podem ser atribuídas no Asana, mas os projetos não, embora você possa limitar quem vê os projetos. Antes de compartilhá-lo, ninguém pode ver esse projeto além de você. Além de usar a exibição de calendário do Asana para incluir datas de vencimento de tarefas e projetos, Sheev sugere deixar tarefas não atribuídas em um projeto privado como uma ferramenta de organização mental. Você pode anotar sua lista de desejos de todas as tarefas futuras nas quais deseja trabalhar para o próximo ano, por exemplo, e fazer uma indexação cruzada dessas tarefas, uma por uma, para projetos públicos, à medida que elas são exibidas em tempo real. É uma maneira de manter todas as suas tarefas organizadas e compartilhar com outras equipes e departamentos conforme desejado, mantendo o controle de tudo em que você está trabalhando. Dessa forma, você pode controlar quando um usuário - seu gerente, por exemplo - descobre uma tarefa específica que você está executando, em vez de sobrecarregar essa pessoa com um dilúvio de sua atividade futura.
5. Mantenha um projeto "Switching Station" acessível
O compartilhamento entre equipes no Asana pode ser desafiador, por isso Sheev recomenda o uso de um projeto publicamente visível como uma lista de tarefas interdepartamental para manter todo o espaço de trabalho atualizado sobre o que as diferentes equipes estão trabalhando. Como as designações de Asana podem ficar um pouco complicadas, isso significa um projeto público dentro de uma equipe da qual todos são membros. À medida que os projetos progridem, os administradores podem atribuir diferentes tarefas na lista a vários departamentos ou usuários. Dessa forma, todos sabem pelo que são responsáveis e pelas equipes que estão compartilhando a carga de trabalho em qualquer tarefa.
6. Modelos, backup e integração
Um dos recursos mais recentes do Asana é a capacidade de clonar tarefas entre equipes, atribuindo cópias. Simplesmente clicando à direita de uma tarefa e escolhendo Atribuir cópia, os usuários do Asana podem essencialmente criar um modelo para essa tarefa sem usar o comando duplicado. Depois de atribuir uma cópia a outros membros da equipe, você também é adicionado automaticamente como seguidor dessa tarefa, que é uma maneira natural de manter os gerentes informados. Clique no campo Atribuir e, em seguida, clique no ícone da pessoa na caixa à direita. Em seguida, insira vários nomes e a tarefa será copiada e atribuída a várias pessoas.
Usar o próprio comando duplicado é uma boa maneira de fazer backup dos dados do projeto. O Asana inclui um log de alterações básico na parte inferior de uma tarefa ou projeto, mas, para um fluxo de trabalho que vários membros ou equipes estão modificando, é uma boa ideia usar o recurso de clonagem para criar um modelo em um projeto oculto, caso algo crítico seja excluído ou substituído. Cada página do Asana também possui um URL personalizado, por isso é fácil pegar esse modelo bloqueado e compartilhá-lo, se necessário. Para duplicar manualmente uma tarefa, clique no botão Estouro no canto esquerdo da tarefa e clique em duplicar. Você pode selecionar os campos que deseja duplicar no processo.
Os modelos também são uma boa ferramenta para integração. A criação de uma série ordenada de modelos pode ajudar um novo funcionário a entender como usar a plataforma e qual a carga do projeto, navegando exatamente pela aparência do processo de fluxo de trabalho de sua equipe. Combinado com o tour interativo que o Asana adicionou em seu último grande lançamento, uma lista de tarefas ou projetos clonados atua como uma série de pontos principais para que os iniciantes fiquem atualizados.
7. Atribuição Múltipla
O melhor truque de Sheev para manter os projetos em movimento se as tarefas ou equipes estiverem paralisadas é, mais uma vez, usar a indexação cruzada. Isso permite que os gerentes dividam um projeto em várias partes, incluindo subtarefas, e movam as coisas para manter o projeto funcionando - permitindo que várias equipes trabalhem em paralelo sem estarem ligadas a um progresso linear.
O Asana não é gentil com alguém que tenta atribuir uma tarefa a vários usuários - com base no pensamento de que diminui a prestação de contas ao espalhar a responsabilidade. No entanto, Sheev tem um truque para contornar isso. Ao examinar um projeto que você deseja atribuir a mais de um usuário, é possível atribuir tarefas automaticamente e duplicá-las com tarefas ou subtarefas adicionais atribuídas a diferentes membros da equipe. É uma técnica que Asana pode considerar antinatural, mas pode ajudar a mover um projeto parado novamente, alocando mão de obra com mais eficiência.
