Vídeo: [Office 365] Produtividade com o DIGA-ME (Outubro 2024)
O Office 365 é o produto comercial que mais cresce na Microsoft e agora é o aplicativo número um implantado na empresa. A Microsoft anunciou no início deste ano que o Office 365 agora tem quase 50 milhões de usuários de negócios ativos por mês. E, de acordo com o último relatório de ganhos da Microsoft, o Office 365 continua sendo o produto de negócios e produtividade mais lucrativo da empresa.
À medida que empresas e pequenas e médias empresas (SMBs) migram para o Office 365 e Office 2016, eles enfrentam desafios ao migrar para uma nova tecnologia enquanto lidam com sistemas legados e mudanças culturais significativas para empresas que operam da mesma maneira há anos. Só porque uma empresa compra o Office 365 não significa que seus funcionários estejam aproveitando-o para melhorar a colaboração e aumentar a produtividade. Fazer com que os funcionários mudem o que estão acostumados é um desafio, assim como investir o tempo e os recursos necessários para garantir que a adoção pelo usuário aconteça de forma rápida e sem problemas.
O MessageOps, um serviço de compartilhamento de documentos do Office 365 e do Microsoft Azure baseado em nuvem, fornece serviços de treinamento, adoção e gerenciamento de alterações para ajudar as empresas a fazer a transição para o Office 365 na nuvem do Azure. Chris Pyle, CEO da MessageOps, disse à PCMag que o Office 365 simplifica a transição, mas, sem uma estratégia clara para impulsionar a adoção, as empresas não podem e não irão liberar todo o valor comercial da plataforma.
"Com o Exchange e o SharePoint, você não precisa saber como instalá-lo, configurá-lo, gerenciá-lo, torná-lo redundante e torná-lo acessível", disse Pyle. "Com o Office 365, tudo o que você precisa fazer é adicionar seus dados e seus usuários, proporcionando um ambiente corporativo totalmente funcional e altamente disponível. Esse ambiente pode ser acessado de qualquer lugar com segurança, com pouca ou nenhuma experiência em aplicativos. Pequenas empresas podem ter o mesmo ambiente que as empresas da Fortune 500, sem ter que investir em recursos técnicos altamente treinados e muito caros.Eles também têm acesso às ferramentas robustas que o Office 365 oferece a todas as empresas, grandes ou pequenas, e podem estar em funcionamento em questão de dias."
Pyle apresentou 7 recomendações e dicas para facilitar a adoção eficaz do Office 365 e como usá-lo para maximizar a produtividade dos negócios ao concluir projetos.
1. Transformação de cima para baixo
Para garantir uma transição suave do Office 365, Pyle disse que a adesão à liderança é uma obrigação. "Se os funcionários não vêem os superiores promovendo e usando a plataforma, eles também não", disse Pyle. "Assim como os líderes dão um exemplo forte, o mesmo acontece com os 'campeões' ou 'usuários avançados' dentro das equipes. Esses são os funcionários que não estão satisfeitos com o status quo e estão realmente empolgados com o potencial do Office 365".
2. Educação e Treinamento
A liderança executiva de uma empresa não pode esperar que os funcionários aproveitem ao máximo o Office 365 sem fornecer treinamento e educação adequados. Pyle recomendou que as empresas compilassem uma videoteca de vídeos de aprendizado de um minuto ou dois minutos "com lanches" como uma maneira conveniente e eficaz de oferecer treinamento contínuo. "A comunicação também é fundamental, além de tornar a jornada de adoção divertida", disse Pyle.
3. Abrace o Office 2016
O lançamento do Office 2016 torna a nuvem mais acessível. Há mais integração na nuvem, o que significa opções de conectividade expandidas. "O OneDrive e o SharePoint na nuvem permitem salvar e compartilhar arquivos na nuvem de maneira simples e fácil", disse Pyle. "Vemos o Office 2016 como outro caminho para as empresas maximizarem o valor de seu investimento no Office 365. Eles podem usar os recursos que compraram com o Office 365, que inclui os usuários do Office 2016 para E3. Como em qualquer novo recurso ou nova versão, naturalmente, sempre haverá uma curva de aprendizado para descobrir onde todas as suas opções e configurações residem."
4. Mantenha a segurança em mente
Atualmente, o Office 365 abrange mais de uma dúzia de aplicativos, incluindo OneDrive, OneNote, Outlook, Sway e Yammer. Mas Pyle enfatizou a importância da segurança dos dados ao trabalhar com esses aplicativos. "É fácil adicionar e disponibilizar esses aplicativos; os usuários podem compartilhar internamente simplesmente clicando com o botão direito do mouse em 'compartilhar com' e até chegar até a coautoria de arquivos no Word, Excel e PowerPoint", disse Pyle. "O Office 365 depende do Azure Active Directory para segurança, mas as organizações devem ter cuidado ao planejar mover dados confidenciais para fora de seu controle direto. A Microsoft também adicionou o Data Loss Prevention para SharePoint e Exchange para adicionar um nível adicional de segurança. Mas, como com algo novo, um entendimento específico de segurança deve estar sempre na sua mente ".
5. MDM e produtividade móvel
Pyle apontou os recursos móveis do Office 365, em particular, sua capacidade de ajudar a aumentar a produtividade geral. "O Office 365 facilita para os usuários acessar seus recursos em qualquer dispositivo, de qualquer lugar, sem se preocupar com conectividade e segurança", disse Pyle. "Por exemplo, os usuários podem acessar aplicativos do Office em seus tablets e telefones, e o gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) agora está incluído no Office 365 para todos os dispositivos móveis. Por fim, o software como serviço (SaaS) muda a responsabilidade do consumidor ao fornecedor (neste caso, Microsoft) no sentido de que, se não funcionar conforme necessário, você simplesmente desligará o serviço e deixará de pagar ".
6. Colaboração Interna
Um dos benefícios de produtividade mais avançados do Office 365, disse Pyle, é o recurso de colaboração interna oferecido pelo OneDrive for Business (OD4B) e SharePoint (SP). "Um usuário pode fazer upload de um arquivo para a biblioteca de documentos, clicar no documento, compartilhá-lo com um usuário ou grupo, além de trabalhar em conjunto no documento ao mesmo tempo", disse Pyle.
"Os anexos são desafiadores para todas as organizações, pois os usuários parecem usar o email como seu arquivo. SP e OD4B permitem o uso de 'links' para arquivos em vez de anexos; tanto no OWA quanto no Exchange usando a ferramenta MessageOps, você pode clicar em 'Attach', mas tenha a opção de fazer o upload para o OD4B e compartilhar links, o que adiciona controle de versão e colaboração usando o processo com o qual os usuários estão familiarizados.O uso do OD4B e SP permite que os usuários trabalhem com segurança em qualquer dispositivo usando versões baseadas em navegador das versões mais populares da Microsoft. aplicativos populares e com a capacidade de fazer check-out, editar e fazer o upload das alterações na próxima vez em que o usuário estiver on-line ".
7. Skype for Business
Pyle disse que o Skype for Business oferece excelente funcionalidade do Office 365 para videoconferência, reuniões online e mensagens instantâneas como ferramentas de produtividade para empresas de qualquer tamanho. "Os usuários podem se conectar via Skype, conversar e voltar através do PC ou telefone e fazer edições em um arquivo simultaneamente ou em série, com a capacidade de voltar às versões anteriores, conforme necessário", disse ele.
