Vídeo: Aula 03 - 7 Passos para Gerenciar Qualquer Projeto (Novembro 2024)
Para gerenciar uma pilha de projetos sobrecarregada com o mínimo de problemas, você não pode fazer muito melhor do que o Teamwork Projects, uma das escolhas dos editores para soluções de software de gerenciamento de projetos. Com uma interface do usuário moderna e intuitiva e um conjunto de recursos que oferecem a funcionalidade mais simples e fácil de usar, o Teamwork Projects é uma opção fácil para manter os projetos organizados e as equipes em tarefas.
Como o Teamwork Projects possui uma funcionalidade tão grande pronta para uso, as empresas podem não perceber que há uma série de recursos e integrações úteis sob a superfície para personalizar e simplificar ainda mais a experiência de gerenciamento de projetos. As sete dicas a seguir podem ajudar sua equipe a se concentrar em concluir projetos e maximizar a produtividade em computadores e dispositivos móveis.
1. Abrace modelos
Para ajudá-lo a economizar tempo em tarefas repetidas e projetos similares, o Teamwork Projects permite salvar qualquer projeto como modelo. Para copiar um projeto e designá-lo como modelo, clique no botão Opções na página de visão geral de qualquer projeto e selecione "copiar / mover este projeto". A partir daí, você pode renomear o projeto como um tipo específico de modelo ou alterar a data de início e atualizar itens individuais para transformar essa estrutura de projeto diretamente no seu próximo projeto.
Você também pode salvar uma lista de tarefas como modelo. Em qualquer lista de tarefas em Projetos de trabalho em equipe, você pode clicar nas opções e selecionar Modelos para salvar a lista de tarefas como modelo (juntamente com as notas sobre o caso de uso da lista). Ao criar o modelo da lista de tarefas, você também pode designar se deseja incluir tarefas concluídas e decidir se deve ser um modelo público ou privado exclusivamente para sua empresa. Para adicionar essa lista de tarefas a um projeto novo ou existente, selecione Nova Lista de Tarefas e clique na guia Avançado para visualizar os modelos disponíveis.
2. Marque tudo
Outra maneira de o Teamwork Projects manter as coisas organizadas é dar a opção de rotular todos os aspectos de um projeto. O trabalho em equipe recentemente introduziu um novo recurso chamado Tags de Tarefa, que é acessado através de um ícone de marca na extremidade direita de qualquer projeto em uma lista. Isso exibe uma lista codificada por cores de tags disponíveis, incluindo Aprovado, Negado, Faturado, Para revisão ou Pendente. Você também pode adicionar tags de tarefas personalizadas, rotular um projeto com várias tags ou mesclar tags. O recurso também inclui uma configuração administrativa para designar se apenas administradores ou todos os membros da equipe podem criar tags.
As tarefas não são o único elemento do projeto O Teamwork Projects permite a marcação. A plataforma também inclui opções para marcar arquivos, links, mensagens, marcos, blocos de anotações ou projetos próprios. A marcação funciona da mesma maneira: basta passar o mouse sobre qualquer arquivo, marco ou projeto, selecione o ícone da marca e escolha uma marca existente ou crie uma nova.
3. Silencie o barulho
Para um projeto particularmente ocupado, talvez um no qual várias equipes estejam em interface e sempre haja uma enxurrada de mensagens e novas atualizações, os usuários podem desativar as notificações para organizar as caixas de entrada. Para desativar tipos específicos de notificações de projeto, selecione Editar Meus Detalhes em seu perfil e, em Preferências, desative a configuração para receber e-mails completos da tarefa, e-mails de atualização de status, e-mails "adicionados como seguidor" etc. Você também pode silenciar as notificações para você mesmo em um projeto específico, vá para a guia Pessoas no projeto e selecione o ícone de email ao lado do seu nome. Quando ficar vermelho, você não receberá mais notificações desse projeto.
O trabalho em equipe também introduziu um novo recurso no ano passado chamado Filter, que pode ajudar a organizar um painel de projeto, tarefa ou marco, além de notificações. Ao digitar uma palavra-chave na barra Filtro no lado superior direito do painel, o layout será preenchido apenas com os resultados que contenham essa palavra-chave. Os filtros também podem procurar por tags específicas, para visualizar projetos em um estágio específico do fluxo de trabalho ou por usuário específico para rastrear a carga de trabalho e o progresso atuais de um membro da equipe. A barra Filtro também funciona para arquivos, mensagens e blocos de anotações.
4. Pegue os atalhos
O Teamwork Projects inclui vários atalhos de teclado internos para economizar tempo em ações comuns. Alguns dos mais úteis são:
- Edita a tarefa atual em que o mouse está passando o mouse.
- Registra um registro de data e hora na tarefa atual em que o mouse acabou.
- Inicia um cronômetro na tarefa atual.
- Anexa rapidamente arquivos à tarefa que o mouse acabou.
- Cria rapidamente um lembrete para a tarefa.
- Fecha / cancela qualquer caixa de diálogo aberta.
- Abre o gráfico de Gantt na guia de tarefas do projeto.
- Foca a caixa de pesquisa para entrada imediata na pesquisa.
- Abre o menu "Adicionar rapidamente" no canto superior esquerdo.
- Abre o menu "Alternar projeto".
- Existem muitos outros atalhos na base de conhecimento Projetos de Trabalho em Equipe.
5. Envolva o suporte técnico
O Teamwork Projects se integra à solução de help desk do Teamwork Desk da empresa, que permite adicionar tarefas do Desk aos projetos. Para ativar a integração do Teamwork Desk, acesse Configurações no painel principal. Escolha Adicionar tarefa para selecionar um projeto e uma lista de tarefas diretamente em Projetos de trabalho em equipe; ele aparecerá marcado com um ícone do Teamwork Desk. Uma vez ativado, os usuários do Teamwork podem tirar proveito dos recursos do Desk, como a Caixa de entrada inteligente, para transformar problemas do cliente em tickets, que podem ser transformados em projetos e concluídos em Teamwork Projects.
6. Aproveite os aplicativos móveis
Um dos principais desenvolvimentos do Teamwork Projects nos últimos dois anos foram os aplicativos para Android e iOS. O resultado é uma experiência de aplicativo muito boa, abrangendo Projetos de trabalho em equipe e alguns recursos do Teamwork Desk e Chat de trabalho em equipe. Os aplicativos Android e iOS são úteis para iniciar ou registrar o progresso nos principais componentes dos Projetos de Trabalho em Equipe, e a empresa recentemente implementou um botão Adicionar Rápido para que o aplicativo iOS adicione uma tarefa, evento, marco, escreva uma mensagem, faça logon ou faça upload um arquivo. Você também pode gerenciar membros e status da equipe em um projeto e iniciar um bate-papo diretamente no aplicativo com outro usuário. Ao criar uma tarefa, você sempre pode atribuí-la rapidamente a si mesma deslizando para a direita. Porém, certifique-se de configurar as notificações no próprio aplicativo para projetos específicos e nas configurações do seu smartphone (para garantir que você esteja recebendo apenas as notificações por push que deseja).
7. Conecte extensões e integrações
O trabalho em equipe adicionou várias integrações e extensões úteis para aprimorar os recursos de gerenciamento de projetos no celular e simplificar as coisas no desktop. A extensão Mobile Share para aplicativos Android e iOS dos Teamwork Projects permite que os usuários compartilhem imagens, arquivos PDF ou qualquer outro tipo de arquivo em uma conta dos Teamwork Projects com um simples toque e upload rápido. Há também uma integração do iPhone chamada Hoje, que oferece aos usuários a capacidade de gerenciar tarefas ou horas na guia Hoje na tela de bloqueio do iPhone.
Use a extensão do navegador Google Chrome para adicionar tarefas, criar projetos, tempo de log e várias outras opções diretamente do navegador, sem exigir que o usuário tenha Projetos de Trabalho em Equipe abertos. Adicione projetos de trabalho em equipe para o Chrome na Chrome Web Store para instalar a extensão e, após o login, a extensão abre uma caixa pop-up para adicionar um novo projeto, tarefa etc. Ao criar um novo item, o navegador permite definir quais usuários, o tipo de notificação e qual a prioridade para definir uma determinada tarefa. O trabalho em equipe também oferece uma longa lista de outras integrações de terceiros, incluindo o Xero e o Zendesk.
