Vídeo: Como fazer mapa mental e usar no planejamento de projetos (Outubro 2024)
O gerenciamento de projetos trata do caos organizado. Os gerentes de projeto geralmente têm a tarefa de coordenar várias equipes, acompanhar os fluxos de trabalho e garantir que todas as partes móveis estejam se comunicando e colaborando na entrega do produto acabado que os executivos e os clientes esperam.
Ao mesmo tempo, espera-se que os gerentes de projeto apresentem soluções criativas para resolver problemas complexos - o tempo todo ficando dentro do orçamento. Para um gerente de projeto com um cérebro humano normal, sem memória eidética e recordação perfeita, usar um mapa mental é uma ótima maneira de entender essa enxurrada de informações.
O uso de software de gerenciamento de projetos on-line em tempo real ainda é a melhor maneira de acompanhar todas as partes móveis, mas usar um mapa mental é permitir que o gerente de projetos faça um diagrama da idéia central de um projeto. Ele ou ela pode fazer isso para realmente pensar sobre a maneira mais eficiente de concluir um projeto, em vez de simplesmente facilitar ao longo do caminho tradicional.
O que é um mapa mental?
Um mapa mental é um meio visual de organizar informações, geralmente através de um diagrama semelhante à Web. Eles estão longe de ser um novo conceito. Você provavelmente os desenhou muito na escola primária com papel colorido e giz de cera, e o conceito central não mudou. O que você está fazendo é dividir um assunto ou uma idéia para si mesmo de uma maneira que somente você saiba. Os mapas mentais começam com um conceito ou idéia principal no centro e avançam a partir daí. Você pode usar uma combinação de palavras, cores, imagens e símbolos e conectá-los por linhas e setas de cores diferentes, de acordo com o que o seu cérebro decidir fazer. Não existe um modelo universal de mapa mental.
Em seu livro de 1996, "O livro do mapa mental: como usar o pensamento radiante para maximizar o potencial inexplorado do seu cérebro", o co-autor Tony Buzan descreve os mapas mentais como sendo construídos de uma maneira colorida e parecida com uma árvore. O mapeamento mental é mais visceral quando feito em papel ou em um quadro branco com canetas ou marcadores, mas também há muitos softwares de mapeamento mental disponíveis.
A Lifehacker fez uma pesquisa em 2013 para descobrir quais ofertas de software de mapeamento mental eram as mais populares e as cinco que surgiram foram Mindjet, Coggle, FreeMind, MindNode e XMind. O Coggle e o Freemind são gratuitos, o MindNode é otimizado para dispositivos móveis para iOS e o Mindjet possui o conjunto mais abrangente de aplicativos e ferramentas, incluindo recursos significativos de gerenciamento de projetos. Em cada um, você conecta os conceitos, dados e palavras-chave do seu projeto, e o software gera um mapa mental personalizável, com níveis variados de gráficos minimalistas ou vívidos.
Oito maneiras que os mapas mentais podem ajudar no gerenciamento de projetos
Esteja você usando um software ou executando o analógico, a criação de um mapa mental é uma maneira divertida de tirar idéias da sua cabeça (ou do gerente de projetos) e colocá-las em um formato mais facilmente organizado, a fim de estimular a inovação nos negócios. Aqui estão oito maneiras pelas quais os mapas mentais podem ser usados para gerenciar projetos.
1. Rabiscos Profissionais
Em uma reunião, quando seus olhos começam a brilhar quando os funcionários estão presentes e, em seguida, discutem os planos para concluir uma fase específica de um projeto, abandone notas com parágrafos ou com marcadores para um mapa mental. Isso ajudará você a acompanhar as principais idéias e a progressão de uma discussão e manterá sua mente envolvida nos mínimos detalhes, transformando-os em um equivalente adulto perfeitamente aceitável de rabiscar enquanto o professor estiver lecionando.
2. Uma ferramenta de apresentação
Leve os membros do projeto para dentro da sua cabeça, apresentando um mapa mental, em um quadro branco ou jogando um mapa gerado por software em uma tela. Isso fará com que sua equipe pense nas questões relacionadas ao projeto da mesma maneira que pensa livremente, e uma ferramenta de apresentação como o Prezi está pronta para dar vida a um conceito mapeado com animações e gráficos.
3. Sessões de Brainstorming
Depois de experimentar um mapa mental como uma ferramenta pessoal de anotações e apresentar o método a uma equipe de projeto, um de seus principais benefícios é que ajuda a equipe a pensar fora da caixa. Por exemplo, se um cliente lança uma nova demanda para você e, como gerente, você está tendo problemas para descobrir como integrar a solicitação ao produto final, colocando a equipe em uma sala com um mapa mental, um quadro branco e marcadores cria um caminho mais aberto e colaborativo em direção a uma solução.
4. Delegação de tarefas
Dedique um mapa mental completo ou apenas algumas ramificações de um para representar quais membros da equipe são responsáveis pelo quê dentro de um projeto, quem se reporta a quem, uma projeção clara do fluxo de trabalho do projeto e quem precisa ser apresentado em várias etapas do processo.
5. Um Repositório de Idéias Mestras
As sessões de brainstorming geralmente resultam em idéias tangenciais úteis; portanto, uma equipe deve manter um mapa mental de ideias que possam ser úteis para os próximos projetos.
6. Símbolo abreviado
Uma das maiores vantagens do uso de um mapa mental é que ele pode ser usado para criar e perpetuar um vocabulário visual das diferentes figuras e símbolos que representam diferentes estados de progresso do projeto, departamentos específicos ou qualquer outro componente do gerenciamento de um projeto.
7. Um fluxo de trabalho vivo
Um mapa mental é a representação visual de um projeto e todas as suas partes móveis, portanto, criar uma progressão cronológica de objetivos, completa com etapas e marcos distintos, é uma ótima maneira de manter toda a equipe atualizada com o progresso de um projeto.
8. Integrando suas soluções
Se você pode colocar sua equipe de pequenas e médias empresas (SMB) ou seu departamento dentro de uma organização empresarial maior a bordo com o mapeamento mental, veja se o software de gerenciamento de projetos da sua empresa contém funcionalidades que se assemelham ao mapeamento mental ou se pode integrar-se a uma solução de mapeamento mental. A importação de tarefas, equipes, status e outros dados de planejamento e de projeto diretamente em um mapa mental é uma boa maneira de representar visualmente o progresso e a produtividade de toda a equipe. Em seguida, deixe cada membro personalizar seu próprio mapa mental a partir daí para promover o pensamento criativo a partir da sua solução de gerenciamento de projetos existente.
