Revisão e classificação de Asana

Os entusiastas da produtividade amam a Asana - e por boas razões. Essa ferramenta on-line de colaboração em equipe é especializada em gerenciamento de fluxo de trabalho, mas também lida com toda a complexidade do gerenciamento de tarefas. Dito isto, o Asana não deve ser confundido com o software completo de gerenciamento de projetos, apesar do novo recurso Linha do tempo. Ele não inclui rastreamento de tempo nativo nem outras ferramentas avançadas que esperamos ver para o gerenciamento de projetos em grande escala. Mas, para gerenciar tarefas e fluxos de trabalho, é uma ferramenta flexível e elegante que você pode curvar à sua vontade. O Asana é um dos melhores aplicativos de colaboração e produtividade para equipes e uma opção dos editores.

Preços e Planos

Se você quiser ver o que é o Asana, o serviço oferece um nível de conta gratuito para equipes de 15 membros ou menos. As únicas outras restrições importantes são que você não pode usar a exibição Linha do tempo do Asana, painéis avançados ou ferramentas de pesquisa avançada. Discutiremos todos esses recursos em detalhes mais adiante. No entanto, os usuários gratuitos da conta obtêm todos os outros recursos de gerenciamento de tarefas, incluindo a capacidade de criar tarefas, atribuir pessoas a elas, adicionar datas de vencimento, escrever comentários e anexar arquivos. Também não há limites para o número de tarefas ou projetos que você pode criar. Recomendamos o uso da conta gratuita por pelo menos algumas semanas com um pequeno grupo de teste antes de atualizar para um nível de serviço pago.

O Asana Premium custa US $ 119, 88 por pessoa por ano ou US $ 11, 99 por pessoa, se você pagar mensalmente. A conta Premium inclui tudo na conta gratuita e remove os limites de tamanhos de equipe, painéis e ferramentas de pesquisa. As contas premium vêm com algumas vantagens adicionais, incluindo o recurso Linha do tempo da Asana, equipes e projetos privados, campos personalizados, dependências de tarefas, controles administrativos e suporte prioritário. Projetos privados são acessíveis apenas a membros convidados, enquanto projetos que não são privados são acessíveis a todos da equipe.

Equipes muito pequenas de 15 pessoas ou menos que desejam recursos Premium pagam uma taxa mais baixa: US $ 75 por pessoa por ano ou US $ 7, 50 por pessoa por mês. Os grupos de estudantes também podem entrar em contato com a empresa para uma avaliação gratuita de seis meses do Asana Premium. O preço aumentou nos últimos anos, mas as pessoas que possuem acordos de Asana existentes e ativos podem continuar com taxas mais baixas.

Para comparação, o Todoist Premium custa US $ 29 por ano para uso pessoal ou US $ 29 por pessoa por ano para equipes. No final, o Podio começa em US $ 9 por pessoa por mês ou em aproximadamente US $ 86 por ano, se pago anualmente. Portanto, o Asana é muito mais caro que o Todoist, mas está próximo do preço dos planos Basic e Plus do Podio.

O Asana também possui recursos do quadro Kanban; portanto, outros aplicativos Kanban populares, como Trello, Wrike e Volerro, também são um jogo justo para comparação. O Trello cobra US $ 119, 88 por pessoa por ano, o mesmo que o Asana. A Volerro cobra apenas US $ 7, 99 por pessoa, por mês. A Wrike cobra quase a mesma quantia que o Asana Premium por seu nível de serviço Professional (US $ 117, 60 por pessoa por ano) e uma taxa muito mais alta por seu serviço de nível empresarial (US $ 297, 60 por pessoa por ano)

O que é o Asana?

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que você usa principalmente para gerenciar tarefas. Difere dos aplicativos tradicionais de gerenciamento de projetos, devido à falta de estrutura. O Asana é como um baralho de cartas, enquanto o software de gerenciamento de projetos é como um jogo de tabuleiro. Os jogos de tabuleiro são projetados para serem jogados com uma série de regras predefinidas. É incomum os jogadores se afastarem muito dessas instruções definidas, embora todos possam concordar com algumas modificações de tempos em tempos.

Com um baralho de cartas, você tem mais opções. Por exemplo, você pode jogar um jogo conhecido com regras estabelecidas, como cinco cartas ou inventar seu próprio jogo. Digamos que você decida tocar rummy. Todos na mesa devem primeiro concordar com qual versão do rummy reproduzir (rum direto, 500 rummy, gin rummy e assim por diante). Há um modelo para o jogo, mas as regras exatas precisam ser estabelecidas por todos os jogadores com antecedência.

No caso do Asana, existem tantas maneiras predefinidas que você pode usá-lo quanto maneiras personalizadas. Mais um ponto de distinção é que o Asana é mais adequado para o trabalho em andamento, enquanto os aplicativos de gerenciamento de projetos geralmente são melhores para projetos com datas de início e término claras, além de uma entrega. Construir e lançar um site de notícias é um projeto. Escrever conteúdo diário para um site de notícias é um trabalho contínuo.

Em termos mais específicos, o Asana controla quem é responsável por qual tarefa, as informações relacionadas a cada tarefa e todas as outras informações relacionadas ao progresso dessa tarefa. Se isso ainda parecer confuso, saiba que configurar o Asana para as suas necessidades é a parte mais difícil. Após esse período inicial, a natureza aberta do Asana também é um dos seus melhores aspectos. Confira o Guia da Asana sobre como começar e, eventualmente, dominar todos os seus recursos.

Estrutura de Asana

Antes de abrir o Asana para todos na organização, um grupo de administradores precisa tomar uma decisão final sobre como o Asana será implementado e usado. Embora algumas ferramentas de colaboração demonstrem simplicidade, esse não é realmente o caso do Asana. O Asana é intuitivo, mas uma vez que você prossiga, sua completa falta de estrutura pode dificultar o aprofundamento sem uma boa quantidade de premeditação. O Asana oferece alguma ajuda com a estrutura dos Modelos de Projeto, que discutiremos mais adiante, mas a perspectiva de traduzir uma estrutura organizacional de uma maneira que faça sentido pode ser intimidadora.

Quanto à hierarquia básica do fluxo de trabalho, cada equipe é responsável por uma série de projetos com listas de tarefas individuais. Cada tarefa pode ter subtarefas, bem como um responsável, data de vencimento, anexos, comentários, tags e seguidores. Você usa essas tarefas e subtarefas para rastrear o trabalho. Os comentários e outros dados ajudam a entender o que está acontecendo com a tarefa, para que você não precise discutir assuntos por email ou de outra maneira. À medida que as tarefas e subtarefas são concluídas, todo o histórico e tudo o que ocorreu acaba sendo anexado à tarefa em si. Assim, toda ação de trabalho tem um contexto significativo.

Além de sua capacidade de acompanhar as minúcias, o Asana também é útil para obter uma perspectiva mais ampla das responsabilidades de cada membro da equipe. As pesquisas personalizadas, que discutiremos com mais detalhes posteriormente, ou até mesmo examinar a lista de tarefas de outra pessoa, são uma maneira eficaz de descobrir se alguém está com excesso de reservas ou com desempenho abaixo do esperado. Você pode usar essas informações para fazer alterações efetivas.

Privacidade e segurança

A Asana protege as conexões com o site usando pelo menos o protocolo TLS 1.1 e hospeda seus dados em "data centers seguros auditados pelo SSAE 16 via Amazon nos EUA". O Asana também oferece um programa de recompensa por erros para revelar vulnerabilidades com o serviço. Asana ganhou recentemente a certificação SOC 2 Tipo 1. As auditorias Soc 2 são executadas pelo Instituto Americano de CPAs e, de acordo com essa organização, dizem respeito "aos controles de uma organização de serviços relevantes para a segurança, disponibilidade e integridade do processamento dos sistemas que a organização usa para processar os dados dos usuários e a confidencialidade e confidencialidade. privacidade das informações processadas por esses sistemas ". Assim como no Slack, você também pode verificar o status do Asana por meio de um painel on-line.

No nível de uso, o Asana abraça a colaboração entre todos os membros da equipe. Você certamente pode manter projetos e tarefas privados no Asana, mas a natureza da ferramenta é permitir que todos os membros da equipe tenham acesso igual para ver, editar e interagir com as informações no aplicativo. Dito isto, o Asana permite que você marque os projetos como Somente comentário ou atribua esse nível de permissão a membros individuais.

Para as equipes que usam o Asana como uma plataforma aberta, é muito importante manter o diálogo sobre as regras de engajamento para garantir que todos concordem em usar o aplicativo da mesma maneira, não substituam o trabalho um do outro e assim por diante. Recentemente, a Asana adicionou novas opções de segurança corporativa, incluindo a capacidade de controlar quais aplicativos são utilizáveis ​​na integração e restringir quem pode adicionar convidados.

Aparência

O Asana está disponível na Web e via App Store e Google Play Store, mas não oferece um aplicativo para computador. Alguns aplicativos de colaboração, como o Slack, oferecem variantes de área de trabalho, mas não são um diferencial.

A interface da Web da Asana é eficiente e responsiva, com cores e design suficientes para mantê-la interessante e útil sem parecer muito confusa. Também tem algumas surpresas, como animações comemorativas que aparecem na tela de tempos em tempos, embora você possa desativar esses efeitos extras se eles não agradarem. O Asana também inclui uma série de atalhos de teclado chamados Hacks na seção de configurações, que adicionam vários tipos de funcionalidade e personalidade. Por exemplo, pressione TAB + B para se divertir um pouco com os felinos após ativar o hack relacionado.

O painel da web é dividido em três áreas principais: um trilho esquerdo; uma janela principal que muda com base no que você seleciona à esquerda; e uma caixa de informações correta que detalha o que você está visualizando na janela principal. A janela principal também inclui um botão para adicionar rapidamente itens como tarefas ou projetos, uma barra de pesquisa e um ícone de perfil. Nas configurações do seu perfil, você pode adicionar informações básicas da conta, definir preferências de notificação, ajustar as preferências de exibição e os efeitos visuais mencionados acima e configurar integrações com outros aplicativos, como Harvest e Zapier. O Asana mantém uma lista completa de aplicativos e integrações suportados.

De acordo com a atualização de design mais recente, você navega na interface pelo menu de trilho esquerdo, que também pode ser completamente oculto se você quiser se concentrar na página principal. De cima para baixo, suas principais opções são Início, Minhas tarefas, Caixa de entrada e Painel. Essas opções podem diferir com base nas configurações globais da sua organização. Página inicial é uma nova seção que mostra seus projetos favoritos e recentes, enquanto Minhas tarefas mostra tudo o que foi atribuído a você ou que você está seguindo. Se você vir um novo banner sobre qualquer projeto na guia Página inicial, poderá passar o mouse sobre ele para visualizar as atividades mais recentes. A Caixa de entrada é apenas um feed de atividades do Asana. Você pode adicionar projetos específicos à seção Painéis para acompanhar as atualizações e obter uma visão geral da conclusão da tarefa. Um ponto amarelo aparece ao lado de Caixa de entrada quando você tem notificações não lidas.

O design cuidadoso faz com que a janela principal do Asana se adapte às suas necessidades. Por exemplo, quando você clica em um projeto à esquerda, a janela principal exibe um menu contextual sob o nome do projeto, com Linha do tempo, Calendário, Conversas, Progresso e Arquivos. Você também pode classificar itens por Destinatário ou Data de vencimento em qualquer Visualização de tarefas, por exemplo, ou optar por mostrar apenas tarefas concluídas ou incompletas. As tarefas deslizam pela tela quando você clica e arrasta-as para alterar sua ordem, o que torna a priorização realmente simples. Se desejar, também é possível organizar tarefas em Seções, mas observe que essas seções não afetam nenhuma classificação de tarefa em outro lugar.

Recursos adicionais e em uso

Asana não economiza nos recursos. Ao criar uma tarefa, você pode atribuí-la a um membro da equipe, agendar uma data de vencimento ou adicionar uma data recorrente, fazer upload ou vincular a documentos associados, escrever comentários, adicionar tags e até se inscrever ou cancelar sua inscrição e a outras pessoas para receber notificações sempre que necessário. mudanças ocorrem na tarefa. A seção Comentários é particularmente útil, pois suporta formatação rich text, edição de comentários e menções diretas via símbolo @, entre outras coisas.

As tags ajudam a tornar as tarefas mais pesquisáveis, e a função de pesquisa avançada, na qual abordamos mais tarde, é bastante boa. As caixas de seleção interativas permitem que você marque as tarefas conforme as conclui - e desmarque-as com a mesma facilidade se você ou outro membro da Asana encontrar algo errado. O Asana também oferece a capacidade de criar um campo personalizado. Você pode adicionar um campo que indica a prioridade de uma tarefa (baixa, média, alta) ou usar campos personalizados para indicar o estado de uma tarefa (pendente, em andamento, aguardando aprovação final).

O Asana também integra um calendário que você pode usar para acompanhar as datas de vencimento. Em uma nota positiva, o Asana parece levar a sério o feedback do usuário. Depois de receber um feedback extremamente negativo sobre as alterações no calendário, o Asana reverteu a atualização e está trabalhando para garantir que os recursos herdados sejam mantidos, além das melhorias de desempenho.

O Asana não oferece recursos de bate-papo, o que é decepcionante, embora se integre ao Slack e ao Microsoft Teams. O Asana fornece um espaço chamado Conversations, um quadro de mensagens no qual os membros da equipe podem discutir problemas entre si que não estão diretamente relacionados a nenhuma tarefa específica. Por exemplo, os membros podem discutir o escopo de projetos, idéias criativas ou procedimentos futuros. Ainda assim, isso não é eficaz para mensagens diretas ou conversas casuais.

O Asana também não é a ferramenta mais adequada para projetos com uso intensivo de gráficos, mas melhorou ao longo dos anos. A visão kanban, que discutiremos mais adiante, é uma dessas melhorias. Você pode fazer upload de imagens para tarefas, mas não pode marcá-las no próprio aplicativo. Você pode visualizar imagens anexadas, no entanto, forme o aplicativo.

Modelos e visualizações

Se você não tem certeza de como configurar um projeto, o Asana fornece uma série de modelos que você pode usar. Para começar, clique no botão Mais> Projeto. Modelos é a guia do meio. Exemplos de modelos predefinidos incluem Agenda de reuniões, Roteiro do produto e Integração de funcionários. Obviamente, você pode criar seu próprio modelo e também não está preso a essas estruturas. Pense neles como um ponto de partida.

Outro recurso útil é a capacidade do Asana de criar dependências entre tarefas. Digamos que temos a tarefa A, tarefa B e tarefa C conectadas no Asana. Se a tarefa C não puder ser concluída até que as tarefas A e B sejam concluídas, podemos adicionar dependências entre esses três.

Naturalmente, então, você pode esperar que o Asana tenha algum tipo de funcionalidade do gráfico de Gantt. Digite a relativamente recente linha de tempo. Aqui, os usuários podem ver todas as tarefas definidas em um formato de estilo Gantt. As dependências são representadas por linhas entre tarefas e você pode fazer alterações à vontade. Os gráficos de Gantt são particularmente úteis para ver como um atraso em uma tarefa ou uma ausência prolongada de um membro da equipe pode afetar as datas-alvo na linha. O Asana também implementou a capacidade de organizar tarefas na exibição em seções. O Teamwork Projects oferece uma visualização do gráfico de Gantt, mas não é tão bem projetada.

Kanban Boards em Asana

O Asana agora inclui uma visão do Conselho, projetada para oferecer às equipes uma maneira de gerenciar o trabalho usando o kanban. Os aplicativos Kanban são especializados em ajudá-lo a visualizar todo o trabalho que precisa ser feito e todo o trabalho em andamento, com ênfase em garantir que as equipes não sejam sobrecarregadas com tantas tarefas que perdem o foco e se tornam menos produtivas. O Kanban faz isso limitando o número de tarefas que podem ser atribuídas a uma pessoa ou departamento em um determinado momento.

O Trello é outro aplicativo de produtividade que usa o estilo kanban. Um método é configurar várias colunas que se correlacionam com um estado de conclusão. Pode fazer sentido ter colunas para DEV, QA e Produção, por exemplo. Para mover uma tarefa de um estágio para outro, basta arrastá-lo para o próximo.

Observe que o uso deste modo de exibição da placa exige que você crie projetos especificamente nesse estilo. Em outras palavras, você não pode simplesmente mudar da exibição de tarefas padrão para esse estilo no momento desta revisão. Para alterar sua visão, durante a fase de criação do projeto, basta olhar na seção de layout e selecionar a opção Quadro.

Como mencionado anteriormente, as visualizações da placa podem ser mais úteis para equipes que trabalham com materiais visuais, pois é possível definir imagens de capa para cada tarefa em uma coluna. Assim como nas outras visualizações da Asana, você pode criar campos personalizados na visualização da placa e sinalizar comentários diretamente para as pessoas com o símbolo @, um recurso útil, mas menos comum entre os aplicativos Kanban dedicados. No entanto, o Asana não possui todos os recursos Kanban desejáveis. Faltam pistas de natação e limites de trabalho em andamento. O KanbanFlow possui todos esses recursos.

Pesquisa avançada e relatórios

O Asana inclui uma excelente funcionalidade de pesquisa avançada. No nível superior, ao consultar um termo, você pode especificar se está procurando uma tarefa ou conversa. Outros campos padrão incluem: Atribuído a, Em projetos; e seguido por. Além disso, você pode especificar se uma tarefa tem um anexo, se foi concluída, bem como sua data de vencimento. Para detalhar ainda mais, você pode adicionar filtros para campos personalizados, pessoas, tags, dependências e até subtarefas. Se você não conseguir encontrar o que está procurando com essas ferramentas, provavelmente elas não existiam.

O Asana facilita o salvamento de qualquer uma dessas pesquisas complexas como relatórios interativos, que ficam no menu à esquerda para acesso rápido. Esses relatórios são atualizados à medida que novos itens correspondem aos termos e você pode editar os termos da pesquisa a qualquer momento. Apreciamos esse recurso, pois pode ser inestimável para os gerentes que desejam descobrir quem está sendo produtivo. Mesmo para indivíduos, é uma boa maneira de acompanhar o progresso individual ao longo do tempo.

Aplicativos móveis da Asana

A Asana oferece aplicativos móveis gratuitos para Android e iOS. Para o teste, instalamos o Asana em um Google Pixel com Android 9.0. Não tivemos problemas para baixar o aplicativo e cantar em uma conta.

O aplicativo é configurado de maneira um pouco diferente da Web, mas a interface mantém sua aparência limpa. Por exemplo, a maioria dos links e estruturas de navegação estão no lado direito da tela, e não no lado esquerdo. Depois de entrar, o Asana leva você diretamente à sua Lista de tarefas, que provavelmente é onde você passará a maior parte do tempo. Embora toda a funcionalidade principal, incluindo a capacidade de criar, rastrear e concluir tarefas, esteja no aplicativo, o Asana tende a funcionar melhor em uma tela grande, na qual você pode ver muitas informações de uma só vez; portanto, o tamanho pequeno da tela não é '' t ideal.

Dito isto, é definitivamente possível ser produtivo a partir do seu telefone e agradecemos que você possa acessar o Asana de qualquer lugar em que tenha uma conexão à Internet. Notavelmente, os aplicativos também possuem muitos recursos offline. Quando você trabalha offline nos aplicativos móveis, vê nuvens cinzas indicando que o conteúdo ainda não foi sincronizado. Portanto, nenhum de seus colaboradores poderá vê-lo até que o dispositivo se reconecte e sincronize.

Um baralho de cartas

O design atencioso da Asana, os elementos interativos fluidos e a generosa distribuição de membros em sua versão gratuita o tornam um poderoso aplicativo de gerenciamento de tarefas para projetos pessoais e trabalho em equipe. Sua flexibilidade, amplo conjunto de recursos e variedade de visualizações de fluxo de trabalho também são louváveis. Por todos esses motivos, a Asana ganha uma Escolha do editor para aplicativos de colaboração. Embora não seja barato e sua falta de estrutura possa inicialmente causar alguma ansiedade, prometemos que é uma ferramenta que vale a pena usar.