Vídeo: How to Schedule Meetings with Doodle Tutorial | Ep. 1 | (Novembro 2024)
Eu encontrei o Doodle.com pela primeira vez há alguns anos, enquanto trabalhava com uma dúzia de voluntários em um projeto. Os participantes estavam espalhados por todo o mundo - Índia, Israel, Cingapura, Califórnia, Massachusetts - e de alguma forma tivemos que encontrar um momento em que a maioria de nós pudesse se encontrar on-line para discutir o projeto. Um dos voluntários enviou um link para o Doodle.com e, a partir de então, as datas e os horários dos encontros se reuniram como mágica.
O Doodle é um site e serviço gratuito que simplifica o agendamento da criação de uma enquete. Você convida as pessoas para a enquete e elas simplesmente marcam os horários em que estão disponíveis para se reunir com base em várias opções que o criador da enquete oferece. É um sonho de eficiência tornado realidade.
Mas primeiro, uma rápida visão geral de como o Doodle.com funciona:
Jill Duffy: Eu sou uma grande fã do Doodle e devo dizer que sinto que estou apresentando isso para as pessoas o tempo todo. Isso é um problema, divulgar a notícia?
Michael Naef: Por um lado, estamos indo muito bem. Agora, temos mais de 15 milhões de usuários todos os meses. Então esse é um sucesso incrível e muito emocionante para nós. Mas, por outro lado, ainda há muito potencial lá fora, se você considerar que quase todo mundo precisa fazer o agendamento em algum momento ou outro.
Nosso melhor mecanismo de comunicação é a ferramenta, o serviço, em si porque possui viralidade integrada. Você coloca outras pessoas na plataforma agendando porque precisa convidar pessoas para participar de sua enquete que enviar.
JD: Foi certamente assim que eu descobri. Conte-me sobre os avanços da produtividade ao perder menos tempo usando uma ferramenta como o Doodle.
MN: Isso está relacionado a um estudo recente que fizemos. Há alguns anos, fizemos um estudo no qual examinamos quanto tempo as pessoas precisam para organizar suas reuniões toda semana. Descobrimos que as pessoas poderiam economizar até meio dia por semana se pudessem dedicar todo o tempo gasto organizando reuniões.
Este novo estudo que usamos para descobrir qual agendamento on-line em particular ajuda a economizar em termos de tempo, em comparação com os meios clássicos, como e-mail ou telefonemas. Descobrimos que você pode economizar até dois terços do tempo que precisa agendar, apenas retirando a coordenação humana do circuito e tornando todo o processo mais eficiente e com menos nervosismo.
JD: Qual é o número médio de pessoas em um determinado horário de reunião?
MN: No nosso caso, a média está em torno de cinco a seis. É exatamente aí que você começa a economizar, talvez metade do tempo necessário para agendar [em comparação com o agendamento por e-mail ou telefone], e economiza cada vez mais tempo com a participação de mais pessoas. De fato, vemos muitas pesquisas de agendamento para dez pessoas, 20 pessoas e até centenas de pessoas.
JD: Estou pensando que se você tem apenas duas ou três pessoas, não precisa de uma ferramenta para agendar. Nesse ponto, pode ser mais fácil conversar com as pessoas e economizar tempo dessa maneira.
MN: Muitas vezes é. Isto é uma grande verdade. No caso de duas pessoas, temos uma ferramenta para agendamento individual. Chama-se MeetMe e funciona de maneira um pouco diferente. Você publica seus horários de folga em um pequeno calendário publicado em seu URL pessoal no Doodle.com.
Então, no meu caso, é Doodle.com/myke. Você pode publicá-lo e, se as pessoas quiserem conhecê-lo, basta seguir em frente e fazer sugestões no [seu calendário] com uma alta probabilidade de que você terá tempo, pois poderá ver seus horários livres. E então você pode aceitar, rejeitar ou ignorar a solicitação.
É verdade que, para três pessoas, você ainda pode obter um resultado por email ou telefone, mas acho que esse método não é tão rápido quanto usar uma ferramenta como o Doodle.
JD: Esse calendário se conecta a outras ferramentas, como o Outlook ou o Google Calendar?
MN: Sim, tem. Tudo o que temos no Doodle - também temos uma ferramenta de solução de nomeação de cliente chamada BookMe, que dá um passo adiante, por exemplo, em um estúdio de massagem ou outros enfeites - todos esses produtos oferecem integração de calendário. Tudo é baseado na mesma tecnologia do nosso lado. Essa é uma das vantagens. Se você preencher seu calendário, seja o Outlook ou o iCloud [suporte para o iCloud recentemente lançado] ou o Google Calendar, depois de se conectar a esses calendários, poderá usá-los em todos os serviços que fornecemos. Isso tornará todo o processo mais fácil e fácil para você.
JD: Quero fazer um backup da imagem maior por um momento e falar sobre produtividade em geral. Um repórter me perguntou outro dia se somos obcecados por produtividade, e acho que isso é particularmente verdade para os americanos. Desde a década de 1970, desde que colocamos as mãos nos computadores no local de trabalho, pensamos em nos tornarmos muito mais eficientes, para que pudéssemos ter mais tempo de volta e talvez até ter uma semana de trabalho de quatro dias. E acho que não é esse o caso. Ficamos obcecados com a produtividade nesse esforço para trabalhar mais, produzir mais resultados, ganhar mais dinheiro para a empresa - eu estava pensando em seus pensamentos sobre isso.
MN: Esse é um tópico amplo [risos]! Também experimentamos isso na Europa. Eu acho que é definitivamente uma tendência nos Estados Unidos, mas em todos os países e mentalidades muito industrializados, onde as pessoas também buscam ser produtivas, fazer as coisas.
Também com o movimento do "eu quantificado", onde você tenta medir tudo o que faz e tenta otimizar. Eu acho que há algum perigo lá dentro, que os loops ficam cada vez mais curtos, e isso fica muito árduo para o indivíduo. As pessoas devem estar cientes de onde estão seus pontos fortes e onde estão seus limites para que saibam quando desacelerar ou quando acelerar quando necessário ou regularmente.
Por outro lado, acho uma tendência muito positiva que muitas dessas tarefas mais tediosas - seja agendar um evento ou encontrar um voo ou procurar conexões no trem ou encontrar coisas na Internet - qualquer que seja, todas essas tarefas árduas eles ficam muito mais fáceis e ajudam a economizar tempo. Penso que o desafio é investir esse tempo economizado não apenas no aumento da produtividade, mas também no aumento da qualidade de vida para você pessoalmente. Há um equilíbrio delicado entre quanto trabalho você quer fazer, qual trabalho lhe dá e quanta vida privada você precisa. E quanta zona cinza você precisa entre os dois, e essa é uma decisão muito pessoal no final.
JD: Acho que mais e mais pessoas preferem ter uma vida mista, que desejam que seu calendário pessoal e profissional sejam um. Eu certamente uso muito o Doodle para fins sociais, provavelmente mais do que para o trabalho. Como você disse, o aumento da produtividade está resultando em alguns benefícios do tempo de lazer e na redução do estresse.
No entanto, existem outros exemplos de aplicativos de produtividade que criam um ciclo vicioso de tentativa de torná-lo mais produtivo para continuar trabalhando.
MN: Sempre existem essas duas visões diferentes. Há a vida privada e a vida profissional, e há essa conversa sobre o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Novamente, essa é uma pergunta muito pessoal: se você acha que trabalho e vida são coisas muito separadas e é preciso haver equilíbrio entre os dois, ou se a mistura dessas duas áreas de sua vida precisa estar no ritmo certo para você como um pessoa.
JD: Conte-me mais sobre o estudo que você conduziu. Houve algo surpreendente que você encontrou?
MN: Não ficamos surpresos com o resultado em si. Tínhamos muitas evidências anedóticas de que o Doodle ajuda as pessoas a realizar o trabalho e ajuda as pessoas a economizar tempo, e essa também foi nossa experiência quando usamos a ferramenta. [Os resultados do estudo] foram apenas uma prova mais sistemática de que esse é realmente o caso.
O que realmente nos surpreendeu foi a diferença. Se você olhar para a tabela que mostra quanto tempo é usado, as pessoas que agendam sem uma ferramenta gastam 90 a 120 minutos para agendar algo com dez a 15 participantes. Com o Doodle neste experimento, eles precisam apenas de meia hora, e é uma enorme economia de tempo que eu não esperava.
JD: Você poderia compartilhar alguma dica ou prática organizacional que você usa pessoalmente? Não precisa estar necessariamente relacionado ao agendamento.
MN: Alguns anos atrás, li Getting Things Done, o livro. Foi um livro muito produtivo para mim. Eu não usei todas as técnicas que ele descreve. Mas uma técnica a que adotei é tirar tudo da minha cabeça e entrar em sistemas úteis e confiáveis.
Atualmente, trabalho estritamente com calendários e listas de tarefas. A maior parte traz todas essas pequenas tarefas da minha cabeça e a liberta para um trabalho mais produtivo. Saber que eu tenho um sistema confiável que me lembrará quando algo precisa ser feito é o que me ajudou a fazer muito mais, a tornar minha jornada de trabalho muito mais produtiva. Mas isso também liberta minha mente. Ter uma mente livre para o lazer e para qualquer outra coisa que eu faça, em vez de pensar: "Não devo esquecer isso ou aquilo".
JD: Meu parceiro é gerente de operações e, a qualquer momento, tem entre 100 e 150 tarefas em sua lista de tarefas. Ele me disse: "Eu mantenho os mais importantes em minha cabeça porque estou preocupado com eles, e o restante, mantenho no e-mail". Eu estava tentando explicar a ele que isso é um estresse para ele. Quando as tarefas não estão em um local claro, onde você pode vê-las, elas causam estresse. Mas depois que você muda para um sistema confiável em que pode confiar, sabe que tudo estará presente quando você precisar.
Ele quer mudar para um sistema novo e mais organizado, no entanto. Estimei que ele teria um período de duas semanas de transição dolorosa. Você experimentou algo assim? Quando você se mudou para o GTD, sentiu alguma dor na transição?
MN: Não passei tanto por um período de transição, mas experimentei um obstáculo mental. Antes de introduzir o sistema na minha prática profissional, eu realmente não confiava que ele funcionaria no final, ou que eu poderia mantê-lo atualizado, ou que seria realmente um sistema confiável que me ajudaria a passar os dias e através das semanas. Isso levou muito tempo, algumas semanas até eu decidir: "bem, vamos tentar". E então, passei um dia configurando o sistema. Agora nem tenho pastas de email. Normalmente, só tenho uma caixa de entrada vazia e coloco tudo de importante na minha lista de tarefas. Tudo começou muito bem.
Eu até simplifiquei o sistema em alguns meses. Hoje é realmente um sistema muito simples para mim. A melhor prova disso é que, na maioria dos dias, não conheço as tarefas, reuniões e outros eventos do calendário que venho chegando no dia seguinte ou no dia seguinte, porque o sistema é bem organizado o suficiente para que tudo dê certo tudo bem e eu serei lembrado. Normalmente, só olho para o meu calendário pela manhã para ver o que está acontecendo hoje.
JD: Quais outros aplicativos e serviços você usa?
MN: Lembre - se de que o Milk é muito importante para manter minhas tarefas na pista. Eu uso o sistema baseado na Web e o aplicativo Android para escrever qualquer coisa que vem à mente durante uma reunião ou ao socializar. Em vez de tentar lembrar, apenas escrevo.
O outro é o Google Calendar. Tudo o que é realmente datado e datado está aí. Existem muitos calendários, tanto para a minha vida pessoal quanto para o trabalho.
