Organize-se: gerenciando documentos digitais da família

As pessoas estão desesperadas para se livrar do jornal em suas vidas. Os arquivos digitais possuem muitas vantagens. Você pode pesquisá-los com eficiência. Você pode fazer backup de documentos eletrônicos em vários locais para acessá-los a qualquer hora e em qualquer lugar. E compartilhar documentos digitais com familiares, advogados e qualquer pessoa que precise deles é muito mais fácil do que fotocopiar ou enviar fax por papel.

Porém, antes de começar a digitalizar a ação para sua casa e enviar todas as suas faturas e extratos mensais para o e-mail, é importante pensar no que você espera alcançar ao mudar para um formato totalmente digital, como os vários serviços que podem ajudá-lo isso automatizará grande parte do processo. Você também deseja saber exatamente o que essas soluções diferentes fazem, porque todas oferecem resultados muito diferentes. Se você ficará feliz com esses resultados depende muito dos seus objetivos originais.

Serviços de sincronização de arquivos (a solução DIY)

Você pode facilmente armazenar e gerenciar documentos da família on-line usando o Dropbox, Box, SugarSync ou qualquer outra solução de armazenamento em nuvem, mas existem prós e contras nesse método.

Pros. O uso de um serviço de sincronização de arquivos provavelmente é barato (você pode facilmente obter 5 GB de graça) e extremamente simples para certos tipos de documentos ( por exemplo , documentos únicos, em vez de faturas ou extratos recorrentes), especialmente se você já possui uma sincronização de arquivos configuração da conta. Os serviços de sincronização de arquivos oferecem recursos colaborativos, para que você possa torná-los acessíveis a outras pessoas da sua família ou de seu advogado, etc.

Cons. Se você deseja salvar faturas e extratos mensais nessa conta, não será automático. Você precisará fazer login todos os meses em todas as suas contas e salvar PDFs localmente na pasta de sincronização de arquivos. Você também não receberá lembretes para executar essa ação, muito menos para pagar suas contas. Por fim, você deve verificar a segurança do serviço escolhido para garantir que seus documentos estejam seguros.

Na verdade, existe uma solução alternativa para esses contras, e é o FileThis (atualmente na versão beta). O FileThis se conecta às suas contas online e despeja todos os documentos importantes em um repositório ao qual você se conecta. As opções incluem Box, Dropbox, Google Drive, Evernote e até seu próprio computador.

Serviços especializados: Finanças focadas

Existem vários serviços especializados para ajudá-lo a gerenciar documentos domésticos sem papel, mas eles tendem a servir a propósitos ligeiramente diferentes; portanto, é realmente importante pensar no que você realmente precisa fazer.

O Manilla (gratuito), por exemplo, é uma conta on-line que você pode configurar para manter automaticamente registros de todos os seus extratos mensais, além de lembrá-lo de pagar suas contas. Ele também possui um recurso interessante que permite rastrear programas de recompensas, como milhas de passageiro frequente, e pode incentivá-lo a executar uma ação em uma conta antes que seus pontos expirem. O Manilla é ótimo para pessoas que precisam de ajuda para pagar as contas em dia, ou para quem deseja centralizar todas essas declarações dos prestadores de serviços, mas não faz muito mais do que isso.

O Doxo é semelhante ao Manilla, que coleta seus extratos e contas, mas também permite o upload de outros documentos domésticos importantes, tornando-o um arquivo digital mais geral. Gosto que o Doxo combine a automação encontrada em Manilla com o método DIY de digitalizar e enviar todos os seus outros documentos. Infelizmente, o Doxo tem muito menos parceiros que o Manilla, por isso não pode se conectar a alguns dos principais provedores, como Chase Bank, Netflix, CapitalOne e alguns outros grandes nomes. O Doxo possui um recurso interessante que o Manilla não possui: a capacidade de exportar seus documentos coletados para outro local, como uma conta do Dropbox, para que você possa fazer backup deles.

O Neat, que torna o NeatDesk e o centro de armazenamento on-line NeatCloud (de US $ 5, 99 por mês), se concentra em ajudá-lo a digitalizar e fazer upload de documentos em papel que você possui em sua casa. É rápido e muito bom em identificar documentos fiscais e financeiros em particular, e você pode classificar e organizar em uma conta baseada em nuvem tudo o resto. A Neat não oferece nenhuma automação para obter documentos recorrentes da mesma forma que Manilla e Doxo.

Serviços especializados: Life Focused

TheDocSafe (US $ 5, 95 por mês) segue uma direção um pouco diferente. Ele o orienta por uma longa lista de informações pessoais e familiares que você pode querer centralizar, incluindo muitas coisas que você talvez não tenha no papel, como informações de contato de emergência. Após a configuração inicial da conta, você passa pelo que é essencialmente um questionário para garantir que ele cobre todos os documentos que você pode ter: Você é proprietário de uma casa? Você é casado? Você tem filhos? Você tem uma última vontade e testamento? Para cada uma dessas perguntas, você pode inserir respostas e fazer upload dos títulos, escrituras, certificados e documentos legais relevantes.

O Javont Vault é semelhante em alguns aspectos, mas foi projetado para permitir que você repasse todos esses detalhes a um beneficiário quando você morrer. Ainda assim, ele funciona maravilhosamente para centralizar com segurança muitos documentos importantes da família ou pessoais enquanto você estiver vivo também. Você pode fazer um inventário de seus bens, listar todos os IDs e senhas de login da sua conta on-line e deixar notas detalhadas para os entes queridos sobre o que você espera que eles façam com todas essas informações depois que você morrer. O Javont Vault está bloqueado por um número de segurança social, portanto, é limitado apenas ao uso nos EUA.

A parte mais importante? Premeditação

A etapa mais importante a ser tomada antes de digitalizar e organizar digitalmente os documentos da sua casa é pensar no que você quer fazer ou em qual problema precisa resolver. Se você começar a ficar sem papel sem uma meta ou resultado claro em mente, seus esforços poderão ser desperdiçados, pois muitas das soluções disponíveis oferecem serviços muito diferentes.