Organize-se: reuniões mais produtivas

Jeff Weiner, CEO do LinkedIn, publicou recentemente um artigo com sua única regra para eliminar reuniões inúteis: sem apresentações. Eu chego aonde ele está indo, mas é uma afirmação absolutista e não posso dizer que concordo com ela em 100% de todas as circunstâncias.

A maneira de realizar reuniões melhores, acredito, é primeiro entender que tipo de reunião você pretende realizar e, em seguida, organizar-se e preparar-se para isso. Tomar algumas etapas simples na fase de planejamento de uma reunião ajuda bastante para torná-la mais produtiva para todos.

4 tipos de reuniões

Na minha opinião, existem quatro tipos de reuniões. Se você nunca pensou no tipo de reunião que pretende realizar, isso pode ser metade do seu problema.

Reunião informativa. Uma reunião informativa é exatamente isso, uma reunião usada para disseminar informações. As reuniões semestrais da prefeitura são tipicamente informativas. Um briefing de relações públicas também é geralmente informativo. Normalmente, apenas uma parte tem informações para compartilhar. Os participantes estão lá para absorvê-lo.

Reunião de discussão / colaboração. As reuniões de brainstorming são exemplos de reuniões de discussão ou colaboração. Nesse tipo de reunião, uma ou mais partes envolvidas podem trabalhar na agenda. A informação deve vir de várias pessoas. Reuniões colaborativas também costumam ser reuniões de solução de problemas.

Reunião de check-in. O check-in é uma reunião agendada regularmente, geralmente em torno de um projeto específico, que pode estar em andamento ou ter uma data prevista de conclusão. Os scrums diários são um exemplo de check-ins. Os check-ins são bons para garantir que todas as partes envolvidas sejam atualizadas sobre problemas, soluções, mudanças, progresso etc. Um benefício das reuniões regulares de check-in é que elas geralmente podem ser muito curtas.

Reunião de trabalho. As reuniões de trabalho são um favorito pessoal. Em uma reunião de trabalho, você trabalha que precisa ser concluído. É simples assim. As reuniões de trabalho cortam a procrastinação pela raiz. Eles geralmente são colaborativos. Um exemplo do que pode ser realizado em uma reunião de trabalho seria programadores e partes interessadas se reunindo para implementar alterações no código (digamos, em um site ou outro produto interativo) que as duas partes só possam realmente verificar com precisão na presença uma da outra.

Como tornar as reuniões mais produtivas

1. Programe rapidamente. Exceto no caso de gerenciar um projeto em andamento ou de longo prazo, eu odeio reuniões que estão agendadas para mais de duas ou três semanas. Muitas vezes, antes de agendar uma reunião, há conversas entre todas as partes, por email, telefone ou pessoalmente, e eu prefiro ter essas conversas em mente antes da reunião. Programe muito longe, e as informações pertinentes desaparecerão da minha cabeça.

Ao tentar encontrar um horário adequado para várias pessoas que não disponibilizam seus calendários, você pode usar um site gratuito chamado Doodle, que permite criar uma enquete na qual as pessoas possam indicar os horários de folga.

2. Use uma linha de assunto clara. Em um convite para uma reunião, ter uma linha de assunto clara é essencial para a produtividade de todos. A linha de assunto deve indicar em poucas palavras o objetivo geral da reunião. Ajuda as pessoas a saberem antes de aparecerem ou marcarem para a reunião o que devem esperar.

Uma linha de assunto claramente escrita também pode informar certas partes sobre o que elas precisam preparar antes da reunião.

3. Tenha uma agenda ou objetivos. Toda reunião precisa de uma agenda ou lista de objetivos. Dependendo da complexidade da reunião, talvez você não precise que ela seja explícita; nesse caso, ela deve estar implícita na linha de assunto. Um exemplo é "Assunto: definir programação para a edição de outubro da revista" - o objetivo é concluir essa tarefa em uma reunião de trabalho.

O objetivo de uma reunião de check-in é fazer check-in, revisar o progresso e levantar preocupações; portanto, você provavelmente não precisará de uma agenda explícita para esse tipo de reunião.

As reuniões de discussão realmente se beneficiam de ter uma agenda. Todos devem receber a agenda antes da reunião. Eu recomendo incluí-lo no campo de anotações da solicitação de reunião.

Quando o líder da reunião dedica um tempo para escrever uma agenda ou uma lista básica de objetivos, também a ajuda a solidificar em sua mente o objetivo da reunião e como ela a orientará.

4. Defina o líder da reunião. Toda reunião precisa de um líder ou co-líderes. Na maioria dos casos, o líder da reunião é implicitamente conhecido: é quem chamou a reunião ou tem algo a compartilhar, no caso de uma reunião informativa. Nas reuniões por telefone e por bate-papo por vídeo (por exemplo, Webex), geralmente é a pessoa que inicia a chamada.

A pior reunião absoluta em que participei não tinha líder e, no meio da reunião, percebi que várias partes envolvidas pensavam que eu deveria estar dirigindo a reunião. Foi ao mesmo tempo irritante e humilhante, para não mencionar completamente improdutivo. Em outra cena imprudente, uma vez convoquei uma reunião, agendei e pretendi executá-la, apenas para que outro colega a assumisse completamente - também irritante.

5. Perca a tecnologia, mas faça a demonstração. Sim, este artigo destina-se a cobrir tópicos relacionados à tecnologia e, sim, estou lhe dizendo para perder pelo menos parte da sua tecnologia para realizar reuniões mais produtivas. Antes de desperdiçar seu tempo criando um baralho do PowerPoint, pergunte-se: "Você realmente precisa de uma apresentação?" Se a resposta for afirmativa, lembre-se de que os slides devem ser usados ​​para manter as pessoas engajadas e reforçar seus pontos - e não para eles. Ninguém fica impressionado com os toalhetes em estrela e ninguém quer assistir a um vídeo quando chega para ouvir você falar ou conversar com você.

Se você tem um produto ou serviço para mostrar, demonstre como ele funciona! Não mostre fotos ou vídeos dele. Dê a eles o verdadeiro McCoy.

Se você deseja fornecer determinadas informações a todos os participantes de uma reunião, incluindo fotos e vídeos, envie-as antes da reunião para que elas se familiarizem com o material, que será mais produtivo para todos. Depois, você pode dedicar seu tempo a chegar ao cerne da questão, e provavelmente em muito menos tempo também.